Guide du demandeur pour le Programme de transport écoénergétique de marchandises: Volet 2

Introduction

État : Le volet 2 (Remotorisation et remplacement) fera l’octroi de contributions non remboursables pour permettre de substituer le carburant, de remotoriser les véhicules, et d’acheter des véhicules alimentés par des carburants de remplacement à faible teneur en carbone. Le volet 2 du programme financera jusqu’à 50 % du coût différentiel pour l’achat de véhicules alimentés par des carburants de remplacement à faible teneur en carbone, ou 50 % du coût total du projet, à concurrence maximale de 5 millions de dollars par projet. 

Le volet 2 est un processus concurrentiel. Les demandes pour le volet 2 seront acceptées pendant la période de 90 jours de l'appel à propositions, au plus tard le 16 novembre 2023, à 23 h 59 (heure normale de l'Est).

Toutes les demandes reçues seront examinées pour vérifier qu'elles sont complètes. Les demandes retenues seront évaluées en fonction des critères obligatoires et des critères de mérite et les propositions ayant obtenu la meilleure note se verront offrir un financement, jusqu'à ce que tous les fonds du programme soient engagés.

Veuillez noter : le programme n’offrira pas de financement pour l’achat de véhicules à zéro émission, car cette option relève du Programme d’incitatifs pour les véhicules moyens et lourds zéro émission de Transports Canada (iMHZEV).

Ce guide présente les activités admissibles au titre du volet 2 du programme, le montant du financement disponible et des renseignements sur la manière dont les entités peuvent demander et recevoir un financement pour les activités proposées.

Principaux objectifs et résultats

Ce programme incite le secteur du transport routier des marchandises du Canada à prendre des décisions d’investissement fondées sur des données lorsqu’on envisage d’améliorer l’efficacité énergétique et de remplacer les combustibles des véhicules moyens et lourds. Ressources naturelles Canada (RNCan) accordera des contributions pour permettre aux participants de mettre en œuvre des solutions de substitution aux combustibles.

Critères d’admissibilité

Exigences d’admissibilité au programme

Pour assurer l’admissibilité de leur candidature, les entreprises doivent :

• disposer d’une évaluation énergétique de la flotte qui suggère les recommandations indiquées dans leur demande*
• avoir soumis une demande complète, qui comprend tous les documents de référence exigés, au cours de la période de 90 jours prévue pour le dépôt, et ce, avant le 16 novembre 2023 à 23 h 59, heure normale de l’Est

* Le demandeur peut effectuer et soumettre une auto-évaluation lui-même, ou soumettre une évaluation effectuée par un évaluateur énergétique tiers à compter du 1er janvier 2019, à condition que l’évaluation réponde aux exigences approfondies précisées sur la liste des critères et lignes directrices de RNCan pour l’évaluation énergétique du parc de véhicules.

Demandeurs admissibles

Seules les entités légalement incorporées ou enregistrées au Canada peuvent faire une demande. Parmi ces entités, on entend :

• des entreprises*
• des associations de l’industrie
• des associations de recherche
• des organismes de normalisation
• des groupes autochtones et communautaires
• des établissements universitaires canadiens
• des administrations provinciales, territoriales, régionales ou municipales, ainsi que leurs ministères ou organismes, le cas échéant

*Non admissibles : les entreprises de bois d’œuvre et celles qui y sont parallèlement intégrées. Pour plus de renseignements sur le bois d’œuvre et le débat commercial en cours entre le Canada et les États-Unis, veuillez consulter le site web d’Affaires mondiales Canada.

Véhicules admissibles

Afin de bénéficier d’une contribution dans le cadre du volet 2, le ou les véhicules doivent se conformer aux classes de poids suivantes :

Classe de poids	Poids nominal brut du véhicule (PNBV)
Classe 2B	Entre 3 856 kg et 4 536 kg
Catégorie 3	Entre 4 536 kg et 6 350 kg
Catégorie 4	Entre 6 350 kg et 7 257 kg
Catégorie 5	Entre 7 257 kg et 8 845 kg
Catégorie 6	Entre 8 845 kg et 11 793 kg
Catégorie 7	11 793 kg et 14 969 kg
Catégorie 8	Plus de 14 969 kg

*Non admissibles : Fourgonnettes, VUS, camionnettes, bus de transport en commun et véhicules tout-terrain.

