2020-2021: Rapport annuel au Parlement – Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

B1. Introduction
B2. Structure de l’organisation
B3. Ordonnance de délégation de pouvoirs
B4. Rendement 2020-2021
B5. Formation et sensibilisation
B6. Politiques, directives, procédures et initiatives
B7. Résumé des enjeux clés et des mesures prises quant aux plaintes
B8. Surveillance de la conformité
B9. Atteintes substantielles à la vie privée.
B10. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
B11. Divulgations dans l’intérêt public
Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
Annexe B : Rapport statistique
Annexe C : Rapport statistique supplémentaire

Section B : Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, 2020-2021

B1. Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (LAI) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. La loi offre aux personnes le droit de consulter et de corriger les renseignements personnels les concernant qui sont en possession d’une institution gouvernementale. La loi fournit également le cadre légal pour la collecte, la rétention, l’utilisation, la divulgation, l’élimination et l’exactitude des renseignements personnels dans l’administration des programmes et activités par les institutions gouvernementales assujetties à sa législation.

L’article 72 de la Loi exige que la direction de chaque institution gouvernementale prépare un rapport annuel à soumettre au Parlement sur l’administration de la loi au sein de l’institution pendant chaque exercice financier.

Ce rapport annuel est préparé conformément à l’article 72 de la Loi et décrit la façon dont Ressources naturelles Canada (RNCan) a administré ses responsabilités en vertu de la loi pendant l’exercice financier 2020-2021.

Mandat de Ressources naturelles Canada

RNCan œuvre à améliorer la qualité de vie des Canadiens en veillant à ce que nos ressources naturelles soient exploitées de manière durable, en offrant une source d’emploi, de prospérité et de possibilités, tout en préservant notre environnement et en respectant nos communautés et peuples autochtones.

Le ministre des Ressources naturelles du Canada a des responsabilités en vertu de plus de 30 lois du Parlement. Les principaux pouvoirs, responsabilités et fonctions du ministre sont présentés dans la Loi sur le ministère des Ressources naturelles, la Loi sur les levés et l’inventaire des ressources naturelles, la Loi sur les forêts, la Loi sur l’efficacité énergétique et la Loi sur les mesures de transparence dans le secteur extractif. Le ministère travaille également dans des domaines de responsabilités partagées avec les provinces, notamment l’environnement, la sécurité publique, le développement économique, les sciences et la technologie, et les consultations auprès des peuples autochtones. Pour remplir ses responsabilités, le ministère a recours à divers instruments (p. ex. politique, règlements, transferts prévus par la loi, subventions et contributions) et des activités principales (p. ex. sciences et technologie, partenariats et communications).

RNCan compte des bureaux et laboratoires dans l’ensemble du pays. Environ un tiers de nos employés se situent dans la Région de la capitale nationale, et le reste travaille dans des bureaux régionaux : Canada atlantique, Québec, Ontario, les régions de l’Ouest et du Pacifique et le Nord du Canada.

B2. Structure de l’organisation

Le secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de RNCan fournit des services centralisés de protection des renseignements personnels à RNCan ainsi qu’à l’APN conformément à une lettre d’accord de service.

La directrice de l’AIPRP a les pleins pouvoirs délégués par le ministre pour l’administration de la loi. La directrice est responsable de veiller à la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et ses instruments politiques connexes. De plus, la directrice est responsable du développement, de la coordination et de la mise en place de pratiques et procédures efficaces au sein de RNCan afin de permettre un traitement efficient des demandes en vertu de la loi.

En 2020-2021, le secrétariat de l’AIPRP comptait un poste de chef d’équipe consacré à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Voici les fonctions principales du secrétariat de l’AIPRP :

• Traitement des demandes en vertu de la loi;
• Réponse aux consultations d’autres ministères du gouvernement concernant l’application de la Loi sur les documents provenant de RNCan;
• Représentation du ministère dans les échanges avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Commissariat à la protection de la vie privée et d’autres ministères du gouvernement et organismes concernant l’application de la loi;
• Élaboration de procédures et pratiques pour veiller à l’administration appropriée de la loi, y compris la gestion des renseignements personnels;
• Prestation de conseils liés aux activités de protection des renseignements personnels, et sensibilisation, pour garantir que les obligations législatives sont respectées;
• Prestations d’orientation sur la collecte, la protection, l’utilisation, la conservation et la divulgation de renseignements en vertu de la loi, y compris des programmes nouveaux ou modifiés;
• Contrôle de la conformité du ministère avec la loi, ses règlements, et les procédures et politiques pertinentes;
• Coordination, examen, approbation et publication de nouveaux rapports et modifications à Info Source, une publication annuelle du gouvernement du Canada qui aide les membres du public à exercer leur droit d’accès en vertu de la loi;
• Examiner les fichiers de renseignements personnels;
• Préparation du rapport annuel au Parlement et autres rapports prévus par la loi, ainsi que d’autres matériels requis par les agences centrales.

