Sommaire de l'évaluation du programme du plateau continental polaire de Ressources naturelles Canada
À propos du programme
Le Programme du plateau continental polaire (PPCP) est un organisme national de services chargé d’offrir un soutien logistique aux chercheurs d’organismes gouvernementaux canadiens, de collectivités nordiques et de groupes universitaires et indépendants exerçant des activités scientifiques dans l’Arctique canadien. Ses services comprennent le transport par vols d’affrètement, l’accueil dans les locaux de Resolute, le prêt de matériel de terrain et des services de communications vers des sites isolés. Le programme est administré par le Secteur des terres et des minéraux de RNCan. Son budget annuel s’élevait à environ 12 M$ (en moyenne) pendant la période concernée par l’évaluation (2014-2020).
Observations de l’évaluation
Conception du programme
Dans le cadre de l’évaluation, on est parvenu à la conclusion que le PPCP assurait un soutien logistique sécuritaire et rentable aux efforts de recherche scientifique et d’information sur le Canada et l’Arctique. On note la possibilité d’améliorer le modèle logique permettant de répondre aux besoins actuels et émergents définis dans l’évaluation.
Pertinence
Dans le cadre de l’évaluation, on est parvenu à la conclusion que le PPCP répond de manière adéquate à un besoin de soutien logistique et matériel continu auprès des parties qui effectuent des études dans le Nord à des fins scientifiques, économiques et de sécurité. Le PPCP correspond aux priorités du gouvernement fédéral et au mandat de RNCan. La plupart des demandes de services soumises au PPCP sont acceptées : les refus sont généralement motivés par des raisons logistiques ou de sécurité.
D’autres entités canadiennes assurent des services similaires, au moins en partie. Toutefois, le PPCP est le seul à assurer ces services à une telle échelle, tant du point de vue géographique que logistique. Bien que le PPCP soit en communication avec d’autres prestataires, on a établi que des possibilités d’amélioration de la coordination avec des programmes et organismes territoriaux et locaux demeuraient.
Prestation du programme
Efficacité
Le programme est efficace, mais on a défini certains éléments qui peuvent être améliorés.
Soutien logistique, hébergement, matériel et sécurité : Des données probantes indiquent que les usagers apprécient les connaissances exhaustives du PPCP concernant le terrain, les conditions météorologiques et les itinéraires du Nord. Ils sont généralement satisfaits des installations de Resolute et du matériel fourni, bien que certains aimeraient bénéficier d’une meilleure formation à l’assemblage et à l’utilisation du matériel. On recommande de travailler à l’amélioration de ce domaine, dont un tiers seulement des usagers étaient satisfaits. Les usagers étaient généralement satisfaits du niveau de sécurité du programme, notamment en ce qui concerne les interventions en cas de situation à haut risque.
Rentabilité : L’évaluation est parvenue à la conclusion que l’aide logistique et les coûts de déplacement étaient avantageux pour les usagers qui avaient recours au PPCP. Cette aide était moins avantageuse pour le travail de terrain dans l’Arctique de l’Ouest : en effet, cette région compte plus de prestataires de services et d’infrastructure d’aide logistique. Les données probantes montrent que la plupart d’entre eux indiquent faire des économies quand ils font appel aux services du PPCP. Environ 60 % des usagers ont recours au PPCP pour organiser des vols d’affrètement. Ils indiquent généralement que s’ils s’en chargeaient eux-mêmes, ces services leur reviendraient deux fois plus cher. D’autres font appel au prêt de matériel, ce qui représente des économies pour la plupart d’entre eux. Globalement, on estime que les économies pour les usagers au cours de la période 2014-2019 se situent entre 16 M$ et 20 M$.
Contribution à la recherche scientifique sur le Nord : Des données probantes révèlent des contributions conséquentes du PPCP à la recherche scientifique sur le Nord. Les équipes qui bénéficient du soutien du PPCP effectuent des études dans des domaines variés notamment la gestion durable des ressources, les changements climatiques, l’intégrité et la conservation environnementales, l’histoire culturelle et la préparation aux urgences. Ces études ont fait l’objet de 1 700 publications au cours de la période de l’évaluation. On apprécie le PPCP pour sa capacité à soutenir systématiquement des études effectuées sur plusieurs années, ainsi que la recherche dans des régions isolées du Nord.
