Audit continu des principales mesures de contrôle des processus sélectionnés - Rapport annuel de l’exercice financier 2020-2021

Direction de l’audit et de l’évaluation
Ressources naturelles Canada

Présenté au Comité ministériel d’audit
19 octobre 2021

Introduction

L’audit continu permet d’assurer un suivi des contrôles et processus de gestion spécifiques pour obtenir plus rapidement des renseignements sur des problèmes de contrôle et des risques éventuels. On peut ainsi fournir des résultats à l’équipe de direction concernant les principales mesures de contrôle liées aux processus financiers et non financiers en temps opportun. La combinaison des activités d’audits continus et réguliers offre une couverture adéquate des principaux processus et mesures de contrôle du ministère. Pendant l’exercice annuel de planification des audits axés sur les risques, on se demande si un audit d’attestation de la qualité standard ou un audit continu est l’approche de contrôle la plus efficace.

Les audits continus peuvent améliorer les cadres et les processus de contrôle internes d’un organisme de manière significative. Ils sont différents des audits ordinaires, dont la portée est généralement plus exhaustive. Les activités d’audits continus de la direction de l’audit et de l’évaluation (DAE) de Ressources naturelles Canada (RNCan) font l’objet de déclarations formelles sous la forme de ce rapport annuel sur les principales mesures de contrôle. Ce rapport présente les résultats des audits continus réalisés par la DAE pendant l’exercice financier (EF) 2020-2021.

Réussites de cette année

Avec le soutien du sous-ministre, de la haute direction et du comité ministériel d’audit (CMA), la DAE a poursuivi son rôle d’audit continu auprès de RNCan en 2020-2021.

Les audits continus menés lors de l’exercice financier 2020-2021 étaient axés sur la définition des problèmes de contrôle potentiels liés à des processus précis et indiqués dans le Plan intégré d’audit et d’évaluation (PIAE) approuvé pour la période 2020-2025. En conséquence, on a procédé à une évaluation des deux domaines suivants en appliquant le protocole d’audit continu :

• Processus liés à la paie et aux avantages sociaux; et
• Recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts.

La DAE a été en mesure de fournir en temps opportun à la haute direction et au CMA une assurance de la qualité sur le fonctionnement des principales mesures de contrôle dans les domaines énumérés ci-dessus. Les conclusions et les recommandations de l’examen de ces processus ont été fournies à l’équipe de direction afin de l’aider dans l’amélioration continue des mécanismes de contrôle existants. Ces conclusions et recommandations, ainsi que les mesures de gestion et les plans d’actions correspondants, ont aussi été présentés au CMA.

Outre les audits continus de la DAE, l’équipe de direction de RNCan a procédé à une surveillance continue, conformément à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor (CT). Les efforts combinés de la DAE et de l’équipe de direction ont permis des améliorations des processus de contrôle et des corrections pour tout dysfonctionnement identifié des contrôles.

Objectifs

Les audits continus réalisés visent à fournir ’une garantie raisonnable que :

• des mesures de contrôle de gestion et de surveillance de base sont en place et fonctionnent comme prévu pour appuyer les principaux processus liés à la paie et aux avantages sociaux. Cet objectif tient compte des résultats du plus récent audit des comptes publics du Bureau du vérificateur général (BVG), qui a permis à RNCan de cerner des possibilités de renforcement des domaines clés associés à son processus des ressources humaines à la paie (RH à la paie) (RH); et
• les principales mesures de contrôle de la surveillance et des finances sont efficaces pour certaines recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts.

Portée

La portée et la période d’examen de chacun des audits continus étaient les suivantes :

Les principales mesures de contrôle évaluées dans le cadre des deux audits continus sont indiquées aux Annexes A et B.

Méthodologie

• Étant donné que les mesures de contrôle de gestion et de surveillance de base ont été évaluées dans le cadre de l’audit continu des processus liés à la paie et aux avantages sociaux, la mission d’audit a examiné les résultats et les méthodes des analyses d’échantillons connexes effectuées par le Bureau de première responsabilité, en ce qui concerne les critères d’audit fournis à l’annexe A; et
• La taille de l’échantillon utilisé dans le cadre de l’audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts a été définie de manière à fournir suffisamment d’information pour arriver à une conclusion sur l’efficacité du fonctionnement des mesures de contrôles sélectionnées. Ainsi, la mission d’audit a analysé (15) mesures de contrôle principales pour un échantillon de 25 transactions correspondant à l’une des catégories suivantes : (i) recettes de redevances et de transferts liées à l’exploitation dans les zones extracôtières; (ii) transferts de l’impôt sur le revenu des sociétés; (iii) rentrées et transferts des déchéances; et (iv) paiements de rajustement de la part de la Couronne.

Principales constatations et recommandations

Les principales constatations et recommandations correspondant à chaque mission d’audit continu sont résumées ci-dessous. Les audits ont permis de fournir des assurances raisonnables concernant les conclusions des principales mesures de contrôle observées. On a attribué à chacune une mention efficace, en partie efficace ou inefficace. On a pour cela utilisé les critères suivants :

• Efficace : La mesure de contrôle principale a fonctionné efficacement pendant toute la durée de l’audit;
• En partie efficace : La mesure de contrôle principale n’a pas fonctionné efficacement pendant toute la durée de l’audit; et
• Inefficace : La mesure de contrôle principale n’était pas mise en place.

