2023-2024 : Rapport annuel au Parlement – Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

1. Introduction
2. Structure organisationnelle
3. Ordonnance de délégation de pouvoirs
4. Rendement de 2023-2024
5. Formation et sensibilisation
6. Politiques, directives, procédures et initiatives
7. Initiatives et projets visant à améliorer la vie privée
8. Résumé des enjeux clés et des mesures prises quant aux plaintes
9. Atteintes substantielles à la vie privée
10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
11. Divulgations dans l’intérêt public
12. Surveillance de la conformité
Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
Annexe B : Rapport statistique
Annexe C: Rapport statistique supplémentaire

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983 et a été modifiée le 21 juin 2019. La LPRP a pour objet de donner aux personnes le droit de consulter et de corriger les renseignements personnels les concernant qui sont en possession d’une institution gouvernementale. La loi fournit également le cadre juridique de la collecte, de la conservation, de l’utilisation, de la communication, de la disposition et de l’exactitude des renseignements personnels dans l’administration des programmes et des activités des institutions fédérales assujetties à la loi.

Ce rapport est préparé et déposé conformément à l’article 72 de la LPRP, qui exige que le responsable de chaque institution fédérale établisse et soumette au Parlement un rapport annuel sur l’application de la loi, au sein de l’institution, au cours de l’exercice financier. Il couvre la période du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.

Mandat de Ressources naturelles Canada

Ressources naturelles Canada (RNCan) vise à améliorer la qualité de vie des Canadiens en veillant à ce que nos ressources naturelles soient exploitées de façon durable, en fournissant une source d’emplois, de prospérité et d’occasions, de même qu’en préservant notre environnement et respectant nos communautés et peuples Autochtones.

Le ministre de l’Énergie et des Ressources naturelles est responsable de l’application définie par plus de 30 lois du Parlement. Les principaux pouvoirs, les obligations et les fonctions du ministre sont énoncés dans la Loi sur le ministère des Ressources naturelles, la Loi sur les levés et l’inventaire des ressources naturelles, la Loi sur les forêts, la Loi sur l’efficacité énergétique et la Loi sur les mesures de transparence dans le secteur extractif. Le ministère travaille également dans des domaines de responsabilité partagée avec les provinces, qui comprennent l’environnement, la sécurité publique, le développement économique, les sciences et la technologie, de même que les consultations avec les peuples Autochtones. Le ministère s’acquitte de ses responsabilités par l’élaboration et la mise en œuvre de politiques, la réglementation, les transferts législatifs fiscaux, les subventions et les contributions, et assure un leadership et un soutien pour les sciences et la technologie, les partenariats et les communications.

RNCan a des bureaux et des laboratoires dans l’ensemble du pays. Environ le tiers de nos employés travaillent dans la région de la capitale nationale, tandis que le reste travaille aux bureaux régionaux : Canada atlantique, Québec, Ontario, Ouest et Pacifique et Nord du Canada. RNCan rend aussi compte au nom de l’Administration du pipe-line du Nord (APN).

2. Structure organisationnelle

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) administre la LPRP à RNCan. En 2023-24, le Secrétariat a également fourni des services liés à l'AIPRP à l'APN, conformément à l'article 73.1 de la LPRP, qui autorise les institutions gouvernementales à fournir des services liés à la protection des renseignements personnels à une autre institution gouvernementale présidée par le même ministre, en vertu d’une lettre d’entente de service.

La directrice de l’AIPRP a les pleins pouvoirs délégués par le ministre pour l’administration de la loi. La directrice est responsable de veiller au respect de la LPRP et ses instruments politiques connexes. De plus, la directrice est responsable du développement, de la coordination et de la mise en place de pratiques et procédures efficaces au sein de RNCan afin de permettre un traitement efficient des demandes en vertu de la LPRP.

Le Secrétariat de l’AIPRP fait partie du secteur des communications et du portefeuille. En 2023-2024, le secrétariat de l’AIPRP avait un complément de 20 employés travaillant sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels : soit une directrice, deux directrices adjointes, trois chefs d’équipe, cinq analystes de l’AIPRP, un analyste des systèmes et cinq assistants administratifs et trois étudiants. Pour aider à répondre à l’augmentation du volume et de la complexité des demandes, le Secrétariat de l’AIPRP a aussi réservé les services de quatre consultants.

Le Secrétariat de l’AIPRP est responsable de :

1. Mettre en œuvre et gérer les programmes et services liés à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (LAI), incluant la partie 2 relative à la publication proactive et de la LPRP.
2. Fournir des conseils aux employés de RNCan lorsqu’ils accomplissent leurs obligations en vertu de ces deux lois.

