Facilitateurs de l’écosystème d’innovation – Guide du demandeur pour l’Appel de propositions

Sommaire

• 1. Introduction
  • Objectifs
  • Prestation
• 2. Domaines d’intérêt
  • Installations d’essais de procédés et de technologies
• 3. Processus de demande
  • Phase 1. Déclaration d’intérêt (DI)
  • Phase 2. Proposition de projet complète (PPC)
• 4. Comment présenter une demande
• 5. Contactez-nous
• 6. Utilisation de l’intelligence artificielle dans la préparation des demandes
• 7. Avertissement
• Annexe
  • 1. Définitions
  • 2. Exigences en matière de propriété intellectuelle (PI)
  • 3. Inclusion, diversité, équité et accessibilité (IDÉA) dans les milieux de travail et les politiques
  • 4. Définitions connexes
  • 5. Dépenses admissibles, non admissibles, en nature et non autorisées
  • 6. Dépenses admissibles – note de calcul des coûts
  • 7. Contributions en nature – note de calcul des coûts
  • 8. Exigences en matière de rapports

1. Introduction

Faire progresser l’innovation énergétique nécessite plus que des technologies révolutionnaires—cela exige un écosystème d’innovation solide et robuste. Le passage de nouvelles solutions énergétiques du développement au déploiement repose sur un ensemble de conditions habilitantes fondamentales : une infrastructure partagée qui donne aux innovateurs accès aux espaces et aux outils dont ils ont besoin; un capital intellectuel et technique qui soutient une main-d’œuvre qualifiée et compétente; une validation du marché qui renforce la confiance envers les technologies émergentes; et la production de connaissances et de données probantes qui éclairent des décisions judicieuses en matière de politiques, de réglementation et d’orientation des marchés. Lorsque l’un ou l’autre de ces éléments est absent ou insuffisamment développé, la chaîne d’innovation peut stagner—indépendamment de la qualité des technologies qu’elle contient. Cet appel de propositions (ADP) vise à soutenir ces importants projets facilitateurs clés au sein du système d’innovation énergétique afin de favoriser les solutions d’énergie propre pour le Canada.

Cet ADP est mis en œuvre par le Bureau de recherche et de développement énergétiques dans le cadre du Programme d’innovation énergétique (le programme). Pour obtenir des renseignements généraux sur le processus de demande et des conseils pour les demandeurs, consultez la page Web « Processus et conseils pour les demandeurs du Programme d’innovation énergétique (PIE) ».

Objectifs

Cet ADP soutiendra des projets qui génèrent des retombées à large portée pour l’écosystème dans l’ensemble du paysage de l’innovation énergétique au Canada, dans le but d’atteindre les objectifs suivants :

• Renforcer la capacité du Canada à développer et à commercialiser des solutions énergétiques novatrices en finançant des activités habilitantes dans plusieurs domaines d’intérêt, chacun visant à combler une lacune spécifique de l’écosystème d’innovation énergétique du Canada;
• Accélérer la transition des innovations énergétiques du développement au déploiement en comblant des lacunes critiques en matière d’infrastructures partagées, de capacités intellectuelles et techniques, de confiance du marché et/ou de cadres stratégiques et réglementaires.

Prestation

L’ADP comprendra plusieurs domaines d’intérêt. Chaque domaine d’intérêt acceptera les demandes de manière continue. Les domaines d’intérêt cibleront des catégories précises de projets de facilitation de l’écosystème, en cohérence avec l’évolution des priorités du programme et des besoins du secteur.

Actuellement, les domaines d’intérêt suivants acceptent des demandes :

• Installations d’essais de procédés et de technologies

Nous encourageons les candidats intéressés à examiner les critères d’admissibilité et les exigences de demande du domaine d’intérêt concerné ci-dessus et à présenter une demande lorsqu’ils seront prêts. Toute mise à jour de l’ADP, des domaines d’intérêt et/ou de la réception des demandes sera publiée sur notre page Web.

Pour rester informé à mesure que de nouveaux domaines d’intérêt sont lancés, vous êtes invités à vous inscrire à notre liste de diffusion afin de recevoir nos plus récentes nouvelles et opportunités de financement, à suivre RNCan sur LinkedIn, ou à consulter régulièrement la page Web du Programme d'innovation énergétique pour les mises à jour et les annonces.

2. Domaines d’intérêt

Tout domaine d’intérêt ultérieur sera ajouté à cette section au fur et à mesure de son élaboration.

Installations d’essais de procédés et de technologies

Introduction

L’accès à des infrastructures d’essai et de validation de classe mondiale constitue une exigence fondamentale pour faire progresser les technologies énergétiques depuis les premières étapes de développement jusqu’au déploiement commercial. Les installations d’essai jouent un rôle essentiel tout au long du cycle de vie de l’innovation, en permettant aux développeurs de technologies de vérifier la performance, de satisfaire aux exigences de certification et de normes, et de réduire les risques liés à la mise à l’échelle dans des environnements contrôlés, tout en permettant également aux utilisateurs potentiels d’évaluer la performance des technologies avant leur déploiement — ce qui réduit le temps et les coûts nécessaires pour amener de nouvelles solutions sur le marché. En l’absence de capacités d’essai adéquates nationales, les innovateurs canadiens doivent souvent recourir à des installations étrangères pour des étapes critiques de validation, ce qui peut nuire à la compétitivité des chaînes de valeur canadiennes et limiter les retombées nationales des innovations.

Pour renforcer l’infrastructure d’innovation énergétique du Canada, ce domaine d’intérêt financera la création de nouvelles installations d’essai ainsi que l’expansion et/ou la modernisation d’installations existantes qui offrent des services d’essai et/ou de validation à usage partagé et à large portée aux innovateurs du secteur de l’énergie. Il soutiendra des projets qui démontrent une demande du marché claire et non satisfaite pour des capacités d’essai actuellement non disponibles au Canada, ainsi qu’une voie crédible vers une viabilité opérationnelle à long terme. En soutenant un large éventail de types d’installations — allant des laboratoires de normalisation et de certification, aux installations de prototypage et de démonstration technologique, en passant par les bancs d’essai d’intégration de systèmes et les installations d’essai en milieu universitaire — ce domaine d’intérêt vise à renforcer les capacités d’innovation critiques, à soutenir la capacité de main-d’œuvre au pays et à veiller à ce que les technologies canadiennes puissent réaliser l’ensemble du processus de validation au Canada, tout en positionnant le Canada pour attirer des innovateurs internationaux à la recherche d’un accès à des capacités d’essai uniques.

