2020-2021: Rapport annuel au Parlement - Loi sur l’accès à l’information

Table des matières

A1. Introduction
A2. Structure de l’organisation
A3. Ordonnance de délégation de pouvoirs
A4. Rendement 2020-2021
A5. Rapport sur les frais d’accès à l’information en vertu de la Loi sur les frais de service
A6. Formation et sensibilisation
A7. Politiques, directives, procédures et initiatives
A8. Résumé des enjeux clés et des mesures prises quant aux plaintes
A9. Surveillance de la conformité
Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
Annexe B : Rapport statistique
Annexe C : Rapport statistique supplémentaire

Section A : Rapport annuel sur la Loi sur l’accès à l’information, 2020-2021

A1. Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (LAI) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. La loi confère aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne ou société présente au Canada le droit d’accéder aux renseignements contenus dans les dossiers du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées.

Ce rapport est préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Il couvre la période du 1er avril 2020 au 31 mars 2021.

Mandat de Ressources naturelles Canada

RNCan œuvre à améliorer la qualité de vie des Canadiens en veillant à ce que nos ressources naturelles soient exploitées de manière durable, en offrant une source d’emploi, de prospérité et de possibilités, tout en préservant notre environnement et en respectant nos communautés et peuples autochtones.

Le ministre des Ressources naturelles du Canada a des responsabilités en vertu de plus de 30 lois du Parlement. Les principaux pouvoirs, responsabilités et fonctions du ministre sont présentés dans la Loi sur le ministère des Ressources naturelles, la Loi sur les levés et l’inventaire des ressources naturelles, la Loi sur les forêts, la Loi sur l’efficacité énergétique et la Loi sur les mesures de transparence dans le secteur extractif. Le ministère travaille également dans des domaines de responsabilités partagées avec les provinces, notamment l’environnement, la sécurité publique, le développement économique, les sciences et la technologie, et les consultations auprès des peuples autochtones. Pour remplir ses responsabilités, le ministère a recours à divers instruments (p. ex. politique, règlements, transferts prévus par la loi, subventions et contributions) et des activités principales (p. ex. sciences et technologie, partenariats et communications).

RNCan compte des bureaux et laboratoires dans l’ensemble du pays. Environ un tiers de nos employés se situent dans la Région de la capitale nationale, et le reste travaille dans des bureaux régionaux : Canada atlantique, Québec, Ontario, les régions de l’Ouest et du Pacifique et le Nord du Canada.

A2. Structure de l’organisation

Le secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de RNCan centralise l’administration de la LAI pour RNCan, ainsi que pour l’APN conformément à une lettre d’accord de service.

La directrice de l’AIPRP a les pleins pouvoirs délégués par le ministre pour l’administration de la loi. La directrice est responsable de veiller au respect de la LAI et
ses instruments politiques connexes. De plus, la directrice est responsable du développement, de la coordination et de la mise en place de pratiques et procédures efficaces au sein de RNCan afin de permettre un traitement efficient des demandes en vertu de la LAI.

En 2020-2021, le secrétariat de l’AIPRP avait un complément de 10 employés à temps plein consacrés à l’administration de la LAI : une directrice, trois chefs d’équipe, trois analystes de l’AIPRP, un analyste des systèmes et deux assistants administratifs. Afin de contribuer à accroître le volume et la complexité des demandes, le secrétariat de l’AIPRP a également engagé l’aide d’un consultant.

Voici les fonctions principales du secrétariat de l’AIPRP :

• Traitement des demandes en vertu de la LAI;
• Réponse aux consultations d’autres ministères du gouvernement concernant l’application de la Loi sur les documents provenant de RNCan;
• Représentation du ministère dans les échanges avec le secrétariat du Conseil du Trésor, le Commissariat à l’information du Canada, et d’autres ministères du gouvernement et organismes;
• Élaboration de procédures et pratiques pour veiller à l’administration appropriée de la loi;
• Prestation de conseils, et promotion de la sensibilisation, pour garantir que les obligations législatives sont respectées;
• Contrôle de la conformité du ministère avec la loi, ses règlements, et les procédures et politiques pertinentes;
• Coordination, examen, approbation et publication de nouvelles entrées et modifications à Info Source, pour aider les membres du public à exercer leur droit d’accès en vertu de la loi;
• Préparation du rapport annuel au Parlement et autres rapports prévus par la loi, ainsi que d’autres matériels requis par les agences centrales.