Le Secrétariat de l’AIPRP est dirigé par une directrice assistée de deux directrices adjointes. Chacune de ces directrices supervise une unité responsable d'un domaine fonctionnel différent :

1. Unité des opérations de l'AIPRP
2. Unité de la politique et de la gouvernance de l'AIPRP

L’unité des opérations de l’AIPRP supervise également l’unité de réception des demandes d’AIPRP et ses équipes d’opérationnelles.

Voici les fonctions principales du secrétariat de l’AIPRP :

Unité de réception des demandes AIPRP

• Réception des demandes d’accès à l’information et des demandes de renseignements personnels du public et d’autres organisations;
• Assurer la liaison avec les secteurs afin d’obtenir et récupérer les documents pertinents nécessaires au traitement des demandes d’AIPRP;
• Effectuer et surveiller le rendement, la production de rapports et l’analyse des données pour l’équipe; et
• Offrir du support à l’unité des opérations et l’unité de la politique et de la gouvernance.

Unité des opérations de l’AIPRP

• Traitement des demandes en vertu de la LAI et la LPRP;
• Réponse aux consultations d’autres ministères du gouvernement sur les documents concernant RNCan;
• Coordonner et examiner les documents qui doivent être publiés en vertu de la partie 2 de la LAI.
• Représentation du ministère dans les échanges avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Commissariat à l’information du Canada, et d’autres ministères du gouvernement et organismes;
• Élaboration de procédures et pratiques pour veiller à l’administration appropriée de la LAI;
• Prestation de conseils, et promotion de la sensibilisation, pour garantir que les obligations législatives sont respectées; et
• Effectuer de la révision informelle de renseignements relatifs aux motions parlementaires, aux questions inscrites au feuilleton, à la disposition des dossiers ministériels, aux enquêtes administratives, aux rapports ministériels et aux vérifications portant sur les publications et les relations avec les médias.

Unité de la politique et de la gouvernance de l'AIPRP

• Fournir des conseils sur la collecte, la transmission, la protection, l’utilisation, la conservation et la communication des renseignements personnels conformément à la LPRP, y compris les programmes nouveaux ou modifiés;
• Représentation du ministère dans les échanges avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, et d’autres ministères du gouvernement et organismes;
• Élaboration de procédures et pratiques pour veiller à l’administration appropriée des deux lois;
• Promouvoir la sensibilisation et la formation, afin de s’assurer que les obligations législatives sont respectées;
• Contrôle de la conformité du ministère avec la LPRP, ses règlements, et les procédures et politiques pertinentes;
• Coordination, examen, approbation et publication de nouvelles entrées et modifications à Info Source, pour aider les membres du public à exercer leur droit d’accès en vertu des deux lois;
• Révision des Fichiers de renseignements personnels; et
• Préparation des rapports annuel de l’AIPRP au Parlement prévus par la loi, ainsi que matériels requis par les agences centrales.

Les experts en la matière de l’ensemble du ministère formulent des recommandations liées à la divulgation de documents faisant l’objet de demandes. Les agents de liaison du secteur jouent un rôle clé dans le traitement des demandes et consultations. Leurs obligations comprennent la coordination de la récupération de documents en temps opportun.

3. Ordonnance de délégation de pouvoirs

L’article 73 de la LPRP prévoit que le responsable d’une institution gouvernementale peut, par ordonnance de délégation de pouvoirs, désigner un ou plusieurs agents ou employés de cette institution pour exercer tout pouvoir, devoir ou fonction du responsable en ce qui a trait à l’administration de la Loi.

Conformément aux pratiques exemplaires, la directrice de l’AIPRP maintient la pleine délégation de pouvoirs et est la principale administratrice de la Loi pour RNCan. La pleine délégation de pouvoir est également détenue par le sous-directeur de l’AIPRP, le directeur général responsable de l’AIPRP, le sous-ministre adjoint et le sous-ministre.

Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est annexée à l’annexe A.

4. Rendement de 2023-2024

Tendances pluriannuelles 2021-2022 à 2023-2024

Demandes reçues : En 2023-2024, RNCan a reçu 43 nouvelles demandes de protection des renseignements personnels, une augmentation de 65,4 % par rapport à la période précédente. La proportion de ce type de demande peut fluctuer en fonction des processus administratifs actifs et des enquêtes coordonnées par les ressources humaines. Ces demandes étaient plutôt reliées aux ressources humaines, comme c’était le cas en 2021-2022 et 2022-2023. En plus des 43 demandes reçues en 2023-2024, trois demandes étaient en suspens des périodes de rapport précédentes et ont donc été ajoutées dans les demandes actives résultant à un total de 46 demandes à traiter en 2023-2024. Pour de plus amples renseignements sur le nombre de demandes reçues, veuillez consulter le tableau 1.1 de l’annexe B : rapport statistique.

Nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la loi : Du 1er avril 2023 au 31 mars 2024, 37 demandes ont été traitées dont 33 d’entre elles ont été traitées dans les délais prévus par la loi, ce qui représente un taux de conformité de 89,2 %. Ceci représente une diminution de 7 % comparativement à la période de référence de 2022-2023 et cela est dû à une augmentation des demandes et à la charge de travail. En 2022-2023, 26 demandes ont été fermées, dont 25 ont été traitées dans les délais prévus par la loi, ce qui représente un taux de conformité de 96,2 %. En 2021-2022, 29 demandes ont été traitées et toutes les 29 ont été traitées dans les délais prévus par la loi, ce qui a donné lieu à un taux de conformité de 100 %.

Les tableaux suivants illustrent le nombre de demandes traitées, dont la communication a été totale ou partielle, réparties par temps de traitement et le pourcentage de demandes traitées dans les délais prévus par la loi.

Nombre de demandes actives au dernier jour de l’année fiscale: À la dernière journée de l’année fiscale 2023-2024, un total de neuf demandes ont été reportées à la suivante année fiscale, soit 2024-2025. Sur les neufs demandes actives, huit demeuraient dans les délais prescrits par la loi et une demande étaient au-delà des délais prévus par la loi. Pour plus de renseignements sur la répartition des demandes reçues par année fiscale, veuillez consulter le tableau 1.1 à l’annexe C : rapport statistique supplémentaire.

Nombre de plaintes actives au dernier jour de l’année fiscale: Durant la période de référence 2023-2024, deux plaintes ont été reçues et toutes deux ont été résolues de manière informelle avant la fin de l’année fiscale; donc aucune plainte n’a été reportée à la prochaine année fiscale.

Nombre de pages traitées : En 2023-2024, le Secrétariat de l'AIPRP a traité 9925 pages en vertu de la LPRP, soit une augmentation de 67% par rapport à 2022-2023, où 5948 pages ont été traitées. L’augmentation du nombre de pages traitées correspond à l’augmentation du nombre de demandes reçues.

Application des exceptions et des exclusions :

• Exceptions : La tendance pluriannuelle de 2021-2022 à 2023-2024 montre que l’exception à la protection des renseignements personnels (article 26 de la LPRP) a été constamment appliquée, d’une période de référence à la suivante. Au cours de la période de référence actuelle, l’article 26 a été appliqué dans 14 des 37 demandes. L’article 22(1)(b) a été appliqué dans une demande et l’article 27 a été appliqué dans deux demandes. En 2022-2023, l’article 26 a été appliqué dans 13 des 26 demandes, ce qui correspond aux périodes de référence précédentes où en 2021-2022, l’article 26 a été appliqué dans 16 des 29 demandes.
• Exclusions : Aucune exclusion n’a été appliquée au cours de cette période de référence.

Application des prorogations : Pendant la période visée par ce rapport, RNCan a appliqué des prorogations pour 18,9 % des demandes traitées. Il s’agit d’une diminution par rapport aux périodes précédentes de 2022-2023 et de 2021-2022, où des prorogations ont été appliquées dans 23,1 % et 34,4 % des cas, respectivement. Pour les trois périodes, des prorogations ont été invoquées conformément à l’article 15 de la LPRP (c.-à-d. le volume de documents).

Consultations traitées par d’autres institutions : Aucune consultation sur la protection des renseignements personnels n’a été menée au cours de cette période, comme ce fût le cas en 2022-2023. La dernière consultation sur la protection des renseignements personnels a eu lieu au cours de l’exercice 2021-2022, et RNCan a mené une seule consultation.

Demandes pour lesquelles la disposition des documents était une « communication totale » et pour lesquelles la disposition des documents était une « communication partielle » : Du 1er avril 2023 au 31 mars 2024, 5 demandes ont été traitées pour lesquelles les documents ont été communiqués en totalité, tandis que 16 demandes ont été traitées pour lesquelles les documents ont été communiqués partiellement. Cela représente 13,5 % et 43,2 % du nombre total de demandes traitées au cours de la période visée par le rapport.

Rapport statistique 2023-2024 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels :

Pour de plus amples renseignements, une copie du rapport statistique 2023-2024 peut être consultée à l’annexe B.

Rapport statistique supplémentaire 2023-2024 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels :

Pour de plus amples renseignements, une copie du rapport statistique supplémentaire 2023-2024 peut être consultée à l’annexe C.