Audit continu des processus liés à la paie et aux avantages sociaux

L’audit continu a permis d’établir que sur les six principales mesures de contrôle de gestion et de surveillance évaluées, une était efficace, quatre étaient en partie efficaces et une était inefficace puisqu’elle n’avait pas encore été mise en œuvre. Cette mission d’audit a formulé cinq recommandations, notamment dans les domaines suivants : (i) surveillance de l’exécution en temps opportun des approbations du pouvoir d’attestation (article 34 (art. 34) de la Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP]) pour les opérations de paie; (ii) les interventions manuelles dans le traitement des opérations de paie; (iii) la conservation des documents à l’appui du traitement des opérations de paie; et (iv) la formation sur le processus des RH à la paie.

L’audit continu a aussi inclus un suivi des recommandations de l’exercice précédent fondées sur l’EF 2018-2019 et a permis de confirmer que trois des quatre recommandations avaient été pleinement mises en œuvre et que la recommandation restante est partiellement mise en œuvre.

Audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts

L’audit continu a permis d’établir que 14 des 15 principales mesures de contrôle de surveillance et des finances observées étaient efficaces et qu’une était en partie efficace. Aucune recommandation n’a résulté de l’audit continu du présent exercice. Les missions d’audit ont permis de constater que les listes de contrôle liées à l’article 33 faisaient l’objet d’une transformation électronique afin de s’adapter à l’évolution du milieu de travail en raison de la pandémie de COVID-19. Au cours de cette période, les étapes habituelles de vérification ont été suivies et aucune erreur n’a été observée au cours de l’audit.

L’audit continu a aussi inclus un suivi des recommandations de l’exercice précédent et a permis de confirmer que les recommandations avaient été entièrement mises en œuvre et qu’aucun suivi supplémentaire n’était nécessaire.

Conclusion

L’un des deux audits continus réalisés au cours de l’exercice financier 2020-2021 continuera de faire partie du PIAE de la DAE pour la période 2021-2026, étant donné que :

• L’audit continu des processus liés à la paie et aux avantages sociaux continuera à offrir à l’équipe de direction l’assurance du bon fonctionnement des principales mesures de contrôle en place autour du processus des RH à la paie de RNCan et ce sujet continue d’être une priorité du ministère.
• L’audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts a donné des résultats positifs, et toutes les recommandations précédentes ont été pleinement mises en œuvre. Par conséquent, la DAE remplacera cette mission au cours de l’exercice 2021-2022 par l’audit continu des cartes d’achat.

Remerciements

La DAE souhaiterait remercier toutes les personnes ayant contribué à ces audits continus, en particulier les employés qui ont fait part de leurs idées et de leurs commentaires.

Conformité aux normes professionnelles

En tant que dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation, mon opinion professionnelle est que les activités d’audit continu et ce rapport annuel sont conformes aux normes internationales pour la pratique professionnelle des audits internes de l’Institute of Internal Auditors et à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Michel Gould, MBA, CPA, CMA, auditeur interne certifié
Dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation
19 octobre 2021

ANNEXE A - Critères d’audit - Audit continu des processus liés à la paie et aux avantages sociaux

L’audit continu visait à s’assurer dans une mesure raisonnable que les mesures de contrôle de base de RNCan étaient en place et fonctionnaient comme prévu pour appuyer les principaux processus liés à la paie et aux avantages sociaux, en tenant compte des résultats du plus récent audit des comptes publics du BVG qui invitaient RNCan à poursuivre le renforcement de son processus de RH à la paie.