Activités de financement

Activités du projet admissibles

Les deux types d’activités de projets admissibles sont les suivants :

Structure du financement du programme

Dans le cadre du volet 2 du programme, les demandeurs sont admissibles à un maximum de 50 % des coûts totaux du projet ou du coût différentiel, jusqu’à concurrence de 5 000 000 $. Le montant final de la contribution non remboursable de RNCan à un demandeur dans le cadre de ce programme variera en fonction des demandes reçues et des fonds disponibles.

RNCan fournira jusqu’à 50 % des coûts ou du coût différentiel, et les demandeurs fourniront les 50 % restants par le biais d’une combinaison de contributions en espèces, de contributions en nature ou de financement provenant d’autres sources gouvernementales (voir la section Cumul de l’aide).

Les projets réalisés par des organisations à but non lucratif ou par des gouvernements provinciaux, territoriaux, régionaux ou municipaux ou leurs ministères ou agences, le cas échéant, ainsi que les projets réalisés avec des entreprises ou des groupes communautaires autochtones, peuvent demander une augmentation du montant maximal payable partous les paliers de gouvernement, jusqu’à concurrence de 75 % du coût total du projet.

Comment soumettre une demande ?

Processus de demande

Les candidats qui s’inscrivent au volet 2 du programme doivent remplir une demande qui doit être déposée par l’entremise du formulaire Web de RNCan. Les candidats sont tenus de déposer une seule demande, et ce, avant le 16 novembre 2023, à 23 h 59, heure normale de l’Est.

Tous les documents justificatifs doivent être sauvegardés au format PDF et doivent également accompagner la demande déposée par l’entremise du formulaire Web de RNCan à moins que les documents justificatifs ne dépassent la taille maximale du fichier. La taille maximale des pièces jointes que peut recevoir RNCan dans un formulaire est de 10 Mo. Si la soumission électronique d’un demandeur dépasse ce maximum, le demandeur peut envoyer ses pièces jointes supplémentaires par courriel en indiquant le nom du projet et le nom du demandeur dans l’objet du courriel.

Remplir le formulaire de demande

Après le dépôt de votre demande

Évaluation : diligence raisonnable et cadre de risque

Les propositions de projet qui répondent aux critères obligatoires énoncés dans le tableau ci-dessous seront ensuite évaluées et notées en fonction des critères de mérite par un comité d’examen formé de membres du panel chevronnés dans les domaines d’expertise concernés. RNCan rendra ensuite des décisions de financement. Veuillez noter que du financement ne sera offert qu’aux propositions de projet les mieux cotées, jusqu’à ce que tous les fonds du programme soient engagés. Les demandes non retenues recevront une lettre de regrets et les demandes retenues recevront une lettre d’approbation conditionnelle.

Les propositions de projets dont le financement a été recommandé à titre conditionnel feront l’objet d’une évaluation de diligence, qui pourrait inclure une confirmation des détails fournis dans les documents de la proposition de projet. Cette évaluation portera sur la santé financière du demandeur ainsi que sur sa capacité à réaliser le projet. RNCan pourrait exiger que le demandeur fournisse une confirmation ou une précision pour appuyer sa proposition de projet et l’évaluation de diligence raisonnable. Il se pourrait que l’on retienne les services d’une firme indépendante pour appuyer le programme dans ce processus. Si une analyse financière approfondie est nécessaire, RNCan en informera le promoteur et fournira des détails quant aux prochaines étapes. Les résultats du processus de diligence raisonnable permettront à RNCan de déterminer sa capacité à conclure un accord de contribution avec le demandeur pour le projet proposé. La décision finale de sélection reste à la discrétion exclusive de RNCan.

Si la proposition de projet est retenue et que les résultats de l’évaluation de la diligence raisonnable sont acceptables, le demandeur sera alors invité à négocier un accord de contribution. Les constatations de l’évaluation de la diligence raisonnable pourraient déterminer les stratégies d’atténuation des risques qui figureront dans l’accord de contribution (p. ex., un pourcentage de retenue de garantie liée au risque).