Possibilités économiques et dans le Nord : Des données probantes suggèrent l’existence d’effets bénéfiques imprévus sur l’économie et l’emploi dans le Nord engendrés par les installations de Resolute, les services et la fourniture de biens, ainsi que les activités liées aux déplacements des usagers du programme. Le PPCP offre une occasion unique pour la formation des jeunes chercheurs ou des nouveaux chercheurs. Il contribue à l’activité économique du Nord, en particulier dans les domaines des transports et de l’hébergement. Il crée des possibilités pour les jeunes Autochtones qui vivent dans le Nord. Le PPCP offre des possibilités d’emploi. Toutefois, le consensus affirme que ces effets sur l’emploi pourraient être accrus avec les efforts adéquats. On considère en outre que le PPCP pourrait renforcer ses partenariats avec d’autres ministères et organismes fédéraux.
Sélection des candidatures : Bien que des données probantes soutiennent l’adéquation du processus de sélection lui-même, l’analyse des résultats de cette sélection révèle une possibilité d’attirer des propositions plus nombreuses, dont les cotes de respect et de qualité scientifique seraient plus élevées, ou qui établiraient des liens avec les collectivités du Nord.
Efficacité
Malgré les difficultés liées à la prestation des services logistiques en Arctique, des données probantes indiquaient que les responsables du programme s’efforcent de s’assurer que les budgets correspondent à l’envergure et à la nature des exigences liées à la prestation du programme, ainsi qu’au financement qui lui est alloué. Les dépenses annuelles correspondent généralement au budget. Certains domaines peuvent toutefois être améliorés :
Gouvernance et surveillance : Selon les données probantes, l’infrastructure de gouvernance du PPCP concernant la gestion financière est limitée (p. ex., responsabilités et mécanismes formels de surveillance, procédure efficace d’établissement de rapports...), y compris en ce qui concerne l’efficacité et la planification financière. Cette situation a des effets sur le programme, tels que la limitation de sa perspective sur sa rentabilité financière ou des analyses et rapports financiers qui sous-tendent le processus de prise de décisions. Ses archives financières sont en outre vulnérables aux erreurs et aux retards dus au recours à des pratiques manuelles.
Systèmes et outils internes : On dispose de données probantes concernant plusieurs systèmes, lignes directrices, pratiques et autres mesures de contrôle qui contribuent à une utilisation efficace des ressources et à la conformité aux exigences législatives et des politiques. Toutefois, les priorités du service et les retards d’approvisionnement ont contribué à la persistance des lacunes et des points faibles des systèmes fondamentaux du PPCP, notamment de l’« Arctic Logistics Database » (« AL Dbase », « base de données logistiques sur l’Arctique ») et du Système d’inventaire des équipements de terrain (SIET), ce qui continue à limiter la capacité du programme à assurer une gestion financière adaptée à son envergure et à son importance.
Contrôles financiers : Les données probantes indiquent que les limitations de la perspective du programme sur sa rentabilité financière ainsi que le recours à des pratiques manuelles peuvent l’exposer à des risques liés à la continuité des activités et à l’assurance d’une bonne optimisation des ressources dans le cadre de ses activités d’achat.
Gestion du risque : Selon les données probantes, il semblerait que le PPCP n’ait pas mis en œuvre de protocole formel de définition, de définition et d’atténuation du risque à même de garantir la bonne gestion des risques principaux (en particulier ceux liés à l’environnement et aux objectifs particuliers du programme) dans les limites d’un seuil de tolérance acceptable. Ces risques comprennent ceux liés à la santé et à la sécurité, aux conflits d’intérêts, à la conformité (notamment en ce qui concerne les ententes sur les revendications territoriales globales) et la planification de la relève.