5. Formation et sensibilisation

Dans le cadre de nos efforts continus pour promouvoir la sensibilisation générale à l’AIPRP à RNCan, en 2023-2024, le Secrétariat de l’AIPRP a offert 28 séances de formation axées sur l’AIPRP et 19 séances de formation axées sur la protection des renseignements personnels dans divers secteurs de programme. Le Secrétariat de l'AIPRP a travaillé avec l'équipe de communication interne, pour annoncer les séances de formation dans les bulletins d'information départemental, annonces télévisées et autres dispositifs de travail. Au total, 1 105 employés ont participé aux séances de formation sur l’AIPRP, tandis que 254 employés ont participé aux séances de formation sur la protection de la vie privée. Le succès de cette initiative de formation a été sans précédent, puisqu’elle a permis d’atteindre 1 359 employés du ministère au cours de l’année.

Mobilisation et promotion de la gestion de la protection des renseignements personnels au sein de RNCan : Le Secrétariat de l’AIPRP a également fait la promotion de la sensibilisation à la protection de la vie privée au moyen de bulletins d’information ministériels durant la semaine de la protection des données.

6. Politiques, directives, procédures et initiatives

RNCan continue d’améliorer ses pratiques et son rendement en matière de protection des renseignements personnels conformément au cadre de gestion de la protection des renseignements personnels du ministère et d’appuyer les normes de service les plus élevées. Cela est effectué de la manière suivante :

• Conseils en matière de protection de la vie privée : Pour s'assurer que toutes les questions liées à la protection de la vie privée sont traitées de façon appropriée et que les exigences législatives sont appuyées de façon uniforme en temps opportun, l'équipe des politiques et de la gouvernance du Secrétariat de l'AIPRP travaille activement avec les secteurs de programme, dans le cadre de leurs activités, pour fournir des conseils au ministère sur la collecte, l'utilisation, la conservation, l'élimination et la communication des renseignements personnels. Ces dossiers de conseils font l'objet d'un suivi et d'une surveillance au moyen du système de gestion des cas du Secrétariat de l'AIPRP.
  • En 2023-2024, l'équipe a reçu 92 demandes de conseils en matière de protection de la vie privée sur la collecte, l'utilisation, la communication, l'élimination ou la conservation de renseignements personnels. À la fin de l'exercice, l'équipe avait rempli 87 dossiers, ce qui représente un taux de conformité de 95 %.
• Sensibilisation et mobilisation en matière de protection de la vie privée: Les principales activités auxquelles l'équipe des politiques et de la gouvernance a participé cette année pour maintenir ses normes de service les plus élevées sont les suivantes :
• Examiner toutes les présentations au Conseil du Trésor du point de vue de la protection de la vie privée pour s'assurer que le ministère agit conformément aux exigences de la LPRP et de la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
• Procéder à l’examen de la protection des renseignements personnels des nouveaux programmes ou logiciels acquis par le ministère;
• Mise en œuvre de procédures d'approbation relatives à la divulgation d'informations à caractère personnel conformément au paragraphe 8(2) de la LPRP; et
• Collaborer activement avec les ressources humaines et la gestion de l'information pour promouvoir les pratiques en matière de vie privée dès la conception soit de nouveaux programmes ou existants et des services (par exemple, établir des procédures départementales relatives à l'utilisation de diverses fonctionnalités de M356, participer aux discussions relatives au retour en milieu de travail des employés du département pour s'assurer que les considérations relatives à la protection de la vie privée sont prises en compte).
• Respect de la vie privée dès la conception : Le secrétariat de l'AIPRP a aidé les secteurs à respecter leurs obligations concernant l'initiative du gouvernement ouvert. À cet égard, l'équipe de la politique et la gouvernance a continué à travailler avec les secteurs de programme pour veiller à ce que la protection de la vie privée dès la conception » soit prise en compte dans les activités de gouvernement ouvert, afin que le ministère soit proactif et non réactif dans la prise en compte de la protection de la vie privée, de la sécurité et de la confidentialité des informations qui sont rendues publiques.
• Participation axée sur la vie privée : Le secrétariat de l'AIPRP a participé aux groupes de travail relatifs à la réforme de la LPRP et à la gestion de la protection de la vie privée. Il s'agit notamment des groupes de travail interministériels suivants :
  • Modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels dirigée par Justice Canada, Protection des renseignements personnels dans les contrats, dirigée par le SCT, gestion interministérielle de la politique de protection des renseignements personnels, la souveraineté des données Autochtones, et les stratégies de données dirigées par les Autochtones. La participation à ces groupes de travail a permis de s'assurer que le ministère respecte les politiques, les lignes directrices et les procédures en matière de protection de renseignements personnels et que les ajustements nécessaires sont apportés aux processus ministériels.
• Présence prescrite sur le lieu de travail : Conformément à l'orientation du SCT sur la présence prescrite sur le lieu de travail, le secrétariat de l'AIPRP a revu les modalités de travail des employés et a conclu des accords de télétravail pour ses employés. Le modèle de travail hybride a contribué à l'augmentation de la productivité en veillant à ce que les employés soient équipés pour réussir à la fois sur le lieu de travail et à l'extérieur.