Pour être complète, la demande doit contenir les pièces suivantes :

• le formulaire de demande dûment rempli
• des pièces justificatives dûment remplies;
  • un exemplaire de l’évaluation de transport écoénergétique dûment rempli;
  • un devis pour les activités proposées
  • la preuve du financement et les pièces justificatives pour toutes les affirmations
• une attestation signée et datée d’un responsable dûment autorisé de l’organisation demanderesse

Tous les documents justificatifs doivent être sauvegardés au format PDF et doivent également accompagner la demande déposée par l’entremise du formulaire Web de RNCan à moins que les documents justificatifs ne dépassent la taille maximale du fichier. La taille maximale des pièces jointes que peut recevoir RNCan dans un formulaire est de 10 Mo. Si la soumission électronique d’un demandeur dépasse ce maximum, le demandeur peut envoyer ses pièces jointes supplémentaires par courriel en indiquant le nom du projet et le nom du demandeur dans la ligne d’objet.

Les demandeurs doivent soumettre leur documentation supplémentaire par courriel à l’adresse suivante : freightassessment-evaluationdeflotte@nrcan-rncan.gc.ca.

Pour évaluer pleinement le projet, RNCan demande que tout matériel supplémentaire à l’appui de la proposition se limite uniquement à ce qui est directement pertinent au projet.

La soumission d’une demande ne constitue aucunement une obligation de la part de RNCan de fournir un financement pour le projet proposé.

Remplir le formulaire de demande

Normes de service

Quand une demande est déposée, un avis est envoyé par le programme pour accuser réception. Vous ne devez pas supposer que votre demande a été reçue avec succès tant que vous n’avez pas reçu l’accusé de réception de la part du programme.

RNCan n’est pas tenu responsable de la sécurité de la demande en cours de transmission par courriel.

Après le dépôt de votre demande

Évaluation : diligence raisonnable et cadre de risque

Les propositions de projet qui répondent aux critères obligatoires énoncés dans le tableau ci-dessous seront ensuite évaluées et notées en fonction des critères de mérite par un comité d’examen formé de membres du panel chevronnés dans les domaines d’expertise concernés. RNCan rendra ensuite des décisions de financement. Veuillez noter que du financement ne sera offert qu’aux propositions de projet les mieux cotées, jusqu’à ce que tous les fonds du programme soient engagés. Les propositions non retenues recevront une lettre de regrets et les propositions retenues recevront une lettre d’approbation conditionnelle.

Les propositions de projets dont le financement a été recommandé à titre conditionnel feront l’objet d’une évaluation de diligence, qui pourrait inclure une confirmation des détails fournis dans les documents de la proposition de projet. Cette évaluation portera sur la santé financière du demandeur ainsi que sur sa capacité à réaliser le projet. RNCan pourrait exiger que le demandeur fournisse une confirmation ou une précision pour appuyer sa proposition de projet et l’évaluation de diligence raisonnable. Il se pourrait que l’on retienne les services d’une firme indépendante pour appuyer le programme dans ce processus. Si une analyse financière approfondie est nécessaire, RNCan en informera le demandeur et fournira des détails quant aux prochaines étapes. Les résultats du processus de diligence raisonnable permettront à RNCan de déterminer sa capacité à conclure un accord de contribution avec le demandeur pour le projet proposé. La décision finale de sélection reste à la discrétion exclusive de RNCan.

Si la proposition de projet est retenue et que les résultats de l’évaluation de la diligence raisonnable sont acceptables, le demandeur sera alors invité à négocier un accord de contribution. Les constatations de l’évaluation de la diligence raisonnable pourraient déterminer les stratégies d’atténuation des risques qui figureront dans l’accord de contribution (p. ex., un pourcentage de retenue de garantie liée au risque).

Critères obligatoires

Les critères obligatoires figurant dans le tableau ci-dessous énumèrent toutes les exigences et la documentation requise pour établir que le projet du candidat peut être admis à la prochaine étape, soit l’évaluation en fonction des critères de mérite.