Les experts en la matière de l’ensemble du ministère formulent des recommandations liées à la divulgation de documents faisant l’objet de demandes. Les agents de liaison du secteur jouent un rôle clé dans le traitement des demandes et consultations. Leurs obligations comprennent la coordination de la récupération de documents en temps opportun.

A3. Ordonnance de délégation de pouvoirs

L’article 95 de la LAI prévoit que le responsable d’une institution gouvernementale peut, par ordonnance de délégation de pouvoirs, désigner un ou plusieurs agents ou employés de cette institution pour exercer tout pouvoir, devoir ou fonction du responsable en ce qui a trait à l’administration de la loi.

Conformément aux pratiques exemplaires, la directrice de l’AIPRP maintient la pleine délégation de pouvoirs et est la principale administratrice de la loi pour RNCan. La pleine délégation de pouvoir est également détenue par le sous-directeur de l’AIPRP, le directeur général responsable de l’AIPRP, le sous-ministre adjoint et le sous-ministre.

Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs de RNCan peut être consultée à l’annexe A.

A4. Rendement 2020-2021

Tendances pluriannuelles 2018-2019 à 2020-2021

Text Version

Aperçu des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

En 2018-2019, 317 demandes ont été reçues, 297 demandes ont été traitées et 268 demandes ont été traitées dans les délais prescrits.

En 2019-2020, 422 demandes ont été reçues, 365 demandes ont été traitées et 302 demandes ont été traitées dans les délais prescrits.

En 2020-2021, 520 demandes ont été reçues, 335 demandes ont été traitées et 284 demandes ont été traitées dans les délais prescrits.

Demandes reçues : En 2020-2021, RNCan a reçu 520 nouvelles demandes d’accès à l’information, une augmentation de 19 % par rapport à la période de référence précédente. Cette augmentation est due à un certain nombre de demandes de documents ministériels qui ont été soumis par un demandeur.

Nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la loi : Du 1er avril 2020 au 31 mars 2021, 520 demandes ont été traitées. Sur ces 520 demandes, 284 ont été traitées dans les délais prévus par la loi, ce qui représente un taux de conformité de 84,8 %. Au cours de la période de référence 2019-2020, 365 demandes ont été traitées. Sur ces 365 demandes, 302 ont été traitées dans les délais prévus par la loi, ce qui représente un taux de conformité de 82,7 %. En 2018-2019, 297 demandes ont été traitées. Sur ces 297 demandes, 268 ont été traitées dans les délais prévus par la loi, ce qui représente un taux de conformité de 90,2 %. La baisse du taux de conformité en 2020-2021 peut être attribuée à l’augmentation de 19 % de la charge de travail liée aux demandes reçues par le secrétariat de l’AIPRP, associée à la pression pour clore les dossiers en retard.

Les tableaux suivants illustrent le nombre de demandes traitées, réparties par temps de traitement et le pourcentage de demandes traitées dans les délais prévus par la loi.

Text Version

Temps de traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

54 demandes avec une disposition de communication totale et 98 demandes avec une disposition de communication partielle ont été fermée dans un délai de traitement de 30 jours.

13 demandes avec une disposition de communication totale et 98 demandes avec une disposition de communication partielle ont été fermée dans un délai de traitement de 31 à 120 jours.

4 demandes avec une disposition de communication totale et 41 demandes avec une disposition de communication partielle ont été fermée dans un délai de traitement de 121 jours ou plus.