Objectifs

Ce domaine d’intérêt financera des projets qui répondent aux objectifs suivants :

• Soutenir des installations d’essai ouvert à tous qui répondent à des besoins clairs et non satisfaits de l’industrie, protègent les données et la propriété intellectuelle (PI) des clients et évitent la duplication lorsque des capacités adéquates existent déjà.
• Renforcer les capacités du Canada en matière d’essai, de validation et de main-d’œuvre afin de permettre la démonstration et la validation des technologies, de réduire la dépendance à l’égard des installations étrangères et de consolider les chaînes de valeur canadiennes.

Admissibilité

Bénéficiaires canadiens admissibles

Les bénéficiaires canadiens admissibles seront :

• Des entités juridiques valablement constituées ou enregistrées au Canada, notamment :
  • Les organisations à but lucratif et à but non lucratif
  • Les établissements d’enseignement postsecondaire canadiens
  • Les services publics
• Les gouvernements provinciaux, territoriaux, régionaux et municipaux, ainsi que leurs ministères et organismes, le cas échéant
• Autochtones :
  • Les communautés ou gouvernements
  • Les conseils tribaux ou entités exerçant une fonction similaire (par exemple, conseils généraux, organisations de revendications territoriales)
  • Les conseils autochtones nationaux ou régionaux, ou organisations tribales
  • Les organisations à but lucratif ou à but non lucratif (détenues et contrôlées majoritairement par des Autochtones)

Le demandeur doit être l’entité responsable de la création, de l’expansion et/ou de la modernisation de l’infrastructure de l’installation d’essai pour laquelle un financement est demandé.

Projets admissibles

En plus de répondre aux deux objectifs du domaine d’intérêt, les projets admissibles doivent :

• Impliquer la mise en place et/ou le déploiement d’infrastructures physiques et/ou numériques qui entraînent une ou des nouvelles offres de services et/ou une expansion des offres de services, et qui soutiennent une ou plusieurs des activités suivantes :
  • Essais technologiques, validation et/ou vérification de la performance avant la commercialisation
  • Démonstration, essais pilotes, prototypage et/ou mise à l’échelle des technologies dans des environnements contrôlés et/ou des environnements d’essai intégrés aux opérations
  • Certification, essais de conformité aux normes et/ou validation de l’intégration des systèmes
• Répondre à un besoin clair et démontrable non satisfait dans l’écosystème d’innovation énergétique du Canada.
• Démontrer une voie crédible vers une viabilité opérationnelle à long terme sans soutien gouvernemental continu.
• Démontrer que le modèle de gouvernance ou d’exploitation de l’installation permet aux innovateurs en énergie, au-delà de l’organisation fondatrice et de ses principaux affiliés, d’avoir accès à ses services. Cela peut être satisfait par une offre de services commercialement disponible et ouverte à des clients externes, ou par une structure de gouvernance multipartite permettant l’ajout de nouveaux membres ou utilisateurs au fil du temps. Les installations créées exclusivement pour l’usage interne d’une organisation ne répondent pas à ce critère.
• Avoir un emplacement confirmé au Canada pour le projet – qu’il s’agisse d’une nouvelle installation ou de la modernisation d’une installation existante (à noter : les coûts d’entretien différé ne sont pas admissibles).
• Avoir identifié toutes les sources de financement autres que celles de RNCan.

État d’avancement du projet

Aux fins de l’évaluation de l’admissibilité, ce domaine d’intérêt utilisera le cadre de préparation des projets ci-dessous, qui décrit le niveau de maturité de développement que les demandeurs sont censés avoir atteint en ce qui concerne l’offre de services afin d’être admissibles à présenter une demande. À noter que, dans le cas d’installations existantes qui élargissent leur offre de services, le cadre de préparation s’appliquera à ces offres de services, et non à l’installation dans son ensemble.

Phase	Priorité	Activités clés	Admissibilité
Concept et pré-développement	Définition de la portée du projet	Analyse de marché, études de faisabilité, évaluation de la demande, identification du site	Phase non financée Les activités de pré-développement ne sont pas couvertes par ce domaine d’intérêt et doivent être terminées avant la présentation de la demande
Prêt pour le développement	Spécifications du projet complètes	Exigences relatives au site et à l’installation confirmées, partenariats et engagements de cofinancement obtenus, plan d’approvisionnement défini, exigences réglementaires identifiées	Admissible Seuil minimal de préparation à atteindre avant de présenter une demande
Mise en œuvre — CapEx	Mise en place et déploiement d’infrastructures physiques ou numériques	Jalons de livraison établis, plan d’approvisionnement et de déploiement des équipements finalisé, modèle opérationnel et cadre d’accès des utilisateurs définis, capacité de l’équipe confirmée	Admissible
Début des opérations — OpEx Note de bas de page *	Services aux premiers clients tout en visant l’atteinte de l’autosuffisance financière	Installation opérationnelle et prête à accueillir des clients, voie vers l’autosuffisance démontrée	Admissible Note de bas de page *
Exploitation commerciale complète Note de bas de page *	Centre d’essai pleinement opérationnel et financièrement autosuffisant, desservant le marché	–	Phase non financée

Approche en matière de propriété intellectuelle (PI)

Les demandeurs doivent avoir en place une approche de gestion de la PI et des données qui protège la confidentialité des clients et garantit que les renseignements sensibles sont protégés et conservés au Canada.

Toute PI découlant du projet financé lui-même, telle que les méthodologies d’essai, les protocoles de mesure ou les innovations liées à la conception des installations, doit être détenue par le bénéficiaire du financement ou lui être concédée sous licence. Les demandeurs devront décrire leurs approches en détail dans le cadre du processus de demande.