7. Initiatives et projets visant à améliorer la vie privée

RNCan s'est engagé à tirer parti des opportunités visant à renforcer la confiance du public. Les paragraphes suivants mettent en avant les initiatives et les projets en cours qui contribuent à améliorer le service aux Canadiens en ce qui concerne la protection des renseignements personnelles et l'accès à ces renseignements, améliorer la confiance et la transparence ainsi que faire progresser la réconciliation avec les Autochtones.

Améliorer les services aux Canadiens

• Programme de perfectionnement professionnel (PPP) : L’un des principaux moyens de fournir des services d’AIPRP de manière efficace et ponctuelle consiste à renforcer la main-d’œuvre de l’AIPRP. Le Secrétariat de l'AIPRP de RNCan continue de renforcer sa fonction en utilisant son PPP, qui a été créé en 2019. Le PPP est un outil de ressources humaines clé qui est utilisé pour répondre aux besoins actuels et futures en recrutant de nouveaux professionnels de l’AIPRP au niveau d’entrée et en les soutenant dans leur progression vers un poste d’analyste principal de l’AIPRP. Au cours de la période visée par le présent rapport, un membre du personnel a été nommé à un poste d’analyste de niveau supérieur par le biais du PPP.
• Améliorations technologiques : La technologie joue un rôle important dans l'évolution constante de l'ère numérique. En 2023-2024, RNCan le Secrétariat de l’AIPRP a concentré ses efforts sur l'établissement d'un plan de gestion de projet pour l'acquisition et la mise en œuvre d’une nouvelle solution logicielle de traitement des demandes d’AIPRP afin de remplacer et améliorer son système actuel qui est désuet. Ce projet s'étendra sur une période de trois ans et permettra à RNCan de renforcer la numérisation et l'innovation dans ses pratiques d'AIPRP.

Améliorer la confiance et la transparence

• Stratégie de réduction de l'arriéré : Afin de soutenir les services, les processus et les délais d'accès à l'information, le Secrétariat de l'AIPRP a priorisé l'arriéré des demandes en élaborant une stratégie de réduction de l'arriéré en avril 2022. Cette stratégie est alignée avec le message du dirigeant principal de l'information du Canada aux institutions concernant leurs obligations législatives en vertu de la LAI, alors qu'elles planifient leur retour au travail. Dans le cadre de cette initiative, le Secrétariat de l'AIPRP a obtenu un financement temporaire pour retenir les services de consultants qui se concentrent sur l'élimination de l'arriéré des demandes d'AIPRP. Ce projet est en cours et, à la fin de l’année 2023-2024, le ministère avait traité 101 dossiers, ce qui représente 46,75% de l'ensemble des demandes en souffrances.
• Cadre de gestion de la protection de la vie privée (CGPVP) : Au cours de la période visée par le présent rapport, l'équipe des politiques et de la gouvernance a commencé à mettre à jour le CGPVP de RNCan. Ce document décrit les responsabilités du ministère en matière de protection de la vie privée et comprend des références relatives aux procédures, aux structures, aux politiques et aux systèmes permettant d'assurer la conformité avec la LPRP. Les mises à jour correspondent avec les changements fait aux instruments de politiques qui appuient l’administration du programme de la vie privée du gouvernement du Canada. Ce travail est en cours et le secrétariat de l'AIPRP vise à achever les mises à jour d'ici la fin de 2024-2025, avant le deuxième examen des lois de l’AIPRP.

Faire progresser la réconciliation avec les Autochtones

• L’AIPRP et la réconciliation Autochtone : Le gouvernement du Canada s'est engagé à faire progresser la réconciliation avec les Autochtones dans le cadre du régime d'accès à l'information. En 2023-2024, le Secrétariat de l'AIPRP a priorisé l'élaboration d'un plan d'action sur la réconciliation Autochtone (PARA) de trois ans qui établit des mesures visant à soutenir la prestation de services plus adaptés à la culture des communautés Autochtones et à améliorer sa compréhension et sa gestion des données Autochtones détenues par RNCan. Alors que le Secrétariat de l'AIPRP a déjà mis en œuvre certaines mesures présentées dans le PARA relatif aux consultations et à la formation, il continuera à collaborer avec les principales parties prenantes avec l’intention de finaliser le plan au cours de la prochaine période de référence. Finalement, la sensibilisation à la progression de la réconciliation Autochtone dans le cadre du régime d'AIPRP a été incluse dans les séances de formation ministérielles sur l'AIPRP.

