Sommaire de l’examen de la structure de gouvernance ministérielle de RNCan

Résultats de l’examen

1. Structure de gouvernance

La structure de gouvernance du Ministère est composée d’un ensemble de comités mis en place pour contribuer à la surveillance et à l’atténuation des risques; éclairer la planification et l’établissement des priorités; soutenir et superviser la prise de décisions liées aux politiques publiques et à l’allocation des ressources. Ensemble, ces comités appuient directement le Ministère dans l’exécution de son mandat. Les comités de gouvernance, qu’ils soient consultatifs ou axés sur la prise de décisions, doivent travailler ensemble, sous la direction des présidents et ultimement des DM, pour exercer une fonction de remise en question constructive et assurer une prise de décisions éclairées. Ces comités sont conçus pour apporter une valeur ajoutée à l’organisation en servant de forums pour les délibérations et les décisions les plus importantes et les plus pertinentes liées au mandat du Ministère.  

L’examen visait à déterminer si les structures de gouvernance étaient assez efficaces et efficientes dans leur conception pour permettre l’établissement des orientations et des priorités et la supervision des principales fonctions ministérielles, et si ces structures fonctionnaient comme prévu.

Constatation générale

• Structure - Alors qu’une structure de gouvernance qui fonctionne bien est extrêmement importante pour une supervision efficace des dépenses publiques, des activités et de l’atteinte des résultats, la structure actuelle de RNCan est excessivement complexe et entraîne un fardeau de supervision qui n’est pas proportionnel à la valeur apportée par les comités.
• Portée et champ d’application - Les structures actuelles des comités couvrent généralement les principaux domaines d’activités du Ministère, mais pour certaines fonctions opérationnelles importantes, il n’existe pas d’organisme de gouvernance par lequel des délibérations peuvent être menées. Il manque en particulier, une structure de gouvernance pour les questions intégrées, horizontales dans les principaux domaines.

2. Modèle opérationnel de gouvernance

Pour compléter et appuyer les structures de gouvernance, il y a des méthodes, protocoles, processus et interfaces qui permettent la mise en œuvre de la gouvernance. Cet ensemble de pratiques forme le modèle opérationnel de gouvernance du Ministère, soit les mécanismes qui permettent la mise en œuvre de la gouvernance.

Pour déterminer l'adéquation, l'efficience et la pertinence de ce modèle opérationnel, nous espérions trouver des mécanismes de contrôle et des pratiques de gouvernance appliqués de manière uniforme et bien définis, permettant aux membres de la haute direction et aux comités auxquels ils participent de s'acquitter de leurs responsabilités. On s'attendait notamment à ce que les rôles, les responsabilités, les interdépendances et les pouvoirs des instances de gouvernance soient clairs, bien définis et communiqués à tous les membres des comités. L'examen visait également à déterminer si des processus efficaces et robustes étaient en place pour appuyer les activités efficaces, disciplinées et à valeur ajoutée des comités, afin de permettre des délibérations utiles et pertinentes du point de vue de la haute direction. Les principales attentes liées aux processus étaient les suivantes :

• Des délibérations lors des réunions de comités reposant sur des données opportunes, pertinentes et complètes pour permettre à la haute direction de prendre des décisions plus éclairées;
• Des processus et modes de communication ascendante, descendante et horizontale en place pour informer les employés, les intervenants et les autres membres de comités concernés au sujet des décisions ou mesures prises;
• Des processus et mécanismes de contrôle bien définis et efficaces pour assurer le fonctionnement efficient, efficace et transparent des comités; et
• Des mécanismes assurant que les présidents, coprésidents et membres des comités respectent les exigences en matière de langues officielles du gouvernement du Canada.

Constatation générale

• Clarté des rôles, responsabilités et pouvoirs - Bien que la plupart des comités aient été dûment constitués avec un mandat officiel, en pratique, les rôles, centres d’intérêt et responsabilités précis de ces comités ne sont pas clairs. Cela entraîne des incertitudes liées aux attentes des membres et ne permet pas de connaître clairement la valeur de la contribution de ces comités au mandat du Ministère.
• Administration de la gouvernance et gestion des réunions - Des processus et protocoles de gouvernance uniformes et robustes sont nécessaires pour appuyer le fonctionnement efficace et efficient des comités et favoriser des discussions pertinentes et utiles.