Analyse comparative entre les sexes + : Des données probantes suggèrent que la répartition des postes au niveau des chercheurs principaux des équipes de recherche entre les hommes et les femmes n’est pas équilibrée. Dans le cadre du programme, on n’a pas mis en œuvre de mesure visant à encourager la participation des femmes. On ne dispose par ailleurs pas des moyens qui permettraient la surveillance de la répartition entre les hommes et les femmes dans les équipes de recherche qui font appel au PPCP et d’impliquer davantage de personnes originaires des régions nordiques dans les activités du projet ou dans son personnel.
Planification : Bien que les données probantes montrent que de nombreux chercheurs prévoient effectuer des recherches sur le long terme dans le Nord, rien n’indique que le programme assure des activités de planification à long terme. Selon les conclusions de l’évaluation, le programme ne dispose pas de mécanismes formels d’évaluation des besoins du gouvernement fédéral. En outre, aucune structure de comité ni autre mécanisme formel n’est en place pour comprendre les besoins des usagers et adapter les projets d’activités en conséquence.
À propos de l’évaluation
Dans le cadre de l’évaluation, on a observé la période de 2014-2015 à 2019-2020 : elle correspond aux exigences d’audit et d’évaluation. Elle visait à évaluer la pertinence et le rendement du PPCP, ainsi que l’adéquation de son cadre de surveillance de la gestion à une utilisation efficace des ressources du programme. Elle satisfaisait aux exigences de l’agence centrale du gouvernement du Canada relatives aux examens indépendants dans le cadre du financement du budget 2019. Un groupe de travail auquel présidait un responsable principal de l’évaluation, composé d’un petit nombre de représentants du secteur et accueillant des participants issus du ministère des Finances Canada et du Secrétariat du Conseil du Trésor, a assuré la coordination des intrants du programme. La version intégrale du rapport présente le détail des sous-objectifs, des questions, des méthodes et des limitations de l’évaluation. L’évaluation satisfait aux exigences de la Politique sur les résultats (2016), et de la Politique sur l’audit interne (2017) du Conseil du Trésor, ainsi qu’à celles du cadre des pratiques professionnelles internationales (« International Professional Practices Framework ») de l’institut des auditeurs internes (Institute of Internal Auditors).
Recommandations et plan d’action de la direction
Recommandations
1. On a formulé les recommandations suivantes pour l’amélioration de l’efficacité :
1a) Des améliorations peuvent être apportées à la structure de gouvernance et de surveillance du programme en ce qui concerne le rendement et la planification des finances, notamment dans le cas de la planification à long terme des finances et du flux de trésorerie, la planification des activités, de la conformité et de l’efficacité en appui de la collecte fiable en temps opportun de renseignements aux fins de prise de décisions.
Réponse de la direction et plan d’action
Accord de la direction.
On procédera à un examen de la structure de gouvernance et de surveillance du programme pour l’amélioration de l’efficacité, y compris en ce qui concerne les outils et les procédures de planification financière, les protocoles de délégation et de surveillance, le rendement, la conformité et la planification des activités, de manière à garantir la fiabilité et la rapidité de la collecte des renseignements aux fins de prise de décisions.
Ces actions comprennent :
- un examen interne comportant une analyse des lacunes de la structure organisationnelle, de gouvernance, de délégation financière et des outils et procédures de surveillance, de planification des activités et de conformité, de planification financière et du rendement;
- Les résultats de l’examen serviront à l’élaboration d’un plan de mise en œuvre comportant des jalons pour l’analyse des lacunes;
- On définira les rôles et les responsabilités pour la mise en œuvre d’un système de gestion des archives pour la documentation de la conformité (c.-à-d. suivi des actions de correction en circuit fermé, des listes des fournisseurs pour l’analyse des conflits des fournisseurs), ainsi que pour l’analyse des données.
Responsable : SMA du STM
Échéance : Examen achevé le 31 mai 2022. Plan de mise en œuvre élaboré d’ici le 30 septembre 2022.
1b) Dans le contexte de la structure de gouvernance, élaborer un cadre de référence pour la structure de comité comprenant des lignes directrices pour l’établissement de rapports, en collaboration avec des représentants d’autres ministères et des organismes de financement pour s’assurer que les préoccupations des intervenants sont prises en compte lors de la prise de décisions.
La direction est d’accord.