8. Résumé des enjeux clés et des mesures prises quant aux plaintes

En 2023-2024, le ministère a reçu deux notifications de plaintes relatives à la LPRP. Ces plaintes ont été résolues de manière informelle et aucune enquête n’a été menée.

9. Atteintes substantielles à la vie privée

RNCan a signalé une atteinte substantielle à la vie privée en 2023-2024 qui était attribuable à une cyberattaque. L’atteinte concernaient la divulgation inappropriée de renseignements personnels sur des employés du gouvernement du Canada. Des mesures ont été prises par le Secrétariat du Conseil du Trésor pour coordonner de manière centralisée les mesures d’atténuation et d’assainissement et les mesures correctives continuent d’être évaluées. Un avis a été envoyé aux personnes touchées, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et au Secrétariat du Conseil du Trésor.

10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Aucune ÉFVP n’a été réalisée pendant la période de référence.

11. Divulgations dans l’intérêt public

RNCan n’a fait aucune divulgation dans l’intérêt public pendant la période de référence.

12. Surveillance de la conformité

La surveillance de la conformité à l’AIPRP est un élément clé de l’amélioration du rendement de l’AIPRP. Le Secrétariat de l’AIPRP utilise les outils suivants pour s’assurer que le droit d’accès est respecté :

Planificateur hebdomadaire de l’AIPRP : Le Secrétariat de l'AIPRP contrôle régulièrement le rendement ministériel en matière d’AIPRP au moyen de rapports statistiques hebdomadaire et de tableaux de bord. Ce planificateur de l’AIPRP est fourni aux cadres supérieurs sur une base hebdomadaire, y compris le bureau du ministre, et mettent en évidence le taux de conformité à ce jour pour l’ensemble de l’année pour le ministère, le nombre de demandes reçues et le nombre de demandes fermées.

Bulletins de rendement des secteurs et performance: En 2023-2024, le Secrétariat de l'AIPRP a mis l'accent sur l'analyse des données dans le but d'identifier les nouvelles tendances et des lacunes dans le processus d’AIPRP. Grâce à cet exercice, le Secrétariat de l'AIPRP a élaboré des bulletins sectoriels individualisés visant à faire connaître les obligations législatives et à mettre en évidence le rendement dans ce domaine. Ces bulletins sectoriels sont produits mensuellement et sont communiqués aux cadres supérieurs tous les trimestres.

Consultations interinstitutionnelles : En s'appuyant sur les conseils fournis par le SCT dans son Avis de mise en œuvre de l'accès à l'information 2022-01 : Consultations interinstitutionnelles, RNCan limite les consultations interinstitutionnelles en ne consultant qu'en cas de nécessité et lorsque possible, en envoyant des consultations de courtoisie plutôt que des consultations formelles qui nécessitent des dates de réponse. En faisant cela, RNCan exerce son pouvoir discrétionnaire dans l’application de certaines exceptions de la loi, le cas échéant. En 2023-2024, RNCan a continué de veiller à ce que les décisions de consultation interinstitutionnelles soient bien documentées et clairement établies.

Contrats : L’équipe des politiques et la gouvernance du Secrétariat de l’AIPRP travaille activement avec les secteurs de programme et les services juridiques pour examiner les contrats, les ententes ou les arrangements ministériels. L’équipe fournit des conseils sur les dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de ces contrats, ententes ou arrangements. Ces consultations internes font l’objet d’un suivi et d’une surveillance par le biais de notre système de gestion de dossiers.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement sur la protection des renseignements personnels

Le ministre des Ressources naturelles, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, l’exercice des pouvoirs et attributions qui lui ont été conférés, en qualité de responsable de Ressources naturelles Canada, en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de son règlement figurant ci-après. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Copie originale signée par: L’honorable Jonathan Wilkinson, C.P., député Ministre des Ressources naturelles

Date: Le 17 novembre 2021

Annexe B : Rapport Statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	43
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	3
• En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	3
• En suspens pour plus d'une période d'établissement de rapport	0
Total	46
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	37
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	9
• Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport dans les délais prévus par la Loi	8
• Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport au-delà des délais prévus par la Loi	1

1.2 Mode des demandes

Mode	Nombre des demandes
En ligne	40
Courriel	3
Poste	0
En personne	0
Téléphone	0
Télécopieur	0
Total	43