Activités de contrôle de base par domaine d’intérêt

1. No 1 - Exécution en temps opportun du pouvoir d’attestation (article 34) - Le ministère a mis en place un processus pour vérifier que les approbations en vertu de l’article 34 sont exécutées en temps opportun et qu’il existe des documents appropriés à l’appui
   1. 1.1 Le ministère a mis en œuvre des procédures de surveillance pour évaluer la rapidité de l’exécution des approbations en vertu de l’article 34 et pour déterminer si les documents sources appropriés existent.
   2. 1.2 Le ministère a mis en œuvre un processus de suivi des exceptions relevées pendant la surveillance et un processus de présentation des résultats à la haute direction.
   3. 1.3 Le ministère a documenté son programme de surveillance.
2. No 2 - Intervention manuelle dans le processus d’administration de la paie - Le ministère a établi une compréhension claire des interventions manuelles requises pour le traitement des opérations de paie
   1. 2.1 Le ministère a clairement cerné les interventions manuelles nécessaires au traitement de la paie.
   2. 2.2 Le ministère a documenté et communiqué les procédures qui indiquent quand et comment les interventions manuelles doivent être effectuées.
   3. 2.3 Le ministère a établi une approche d’évaluation de l’efficacité des procédures liées aux interventions manuelles.
   4. 2.4 Les procédures documentées pertinentes sont régulièrement examinées et mises à jour.
3. No 3 - Gestion des documents liés au processus des RH à la paie
   1. a) Le ministère a établi une approche pour communiquer clairement les lignes directrices sur la conservation des documents devant être suivies par le personnel et s’assurer qu’elles sont facilement accessibles aux fins de consultation.
   2. b) Le ministère a établi des procédures de surveillance pour s’assurer que les documents appropriés sont conservés aux bons endroits, conformément aux lignes directrices de Bibliothèque et Archives Canada.
   1. 3.1 (conformément à 3a) Le ministère veille à ce que les politiques de conservation des documents soient communiquées aux publics pertinents.
   2. 3.2 (conformément à 3a) La politique et les directives sur la conservation des documents sont facilement accessibles par tous les employés.
   3. 3.3 (conformément à 3b) Le ministère a établi des procédures de surveillance pour vérifier si les documents appropriés sont conservés conformément aux directives établies, y compris des procédures de suivi pour les exceptions identifiées.
4. No 4 - Formation sur le processus des RH à la paie
   1. a) Le ministère évalue et détermine les besoins de formation à tous les niveaux et les communique aux principaux intervenants (p. ex., Services publics et Approvisionnement Canada [SPAC]).
   2. b) Le ministère assure le suivi de la participation à la formation actuelle et à la nouvelle formation et prend des mesures correctives pour veiller à la participation des employés.
   1. 4.1 (conformément à 4a) Le ministère s’assure que les principaux intervenants (p. ex., les superviseurs et les chefs d’équipe) participent à la détermination des tendances en matière d’erreurs ou de lacunes dans les connaissances du personnel.
   2. 4.2 (conformément à 4a) Le ministère communique les besoins de formation aux principaux intervenants (p. ex., SPAC, Bureau de Dirigeante principale des ressources humaines) en temps opportun.
   3. 4.3 (conformément à 4b) Le ministère a établi des cibles de participation pour les programmes de formation pertinents.
   4. 4.4 (conformément à 4b) Le ministère a établi une approche d’évaluation de l’efficacité des programmes de formation pertinents.

ANNEXE B - Critères d’audit - Audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts

L’audit continu visait à s’assurer dans une mesure raisonnable que les principales mesures de contrôle des finances et de surveillance fonctionnaient efficacement pour les recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts sélectionnées.

L’annexe indique les principaux domaines de contrôle ayant été observés dans la mesure où ils concernent les recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts.

Principales mesures de contrôle des finances et de surveillance

1. Recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts :
   1. Une divulgation exacte des recettes est effectuée auprès des comptes débiteurs en utilisant le codage financier du système de comptabilité et de gestion financière de RNCan (SAP).
   2. L’avis d’entrée de recettes est lié à la déclaration de revenus.
   3. Les rentrées d’espèces sont consignées avec exactitude (grand livre général/comptes de rapports financiers/codage financier d’articles économiques) pour la bonne période dans le SAP.
2. Paiements de transfert :
   1. Les paiements de transfert doivent être autorisés conformément aux exigences de l’article 34 (art. 34) de la LGFP (c.-à-d., à des fins de vérification de compte).
   2. Les paiements de transfert doivent être autorisés conformément aux exigences de l’art. 33 de la LGFP à des fins d’assurance de la qualité (notamment le respect de la liste de vérification sur les paiements obligatoires pour vérification de compte).
   3. Les pièces justificatives de paiement doivent être consignées avec exactitude (grand livre général/comptes de rapports financiers/codage financier d’articles économiques) pour la bonne période dans le SAP.
3. Respect des calendriers légaux et réglementaires :
   1. RNCan s’assure que les récépissés des compagnies pétrolières sont reçus avant le dernier jour du mois suivant le mois auquel ils correspondent.
   2. La somme est reçue sur le fonds d’exploitation de RNCan dans un délai de 10 jours ouvrables après la fin de chaque mois au cours duquel l’argent est envoyé.
   3. Le paiement est adressé à la province avant la fin du mois au cours duquel le crédit a été transmis au fonds d’exploitation.
4. Comptabilisation des recettes (récépissés) et transferts (paiements) :
   1. Les sommes à recevoir à la fin de l’exercice (SARAFE) et les écritures de contrepassation sont établies, exactes, consignées pour la bonne période et font l’objet d’un examen et d’une approbation par l’unité des rapports ministériels.
   2. Les comptes à payer à la fin de l’exercice (CAPAFE) et les écritures de contrepassation sont élaborés avec exactitude et consignés pour la bonne période.
   3. Les CAPAFE sont approuvés conformément aux exigences de l’art. 34 de la LGFP.
   4. Les CAPAFE sont approuvés conformément aux exigences de l’art. 33 de la LGFP par les services financiers (notamment la liste de vérification d’assurance qualité pour les CAPAFE) puis examinés et approuvés par l’unité des rapports ministériels.
5. Suivi, surveillance et rapprochement :
   1. Les recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières (récépissés) et transferts (paiements) font l’objet d’un suivi exact dans un dépôt central.
   2. Un rapprochement annuel est réalisé entre les déclarations en espèces et les déclarations de fin d’exercice.