Critères d’admissibilité – Dépenses admissibles

Tous les projets, quel que soit le financement, sont soumis aux exigences suivantes en matière de dépenses.

Dépenses admissibles:

• Services professionnels
• Salaires
• Avantages sociaux
• Frais de déplacement raisonnables
• Frais généraux directement reliés au projet
• Honoraires et coûts des cérémonies
• Frais de licence et de permis
• TPS, TVP et TVH
• Dépenses en capital

Dépenses non admissibles

Les coûts non admissibles sont des coûts considérés comme non admissibles au financement de RNCan, mais qui sont tout de même des coûts liés au projet et qui comptent dans le financement du promoteur et dans les coûts totaux du projet. Voici quelques exemples de coûts non admissibles :

• Coûts engagés hors de la période des dépenses admissibles, y compris ceux associés à la préparation de cette demande :
• Coûts en appui non financier
• Frais juridiques pour les problèmes juridiques survenant au cours du projet.
• Frais généraux qui ne sont pas directement liés au projet (frais d’exploitation courants, consommation d’électricité, fonctionnement, entretien, frais de mise en réseau, frais d’abonnement, etc.)
• Services d’accueil et de restauration (par exemple, pour les participants à un événement)
• Toute exception dans le cadre des dépenses admissibles spécifiées dans les définitions clés ci-dessous.

Période de dépenses admissibles :

• La période de dépenses admissibles pour le projet proposé commence après la signature d’un accord de contribution entre RNCan et le demandeur. Toute dépense engagée avant la signature se situe en dehors de la période de dépenses admissibles et n’est pas remboursable.
 
• Les dépenses admissibles seront admissibles à un remboursement à partir du moment où un accord de contribution sera signée par Ressources naturelles Canada et jusqu’à la date d’achèvement du projet établie dans l’accord de contribution ou jusqu’à ce que l’autorisation de financement du programme prenne fin.
• Le financement du programme se termine actuellement le 31 mars 2027, par conséquent, toutes les dépenses admissibles au remboursement doivent être engagées d’ici cette date. Toutefois, les projets ont jusqu’au 31 mars 2029 pour se terminer.

Définitions clés :

Services professionnels

Les services professionnels sont définis comme les coûts d’achat d’un soutien supplémentaire nécessaire pour réaliser le projet. Ces coûts peuvent couvrir les types de services suivants : scientifiques, techniques, de consultation ou de gestion, de sous-traitance, d’ingénierie, de construction, d’installation, de mise à l’essai et de mise en service d’équipements, de formation, de commercialisation, de collecte de données, de logistique, d’entretien, d’impression, de distribution, de vérification et d’évaluation. Il peut s’agir de frais juridiques liés à l’examen de contrats ou d’ententes directement liés à ce projet. Le montant admissible pour un sous-traitant, un consultant ou un fournisseur de services doit être le montant réel du contrat et une copie de ce dernier doit être conservée au dossier. REMARQUE : Les services d’accueil et de restauration (p. ex. pour les participants à un événement) ne sont pas admissibles à un remboursement par RNCan.

Salaires

Les salaires comprennent la rémunération du personnel qui participe directement au projet comme les gestionnaires de projet et le personnel administratif. Tous les membres du personnel admissibles doivent être des employés figurant sur la liste de paie du promoteur. Les paiements, par exemple en parts, en actions, ou en options d’achat d’actions, ne sont pas admissibles. Le montant facturé doit constituer une rémunération brute réelle en contrepartie du travail effectué et ne doit comprendre aucune majoration pour le profit, la vente, l’administration ou le financement. Les coûts salariaux admissibles sont la rémunération brute de l’employé (rémunération périodique normale avant retenues). Les taux de rémunération périodique normale sont les taux réguliers de rémunération pour la période excluant les primes versées pour les heures supplémentaires ou le travail par quarts. Le taux figurant sur la liste de paie ne comprend pas les remboursements ou les avantages tenant lieu de salaire ou de rémunération. Lorsque des taux horaires sont facturés pour le personnel salarié, ceux-ci doivent correspondre à la rémunération périodique (p. ex. annuelle, mensuelle, hebdomadaire) divisée par le total des heures payées au cours de la période, y compris les jours fériés, les congés annuels et les congés de maladie payés. Les heures demandées doivent être justifiées par des registres jugés pertinents tels que les feuilles de temps et les registres, et être accessibles aux fins de contrôle au moment de la vérification. Le personnel de gestion est également tenu de tenir des dossiers appropriés relativement au temps consacré au projet.

