Spécifications techniques des rapports

1. Introduction

La Loi sur les mesures de transparence dans le secteur extractif (LMTSE) (la « Loi ») exige de certaines entités qui mènent des activités d’exploitation commerciale de pétrole, de gaz ou de minéraux (« entités déclarantes » comme les définit l’article 8[1] de la Loi) qu’elles soumettent à Ressources naturelles Canada (RNCan) un rapport sur les paiements versés aux gouvernements (« bénéficiaires »), au plus tard dans les 150 jours suivant la fin de chacun de leurs exercices financiers. En outre, en vertu de la Loi, les entités déclarantes sont tenues de rendre les rapports publics selon la forme et les modalités précisées par le ministre de Ressources naturelles Canada (le ministre).

L’objet du document Spécifications techniques des rapports est de fournir les spécifications relatives à la forme et aux modalités du processus de production de rapports, y compris des instructions sur la façon de remplir le modèle de préparation des rapports, ainsi que des renseignements sur d’autres aspects de la forme et des modalités de production de rapports en vertu des pouvoirs prévus aux articles 9(5) et 12(2)(a) de la Loi.

Afin de faciliter la communication entre RNCan et les entités déclarantes, le présent document décrit le processus d’inscription à titre d’entité déclarante en vertu de la LMTSE.

En complément au présent document, des Lignes directrices (PDF, 356 Ko) ont été préparées afin d’aider les entités déclarantes à comprendre les exigences de déclaration prévues par la Loi. Ces Lignes directrices ne sont pas normatives, mais se veulent plutôt pratiques et à titre indicatif.

2. Processus de production de rapports

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3. Spécifications concernant la production et la publication de rapports

Préparer un rapport

• Les rapports doivent être rédigés en français ou en anglais.
• Le modèle de préparation des rapports peut être téléchargé à partir du site Web de RNCan.
• Les entités déclarantes doivent préparer leur rapport à l’aide du modèle de préparation des rapports en format XLSX fourni.
• Des explications détaillées sur la façon de préparer le rapport sont présentées dans le présent document à l’annexe A.

S’inscrire à titre d’utilisateur du portail de déclaration de la LMTSE de RNCan

Le portail de déclaration de la LMTSE de RNCan a été conçu afin de donner aux entités un accès en ligne sécurisé aux rapports préparés en vertu de la LMTSE afin qu’elles puissent s’inscrire auprès de RNCan, modifier leurs coordonnées et soumettre leurs rapports originaux ou modifiés en vertu de la LMTSE. Toutes les entités déclarantes doivent enregistrer un profil client à titre d’utilisateur du portail de déclaration de la LMTSE. Vous trouverez des étapes détaillées sur la façon de vous inscrire en vertu de la LMTSE à l’annexe A et dans le Guide de l’utilisateur du portail de déclaration de la LMTSE.

S’inscrire auprès de RNCan à titre d’entité déclarante en vertu de la LMTSE

Lorsqu’elles s’inscrivent auprès de RNCan, les entités reçoivent un numéro d’identification en vertu de la LMTSE (numéro d’identification de la LMTSE). Ce numéro doit obligatoirement figurer sur tous les rapports en vertu de la LMTSE. Par conséquent, toutes les entités déclarantes doivent s’inscrire auprès de RNCan avant de soumettre leur premier rapport en vertu de la LMTSE.

Toutefois, l’inscription ne signifie pas qu’une entité sera tenue de publier un rapport durant un exercice financier donné. Même si les entités n’ont pas de paiements à déclarer au cours d’un exercice donné, elles sont encouragées à s’inscrire auprès de RNCan, car toutes les entités déclarantes qui s’inscrivent sont ajoutées à la liste d’envoi de la LMTSE, qui fournit des mises à jour précieuses sur les changements apportés aux outils ou aux Lignes directrices (PDF, 356 Ko) de la LMTSE, et informe les parties prenantes des activités de sensibilisation prévues.

Pour s’inscrire, les entités doivent remplir un formulaire d’inscription par l’entremise du portail de déclaration de la LMTSE. En cas de modification des renseignements du contact d’une entité, le formulaire d’inscription doit être mis à jour sur le portail de déclaration de la LMTSE.

Organiser et déclarer des paiements dans un rapport

Méthode de comptabilisation

Les paiements doivent être déclarés selon la méthode de la comptabilité de trésorerie (c.-à-d. déclaration fondée sur la date du paiement et non sur la date à laquelle l’engagement du paiement a été pris).