Les représentants ministériels sont chargés de recueillir les dossiers pertinents liés aux demandes et de les fournir au secrétariat de l’AIPRP dans les délais demandés. Les représentants du programme travaillent également avec le secrétariat de l’AIPRP dans le cadre de nouveaux programmes et nouvelles activités où des renseignements personnels sont recueillis.

B3. Ordonnance de délégation de pouvoirs

L’article 73 de la Loi prévoit que le responsable d’une institution gouvernementale peut, par ordonnance de délégation de pouvoirs, désigner un ou plusieurs agents ou employés de cette institution pour exercer tout pouvoir, devoir ou fonction du responsable en ce qui a trait à l’administration de la loi.

Conformément aux pratiques exemplaires, la directrice de l’AIPRP maintient la pleine délégation de pouvoirs et est le principal administrateur de la loi pour RNCan. La pleine délégation de pouvoir est également détenue par le sous-directeur de l’AIPRP, le directeur général responsable de l’AIPRP, le sous-ministre adjoint et le sous-ministre.

Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs signée de RNCan peut être consultée à l’annexe A.

B4. Rendement 2020-2021

Tendances pluriannuelles 2018-2019 à 2020-2021

Text Version

Aperçu des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2018-2019, 28 demandes ont été reçues, 22 demandes ont été traitées et 21 demandes ont été traitées dans les délais prescrits.

En 2019-2020, 43 demandes ont été reçues, 46 demandes ont été traitées et 34 demandes ont été traitées dans les délais prescrits.

En 2020-2021, 15 demandes ont été reçues, 20 demandes ont été traitées et 16 demandes ont été traitées dans les délais prescrits.

Demandes reçues : En 2020-2021, RNCan a reçu 15 nouvelles demandes de protection des renseignements personnels, une baisse de 65 % par rapport à la période de référence précédente. En 2019-2020, le ministère a reçu un nombre supérieur de demandes qui étaient liées à des enquêtes administratives ministérielles. Ce n’était pas le cas lors de la présente période de référence, par conséquent, le nombre de demandes reçues était inférieur.

En comparaison avec la période de référence précédente, RNCan a déclaré une augmentation de 6,1 % du taux de conformité. Le ministère a connu une augmentation de la conformité, car il y avait beaucoup moins de demandes et de pages à traiter pendant la période de référence actuelle.

Les tableaux suivants illustrent le nombre de demandes traitées, réparties par temps de traitement et le pourcentage de demandes traitées dans les délais prévus par la loi :

Text Version

Temps de traitement des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

3 demandes avec une disposition de communication totale et 7 demandes avec une disposition de communication partielle ont été fermée dans un délai de traitement de 30 jours.

Une demande avec une disposition de communication totale et 3 demandes avec une disposition de communication partielle ont été fermée dans un délai de traitement de 31 à 120 jours.

0 demandes avec une disposition de communication totale et 2 demandes avec une disposition de communication partielle ont été fermée dans un délai de traitement de 121 jours ou plus.

Text Version

Pourcentage de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
traitées dans les délais prévus par la loi

En 2018-2019, 95.0 pourcent des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été traitée dans les délais prévus par la loi.

En 2019-2020, 73.9 pourcent des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été traitée dans les délais prévus par la loi.

En 2020-2021, 80.0 pourcent des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été traitée dans les délais prévus par la loi.

Application des exemptions et exclusions :

• Exemptions : La tendance pluriannuelle de 2018-2019 à 2020-2021 montre que l’exemption à la protection des renseignements personnels (article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels) a été constamment appliquée. Au cours de la période de référence actuelle, l’article 26 a été appliqué 9 fois, ce qui correspond à la période de référence 2018-2019 pendant laquelle l’article 26 a aussi été appliqué 9 fois. Pendant la période de référence 2019-2020, l’article 26 a été appliqué 23 fois.
• Exclusions : Aucune exclusion n’a été appliquée pendant la période de référence actuelle.
• Application d’extensions : Pendant la période de référence actuelle, RNCan a appliqué des extensions pour 30 % des demandes traitées. Les extensions ont été appliquées conformément à l’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (c.-à-d. volume des dossiers). Le pourcentage d’extensions appliquées au cours de cette période de référence correspond à la période précédente pendant laquelle les extensions ont été invoquées pour 28,2 % des demandes traitées.
• Consultations traitées par d’autres institutions : Au cours de la période de référence actuelle, RNCan n’a reçu aucune consultation sur la protection des renseignements personnels. En 2019-2020, RNCan a mené une consultation sur la protection des renseignements personnels, et en 2018-2019, RNCan n’a reçu aucune consultation sur la protection des renseignements personnels.