3. Culture de gouvernance

Comme indiqué, la structure de gouvernance du Ministère et son modèle opérationnel permettent l'établissement efficace et efficient de l'orientation et de la supervision ministérielle. Toutefois, cela ne suffit pas à réaliser et maintenir les résultats escomptés en matière de gouvernance. Grâce à la voix ferme et cohérente au sommet de l'organisme, la culture de gouvernance de l'organisation (ses normes, préférences, valeurs et comportements) influe sur la participation des personnes et des groupes aux questions de gouvernance et est, par conséquent, essentielle pour:

• permettre une remise en question par les dirigeants, en lien avec les orientations, les activités et la gestion des résultats et des risques; et
• aider les dirigeants à exercer leurs devoirs fiduciaux pour servir au mieux les intérêts à long terme du Ministère dans son ensemble.

En évaluant la culture de gouvernance du Ministère, nous espérions trouver des dispositions de gouvernance ministérielle se caractérisant par une forte mobilisation des personnes et des comités, une solide collégialité et une remise en question constructive, et une approche prenant en compte l’ensemble de RNCan de la part des membres des comités à l’appui d’une pensée généralisée, intégrée et horizontale.

Constatation générale

• Participation - La culture de gouvernance à RNCan se caractérise par la collégialité et une volonté générale à participer au débat et à proposer des points de vue divergents, tout cela servant de base solide pour une culture de gouvernance efficace. Toutefois, en raison des lacunes structurelles et fonctionnelles du modèle de gouvernance, le Ministère ne recueille pas et ne profite pas de ces divers points de vue. Par conséquent, la culture de gouvernance ne contribue pas pleinement aux activités de supervision et de prise de décisions du Ministère.
• Approche prenant en compte l’ensemble de RNCan - Des silos profondément ancrées au sein du Ministère perpétuent une culture de gouvernance qui n’adopte pas suffisamment un point de vue holistique du fonctionnement de RNCan. On a besoin d’une voix ferme et cohérente au sommet de l’organisme pour aborder ce sujet.