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	0
• En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	0
• En suspens pour plus d'une période d'établissement de rapport	0
Total	0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	0

2.2 Mode des demandes informelles

Mode	Nombre des demandes
En ligne	0
Courriel	0
Poste	0
En personne	0
Téléphone	0
Télécopieu	0
Total	0

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

Délai de traitement
1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
0	0	0	0	0	0	0	0

2.4 Pages communiquées informellement

Moins de 100 pages communiquées		De 100 à 500 pages communiquées		De 501 à 1 000 pages communiquées		De 1 001 à 5 000 pages communiquées		Plus de 5 000 pages communiquées
Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
0	0	0	0	0	0	0	0	0	0

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandes	Délai de traitement
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	1	3	1	0	0	0	0	4
Communication partielle	1	7	5	1	1	1	0	16
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n’existe	2	2	1	0	0	0	0	5
Demande abandonnée	11	0	0	0	0	0	0	11
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	15	12	7	1	1	1	0	37

3.2 Exceptions

Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes
18(2)	0	22(1)a)(i)	0	23a)	0
19(1)a)	0	22(1)a)(ii)	0	23b)	0
19(1)b)	0	22(1)a)(iii)	0	24a)	0
19(1)c)	0	22(1)b)	1	24b)	0
19(1)d)	0	22(1)c)	0	25	0
19(1)e)	0	22(2)	0	26	14
19(1)f)	0	22.1	0	27	2
20	0	22.2	0	27.1	0
21	0	22.3	0	28	0
		22.4	0

3.3 Exclusions

Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes
69(1)a)	0	70(1)	0	70(1)d)	0
69(1)b)	0	70(1)a)	0	70(1)e)	0
69.1	0	70(1)b)	0	70(1)f)	0
		70(1)c)	0	70.1	0

3.4 Format des documents communiqués

Papier	Électronique				Autres
	Document électronique	Ensemble de données	Vidéo	Audio
3	18	0	0	0	0

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier, document électronique et ensemble de données

Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
9925	8801	32

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier, document électronique et ensemble de données par disposition des demandes

Disposition	Moins de 100 pages traitées		100 à 500 pages traitées		501 à 1 000 pages traitées		1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de demandes	Pages traitées	Nombre de demandes	Pages traitées	Nombre de demandes	Pages traitées	Nombre de demandes	Pages traitées	Nombre de demandes	Pages traitées
Communication totale	4	145	1	130	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	4	219	8	1978	2	1336	2	5936	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	10	0	1	181	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	18	364	10	2289	2	1336	2	5936	0	0

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Nombre de minutes traitées	Nombre de minutes communiquées	Nombre de demandes
0	0	0

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

Disposition	Moins de 60 minutes traitées		60-120 minutes traitées		Plus de 120 minutes traitées
	Nombre de demandes	Minutes traitées	Nombre de demandes	Minutes traitées	Nombre de demandes	Minutes traitées
Communication totale	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Nombre de minutes traitées	Nombre de minutes communiquées	Nombre de demandes
0	0	0

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

Disposition	Moins de 60 minutes traitées		60-120 minutes traitées		Plus de 120 minutes traitées
	Nombre de demandes	Minutes traitées	Nombre de demandes	Minutes traitées	Nombre de demandes	Minutes traitées
Communication totale	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0

3.5.7 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Avis juridique	Renseignements entremêlés	Autres	Total
Communication totale	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi	33
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi (%)	89.18918919

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi	Motif principal
	Entrave au fonctionnement /Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
4	2	1	0	1

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

Nombre de jours au-delà des délais prévus par la Loi	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi où aucune prolongation n’a été prise	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi où une prolongation a été prise	Total
1 à 15 jours	1	1	2
16 à 30 jours	0	0	0
31 à 60 jours	0	0	0
61 à 120 jours	0	1	1
121 à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	1	1
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	1	3	4

3.8 Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l’anglais au français	0	0	0
Du français à l’anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e)	Alinéa 8(2)m)	Paragraphe 8(5)	Total
0	0	0	0

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues	Nombre
Mentions annexées	0
Demandes de correction acceptées	1
Total	1

Section 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

	15a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution				15a)(ii) Consultation			15b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution
Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise	Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions	Grand nombre de pages	Grand volume de demandes	Les documents sont difficiles à obtenir	Document confidentiels du Cabinet (article 70)	Externe	Interne
7	0	7	0	0	0	0	0	0