Emplacement du projet

La nouvelle installation ou l’installation existante faisant l’objet d’une modernisation doit être située au Canada. Bien que certaines activités du projet puissent avoir lieu à l’extérieur du Canada lorsque nécessaire, le projet doit générer des retombées tangibles importantes pour le Canada, et la préférence sera accordée aux projets dont la majorité des retombées, des investissements et des activités sont réalisés au Canada par les demandeurs, les partenaires, les collaborateurs ou les fournisseurs.

Critères de sélection privilégiés

RNCan se réserve le droit de prioriser, aux étapes de la déclaration d’intérêt (DI) et de la proposition de projet complète (PPC), les projets qui :

• Soutiennent les priorités ministérielles, telles que l’équilibre régional au Canada, la valeur stratégique et les considérations socio-économiques, ainsi que la promotion de l’IDÉA dans le secteur des ressources naturelles.
• Desservent une base d’utilisateurs large et identifiable.
• Mettent en œuvre des politiques d’accès ouvertes et transparentes, y compris une tarification publiée et des processus d’admission des utilisateurs clairs.
• Mettent en œuvre une politique de PI qui ne restreint pas la capacité des utilisateurs à exercer leur autonomie dans leurs propres stratégies en matière de PI, en évitant des mécanismes tels que des droits de premier refus ou d’autres éléments susceptibles de limiter la prise de décision indépendante.
• Établir des partenariats avec des organisations canadiennes (lorsque le projet comprend des partenariats).
• Démontrer des efforts commercialement raisonnables pour appuyer la politique « Achetez canadien ».

Financement et soutien

Contributions

Les contributions accordées dans le cadre du programme seront non remboursables.

L’ADP est ouvert aux projets demandant entre 1 000 000 $ et 10 000 000 $, représentant jusqu’à 50 % du coût total admissible du projet (ou 100 % pour les demandeurs autochtones), sur une période maximale de cinq ans. Le financement sera disponible à compter du 1er avril 2027.

La contribution minimale, la contribution maximale, le pourcentage maximal de cumul des contributions gouvernementales et la durée du projet sont présentés dans le tableau ci-dessous :

Pourcentage de contribution du Programme (% du coût total du projet)	Contribution minimale du gouvernement	Contribution maximale du gouvernement	Pourcentage maximal de cumul des contributions  gouvernementales (% du coût total du projet)	Durée du projet
Jusqu’à 50 % (100 % pour les demandeurs autochtones)	1 000 000	10 000 000	100 %	Jusqu’à 5 ans

Contribution des partenaires du projet

Bien que les partenaires du projet n’aient pas à être confirmés à la phase de la déclaration d’intérêt (DI), les demandeurs sont invités à fournir de l’information à ce sujet, si elle est disponible.

Les demandeurs invités à présenter une proposition de projet complète (PPC) devront fournir une lettre de contribution pour chaque partenaire identifié. La solidité des lettres de contribution sera prise en compte lors de l’évaluation de la PPC.

Les demandeurs sont autorisés à réaliser leur projet avec des partenaires qui ne sont pas admissibles à titre de demandeurs, tels que les laboratoires du gouvernement fédéral et d’autres ministères fédéraux, à condition que le financement de RNCan ne soit pas utilisé pour financer les activités internes du gouvernement fédéral ni pour l’acquisition de terrains, de bâtiments, d’ouvrages, de machines et d’équipements, ou pour la construction ou la création d’actifs pour le gouvernement fédéral.

3. Processus de demande

Cet ADP utilise un modèle de demandes en continu, selon lequel les demandes sont acceptées et évaluées en continu jusqu’à ce que l’ensemble du financement disponible du programme ait été alloué. Il n’existe actuellement aucune date fixe de clôture des demandes dans le cadre de l’ADP. Pour présenter une demande, les demandeurs doivent remplir et soumettre leur déclaration d’intérêt (DI) via le portail des demandeurs.

Le processus de sélection des projets de l’ADP comporte deux phases :

• La phase de la déclaration d’intérêt (DI), ouverte à tous les demandeurs admissibles
• La phase de la proposition de projet complète (PPC), ouverte uniquement aux demandeurs invités

Bien qu’il n’existe actuellement aucune date limite fixe pour la présentation des demandes, celles-ci étant examinées en continu, il convient de noter que le moment de réception des demandes peut avoir une incidence sur l’ordre de priorité de l’examen et de la sélection des projets.

Si des renseignements supplémentaires ou des précisions sont nécessaires pour compléter l’examen de la DI ou de la PPC par RNCan, le programme communiquera avec les demandeurs afin d’indiquer les éléments requis au moyen d’une demande de renseignements. Le programme considérera la date de réception des renseignements additionnels comme la nouvelle date de réception de la demande complétée et poursuivra son examen en conséquence.

RNCan informera les demandeurs invités à la phase de la PPC et leur transmettra les renseignements relatifs aux exigences de soumission de la PPC. Comme à la phase de la DI, si la PPC est incomplète, les demandeurs en seront informés et seront invités à fournir les renseignements manquants.

Le programme évaluera les propositions de PPC au fur et à mesure de leur réception, à condition que :

• La demande soit complète
• Des fonds soient disponibles et que le projet puisse être admissible à un accord de contribution

Une invitation à la phase de PPC ne constitue pas un engagement de financement de la part de RNCan. RNCan se réserve le droit de disqualifier un projet jugé substantiellement différent, à la phase de la PPC, de la version présentée dans la demande de DI. Si vous êtes invité à soumettre une PPC, vous aurez l’occasion d’expliquer en détail les raisons de tout changement apporté depuis la phase de la DI, puisque ces changements peuvent avoir des répercussions sur l’admissibilité du projet.

RNCan peut demander des renseignements supplémentaires à différentes étapes du processus d’examen.

4. Comment présenter une demande

Pour présenter une demande, les demandeurs doivent remplir et soumettre leur demande via le portail des demandeurs.