Text Version

Pourcentage de demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information traitées dans les délais prévus par la loi

En 2018-2019, 90.2 pourcent des demandes en vertu de la loi sur l’accès à l’information ont été traitée dans les délais prévus par la loi.

En 2019-2020, 82.7 pourcent des demandes en vertu de la loi sur l’accès à l’information ont été traitée dans les délais prévus par la loi.

En 2020-2021, 84.4 pourcent des demandes en vertu de la loi sur l’accès à l’information ont été traitée dans les délais prévus par la loi.

Application des exemptions et exclusions :

• Exemptions : La tendance pluriannuelle de 2018-2019 à 2020-2021 montre que la nature des exemptions et le nombre de fois où des exemptions ont été appliquées demeurent plutôt consistants d’une période de référence à la suivante. Les exemptions appliquées concernaient principalement les renseignements personnels, les renseignements de tiers et les opérations du gouvernement. Pendant cette période de référence, ces exemptions ont été appliquées 66 fois, 134 fois et 259 fois, respectivement. Pendant la période de référence 2019-2020, ces exemptions ont été appliquées 100 fois, 136 fois et 225 fois, respectivement. Pendant la période de référence 2018-2019, les exemptions appliquées concernaient principalement les renseignements personnels, les renseignements de tiers et les opérations du gouvernement. Ces exemptions ont été appliquées 78 fois, 116 fois et 194 fois, respectivement.
• Exclusions : En ce qui concerne l’application d’exclusions, l’article 69 a été appliqué 126 fois pendant la période de référence 2020-2021. Cela représente une faible baisse par rapport à la période de référence 2019-2020 où des exclusions ont été appliquées 166 fois.
• Application d’extensions : Pendant la période de référence actuelle, RNCan a appliqué des extensions pour 33 % des demandes traitées. Cela représente une baisse par rapport aux périodes de référence 2019-2020 et 2018-2019 où des extensions ont été appliquées dans 47 % et 65 % des cas, respectivement. Pour les trois périodes de référence, des extensions ont principalement servi à mener les consultations nécessaires avec d’autres ministères du gouvernement. Des extensions ont aussi été appliquées aux demandes volumineuses où le respect des échéances originales prévues interférerait avec les opérations de l’institution, ainsi que pour consulter des organismes externes au gouvernement fédéral (désignés comme tiers).
• Consultations traitées par d’autres institutions : Au cours de la période de référence actuelle, 96 demandes ont été traitées. Cela représente une baisse considérable par rapport aux périodes de référence 2019-2020 et 2018-2019, pendant lesquelles 219 et 210 consultations ont eu lieu, respectivement. La baisse des consultations réalisées était principalement due au fait que les consultations classifiées ne pouvaient pas être traitées à distance, car RNCan mène la plupart de ses opérations à l’aide d’une plateforme non sécurisée. Pour de plus amples renseignements, une copie du rapport statistique 2020-2021 peut être consultée à l’annexe B.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information 2020-2021 :

Pendant la période de référence 2020-2021, RNCan était en mesure de traiter des demandes.

Pour de plus amples renseignements, une copie du rapport statistique supplémentaire 2020-2021 peut être consultée à l’annexe C.

Demandes pour lesquelles la disposition des documents était une « communication totale » et pour lesquelles la disposition des documents était une « communication partielle » :

Du 1er avril 2020 au 31 mars 2021, 71 demandes ont été traitées pour lesquelles la disposition des documents était une communication totale, tandis que 219 demandes ont été traitées pour lesquelles la disposition des documents était une communication partielle. Cela représente 21 % et 65 %, respectivement, des demandes traitées pendant la période de référence en cours.

Répercussion des mesures liées à la COVID-19 sur la capacité de RNCan à assumer ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et mesures d’atténuation mises en place :

En 2020-2021, RNCan a mis en place des mesures exceptionnelles en milieu de travail pour lutter contre la transmission du nouveau Coronavirus (COVID-19) et protéger les employés fédéraux et le public. Par conséquent, on a demandé à tous les employés, à l’exception de ceux fournissant des services et du soutien essentiel, d’adopter le télétravail.