Le projet doit :
1	Répondre aux critères d’admissibilité du programme, du demandeur et du véhicule (voir les critères d’admissibilité)
2	Répondre à l’une ou aux deux définitions de l’activité de projet (voir les activités de projet admissibles)
Au stade de la proposition, le demandeur doit :
3	Démontrer un financement assuré d’au moins 50 % du coût total du projet Les demandeurs doivent fournir des preuves qui démontrent qu’au moins la moitié du financement devant être couvert par des sources autres que RNCan est disponible et a été obtenu. Ils doivent démontrer qu’ils ont obtenu 50 % de la partie des coûts dont ils sont responsables, en joignant une copie d’au moins l’un des documents suivants : une lettre d’attestation signée par le directeur financier confirmant le mode de financement du projet le plus récent bilan les derniers états financiers les relevés bancaires de 2023 une entente de prêt signée qui mentionne le projet une lettre de confirmation qui mentionne le projet et indique le financement définitif, signé par l’investisseur la résolution du conseil qui gouverne attestant que les fonds sont disponibles pour le projet Remarque : avant la signature d’un accord de contribution, RNCan exigera une preuve du financement intégral du projet.
4	Démontrer un engagement avec un fournisseur d’équipement ou de véhicules; les candidats doivent démontrer qu’ils ont demandé une estimation des coûts de leur projet au fournisseur, dont la date de livraison de l’équipement. Le fournisseur doit avoir démontré au demandeur qu’il dispose d’un approvisionnement suffisant pour répondre à la demande de technologie et d’équipement. Pour les activités de remplacement de combustible, les demandeurs doivent fournir l’équivalent diesel afin de quantifier le coût supplémentaire.

Critères de mérite

Seules les propositions qui répondent aux critères obligatoires énumérés ci-dessus seront examinées et évaluées en fonction de nos critères de mérite.

Le tableau des critères de mérite ci-dessous énumère les autres renseignements requis, justifiés par des documents, le cas échéant, pour permettre au comité d’examen d'évaluer, noter et classer la proposition de projet.

Seules les propositions de projet les mieux cotées recevront un financement jusqu’à ce que tous les fonds du programme soient engagés.

1. Renseignements sur l’organisation
1	Expérience de l’entreprise : Le niveau d’expérience de l’entreprise sera pris en considération. Afin de confirmer cette information, le nombre d’années d’activité doit être indiqué. Composition du personnel : RNCan encourage les projets qui privilégient un lieu de travail diversifié. Des points de mérite seront attribués aux candidats qui affichent un pourcentage plus élevé d’employés autochtones et de travailleuses dans les fonctions non administratives. Activités commerciales Les candidats doivent indiquer le pourcentage de kilomètres parcourus par leur flotte au Canada. Des points seront attribués aux candidats en mesure de prouver que leur parc de véhicules réalise au moins 50 % de son kilométrage au Canada. Profil du parc de véhicules : Fournissez un aperçu de votre flotte.
2. Description du projet
2.1	Décrivez votre projet : quels en sont les objectifs? Veuillez expliquer la raison pour laquelle vous demandez un financement dans le cadre du volet 2. Les candidats doivent justifier la façon dont le projet proposé permettra de réduire la consommation de diesel et d’améliorer certains aspects de leur flotte. Ils doivent fournir des renseignements sur les faiblesses existantes au sein de celle-ci.
2.2	Votre organisation participe-t-elle ou dirige-t-elle des initiatives de développement durable visant à réduire la consommation de carburant et les émissions de gaz à effet de serre (p. ex., partenariat de transport SmartWay, Conducteur averti, programme d’incitatifs personnalisés pour les conducteurs, etc.) ? Veuillez décrire les activités de votre organisation dans le cadre de ses initiatives en matière de développement durable et donnez un aperçu des résultats obtenus jusqu’à présent.
2.3	Quels équipements, appareils, véhicules, ou formations proposez-vous de vous procurer dans le cadre de votre demande ? Veuillez faire référence aux numéros de page dans l’évaluation énergétique de votre flotte.
3. Résultats et avantages
3.1	Quelles sont les économies de carburant estimées en litres découlant des investissements proposés ?
3.2	Quelle est la réduction attendue des émissions de gaz à effet de serre découlant des investissements proposés ?
3.3	Existe-t-il d’autres résultats directs ou indirects associés aux avantages de ce projet ? Les demandeurs doivent établir en quoi le projet proposé aura un impact économique direct (p. ex., revenus, coûts d’exploitation et d’entretien, rentabilité) et indirect (p. ex., la création d’emplois, plus forte demande de la part des consommateurs) ou tout autre impact (social, socioéconomique, environnemental, meilleure visibilité des camions électriques, sensibilisation). Des points seront attribués aux propositions qui présentent d’autres avantages potentiels liés à leur projet.
4. Calendrier
4.1	Fournissez un calendrier raisonnable qui indique les jalons importants du projet et les échéanciers des dépenses prévues.
5. Plan de faisabilité
5.1	Veuillez fournir une brève description de la faisabilité. Existe-t-il un réseau de ravitaillement solide pour subvenir à vos besoins de carburants de remplacement ? Le cas échéant, veuillez indiquer le nom des postes de ravitaillement. S’il n’existe pas de réseau de ravitaillement en carburant, entretenez-vous des relations avec les services publics ou envisagez-vous d’investir dans une infrastructure de ravitaillement sur les lieux ou ailleurs ? Autrement, précisez comment vous avez l’intention de vous procurer le carburant en question. L’entretien des nouveaux camions à carburant de remplacement pose-t-il des difficultés dans la région où vous êtes établi ?
6. Exigences en matière d’établissement de rapports
6.1	Veuillez préciser comment votre organisation comptabilise actuellement ses mesures de consommation de carburant (télématique, manuelle, ou précisez le type de dispositif de gestion électronique et ses capacités). Veuillez expliquer comment votre organisation projette de contrôler la consommation de carburant du parc de véhicules financé par le PTÉM. Des points seront attribués aux demandeurs qui sont en mesure de faire état des indicateurs du programme avec une plus grande précision.
7. Renseignements détaillés sur le financement
7.1	Avez-vous reçu ou prévoyez-vous de recevoir des fonds d’autres sources publiques (p. ex., d’autres ministères fédéraux ou provinciaux) pour ce projet ?