Au cours de la préparation des rapports, les entités déclarantes ont l’option d’arrondir à la dizaine de milliers de dollars la plus proche. Toutefois, les chiffres arrondis ne doivent pas être utilisés afin de calculer et de déterminer les paiements à déclarer.

Ventilation des paiements

Les paiements doivent être ventilés de manière à indiquer le bénéficiaire du paiement.

Les paiements doivent également être ventilés par projet lorsqu’il est possible de les attribuer à un projet particulier.

Si un paiement n’est pas attribué à un projet particulier, il peut être déclaré dans le rapport sans être fractionné ou ventilé. Il suffit alors de déclarer ces paiements à l’échelle des bénéficiaires.

Le rapport doit également inclure le total pour chacune des catégories de paiement pour chacun des bénéficiaires et chacun des projets, selon le cas.

Les entités déclarantes sont invitées, dans la mesure du possible, à fournir le nom du ministère, de l’organisme ou de l’organisation du bénéficiaire ayant reçu un paiement, si plus d’une organisation d’un bénéficiaire a reçu un paiement de l’entité déclarante.

Primauté de la substance sur la forme

La déclaration des paiements qui est exigée en vertu de la Loi doit être représentative de la substance plutôt que de la forme du paiement ou de l’activité concernée.

Devise utilisée dans le rapport

Les entités déclarantes doivent utiliser la devise canadienne ou la devise avec laquelle elles mènent leurs activités (par exemple, devise utilisée dans les états financiers consolidés de l’entité déclarante).

Si une entité déclarante a effectué des paiements dans une devise autre que le dollar canadien ou la devise utilisée dans le rapport, elle pourrait choisir de convertir la devise du paiement en dollars canadiens ou dans la devise utilisée dans le rapport, selon le cas, de l’une des 4 façons suivantes :

• en utilisant la méthode employée par l’entité déclarante dans ses états financiers consolidés;
• en convertissant les paiements au taux de change en vigueur à la date à laquelle le paiement a été effectué;
• en utilisant une moyenne pondérée des taux de change au cours de la période;
• en appliquant le taux de change en vigueur à la fin de l’exercice financier de l’émetteur.

Les entités déclarantes doivent inclure une note dans leurs rapports préparés en vertu de la LMTSE indiquant la méthode principale et le taux de change utilisés pour convertir la devise.

Paiements en nature

En vertu de la Loi, la valeur monétaire de tout paiement en nature fait à un bénéficiaire par une entité déclarante doit être déclarée.

Si la valeur d’un paiement en nature ne peut être déterminée, celui-ci doit être déclaré à sa juste valeur marchande. Une entité déclarante peut employer une méthode d’évaluation utilisée dans ses états financiers ou à une autre fin commerciale (par exemple, un contrat de partage de la production peut préciser une méthode d’évaluation) afin de déterminer la juste valeur marchande. Une entité déclarante doit signaler le paiement en nature et inclure une remarque supplémentaire dans son rapport résumant la manière dont la valeur du paiement en nature a été déterminée.

Attestation

Chaque rapport doit inclure une déclaration d’attestation. Les entités déclarantes peuvent choisir parmi les 2 options suivantes qui sont indiquées dans le modèle de préparation des rapports :

• attestation d’un directeur ou d’un dirigeant de l’entité déclarante;

ou

• attestation au moyen d’une vérification indépendante.

Les 2 options soulignent le fait que l’entité déclarante (c.-à-d. le directeur ou le dirigeant de l’entité déclarante) est responsable du contenu du rapport préparé en vertu de la LMTSE, conformément à la Loi.

Si l’entité déclarante opte pour une attestation indépendante, elle doit faire appel à un vérificateur indépendant pour mener une vérification, conformément aux normes de vérification canadiennes. Le vérificateur indépendant est tenu d’exprimer une opinion sur le rapport préparé en vertu de la LMTSE reposant sur sa vérification. RNCan exige une opinion de vérification non modifiée, reposant sur une vérification du rapport préparé en vertu de la LMTSE. Cela signifie que le vérificateur n’a pas jugé nécessaire de modifier l’opinion en raison d’une inexactitude importante dans l’information fournie dans le rapport annuel ou qu’il n’est pas en mesure d’obtenir suffisamment d’éléments probants appropriés pour conclure que le rapport annuel est exempt d’inexactitude importante.

Aux fins de la vérification :

• le référentiel d’information financière pertinent aux fins du rapport est considéré être un cadre à but particulier;
• le référentiel est un cadre de conformité, parce qu’il exige le respect des exigences particulières de la Loi.

On peut trouver des instructions sur la façon de remplir une déclaration d’attestation dans un rapport à l’annexe A.