Ces mesures ont affecté les opérations du secrétariat de l’AIPRP ainsi que la capacité des parties qui ont participé à la récupération de dossiers et/ou la prestation de représentations. De plus, les demandes en vertu de l’AIPRP résidant sur le réseau sécurisé ne pouvaient pas être ouvertes à distance et la capacité à traiter des demandes classifiées a été par conséquent affectée.

Afin de réduire les répercussions de la COVID-19 sur la capacité de RNCan à remplir ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, les mesures suivantes ont été mises en place :

• Tous les demandeurs qui ont des demandes actives auprès de RNCan ont été informés par courriel de la situation et de la capacité limitée à traiter leur demande, y compris les retards possibles;
• La boîte de réception générale de l’AIPRP a été mise sur pied pour aviser le public des retards possibles dans le traitement de nouvelles demandes;
• Tous les ministères qui avaient des consultations actives avec RNCan ont été avisés par courriel de la situation, et notamment des retards possibles;
• Tous les agents de liaison de l’AIPRP ont été avisés de la situation et ont été soutenus par le secrétariat pour traiter les dossiers en instance et les nouveaux dossiers;
• Toutes les demandes d’accès à l’information entrantes et sortantes, les consultations liées à l’accès et la correspondance par courriel ont été contrôlées afin de garantir que des mesures appropriées avaient été prises.
• Afin de continuer à respecter les obligations législatives en vertu de la loi, le secrétariat de l’AIPRP a acquis le système de gestion des cas sur le réseau non sécurisé pour permettre le traitement des demandes non classifiées;
• Tous les dossiers non classifiés qui ont été touchés par des raisons liées à la COVID-19 sont surveillés afin de les aborder convenablement une fois que les circonstances de retour au travail évoluent;
• Tous les formulaires liés au traitement de demandes ont été numérisés afin de faciliter le processus d’examen et d’approbation de l’AIPRP;
• Les réponses aux demandes et consultations ont été envoyées par courriel pour permettre un accès rapide aux dossiers.

A5. Rapport sur les frais d’accès à l’information en vertu de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable soumette un rapport annuel au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la LAI, les renseignements ci-dessous sont rapportés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Pouvoir habilitant : LAI
• Montant des frais : 5 $
• Revenu total : 1 135 $
• Frais levés : Pendant la période de référence, RNCan n’a pas facturé de frais autres que les 5 $ de frais de demande. Un total de 1 465 $ ont été levés pendant la période de référence pour faciliter le traitement des demandes.
• Coût de fonctionnement du programme : 1 085 015 $

A6. Formation et sensibilisation

Dans le cadre de nos efforts continus pour promouvoir la sensibilisation générale à l’AIPRP à RNCan, en 2020-2021, le secrétariat de l’AIPRP a organisé trois webinaires d’une heure avec divers domaines de programme. Au total, 36 employés ont participé.

A7. Politiques, directives, procédures et initiatives

RNCan continue d’améliorer ses pratiques et son rendement vis-à-vis de l’AIPRP afin de maintenir les normes de service les plus strictes.

Format de l’information divulguée : Pour soutenir la Directive provisoire concernant l’administration de la LAI, le secrétariat de l’AIPRP a continué à fournir des dossiers au format requis par le demandeur, y compris des formats lisibles par machine et réutilisables.

Service de demande d’AIPRP en ligne : RNCan participe activement au projet pilote de service de demande d’AIPRP en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor
Cette initiative simplifie le processus de demande de documents du gouvernement en offrant une solution pratique, ce qui permet aux Canadiens de soumettre leurs demandes et frais de demande d’AIPRP en ligne. En 2020-2021, RNCan a reçu 98 % de ses demandes d’accès à l’information (510) par l’intermédiaire du service de demande d’AIPRP en ligne. Notamment, RNCan a connu une tendance pluriannuelle consistante du pourcentage de demandes reçues par l’intermédiaire du service de demande d’AIPRP en ligne. En 2019-2020, RNCan a reçu 93,8 % de ses demandes d’accès à l’information (396) par l’intermédiaire du service de demande d’AIPRP en ligne.        