Accord de contribution

Après la sélection des projets, les demandeurs retenus seront informés et seront invités à entreprendre les négociations d’un accord de contribution. Le projet ne peut pas commencer et aucune dépense ne doit être engagée ou payée tant que RNCan et le demandeur n’ont pas signé d’accord de contribution.

En outre, les demandeurs non retenus seront informés et auront la possibilité de recevoir de la rétroaction formelle sur leur proposition de projet. Veuillez consulter l’annexe 2 pour plus de renseignements sur le processus d’accord de contribution.

Nous joindre

Au cours de la période d’appel de projets, les employés du programme et les membres du comité d’examen ne sont pas autorisés à rencontrer les demandeurs, ni discuter des détails du programme, ou répondre à des questions en lien avec leurs projets.

RNCan demande que toutes les autres questions soient soumises par courriel à l’adresse suivante : freightassessment-evaluationdeflotte@nrcan-rncan.gc.ca.

Annexe 1 : Mémoire sur l’établissement des coûts

Définitions :

Soutien en nature : une contribution en espèces sous la forme d’un actif (dans cette section, on entend par actif un bien, un service ou un autre appui utile et appréciable accordé au projet) pour lequel aucune somme d’argent n’est échangée, mais qui est indispensable au projet et dont le promoteur devrait faire l’acquisition sur le marché libre ou par le biais de négociations avec le fournisseur dans l’hypothèse où le promoteur ne fournirait pas l’actif.

Carburant à faible teneur en carbone : carburants qui émettent moins de gaz à effet de serre que les carburants fossiles (p. ex., gaz naturel renouvelable, biodiésel, etc.). Le programme exige que les nouveaux véhicules soient alimentés par un mélange moyen minimum de 40 % de carburants renouvelables ou non fossiles. Ce taux moyen s’applique au moment du premier ravitaillement en carburant jusqu’au 31 mars 2027.

Véhicule tout-terrain : Véhicule conçu principalement pour les loisirs ou pour le transport de biens ou d’équipements exclusivement sur des emprises routières non aménagées, des marais, des zones en pleine campagne ou d’autres surfaces non préparées.

1. Services professionnels

Les services professionnels sont définis comme les coûts liés à l’acquisition d’assistance complémentaire requise pour achever le projet. Ces coûts comprennent les types de services suivants : technologie; gestion, passation de marché, ingénierie, construction, installation, essai et mise en service d’équipements, recueil de données, logistique et entretien. Le montant admissible d’un sous-traitant, d’un consultant ou d’un fournisseur de services doit figurer dans le montant réel du contrat et il faut en conserver un exemplaire au dossier.

2. Dépenses en capital

On entend par dépenses en capital les dépenses qui procurent un avantage à long terme, selon les exigences du projet. Elles comprennent, entre autres, l’achat d’équipement de ravitaillement, ainsi que les coûts associés à la préparation du site et au matériel de réseautage. Toutefois, les terrains ne constituent pas une dépense admissible en vertu du programme. L’amélioration ou la valorisation des immobilisations existantes est comprise sous cette rubrique.