• Accéder au portail des demandeurs

Inscrivez-vous ou ouvrez une session à l’aide d’un compte bancaire canadien ou d’une CléGC.

Les mises à jour et les notifications concernant les résultats seront envoyées par courriel à partir de l’adresse oerddonotreply-brdenepasrepondre@nrcan-rncan.gc.ca. Les demandeurs devraient enregistrer cette adresse comme expéditeur de confiance.

En cas de problèmes techniques, veuillez communiquer avec l’équipe de soutien du portail des demandeurs à l’adresse oerdportal-portailbrde@nrcan-rncan.gc.ca.

Les demandeurs sont responsables de s’assurer qu’ils respectent les critères d’admissibilité et que leur demande est dûment complétée avant sa soumission.

5. Contactez-nous

Les questions concernant l’ADP ou le processus doivent être adressées à : eipiee-piefei@ nrcan-rncan.gc.ca

En temps normal, RNCan s’efforcera de répondre dans un délai de deux jours ouvrables. Veuillez noter qu’en raison du volume de demandes reçues et afin d’assurer l’équité du processus, l’équipe du programme ne tiendra pas de réunions ni d’appels avec des demandeurs individuels pendant la période de réception des demandes.

6. Utilisation de l’intelligence artificielle dans la préparation des demandes

Les lignes directrices officielles du gouvernement du Canada sur l’intelligence artificielle (IA) reconnaissent que l’IA générative peut être un outil utile pour les demandeurs dans la préparation des demandes de financement. Conformément à ces lignes directrices, les demandeurs sont responsables de s’assurer que les renseignements inclus dans leurs demandes sont véridiques, exacts et complets, et que les références sont correctement citées. L’utilisation de l’IA générative dans l’élaboration d’une demande pour le programme doit être limitée à des fins de soutien uniquement, notamment pour améliorer l’efficacité, aider les personnes dont l’anglais ou le français n’est pas la langue maternelle et simplifier le processus de rédaction de la demande.

7. Avertissement

RNCan se réserve le droit de modifier ou d’annuler tout appel de déclarations d’intérêt, appel de propositions, montant de financement et/ou échéance associés à tout volet du programme, ou d’annuler tout processus de demande à sa seule discrétion. Toute modification sera communiquée aux demandeurs inscrits par l’entremise du site Web de RNCan.

Tous les coûts engagés pour la soumission d’une DI ou d’une PPC sont assumés aux propres risques du demandeur de projet. Dans tous les cas, tout financement accordé dans le cadre d’un processus de soumission, d’examen et d’évaluation sera conditionnel à la signature d’un accord de contribution.

Jusqu’à ce qu’un accord de contribution écrit soit signé par les deux parties, RNCan n’a aucun engagement ni obligation de verser une contribution financière à un projet, y compris pour toute dépense engagée ou payée avant la signature d’un tel accord de contribution.

Annexe

1. Définitions

Ouvert à tous : L'infrastructure est accessible aux clients externes, par l'intermédiaire de services commerciaux ou d'une structure de gouvernance collective, et permet l'intégration de nouveaux utilisateurs en tout temps.

Autochtone : Aux fins du présent Guide du demandeur, le terme « Autochtone » désigne les Inuits, les Métis, les membres des Premières Nations, ou une combinaison de ceux-ci.

Partenaires de projet : Organisations apportant des contributions en nature ou financières au projet.

2. Exigences en matière de propriété intellectuelle (PI)

Les projets ne sont pas tenus d’avoir généré de la PI avant de présenter une demande; les demandeurs peuvent continuer à travailler sur la PI au cours du projet. Les projets peuvent utiliser de la PI existante provenant de l’extérieur du Canada, pourvu qu’elle soit concédée sous licence au demandeur pour utilisation au Canada, mais le programme se réserve le droit de prioriser les projets utilisant de la PI canadienne. Un accord de contribution conclu avec RNCan exigera que toute la PI générée au cours d’un projet soit dévolue au bénéficiaire du financement ou lui soit concédée sous licence. Si aucune PI n’est requise ni prévue dans le cadre du projet, les demandeurs devront justifier cette position s’ils sont invités à soumettre une PPC.

3. Inclusion, diversité, équité et accessibilité (IDÉA) dans les milieux de travail et les politiques

Le programme reconnaît l’importance d’une main-d’œuvre diversifiée et inclusive pour la résilience de l’économie canadienne et le bien-être de la société canadienne. Afin de mieux comprendre les approches des demandeurs visant à créer des milieux de travail et des politiques plus équitables et inclusifs, le programme recueille des renseignements volontaires, qui seront agrégés et anonymisés. Ces renseignements serviront à éclairer les activités de sensibilisation futures, l’élaboration de programmes ainsi que les efforts visant à promouvoir l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité (IDÉA) dans le secteur de l’énergie propre.

Afin de soutenir davantage les objectifs du BRDE visant à appuyer des projets qui font progresser l’IDÉA, les demandeurs seront invités à décrire comment leur projet proposé génère des retombées sociétales concrètes, ainsi que la manière dont ces retombées seront conservées au Canada et rendues accessibles à divers Canadiens, y compris les groupes en quête d’équité. Les demandeurs seront invités à décrire comment leur projet profitera à la société canadienne, notamment, par exemple, par la mise en place d’une équipe de projet diversifiée ou de partenariats, la création d’emplois au niveau du projet.

4. Définitions connexes

Accessibilité : objectif global visant à créer un environnement sans obstacles grâce à l’identification, à l’élimination et à la prévention proactives des obstacles dans les politiques, les programmes, les pratiques et les services d’une organisation. Un obstacle peut comprendre tout élément qui entrave la participation pleine et égale à la société, quelles que soient les identités et les besoins particuliers des personnes. L’élimination des obstacles à l’accessibilité garantit que tous les membres de la société sont pleinement soutenus et ont des opportunités d’avancement.

Diversité : l’acceptation et le respect des différentes dimensions humaines, notamment la race, le genre, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, le statut socio-économique, les croyances religieuses, l’âge, les capacités physiques, les convictions politiques ou d’autres idéologies.