Avantages sociaux

Les avantages sociaux sont définis comme une part calculée au prorata raisonnable des dépenses associées aux coûts directs de la main-d’œuvre, par exemple la partie de l’employeur du Régime de pensions du Canada, du Régime des rentes du Québec et de l’assurance-emploi, les avantages sociaux des employés tels que le régime de soins médicaux et d’assurance maladie, l’indemnisation des accidents du travail, les congés de maladie et les vacances, plus les autres dépenses associées à la liste de paie payées par l’employeur. Les coûts qui ne sont pas liés au projet ou qui ont été facturés sur une base indirecte ne sont pas admissibles. Le montant des avantages sociaux est déterminé sur la base de principes comptables généralement reconnus. En règle générale, le taux des avantages sociaux indiqué dans l’estimation du projet est calculé une fois au cours de la durée de vie du projet et convenu avant la signature de l’accord. Lorsque des rajustements rétroactifs sont effectués, il faut les indiquer sur les demandes d’acompte aux fins d’approbation par RNCan.

Frais de déplacement raisonnables

Sauf indication contraire dans l’accord de contribution entre RNCan et le promoteur, l’indemnité indiquée par le Conseil du Trésor en vigueur au moment de la signature de l’accord de contribution doit être appliquée pour le remboursement des frais de déplacement, de nourriture et d’hébergement nécessaires aux activités du projet du bénéficiaire initial. Le remboursement des frais de déplacement peut être estimé en utilisant la Directive sur les voyages du Conseil national mixte comme ligne directrice, en fonction de la période au cours de laquelle le déplacement a eu lieu.

Remarque : RNCan ne rembourse pas les frais accessoires ou les indemnités quotidiennes dans le cadre de cette possibilité de financement. Tous les frais de voyage faisant l’objet d’une demande de remboursement doivent être entièrement justifiés par des factures et des reçus.

Frais généraux directement reliés au projet

Les frais généraux seront individuellement négociés et convenus avec les promoteurs avant la signature d’un accord de contribution. Ces frais généraux peuvent comprendre :

• les coûts de chauffage, d’électricité et d’utilisation du bureau (ex. : télécopieur, téléphone), s’ils sont en lien direct avec le projet.

Remarque : Tous les frais généraux faisant l’objet d’une demande de remboursement doivent être entièrement justifiés (à l’aide de pièces justificatives, y compris une note explicative, des factures et des détails concernant le calcul au prorata, le cas échéant) et ne doivent pas dépasser 15 % des dépenses admissibles. RNCan ne rembourse pas les frais généraux à un taux forfaitaire de 15 %.

Honoraires et coûts des cérémonies

Les coûts pour les peuples autochtones, en particulier des anciens et des gardiens du savoir, pour participer aux activités telles que la participation à la conception et à l’évaluation du programme, sont admissibles.

Frais de licence et de permis

En général, les frais de licence et de permis comprennent les frais municipaux, provinciaux ou fédéraux ou les permis associés à l’établissement du projet. Ces permis peuvent comprendre des permis de sécurité, des permis d’exploitation d’entreprise, des permis environnementaux, etc.

TPS, TVP et TVH

Les taxes réclamées doivent toujours être exemptes de remboursement de taxe auquel le bénéficiaire a droit.