3. TPS, TVP et TVH

Les taxes réclamées doivent toujours être nettes de tout remboursement de taxe auquel le promoteur a droit.

4. Guide relatif à l’appui en nature

Les contributions en nature proposées et jugées acceptables par les représentants de RNCan doivent être corroborées par un engagement formel du promoteur à les fournir avant tout engagement relatif au financement du programme pour le projet proposé.

Admissibilité des contributions en nature :

• Les éléments d’actif apportés doivent appartenir à l’une des catégories définies ci-dessous sous l’en-tête « Catégories d’appuis non financiers admissibles ».
• Ils doivent être essentiels au succès du projet et devraient autrement être achetés par le promoteur.
• Leur valeur doit pouvoir être déterminée et vérifiée.
• Leur évaluation doit être confirmée par RNCan et convenue par le promoteur et RNCan.

Évaluation de la valeur des contributions en nature

Il existe deux approches pour évaluer les contributions en nature :

• Utiliser la juste valeur marchande, comme elle est décrite ci-dessus.
• Utiliser le coût différentiel, c’est-à-dire le coût pour le promoteur ou ses partenaires et collaborateurs, pour fournir le bien au-delà des coûts d’exploitation normaux.

Annexe 2 : Détails de l’accord de contribution

Les renseignements ci-dessous sont fournis à titre indicatif uniquement. Les modalités définitives seront définies dans l’accord de contribution signé par les parties.

Demande de remboursement

Les accords de contribution établiront les modalités de paiement à verser aux promoteurs une fois que les coûts auront été payés et qu’une demande de paiement aura été soumise. Aucun paiement anticipé ne sera effectué par le biais de ce programme.

Une retenue pourrait être appliquée aux paiements de RNCan et n’être libérée que lorsque le promoteur aura achevé toutes les activités du projet et que RNCan les juge acceptables. Dans le but d’assurer un contrôle adéquat du projet, on pourrait retenir un certain pourcentage de la contribution jusqu’à ce que toutes les conditions énumérées dans l’accord de contribution aient été remplies.

Exigences en matière d’établissement de rapports

Au cours des projets, les promoteurs devront soumettre un rapport d’étape et un rapport final.

Le rapport d’étape est établi six mois après la signature de l’accord. Ce rapport s’enquiert de l’état d’avancement du projet. RNCan fournira le modèle de rapport d’étape aux promoteurs bien à l’avance pour qu’ils le remplissent.

Le rapport final doit être remis à la toute fin du projet. La présentation de ce rapport entraînera la libération de la retenue stipulée par l’accord et l’achèvement du projet. RNCan fournira le modèle de rapport final aux promoteurs suffisamment à l’avance pour qu’ils puissent le remplir. Les promoteurs doivent rendre compte des mesures suivantes concernant les carburants pour les parcs de véhicules :

• les numéros d’unité et les dates de mise en service
• les données sur la consommation de carburant des tracteurs remis à niveau, le nombre de kilomètres parcourus, le temps d’inactivité et les heures-moteur depuis le début du projet,
• les données sur la consommation de carburant, les kilomètres parcourus, le temps d’inactivité et les heures-moteur pour les nouveaux camions à carburant de remplacement depuis le début du projet,
• les données relatives aux tracteurs tirant des remorques remises à niveau, telles que la consommation de carburant et les kilomètres parcourus (le cas échéant)
• de petits ensembles de données provenant du parc de véhicules existant pour établir une base de référence et des comparaisons (3 à 5 tracteurs non compris dans le projet de mise en œuvre, représentatifs du parc)
• les renseignements sur le cycle d’utilisation des tracteurs remis à niveau et des nouveaux camions à carburant de remplacement
• les renseignements relatifs aux investissements, à l’entretien, à la formation et aux communications du parc de véhicules

Vérifications

Les promoteurs de ce programme pourraient faire l’objet d’une ou de plusieurs vérifications, soit à la date d’achèvement du projet, soit à la discrétion de RNCan au cours du projet. Les vérificateurs sont libres de contacter et de visiter chaque promoteur sur place au début du projet, afin d’expliquer le processus de vérification aux bénéficiaires et d’examiner les contrôles financiers du projet.

Autres modalités

Cadre de risque

Dans la mesure où le projet est retenu pour du financement, RNCan passera à l’évaluation du risque du promoteur et de son projet.