Publier et présenter un rapport et maintien du lien menant au rapport

Les entités déclarantes sont tenues de publier leur rapport en ligne afin de le rendre accessible au public pendant 5 ans. Les entités déclarantes doivent fournir à RNCan un lien fonctionnel permettant d’accéder au rapport préparé en vertu de la LMTSE ainsi qu’une copie de leur rapport en format XLSX au plus tard dans les 150 jours suivant la fin de l’exercice financier. Si plusieurs rapports en vertu de la LMTSE sont soumis sur un certain nombre d’exercices financiers, tous les rapports en vertu de la LMTSE publiés par une entité déclarante au cours des 5 dernières années doivent être disponibles à la même page de renvoi.

Si les liens vers la page de renvoi ou les rapports individuels en vertu de la LMTSE cessent d’être fonctionnels à un moment donné, l’entité déclarante doit en informer RNCan et fournir un lien fonctionnel dès que possible pour s’assurer que les rapports continuent d’être accessibles au public pendant la période requise de 5 ans.

Critères de la liste de vérification devant être respectés avant que les rapports soient publiés

RNCan a conçu une liste de vérification (PDF, 408 Ko) pour aider les entités déclarantes et le public à bien comprendre les critères de base devant être respectés avant que RNCan ne puisse publier sur son site Web un lien vers un rapport individuel, consolidé ou substitué soumis en vertu de la LMTSE.

Pas de paiements à déclarer dans une période de déclaration donnée

Les entités déclarantes qui n’effectuent pas de paiements à déclarer au cours d’un exercice financier ne sont pas tenues de publier un rapport. Toutefois, elles doivent aviser RNCan par l’entremise du portail de déclaration de la LMTSE, dans les 150 jours suivant la fin de leur exercice financier, qu’aucun rapport de la LMTSE ne sera présenté pour cet exercice.

Dans le cas où une entité déclarante mère n’a pas de paiements à déclarer, elle peut quand même être tenue de présenter un rapport en vertu de la LMTSE au nom de ses filiales. Une entité déclarante doit s’assurer que tous les paiements à déclarer qu’elles effectuent et qu’effectuent les entités qu’elles contrôlent directement ou indirectement sont inclus dans un rapport en vertu de la LMTSE.

Rapports modifiés

Dans le cas où des modifications doivent être apportées à un rapport publié, les entités déclarantes doivent :

• fournir de façon détaillée à RNCan tous les changements,
• fournir une copie électronique de la dernière version du rapport,
• publier la version la plus récente du rapport à partir du lien qui a été antérieurement fourni ou fournir un nouveau lien,
• inclure une note précisant les modifications apportées aux rapports modifiés.

Tenue à jour des dossiers

Comme le précise la Loi, une entité déclarante doit conserver des documents sur ses paiements annuels versés aux gouvernements pendant une période d’au moins 7 ans à partir de la date à laquelle le rapport a été soumis pour une année financière donnée conformément à l’article 9 ou est jugé conforme par la mise en application de l’article 10(2) ou de l’article 11.

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4. Autres mécanismes de préparation d’un rapport

Présentation d’un rapport par l’entremise d’une autre entité déclarante lorsque la propriété est à 100 %

Lorsqu’une entité déclarante mère est propriétaire à 100 % d’une entité filiale déclarante, la Loi prévoit des dispositions permettant à l’entité filiale de déclarer ses paiements respectifs par l’entremise de l’entité déclarante mère. Cependant, les dispositions prescrites à l’article 11 de la Loi doivent être suivies par l’entité déclarante mère et l’entité filiale déclarante.

Substitution

Si RNCan établit que les exigences en matière de production de rapports d’une autre autorité compétente constituent un substitut acceptable, l’entité déclarante peut utiliser les rapports préparés et déposés auprès de l’autre entité compétente afin de répondre aux exigences en matière de production de rapports en vertu de la Loi. Les entités déclarantes doivent quand même répondre aux exigences de la Loi en matière de publication en utilisant leur rapport préparé selon les exigences de production de rapports des autres autorités compétentes.

La détermination des substitutions pour les autres autorités compétentes sera rendue publique sur le site Web de RNCan. Elle inclura les spécifications sur la forme et les modalités de présentation du rapport à RNCan. De plus amples renseignements sur le fonctionnement de la substitution sont offerts ici.

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Annexe A. Comment préparer et soumettre un rapport en vertu de la LMTSE

Annexe B. Liste des pays aux fins des rapports (conformément à la norme ISO 3166 et à la Classification type des pays et des zones d’intérêt)

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