Les responsables du PPCP sont d’accord pour créer une structure de comité visant à garantir la prise en compte des préoccupations des intervenants lors de la prise de décisions. Ce comité comprendra des représentants des ministères et des organismes de financement. On procédera à une analyse de l’environnement avec des représentants d’organismes de financement et de ministères clés dans le cadre de l’élaboration de la structure de comité et du cadre de référence.
Responsable : SMA du STM
Échéance : Décision sur la structure de comité et le cadre de référence prise d’ici le 30 avril 2022.
1c) Le PPCP appliquera de nouvelles stratégies, en collaboration avec des ministères fédéraux et des organismes des régions nordiques pour tirer parti des ressources disponibles, favoriser l’emploi et répondre aux besoins existants et émergents de ses usagers.
Accord de la direction.
Le PPCP définira et appliquera des stratégies, en collaboration avec des ministères fédéraux et des organismes des régions nordiques pour tirer parti des ressources disponibles, favoriser l’emploi et répondre aux besoins existants et émergents de ses usagers.
Ces actions comprennent :
- un examen des stratégies actuelles, en collaboration avec les ministères fédéraux et les organismes des régions nordiques, pour définir les lacunes et les possibilités en matière d’utilisation des ressources;
- la définition d’un plan de mise en œuvre, en collaboration avec des ministères fédéraux et des organismes des régions nordiques, pour favoriser l’emploi et répondre aux besoins émergents des usagers;
- la mise en œuvre d’un système de surveillance pour le suivi des nouvelles initiatives visant à renforcer l’emploi et à répondre aux besoins émergents dans le Nord.
Responsable : SMA du STM
Échéance : Système de suivi mis en œuvre d’ici le 30 septembre 2021.
2. Pour chacun des outils et rapports du programme élaborés à l’interne (p. ex., feuilles de calcul Excel, bases de données ou autre) :
2a) documentation systématique de leurs objectifs, usagers principaux, des responsables de l’outil ou du rapport, des sources d’information et de leurs liens éventuels avec d’autres systèmes, notamment ministériels;
2b) définition et documentation des instructions et des supports de formation sur l’utilisation et l’entretien des outils en appui de la cohérence, du contrôle de la qualité, et de la continuité, et dans le cadre des exigences de la recommandation no 1.
Accord de la direction.
Le PPCP assurera une documentation des outils et rapports élaborés à l’interne en précisant notamment les usagers principaux, les responsabilités, les sources d’information et les liens éventuels avec d’autres systèmes ministériels. On assurera également la documentation des instructions et des supports de formation pour l’utilisation et l’entretien des outils visant à l’appui de la cohérence, du contrôle de la qualité et de la continuité.
Ces actions comprennent :
- la définition et l’évaluation de chacun des outils du programme élaborés à l’interne;
- la documentation de l’utilité et des objectifs de chaque outil, ainsi que de ses liens éventuels avec d’autres systèmes ministériels;
- la documentation des instructions et des supports de formation visant à l’appui de la cohérence, du contrôle de la qualité et de la continuité pour chaque outil;
- l’élaboration de lignes directrices relatives au système pour un transfert des connaissances efficace, notamment en ce qui concerne les procédures normales d’exploitation ou les manuels.
Responsable : SMA du STM
Échéance : Définition de l’objectif des outils du programme élaborés à l’interne et leurs liens éventuels avec d’autres systèmes d’ici le 31 octobre 2021.
Documentation des instructions et des supports de formation pour chaque outil d’ici le 30 avril 2023.
3. Amélioration ou remplacement des systèmes et outils logistiques et financiers propriétaires du programme par des solutions commerciales plus à même de favoriser un établissement de rapports, une gestion des flux de trésorerie et des factures ainsi qu’une analyse financière connexe intégrés et fiables.
La direction est d’accord.
Le PPCP remplacera son Système d’inventaire des équipements de terrain et améliorera ses autres outils logistiques après un examen des solutions commerciales de manière à favoriser une gestion financière intégrée et fiable, notamment grâce à l’amélioration de la gestion des factures et des flux de trésorerie, ainsi que de l’analyse financière.