6.2 Durée des prorogations

	15a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution				15a)(ii) Consultation			15b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution
Durée des prorogations	Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions	Grand nombre de pages	Grand volume de demandes	Les documents sont difficiles à obtenir	Document confidentiels du Cabinet (article 70)	Externe	Interne
1 à 15 jours	0	0	0	0	0	0	0	0
16 à 30 jours	0	7	0	0	0	0	0	0
Plus de 31 jours								0
Total	0	7	0	0	0	0	0	0

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à traiter	Autres organisations	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	0	0	0	0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	0	0	0	0
Total	0	0	0	0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	0	0	0	0
Reportées à l'intérieur des délais négociés à la prochaine période d'établissement de rapport	0	0	0	0
Reportées au-delà des délais négociés à la prochaine période d'établissement de rapport	0	0	0	0

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Communiquer en partie	0	0	0	0	0	0	0	0
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Communiquer en partie	0	0	0	0	0	0	0	0
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours	Moins de 100 pages traitées		De 100 à 500 pages traitées		De 501 à 1 000 pages traitées		De 1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
1 à 15	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
31 à 60	1	11	0	0	0	0	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Plus de 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	1	11	0	0	0	0	0	0	0	0

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours	Moins de 100 pages traitées		De 100 à 500 pages traitées		De 501 à 1 000 pages traitées		De 1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
1 à 15	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Plus de 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Article 31	Article 33	Article 35	Recours judiciaire	Total
2	0	0	0	2

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nombre d’ÉFVP terminées	0
Nombre d’ÉFVP modifiées	0

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Fichiers de renseignements personnels	Actifs	Créés	Supprimés	Modifiés
Spécifiques à l'institution	15	0	0	0
Centraux	48	0	0	0
Total	63	0	0	0

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT	1
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP	1

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Nombre d’atteintes à la vie privée non-substantielles	4

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

Dépenses	Montant
Salaires	$290,268
Heures supplémentaires	$0
Biens et services	$60,687
• Contrats de services professionnels	$60,687
• Autres	$0
Total	$350,955

12.2 Ressources humaines

Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein	2.798
Employés à temps partiel et occasionnels	0.000
Employés régionaux	0.000
Experts-conseils et personnel d’agence	0.305
Étudiants	0.421
Total	3.524

Annexe C: Rapport Statistique Supplémentaire

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Exercice financier au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues	Demandes ouvertes dans les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2024	Demandes ouvertes dépassant les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2024	Total
Reçues en 2023-2024	217	44	261
Reçues en 2022-2023	10	28	38
Reçues en 2021-2022	58	21	79
Reçues en 2020-2021	11	20	31
Reçues en 2019-2020	13	8	21
Reçues en 2018-2019	1	5	6
Reçues en 2017-2018	0	4	4
Reçues en 2016-2017	0	2	2
Reçues en 2015-2016	0	0	0
Reçues en 2014-2015 ou plus tôt	0	0	0
Total	310	132	442

1.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Exercice financier au cours duquel les plaintes ouvertes ont été reçues par institution	Nombre de plaintes ouvertes
Reçues en 2023-2024	12
Reçues en 2022-2023	3
Reçues en 2021-2022	0
Reçues en 2020-2021	0
Reçues en 2019-2020	0
Reçues en 2018-2019	0
Reçues en 2017-2018	0
Reçues en 2016-2017	0
Reçues en 2015-2016	0
Reçues en 2014-2015 ou plus tôt	0
Total	15

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Exercice financier au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues	Demandes ouvertes dans les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2024	Demandes ouvertes dépassant les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 20234	Total
Reçues en 2023-2024	8	1	9
Reçues en 2022-2023	0	0	0
Reçues en 2021-2022	0	0	0
Reçues en 2020-2021	0	0	0
Reçues en 2019-2020	0	0	0
Reçues en 2018-2019	0	0	0
Reçues en 2017-2018	0	0	0
Reçues en 2016-2017	0	0	0
Reçues en 2015-2016	0	0	0
Reçues en 2014-2015 ou plus tôt	0	0	0
Total	8	1	9

2.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Exercice financier au cours duquel les plaintes ouvertes ont été reçues par institution	Nombre de plaintes ouvertes
Reçues en 2023-2024	0
Reçues en 2022-2023	0
Reçues en 2021-2022	0
Reçues en 2020-2021	0
Reçues en 2019-2020	0
Reçues en 2018-2019	0
Reçues en 2017-2018	0
Reçues en 2016-2017	0
Reçues en 2015-2016	0
Reçues en 2014-2015 ou plus tôt	0
Total	0

Section 3: Numéro d'assurance social

Votre institution a-t-elle commencé une nouvelle collecte ou une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2023-2024?	Non

Section 4: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers en dehors du Canada en 2023-2024?	0