Pour de plus amples renseignements, une copie du rapport statistique 2020-2021 peut être consultée à l’annexe B.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2020-2021 :

Pendant la période de référence 2020-2021, RNCan était en mesure de traiter des demandes.

Pour de plus amples renseignements, une copie du rapport statistique supplémentaire 2020-2021 peut être consultée à l’annexe C.

Demandes pour lesquelles la disposition des documents était une « communication totale » et pour lesquelles la disposition des documents était une « communication partielle » :

Du 1er avril 2020 au 31 mars 2021, 4 demandes ont été traitées pour lesquelles la disposition des documents était une communication totale, et 12 demandes ont été traitées pour lesquelles la disposition des documents était une communication partielle. Cela représente 20 % et 60 %, respectivement, des demandes de protection des renseignements personnels traitées pendant la période de référence en cours.

Répercussion des mesures liées à la COVID-19 sur la capacité de RNCan à assumer ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et mesures d’atténuation mises en place :

En 2020-2021, RNCan a mis en place des mesures exceptionnelles en milieu de travail pour lutter contre la transmission du nouveau Coronavirus (COVID-19) et protéger les employés fédéraux et le public. Par conséquent, on a demandé à tous les employés, à l’exception de ceux fournissant des services et du soutien essentiel, d’adopter le télétravail.

Ces mesures ont affecté les opérations du secrétariat de l’AIPRP ainsi que la capacité des parties qui ont participé à la récupération de dossiers et/ou la prestation de représentations. De plus, les demandes en vertu de l’AIPRP résidant sur le réseau sécurisé ne pouvaient pas être ouvertes à distance et la capacité à traiter des demandes classifiées a été par conséquent affectée.

Afin de réduire les répercussions de la COVID-19 sur la capacité de RNCan à remplir ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les mesures suivantes ont été mises en place :

• Tous les demandeurs qui ont des demandes actives auprès de RNCan ont été informés par courriel de la situation et de la capacité limitée à traiter leur demande, y compris les retards possibles;
• La boîte de réception générale de l’AIPRP a été mise sur pied pour aviser le public des retards possibles dans le traitement de nouvelles demandes;
• Tous les ministères qui avaient des consultations actives avec RNCan ont été avisés par courriel de la situation, et notamment des retards possibles;
• Tous les agents de liaison de l’AIPRP ont été avisés de la situation et ont été soutenus par le secrétariat pour traiter les dossiers en instance et les nouveaux dossiers;
• Toutes les demandes de protection des renseignements personnels entrantes et sortantes, les consultations liées à l’accès et la correspondance par courriel ont été contrôlées afin de garantir que des mesures appropriées avaient été prises.
• Afin de continuer à respecter les obligations législatives en vertu de la loi, le secrétariat de l’AIPRP, le secrétariat de l’AIPRP a acquis le système de gestion des cas sur le réseau non sécurisé pour permettre le traitement des demandes non classifiées;
• Tous les dossiers non classifiés qui ont été touchés par des raisons liées à la COVID-19 sont surveillés afin de les aborder convenablement une fois que les circonstances de retour au travail évoluent;
• Tous les formulaires liés au traitement de demandes ont été numérisés afin de faciliter le processus d’examen et d’approbation de l’AIPRP;
• Les réponses aux demandes et consultations ont été envoyées par courriel pour permettre un accès rapide aux dossiers.

B5. Formation et sensibilisation

Dans le cadre de nos efforts continus de promotion de la sensibilisation à l’AIPRP à RNCan, le secrétariat de l’AIPRP a tenu trois webinaires d’une heure avec divers domaines de programmes. Au total, 36 employés ont participé.

B6. Politiques, directives, procédures et initiatives

RNCan continue d’améliorer ses pratiques et son rendement en matière de protection des renseignements personnels conformément au cadre de gestion de la protection des renseignements personnels, et à soutenir les normes de service les plus strictes.

Format de l’information divulguée : Afin de veiller au respect du droit d’accès des Canadiens à leurs renseignements personnels, le secrétariat de l’AIPRP a continué à fournir des dossiers au format requis par le demandeur, y compris des formats lisibles par machine et réutilisables.