Ces actions comprennent :
- la définition des améliorations des systèmes et outils financiers et logistiques permettant un meilleur soutien d’une gestion intégrée de l’établissement des rapports, des factures et des flux de trésorerie, ainsi que des analyses financières connexes;
- un examen des systèmes commerciaux informatiques et de messagerie instantanée pour permettre l’intégration des rapports financiers aux systèmes logistiques;
- l’élaboration de documents sur les exigences et la portée des travaux pour les remplacements ou les modifications des systèmes logistiques;
- l’obtention de services auprès du secteur privé pour la mise en œuvre des modifications ou des améliorations des bases de données et des systèmes financiers.
Responsable : SMA du STM
Échéance : Élaboration d’un plan de travail pour l’amélioration des outils logistiques d’ici le 31 décembre 2021.
Remplacement du Système d’inventaire des équipements de terrain d’ici le 30 avril 2022.
Mise en œuvre des systèmes et outils logistiques d’ici le 20 avril 2023.
4. Lancement de mesures de définition et d’évaluation du risque en appui d’un profil de risque du programme. Ces mesures seraient axées sur les risques concernant le plus directement l’environnement et les objectifs du PPCP, ou qui leur sont spécifiques, par exemple dans les domaines de la santé et de la sécurité, de la conformité (notamment des actions de correction en circuit fermé), de la planification de la relève, des conflits d’intérêts...
La direction est d’accord.
Le PPCP procédera à une évaluation de définition des risques en appui d’un profil de risque du programme. Cette évaluation sera axée sur les risques par lesquels le PPCP est concerné, notamment dans les domaines de la santé et de la sécurité, de la conformité, de la planification de la relève et des conflits d’intérêts.
Ces actions comprennent :
- la collaboration avec le système de base de données pour la surveillance des échantillons biologiques (BSMDB) et le SGSI pour l’élaboration d’un profil de risque pour le programme comprenant les lignes directrices de RNCan sur les finances, la santé et la sécurité, l’environnement et les conflits d’intérêts;
- la mise à jour du profil d’information sur le rendement du programme et des rapports ministériels pertinents;
- la création de plans de formation spécifiques aux postes concernant les procédures normales d’exploitation pour le suivi des certifications de manière à encadrer les risques pour la santé et la sécurité dans le cadre du travail.
Responsable : SMA du STM
Échéance : Évaluation du risque achevée d’ici le 31 décembre 2021.
5. Pour améliorer l’efficacité et la qualité des projets et promotion de l’équité entre les genres ainsi que l’inclusion culturelle, on recommande que le programme mette à jour ses systèmes et ses procédures, notamment les systèmes de sélection de projets, de manière à promouvoir et surveiller la diversité de sa clientèle.
La direction est d’accord.
Le PPCP améliorera son efficacité et la qualité de ses projets, et fera la promotion de l’équité entre les genres et de l’inclusion sociale :
- en modernisant son formulaire d’admission de projet pour faciliter le dépôt de candidatures;
- en mettant en place un système de surveillance permettant d’effectuer un suivi de la diversité et de l’égalité entre les genres;
- en examinant sa procédure de sélection pour repérer les possibilités de promotion de l’équité entre les genres et de l’inclusion culturelle.
Responsable : SMA du STM
Échéance : Intégration de nouveaux critères en matière d’équité, de diversité et d’inclusion dans la procédure de sélection des projets d’ici le 30 septembre 2021.
6. Pour faciliter la planification du point de vue de la gestion des ressources (notamment pour RNCan et d’autres partenaires fédéraux) et de celui des usagers, on recommande que le PPCP adopte une approche sur plusieurs années de la planification.
La direction est d’accord.
Le PPCP procédera à un projet pilote conforme à cette approche pour améliorer la gestion des ressources et le service aux clients. Il comprendra la création d’un cadre et des versions pilotes des possibilités de planification sur plusieurs années pour l’approvisionnement, l’entretien des installations et les demandes logistiques des clients.
Responsable : SMA du STM
Délai : Mise en œuvre d’un modèle de planification pilote sur plusieurs années d’ici le 30 mai 2022.
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