Le résultat (niveau de risque) d’une évaluation pourrait déterminer l’admissibilité des fonds ainsi que les stratégies de surveillance, notamment au moyen de rapports mensuels sur l’état d’avancement, d’un plus grand pourcentage en retenue sur les demandes de paiement, ou d'inspections sur place.

Les stratégies ou exigences en matière de surveillance découlant d’une évaluation de risque seront indiquées dans l’accord de contribution signé par les deux parties.

Langues officielles

Nous encourageons les demandeurs à communiquer avec RNCan dans la langue officielle de leur choix. Le Ministère examine et évalue les demandes et les documents du projet dans les deux langues officielles.

Le promoteur est tenu de souligner publiquement l’appui financier de RNCan dans tous les produits de communication propres au projet. RNCan est libre d’exiger que cette reconnaissance soit rédigée dans les deux langues officielles.

Conflit d’intérêts

Les fonctionnaires ou les titulaires d’une charge publique, en poste ou anciens, sont tenus d’éviter les situations de conflits d’intérêts lorsqu’ils sont au service du gouvernement fédéral et pendant une certaine période après leur mandat.

Le demandeur doit reconnaître que toute personne est soumise aux dispositions de la Loi sur les conflits d’intérêts, du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, du Code régissant les conflits d’intérêts des députés, de tout code fédéral de valeurs et d’éthique applicable ou de toute politique fédérale applicable sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat ne tirera aucun avantage direct de la présente demande à moins que l’apport ou la réception d’un tel avantage ne soit autorisé dans le cadre de ces règlements, politiques ou codes.

Loi M-30 (pour les organisations du Québec seulement)

La Loi sur le ministère du Conseil exécutif (M-30) pourrait s’appliquer à un demandeur de la province de Québec. Les demandeurs pourraient être tenus de remplir un formulaire de renseignement supplémentaire et, s’ils sont soumis aux exigences de la Loi, d’obtenir par écrit l’autorisation et l’approbation du gouvernement du Québec avant l’exécution de tout accord de contribution. RNCan devra faire un suivi auprès du demandeur au cours de l’évaluation de la demande, le cas échéant.

Avis de confidentialité

La Loi sur l’accès à l’information (la « Loi ») régit la protection et la divulgation des renseignements, confidentiels, ou autres, confiés à une institution du gouvernement fédéral. Il s’agit d’une loi d’ordre public, ainsi le gouvernement du Canada, y compris RNCan, ne peut s’y soustraire.

L’alinéa 20 (1) (b) de la Loi stipule ceci : une institution fédérale (comme RNCan) est tenue de refuser de divulguer tout document demandé en vertu de la Loi contenant des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers.

Conformément à l’alinéa 20 (1) (b) de la Loi, RNCan protégera de toute divulgation les renseignements confidentiels fournis à RNCan si :

1. les renseignements du demandeur comprennent des données financières, commerciales, scientifiques ou techniques ; et
2. le demandeur traite systématiquement ces renseignements de manière confidentielle.

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, une lecture attentive de l’article 20 de la Loi sur l’accès à l’information est fortement encouragée.

Renseignements sur les activités commerciales

RNCan peut recueillir, utiliser et échanger les documents d’un demandeur préparés dans le cadre de l’administration du programme. RNCan utilisera et communiquera ces renseignements en vue d’évaluer et d’examiner l’admissibilité du demandeur et le projet proposé avec :

• d’autres programmes ou directions de RNCan;
• d’autres ministères ou organismes du gouvernement du Canada ;
• d’autres ordres de gouvernement au Canada.

Les renseignements peuvent être transmis aux parties susmentionnées ou divulgués à des tiers, aux fins suivantes :

• administration, notamment la vérification et l’évaluation du programme;
• mener des enquêtes sur l’expérience du demandeur auprès de RNCan;
• vérification, analyse et évaluation des risques du demandeur ou du projet;
• détermination de la disponibilité possible d’un financement pour le projet du demandeur dans le cadre d’un autre programme ou initiative.

RNCan publie une liste des projets retenus sur les sites Web du gouvernement du Canada. Cette liste comportera le nom du promoteur, le nom du projet et le montant de la contribution.

RNCan pourrait également diffuser ces renseignements ainsi qu’une description du projet dans :

• des annonces de financement des projets ou autres promotions
• d’autres documents gouvernementaux, y compris les rapports publics sur l’état d’avancement des initiatives du gouvernement