Boîte de réception consacrée à la protection des renseignements personnels : Afin de s’assurer que toutes les questions de protection des renseignements personnels sont abordées en temps opportun, le secrétariat de l’AIPRP a continué à promouvoir l’utilisation de la boîte de réception de protection des renseignements personnels. Les types de demandes généralement reçues dans la boîte de réception de protection des renseignements personnels comprennent : des questions générales sur la protection des renseignements personnels, des signalements d’atteintes à la vie privée et d’incidents, et des demandes de formation à la protection des renseignements personnels.

Engagement et promotion de la gestion des renseignements personnels au sein de RNCan : En plus des séances de formation à la protection des renseignements personnels offertes aux employés du ministère, le secrétariat de l’AIPRP a continué à participer à divers comités et groupes de travail ministériels. Dans le cadre de cet engagement, le secrétariat de l’AIPRP a traité 30 dossiers de conseils sur la protection des renseignements personnels liés aux nouveaux programmes et services de RNCan.

Gouvernement ouvert : Le secrétariat de l’AIPRP a collaboré avec les secteurs et les a aidés à remplir leurs obligations en ce qui concerne l’initiative de gouvernent ouvert. Le secrétariat a continué de travailler avec des domaines de programme pour veiller à ce que la « protection de la vie privée dès la conception » soit prise en considération dans les activités de gouvernement ouvert afin que le ministère soit proactif et non réactif en ce qui concerne la protection de la vie privée, de la sécurité et la confidentialité de l’information.

Groupes de travail communautaires sur l’AIPRP : Le secrétariat de l’AIPRP a participé aux groupes de travail communautaires sur l’AIPRP en ce qui concerne la réforme de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les discussions liées à la protection des renseignements personnels.

Obligation de prêter assistance : Afin d’assurer la transparence du processus d’AIPRP et en lien avec les exigences d’obligation de prêter assistance, le secrétariat de l’AIPRP a pro activement communiqué avec les demandeurs pour leur fournir des réponses complètes et en temps opportun.

B7. Résumé des enjeux clés et des mesures prises quant aux plaintes

Aucune enquête n’a été menée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2020-2021.

B8. Surveillance de la conformité

Pour veiller à ce que le processus d’AIPRP demeure le plus efficace possible, le secrétariat de l’AIPRP a contrôlé régulièrement le temps de traitement des demandes à l’aide de rapports générés par le système de gestion des cas d’AIPRP. Des renseignements généraux tels que les statistiques sur le rendement du ministère, les rapports sur les tendances et les changements des processus d’AIPRP ont été communiqués dans le cadre de réunions hebdomadaires avec des agents ministériels ou hauts fonctionnaires.

En raison des mesures exceptionnelles en milieu de travail qui ont été mises en place pour lutter contre la propagation de la COVID-19, des outils de suivi supplémentaires ont été mis au point pour garantir que les décisions liées au traitement des demandes d’AIPRP étaient bien documentées et appliquées.

B9. Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalée en 2020-2021.

B10. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

RNCan a mené une ÉFVP au cours de la période de référence en lien avec l’application pour téléphone intelligent MyGreenCar. Un résumé du ÉFVP est accessible au lien suivant :

B11. Divulgations dans l’intérêt public

RNCan n’a fait aucune divulgation dans l’intérêt public pendant la période de référence.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement sur la protection des renseignements personnels

 Le ministre des Ressources naturelles, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, l’exercice des pouvoirs et attributions qui lui ont été conférés, en qualité de responsable de Ressources naturelles Canada, en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de son règlement figurant ci-après. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Sous-ministre / sous-ministre délégué	Délégation complète
Directeur général, gestion du portefeuille et secrétariat des affaires ministérielles (responsable des fonctions relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP)	Délégation complète
Directeur de l’AIPRP	Délégation complète
Directeur adjoint de l’AIPRP	Délégation complète
Analyste principal de l’AIPRP	articles 10, 15, 17(3)(b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et 11(2) et 11(4) du Règlement sur la protection des renseignements personnels

Copie originale signée par: L’honorable Jonathan Wilkinson, C.P., député Ministre des Ressources naturelles
Date: Le 17 novembre 2021

Annexe B : Rapport statistique

Section 1: Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées 2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes 2.5.3 Autres complexités

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi 2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

2.8  Demandes de traduction

Section 3: Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4: Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5: Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6: Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1  Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8: Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 9: Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11: Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1  Coûts

11.2  Ressources humaines

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques dans différents niveaux de classification.