Recommandations et réponses de la direction et plan d’action

Recommandations	Réponses de la direction et plan d’action
Pour améliorer la structure de gouvernance, on recommande une collaboration entre le sous-ministre adjoint (SMA) du Secteur de la politique stratégique et innovation (PSI) et le SMA du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) aux fins d’élaboration d’une structure de gouvernance simplifiée à laquelle le sous-ministre devra donner son aval et que l’ensemble de la haute direction devra mettre en œuvre. Cette structure doit être axée sur un petit nombre de comités essentiels pour orienter l’élaboration des politiques et décisions stratégiques, ainsi que la gestion des risques et des ressources en lien avec le mandat et les priorités du ministère. La nouvelle structure doit garantir que tous les points de vue importants concernant le mandat et les obligations réglementaires et politiques du Ministère sont représentés dans la composition des comités, en particulier ceux relatifs à tous les aspects de la sécurité, y compris la cybersécurité, ainsi qu’aux questions autochtones et aux régions de RNCan.	La direction est d’accord. Le sous-ministre a donné son accord en décembre 2020 pour renouveler la structure de gouvernance de RNCan. La nouvelle structure est plus simple, tout en étant complète, et limite le nombre de comités. Les présidents et coprésidents ont été nommés, et la composition des comités a été établie avec des représentants régionaux, au besoin. Les mandats, rôles et responsabilités ont été clairement définis et les liens entre les comités ont été précisés dans les mandats de chaque comité. Cette nouvelle structure de gouvernance fondamentale tient compte des principaux points de vue liés au mandat et aux exigences réglementaires/politiques du Ministère, notamment en lien avec des thèmes clés comme les intérêts des Autochtones et les obligations connexes, la diversité et l’inclusion, la sécurité et les points de vue régionaux. Le renouvellement total de la structure de gouvernance fondamentale devrait être achevé d’ici fin mars 2021. Responsable de poste : Directeur général (DG), Direction de la planification, de la livraison et des résultats (PLR), Secteur de la politique stratégique et innovation (PSI), en consultation avec le Directeur exécutif, Direction de la planification et des opérations, Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) et le cabinet du sous-ministre. Délai : Mars 2021.
Pour améliorer le mode de fonctionnement de la gouvernance, on recommande au SMA du PSI: de mettre en place un rôle de secrétariat central pour assurer une supervision, une coordination et un soutien des stratégies auprès des comités de gouvernance principaux; et de créer et mettre en place des processus et des procédures normales d’exploitation, ainsi que des services d’orientation auprès de l’organisme de secrétariat central pour favoriser la cohérence en matière d’administration des comités.	La direction est d’accord. Un secrétariat de gouvernance ministérielle (SGM) a été créé et servira de secrétariat pour le Comité de gestion stratégique (CGS). Le SGM servira également d’organisme de soutien et de coordination de la supervision stratégique pour la nouvelle structure de gouvernance ministérielle. Son rôle sera de surveiller et de faire rapport sur les résultats des activités des comités, incluant ceux résultant d’une collecte annuelle des rétroactions pour déterminer l’efficacité de la nouvelle structure de gouvernance et des processus. Il servira d’agent de liaison entre tous les secrétariats de gouvernance ministérielle pour faciliter les échanges et le partage d’information avec les employés de RNCan. Des procédures normales d’exploitation, des processus, des modèles standards et des documents d’orientation sont en cours d’élaboration et de mise en application. Le SGM dresse également un inventaire de toutes les autres entités de gouvernance existantes au sein du Ministère afin d’évaluer leur pertinence et d’assurer des mises en relation efficaces avec les comités de gouvernance ministériels existants.  Le SGM produira régulièrement des rapports destinés au CGS sur les résultats afin de veiller à la mise en œuvre d’améliorations continues dans la gouvernance ministérielle. Responsable de poste : DG, LPR, PSI. Délai : D’ici mars 2022, pour veiller à la pleine harmonisation/intégration des autres entités de gouvernance dans la structure de gouvernance fondamentale du Ministère.
Pour améliorer la culture de gouvernance de RNCan, on recommande que le SMA du PSI préside à l’élaboration et, en collaboration avec l’ensemble des présidents des comités, à la mise en œuvre des mécanismes suivants nécessaires à l’installation d’une voix forte au sommet de l’organisme et à l’établissement d’une culture de gouvernance mature et cohérente permettant d’assurer : une proposition de valeur robuste pour les comités, ancrée dans une vision commune et à long terme pour le ministère et les plans annuels du comité correspondant aux priorités du ministère; une implication réelle des membres des comités, avec l’appui de leurs présidents; et une approche prenant en compte l’ensemble de RNCan dans le cadre des délibérations.	La direction est d’accord. Chaque comité de gouvernance du Ministère a élaboré des cadres de référence avec des mandats, des rôles, des responsabilités, des liens et des résultats escomptés clairement définis pour appuyer une prise de décisions efficace et efficiente au sein du Ministère. Cela contribuera à la concrétisation de la vision, du mandat de RNCan et à l’atteinte des résultats ministériels. Chaque comité doit aussi élaborer un plan annuel avec des objectifs clairement définis, un ordre du jour pour les prochaines réunions et assurer l’harmonisation avec les priorités ministérielles. Ces plans annuels seront présentés au CGS aux fins d’examen et d’approbation. Les comités ministériels ont également clairement défini les listes de leurs membres, en précisant les exigences liées à la participation des délégués et suppléants afin d’encourager la participation et un dialogue constructif. Les principes clés de gouvernance, y compris les comportements attendus, sont indiqués dans les mandats de tous les comités. Une charte de gouvernance est également en cours d’élaboration pour s’assurer que l’approche prenant en compte RNCan dans son ensemble est adoptée lors de toutes les délibérations des comités. La charte sera achevée après la collecte des rétroactions au cours de l’été 2021. Responsable de poste : DG, LPR, PSI. Délai : Septembre 2021