Programme de perfectionnement professionnel (PPP) : Pour remédier à la pénurie de compétences et d’expertise à l’échelle du gouvernement dans la communauté d’AIPRP et renforcer le recrutement et le maintien en poste de professionnels de l’AIPRP, en mai 2019, le secrétariat de l’AIPRP a élaboré et mis au point un PPP. En 2019 et tout au long de la période de référence, le secrétariat de l’AIPRP a continué à recruter et promouvoir des candidats au programme. Ce programme vise à renforcer la capacité pour répondre à la demande actuelle et future en recrutant de nouveaux agents de l’AIPRP débutants et en les soutenant avec une formation supplémentaire sur un parcours accéléré vers un poste d’analyste principal de l’AIPRP.

Obligation de prêter assistance : Afin d’assurer la transparence du processus d’AIPRP et en lien avec les exigences d’obligation de prêter assistance, le secrétariat de l’AIPRP a proactivement communiqué avec les demandeurs pour leur fournir des réponses complètes et en temps opportun.

A8. Résumé des enjeux clés et des mesures prises quant aux plaintes

En 2020-2021, RNCan a reçu deux plaintes relatives à la Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Les deux plaintes étaient liées à l’application d’exemptions. Suivant l’avis de plaintes, le Commissariat à l’information a mis fin à son enquête. De plus, pendant la période de référence, RNCan a achevé le traitement de neuf plaintes liées au défaut de fournir certains documents pertinents, retards de traitement, extensions appliquées et application d’exemptions. Les plaintes ont été jugées bien fondées et résolues.

A9. Surveillance de la conformité

Le secrétariat de l’AIPRP a régulièrement contrôlé les temps de traitement des demandes d’accès à l’information à l’aide de rapports statistiques, qui ont été fournis à des hauts fonctionnaires, y compris le cabinet du ministre, et qui soulignent le taux de conformité globale de l’année en cours pour le ministère, le nombre de demandes reçues et le nombre de demandes traitées. Les statistiques sur le rendement du ministère, les rapports sur les tendances et les changements des processus d’AIPRP ont été communiqués dans le cadre de réunions hebdomadaires avec des agents ministériels ou hauts fonctionnaires.

En raison des mesures exceptionnelles en milieu de travail qui ont été mises en place pour lutter contre la propagation de la COVID-19, des outils de suivi supplémentaires ont été mis au point pour garantir que les décisions liées au traitement des demandes d’AIPRP étaient bien documentées et appliquées.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du Règlement sur l’accès à l’information

Le ministre des Ressources naturelles, en vertu de l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information, délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, l’exercice des pouvoirs et attributions qui lui ont été conférés, en qualité de responsable de Ressources naturelles Canada, en vertu des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information ou de son règlement figurant ci-après. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Copie originale signée par: L’honorable Jonathan Wilkinson, C.P., député Ministre des Ressources naturelles
Date: Le 17 novembre 2021

Annexe B : Rapport statistique

Section 1: Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1  Nombre de demandes

1.2  Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2: Motifs pour ne pas donner suite a une demande

Section 3: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

*A.I. : Affaires internationales   Déf. : Défense du Canada    A.S. : Activités subversives

3.3 Exclusions

3.4  Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées 3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes 3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1  Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi 3.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8  Demandes de traduction

Section 4: Prorogations

4.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

4.2 Durée des prorogations

Section 5: Frais

Section 6: Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8: Plaintes et enquêtes

Section 9: Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires  sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

9.2 Recours judiciaires  sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Section 10: Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1  Coûts

10.2  Ressources humaines

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques dans différents niveaux de classification.