Dépenses en capital (y compris les infrastructures de recharge et de ravitaillement)

Les dépenses en capital sont définies comme des dépenses qui procurent un avantage à long terme, selon les exigences du projet. Par exemple :

• L’amélioration écoénergétique ou la valorisation des immobilisations existantes (véhicules du parc de véhicules), telles que définies dans la section relative à l’activité de financement et au type de projet.
• L’achat d’un véhicule de parc tel que défini dans la section relative à l’activité de financement et au type de projet.
• Si un demandeur choisit d’inclure l’achat ou l’installation d’une infrastructure de recharge et de ravitaillement en carburant sur place dans les dépenses d’investissement du projet, il doit satisfaire aux exigences suivantes :
  • Elle doit être directement liée aux besoins de ravitaillement sur le site nécessaire à la réalisation d’une ou de plusieurs des trois activités de financement admissibles (remise en état des véhicules existants, achat de véhicules à carburant de remplacement à faible teneur en carbone ou mise en œuvre des pratiques logistiques exemplaires).
  • Le programme ne financera pas les projets d’infrastructure autonomes (c.-à-d. les infrastructures sans les camions correspondants).
  • Elle ne doit pas dépasser 40 % des coûts totaux du projet
  • Elle doit être une infrastructure privée de recharge et de ravitaillement derrière une clôture.
  • Elle doit être fabriquée dans des pays avec lesquels le Canada a conclu un accord de libre-échange
    • Le Programme de transport écoénergétique de marchandises définit le pays de fabrication en fonction de l’endroit où l’équipement a été substantiellement fabriqué (pays d’origine).
    • Le Programme de transport écoénergétique de marchandises comprend un droit de valider le numéro de transaction d’importation émis par l’Agence des services frontaliers du Canada en tout point pour déterminer l’origine du matériel.

Les dépenses en capital admissibles liées aux infrastructures de recharge et de ravitaillement sur le site peuvent inclure :

• Les coûts liés à l’amélioration ou à l’amélioration écoénergétique d’un entrepôt pour permettre l’installation d’une infrastructure et/ou d’un équipement de ravitaillement sur le site nécessaire aux besoins du projet proposé (p. ex. une dalle de béton coulée);
• Les coûts liés à l’installation de stations de ravitaillement sur le site (ou d’appareils/équipements) pour ravitailler en carburant les véhicules du parc nouvellement achetés ou améliorés énergétiquement ou pour la mise en œuvre de pratiques logistiques exemplaires;
• Les coûts liés à l’équipement nécessaire pour accéder au carburant de remplacement requis sur le site (p. ex. une buse de ravitaillement).

Les dépenses en capital non admissibles sont les suivantes :

• Coût lié à la production de carburants de remplacement. RNCan ne financera pas l’extraction ou la production du carburant lui-même, ni la modernisation du réseau électrique;
• Amélioration écoénergétique et valorisation des immobilisations existantes qui ne sont pas directement liées aux besoins de ravitaillement en carburant sur le site du type d’activité principale du projet.

Coûts en appui non financier :

Les contributions d’appui non financier proposées et jugées acceptables par les officiers de RNCan doivent être soutenues par un engagement formel du demandeur de les fournir avant tout engagement de fonds au projet proposé.

Le soutien en nature est une contribution équivalente à l’argent en espèces sous la forme d’un bien ou d’un service contre lequel aucune somme d’argent n’est échangée, mais qui est essentielle au projet et que le demandeur devrait acheter sur le marché libre ou par négociation avec le fournisseur.

Juste valeur marchande : La valeur moyenne en dollars que le fournisseur pourrait obtenir pour un bien ou un service offert sur un marché ouvert et sans restriction, entre un acheteur consentant (le demandeur) et un vendeur consentant agissant indépendamment. Cela devrait représenter environ le coût initial.

Exigences de coûts en appui non financier :

• Ce coût doit être essentiel à la réussite du projet et devrait autrement être acheté par le demandeur;
• Sa valeur doit être déterminable et vérifiable;
• Son évaluation doit être confirmée par RNCan et convenue par le demandeur et RNCan.

Évaluation de la valeur de contributions en appui non financier (deux approches différentes à l’évaluation de l’appui non financier sont possibles) :

• en utilisant la juste valeur marchande, comme celle décrite ci-dessus;
• en utilisant le coût différentiel, c’est-à-dire le coût pour le demandeur ou ses partenaires et collaborateurs pour fournir le bien ou le service apporté, en plus des coûts d’exploitation réguliers.