Équité : condition ou état de traitement juste, inclusif et respectueux de toutes les personnes, en fonction de leurs identités et besoins particuliers; élimination des obstacles systémiques afin de garantir que tous les membres soient pleinement soutenus et aient des opportunités de progresser. L’équité ne signifie pas traiter les personnes de la même manière sans tenir compte des différences individuelles.

Inclusion : la mesure dans laquelle les membres divers d’un groupe (société/organisation) se sentent valorisés et respectés.

5. Dépenses admissibles, non admissibles, en nature et non autorisées

Définitions connexes

Pourcentage de contribution de l’ADP (% du coût total du projet) correspond au pourcentage maximal de financement fourni par le programme dans le cadre de l’ADP par rapport au coût total du projet (ne peut pas dépasser la contribution maximale). Le solde doit être financé par le bénéficiaire ou par d’autres sources.

Contribution : financement fourni par le Canada en vertu de l’accord de contribution, destiné aux dépenses admissibles.

Date de début de la diligence raisonnable : date à laquelle le demandeur a été avisé qu’il a été approuvé sous condition pour un financement et qu’il a été invité à l’étape de la diligence raisonnable.

Période des dépenses admissibles : les bénéficiaires seront autorisés à commencer à engager des dépenses admissibles à partir de la date à laquelle le projet a été approuvé sous condition (et sous réserve d’un examen de diligence raisonnable) ou à compter du 1er avril de l’exercice financier au cours duquel l’accord de contribution est signé, et ce jusqu’à la date d’achèvement de l’accord de contribution. Les dépenses rétroactives seront limitées à 30 % de la contribution du programme.

Dépenses admissibles : coûts engagés pendant la période des dépenses admissibles, soit directement par le bénéficiaire, soit par un tiers, correspondant à des décaissements en espèces effectués au titre des activités prévues dans la proposition de projet.

Contribution minimale désigne le montant minimal de financement fourni par le programme dans le cadre de l’ADP pour le coût total du projet et doit également respecter les limites relatives au pourcentage de contribution.

Contribution maximale désigne le montant maximal de financement fourni par le programme dans le cadre de l’ADP pour le coût total du projet et doit également respecter les limites relatives au pourcentage de contribution.

Pourcentage maximal de cumul des contributions gouvernementales (% du coût total du projet) désigne le niveau maximal de financement total des gouvernements canadiens (fédéral, provincial, territorial et municipal) autorisé par le programme dans le cadre de cet ADP. Avant la signature des accords de contribution, le demandeur devra divulguer toutes les sources de financement prévues (canadiennes et non canadiennes) pour le projet proposé, y compris le financement en nature approuvé, en identifiant clairement les contributions provenant d’autres sources gouvernementales canadiennes (fédérales, provinciales, territoriales et municipales, y compris les laboratoires fédéraux). Cette limite de cumul doit être respectée lorsque l’aide est accordée. Dans le cas où l’aide gouvernementale totale réelle versée à un bénéficiaire dépasse la limite de cumul, le programme ajustera son niveau de contribution dans le cadre de l’ADP (et demandera un remboursement, au besoin) afin que la limite de cumul ne soit pas dépassée. Veuillez noter que d’autres programmes peuvent avoir des limites de cumul différentes pour le financement fédéral, et il incombe au demandeur de s’assurer que son projet respecte la plage admissible dans l’ensemble des programmes de financement auxquels il présente une demande.

Profit : en ce qui concerne le projet, le bénéfice net d’exploitation tel que déterminé conformément aux principes comptables généralement reconnus.

Projet : la proposition du demandeur, telle que soumise au programme.

Coût total du projet désigne le coût total du projet et comprend à la fois les dépenses admissibles et les dépenses non admissibles. (Coût total du projet) = (dépenses admissibles) + (dépenses non admissibles). Le coût total du projet n’inclut pas les dépenses non admissibles).

Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles d’un projet approuvé doivent être directement liées à la mise en œuvre et à la réalisation du projet, et nécessaires à celles-ci, et comprendront :

• Les salaires et avantages sociaux des employés figurant sur la liste de paie du bénéficiaire, pour le temps réel consacré par les employés au projet.
• La formation et les ateliers.
• Les services professionnels, scientifiques, techniques et contractuels.
• Les frais de déplacement, y compris les repas et l’hébergement, basées sur les taux du Conseil national mixte, ajustés pour refléter les coûts dans les régions nordiques et éloignées, le cas échéant.
• Les dépenses en capital telles que l’achat, l’installation, les essais et la mise en service d’équipements, de matériaux et de produits admissibles, y compris les outils et instruments de diagnostic et d’essai, ainsi que les garanties du fabricant d’équipement d’origine (y compris les garanties prolongées lorsque jugées appropriées pour atténuer les risques et le manque de capacité).
• Autres dépenses liées au projet ou à l’activité, notamment :
  • les fournitures de laboratoire et de terrain, ainsi que les matériaux;
  • les services d’impression et de traduction;
  • les services de collecte de données, y compris le traitement, l’analyse et la gestion;
  • les coûts des installations pour les séminaires, la location de salles de conférence, etc. (à l’exclusion des frais d’accueil);
  • l’assurance de construction;
  • l’accréditation;
  • les frais de licence et de permis;
  • les honoraires;
  • la formation;
  • les services d’essais sur le terrain.
• Les dépenses générales, à condition qu’elles soient directement liées à la réalisation du projet et qu’elles puissent lui être attribuées. Les dépenses générales peuvent être incluses à titre de dépenses admissibles jusqu’à un maximum de 15 % des dépenses admissibles. Les dépenses générales comprennent :
  • Le soutien administratif et organisationnel fourni directement au projet par le ou les employés du bénéficiaire, évalué sur la même base que le temps du personnel professionnel;
  • L’entretien courant des équipements de laboratoire et de terrain, basé sur les dépenses réelles engagées par le bénéficiaire;
  • Les frais de fonctionnement de bureau directement liés à la réalisation du projet (par exemple, télécopies, téléphone, photocopies, Internet, téléphones satellites et équipements de bureau);
  • Les coûts associés à la redistribution supplémentaire du financement;
  • Un pourcentage prédéterminé de frais généraux (fondé sur les preuves fournies par le bénéficiaire concernant les dépenses générales prévues au moment de la négociation de l’accord de contribution) peut être établi et appliqué par la suite à chaque demande de remboursement, afin d’éviter un fardeau administratif inutile pour les bénéficiaires.
• TPS, TVP ou TVH, nettes de tout remboursement d’impôt auquel le bénéficiaire a droit.

6. Dépenses admissibles – note de calcul des coûts

Salaires

Les salaires comprennent la rémunération de tout le personnel directement impliqué dans le projet, notamment les ingénieurs, les scientifiques, les technologues, les dessinateurs, les chercheurs ainsi que le personnel de laboratoire, expérimental et d’atelier. Tout le personnel admissible doit être constitué d’employés figurant sur la liste de paie du bénéficiaire. Les paiements sous forme d’actions, de titres, d’options d’achat d’actions et autres formes semblables ne sont pas admissibles. Le montant facturé doit correspondre à la rémunération brute réelle pour le travail effectué et ne doit comprendre aucune majoration pour le profit, la vente, l’administration ou le financement.

Le coût admissible de la paie correspond à la rémunération brute de l’employé (rémunération périodique normale avant déductions). Les taux de rémunération périodique normale correspondent aux taux de paie réguliers pour la période, à l’exclusion des primes versées pour les heures supplémentaires ou le travail par quarts. Le taux de paie n’inclut aucun remboursement ni avantage accordé en remplacement des salaires ou traitements. Lorsque des taux horaires sont facturés pour du personnel salarié, les taux horaires doivent correspondre à la rémunération périodique (annuelle, mensuelle, hebdomadaire, etc.), divisée par le nombre total d’heures payées au cours de la période, y compris les jours fériés, les vacances et les congés de maladie rémunérés.

Les réclamations relatives à la main-d’œuvre doivent être appuyées par des registres appropriés, tels que des feuilles de temps et des registres, et doivent être conservées afin de pouvoir être vérifiées lors de l’audit. Le personnel de gestion est tenu de maintenir des registres appropriés du temps consacré au projet.

Avantages sociaux

Les avantages sociaux sont définis comme une part raisonnable au prorata des dépenses associées au coût de la main-d’œuvre directe, telles que la part de l’employeur au Régime de pensions du Canada, au Régime de rentes du Québec et à l’assurance-emploi, les avantages sociaux des employés tels que le régime de santé et les assurances, les indemnités pour accidents du travail, les congés de maladie et les vacances, ainsi que toute autre dépense liée à la paie payée par l’employeur. Les éléments tels que les primes salariales et autres incitatifs salariaux, les options d’achat d’actions ou l’utilisation d’un véhicule, qui n’ont aucun lien avec le projet ou qui ont été imputés sur une base indirecte, ne sont pas admissibles. La détermination du montant des avantages sociaux doit être effectuée conformément aux principes comptables de calcul des coûts généralement reconnus. En général, le taux des avantages sociaux indiqué dans l’estimation du projet doit être calculé une seule fois pendant la durée du projet et convenu avant la signature de l’accord. Si des ajustements rétroactifs sont effectués, ceux-ci doivent être indiqués dans les demandes de paiements progressifs afin d’obtenir l’approbation de RNCan.

Services professionnels, scientifiques et contractuels

Sous-traitants et consultants : la nature des biens ou des services à acquérir doit être précisée dans la proposition et le coût estimé indiqué dans le budget. Le montant admissible d’un sous-traitant ou d’un consultant correspond au montant réel du contrat.

Frais de déplacement, de repas et d’hébergement

Sauf indication contraire dans l’accord de contribution entre RNCan et le bénéficiaire, les taux du Conseil national mixte en vigueur au moment de l’engagement des dépenses, ajustés pour refléter les coûts dans les régions nordiques et éloignées, le cas échéant, doivent être utilisés pour le remboursement des dépenses suivantes :

• Les frais de déplacement, de repas et d’hébergement pour rencontrer les représentants de RNCan.
• Les frais de déplacement, de repas et d’hébergement nécessaires à d’autres activités du projet, par exemple des essais et démonstrations sur le terrain dans des lieux situés à l’extérieur de l’emplacement habituel du bénéficiaire; des réunions de planification et d’examen du projet entre le bénéficiaire et son ou ses partenaires.

Dépenses en capital

Matériaux

Les matériaux comprennent ceux consommés dans le cadre de la réalisation du projet, y compris ceux utilisés pour la production et l’exploitation de modèles, de prototypes et d’installations pilotes. Seules les utilités consommées pour faire fonctionner les équipements ou les procédés sont admissibles et peuvent être mesurées et déclarées séparément du coût total des services publics. Les services publics utilisés pour les bâtiments ne sont pas admissibles.

Les matériaux achetés exclusivement pour le projet et provenant de l’inventaire du bénéficiaire sont admissibles. Tous les matériaux doivent être imputés au projet au prix net, excluant la TPS, après déduction de tous rabais commerciaux et autres crédits similaires. Les matériaux excédentaires doivent être crédités au projet au prix d’achat initial.

Équipement

L’équipement désigne l’équipement acquis ou construit exclusivement pour le projet. Afin d’être admissible, cet équipement doit être identifié dans l’estimation des coûts du projet et approuvé par le ministre. Tout cet équipement doit être imputé au projet au prix net (excluant la TPS), après déduction de tous rabais commerciaux et autres frais similaires.

Lorsque cet équipement est obtenu auprès d’une autre division du bénéficiaire ou d’une société liée, les dépenses admissibles ne doivent pas dépasser la juste valeur marchande et ne doivent comprendre aucune majoration pour le profit, ni pour les frais d’administration, de vente ou de financement.

Dépenses générales

Les dépenses générales peuvent inclure :

• Le soutien administratif fourni directement au projet par le ou les employés du bénéficiaire, évalué sur la même base que le temps du personnel professionnel.
• L’entretien courant des équipements de laboratoire et de terrain, basé sur le coût réel pour le bénéficiaire et directement lié au projet.
• Les coûts de chauffage, d’électricité et de fonctionnement de bureau (par exemple télécopies, téléphone), à condition qu’ils soient directement liés au projet

Les frais généraux seront négociés et convenus individuellement avec les bénéficiaires avant la signature de l’accord de contribution. Ils ne dépasseront pas 15 % des dépenses admissibles.

Autres dépenses

Services d’essais

Les services d’essais admissibles sont ceux réalisés par des organismes d’essais ou des laboratoires accrédités, tels que l’Association canadienne de normalisation ou les Laboratoires des assureurs, et ils doivent être essentiels à la réussite du projet. Les services d’essais doivent être facturés au coût réel. Les coûts réglementaires, lorsqu’ils sont requis, peuvent être admissibles. Par exemple, les essais visant à assurer la conformité aux normes environnementales. Tous ces coûts doivent être identifiés dans l’estimation des coûts de la proposition initiale.

Dépenses non admissibles

Les coûts non admissibles au remboursement par le programme dans le cadre de l’ADP (mais permis dans le cadre de la contribution du bénéficiaire au coût total du projet) comprennent :

Tous les coûts engagés pendant la période du coût total du projet, mais en dehors de la période des dépenses admissibles, sont considérés comme des dépenses non admissibles;

Les frais indirects dépassant 15 % des dépenses admissibles peuvent être inclus comme dépenses non admissibles et comptabilisés dans la contribution du bénéficiaire au coût total du projet, à condition que la somme des frais indirects (admissibles et non admissibles) ne dépasse pas 15 % du coût total du projet;

La portion remboursable des taxes fédérales et provinciales;

Les contributions en nature.

De temps à autre, le programme peut déterminer que certains coûts du projet du bénéficiaire ne seront pas admissibles au remboursement, mais pourront être inclus dans le coût total du projet. Ces coûts seront considérés comme des dépenses non admissibles et devraient être inclus dans la section des dépenses non admissibles du budget à la phase de la PPC. Le programme fournira des directives au bénéficiaire au besoin.

7. Contributions en nature – note de calcul des coûts

Le programme accepte les contributions en nature dans le cadre des coûts totaux du projet. Toutefois, les contributions en nature ne sont pas admissibles au remboursement par le programme. Habituellement, les contributions en nature sont fournies par des organisations tierces (par exemple, des partenaires du projet) plutôt que par le bénéficiaire lui-même.

Objet

L’objet de cette section est d’identifier les types de soutien non monétaire (« contributions en nature ») qui sont acceptables dans le cadre du financement global du projet, de la part du bénéficiaire et/ou des contributeurs du projet, ainsi que de fournir des orientations sur la manière d’en évaluer la valeur.

Définitions pour cette section

Section des actifs : bien, service ou autre soutien utile et de valeur fourni au projet.

Collaborateurs : organisations qui participent à la mise en œuvre du projet sans fournir de contributions en nature ni de contributions en espèces au projet.

Juste valeur marchande : valeur monétaire moyenne que le bénéficiaire pourrait obtenir pour un actif apporté dans un marché libre et sans restriction, entre un acheteur consentant et un vendeur consentant (le bénéficiaire) agissant indépendamment l’un de l’autre. À titre indicatif, elle devrait correspondre approximativement au coût initial moins l’amortissement.

Contribution en nature : contribution équivalente à une contribution en espèces, pour laquelle aucun échange monétaire n’a lieu, mais qui est essentielle au projet et que le bénéficiaire devrait acheter sur le marché libre ou par voie de négociation avec le fournisseur si elle ne lui était pas fournie.

Taux interne : le taux qui serait facturé par la composante du bénéficiaire qui fournit le service à la composante du bénéficiaire qui le reçoit.

Client le plus favorisé : client auquel est accordé la plus forte remise par rapport au prix de vente normal d’un bien ou d’un service vendu par le bénéficiaire.

Bénéficiaire : l’organisation qui signe et met en œuvre l’accord de contribution du projet (avant la signature de l’accord de contribution, cette organisation est le « demandeur ») avec le programme.

Admissibilité des contributions en nature

Pour être admissible à titre de contribution en nature :

• L’actif apporté doit appartenir à l’une des catégories identifiées ci-dessous sous l’intitulé « Catégories de contributions en nature admissibles ».
• Il doit être essentiel à la réussite du projet et devrait autrement être acheté par le bénéficiaire.
• Sa valeur doit pouvoir être déterminée et vérifiée.
• Son évaluation doit être confirmée par les représentants du programme ou ses auditeurs et faire l’objet d’une entente entre le bénéficiaire et RNCan.

Évaluation de la valeur des contributions en nature

Deux approches différentes peuvent être utilisées pour l’évaluation des contributions en nature :

• L’utilisation de la juste valeur marchande, telle que décrite ci-dessus.
• L’utilisation du coût différentiel — soit le coût pour le demandeur de projet ou ses partenaires et collaborateurs lié à la fourniture de l’actif apporté, au-delà des coûts d’exploitation normaux.

Catégories de contributions en nature admissibles

Salaires et
avantages sociaux

Cette catégorie concerne la mise à disposition du temps des employés du partenaire de projet pour effectuer des travaux tels que la recherche, le développement et l’évaluation de technologies, ainsi que l’analyse d’expert, entièrement et directement en appui projet.

La valeur des services d’un employé du partenaire de projet fournis au bénéficiaire doit correspondre à la juste valeur marchande du type de service fourni, et ces services doivent être conformes aux fonctions pour lesquelles l’employé est normalement rémunéré.

Les salaires et avantages sociaux du bénéficiaire ne sont pas considérés comme des contributions en nature. Les salaires et avantages sociaux des employés figurant sur la liste de paie du bénéficiaire (demandeur retenu) peuvent uniquement être catégorisés comme des contributions en espèces, lesquelles constituent des dépenses admissibles pouvant faire l’objet d’une demande de remboursement auprès du programme par le bénéficiaire. Dans le cas des bénéficiaires universitaires, le programme considère que le bénéficiaire est l’université elle-même, plutôt qu’un département au sein de celle-ci. Par conséquent, l’utilisation d’espaces de laboratoire ou d’équipement de l’université ne serait pas considérée comme une contribution en nature s’ils appartiennent au bénéficiaire (c’est-à-dire à l’université). À la place, les coûts qui seraient engagés par l’université, tels que la consommation d’électricité des laboratoires, l’achat de matériaux ou l’entretien de l’équipement, seraient considérés comme des dépenses admissibles plutôt que comme des contributions en nature.

Services professionnels,
scientifiques et
contractuels

Cette catégorie concerne la prestation de services analytiques et techniques. Les services analytiques et techniques comprennent des services techniques de laboratoire et de terrain courants, tels que la collecte de données, les analyses et mesures en laboratoire ainsi que les mesures sur le terrain, à l’exclusion de l’entretien des équipements. Ces services peuvent être fournis par une composante de l’organisation globale du bénéficiaire ou être fournis au bénéficiaire par un tiers.

La valeur des services analytiques et techniques fournis par ou au bénéficiaire devrait correspondre au moindre du taux interne du bénéficiaire pour le service, si ce service est fourni à l’interne (c’est-à-dire au sein de l’organisation du bénéficiaire), ou du coût différentiel pour le bénéficiaire s’il est fourni par un tiers.

Dépenses en capital

Cette catégorie comprend les équipements, les fournitures de laboratoire et les fournitures de terrain fournis par ou au bénéficiaire, ainsi que la mise à disposition de l’accès et de l’utilisation de logiciels et de bases de données exclusifs appartenant au bénéficiaire ou fournis à celui-ci.

Les valeurs évaluées pour les équipements et les fournitures de laboratoire et de terrain ainsi que les matériaux fournis au projet doivent répondre aux critères suivants :

• La valeur des fournitures et des matériaux ne doit pas dépasser le prix de vente accordé au client le plus favorisé du fournisseur au moment de la mise à disposition.
• La valeur de l’équipement ne doit pas dépasser la juste valeur marchande d’un équipement du même âge et dans le même état au moment de la mise à disposition.
• Si l’équipement est à usage spécial, unique en son genre, sa valeur ne doit pas dépasser le coût supporté par le fournisseur pour sa conception, ses essais et sa fabrication.
• La valeur de l’accès et de l’utilisation de logiciels et de bases de données exclusifs doit correspondre aux coûts différentiels pour le bénéficiaire liés à la fourniture de cet accès et de cette utilisation, tels que le temps du personnel impliqué, y compris la fourniture de toute formation requise sur leur utilisation. Les coûts associés au développement des logiciels ou des bases de données ne sont pas admissibles à titre de contribution en nature.

Frais de déplacement,
y compris les repas et
l’hébergement

Sauf indication contraire dans l’accord de contribution entre RNCan et le bénéficiaire, les taux du Conseil national mixte en vigueur au moment où les dépenses sont engagées, ajustés pour refléter les coûts dans les régions nordiques et éloignées, le cas échéant, doivent être utilisés pour attribuer une valeur aux dépenses suivantes :

• Frais de déplacement, de repas et d’hébergement pour rencontrer les représentants de RNCan
• Frais de déplacement, de repas et d’hébergement nécessaires à d’autres activités du projet, par exemple essais et démonstrations sur le terrain dans des lieux situés à l’extérieur du lieu habituel du bénéficiaire; réunions de planification et d’examen du projet entre le bénéficiaire et son ou ses partenaires.

Frais généraux

En ce qui concerne les frais généraux, ceux-ci peuvent inclure :

• Le soutien administratif fourni directement au projet par le ou les employés du bénéficiaire, évalué sur la même base que le temps du personnel professionnel (tel que décrit dans la catégorie 1);
• L’entretien courant de l’équipement de laboratoire et de terrain, basé sur le coût réel pour le bénéficiaire directement lié au projet;
• Les coûts de chauffage, d’électricité et de fonctionnement de bureau (par exemple, télécopies, téléphone), à condition qu’ils soient directement liés au projet;
• Les frais généraux seront négociés individuellement avec les bénéficiaires. Le total des frais généraux (admissibles et non admissibles) ne devra pas dépasser 15 % du coût total du projet.

Dépenses non admissibles

Le programme utilise des paiements de transfert afin de fournir une aide financière sous forme de subventions et de contributions à d’autres organisations sélectionnées pour réaliser leurs activités ou leurs projets. Ces fonds ne peuvent pas être utilisés pour les propres activités internes du gouvernement fédéral, ni pour l’acquisition de terrains, de bâtiments, d’ouvrages, de machines et d’équipements, ni pour la construction ou la création d’actifs pour le gouvernement fédéral.

De plus, les dépenses non admissibles, qu’elles ne soient pas admissibles au remboursement ou à l’inclusion dans le coût total du projet (dépenses non admissibles) comprennent l’achat de terrains.

8. Exigences en matière de rapports

Rapports sur les résultats

Après la signature d’un accord de contribution avec RNCan, les bénéficiaires devront soumettre une série de documents de rapports sur une base trimestrielle, annuelle, à la fin du projet, ainsi qu’à la date anniversaire de l’achèvement du projet chaque année par la suite, pendant cinq ans, afin de s’assurer que les cibles et objectifs sont atteints.

La fréquence des rapports sera déterminée en fonction du niveau de risque du bénéficiaire/projet, tel qu’établi par le modèle ministériel de gestion des risques, mais comprendra, au minimum, un rapport annuel.

Diffusion des connaissances

Les demandeurs devront également décrire les produits de connaissance qui seront produits dans le cadre du projet ainsi que la manière dont ces produits seront diffusés. La diffusion des connaissances, y compris le partage des enseignements tirés du projet, des réussites et des obstacles, constitue un élément clé de l’innovation en technologies propres. Les demandeurs sont tenus de fournir aux représentants du programme des copies de leurs produits de connaissance (par exemple, rapport sommaire, présentation, données, infographies) dans le cadre des exigences régulières en matière de production de rapports.