AUDIT DE LA CLASSIFICATION

Présenté au Comité ministériel d’audit (CMA)
15 décembre 2020

Table des matières

• RÉSUMÉ
  • Introduction
  • Points forts
  • Domaines à améliorer
  • Conclusion de l’audit interne et opinion
  • Énoncé de conformité
• INTRODUCTION
  • But et objectifs de l’audit
  • Facteurs pris en considération lors de l’audit
  • Portée
  • Stratégie et méthodologie
  • Critères
• CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS
  • Planification stratégique et gouvernance de la classification
  • Communications
  • Respect des politiques et processus de gestion
  • Surveillance et rapports
• ANNEXE A – CRITÈRES D’AUDIT

RÉSUMÉ

INTRODUCTION

La classification est un processus visant à organiser et à évaluer le travail dans le but de garantir une gestion équitable, juste et adaptée de la rémunération dans l’ensemble de la fonction publique. Elle consiste à attribuer du travail à chaque groupe professionnel en fonction de sa définition, et à évaluer le travail au regard des critères établis dans les normes d’évaluation des emplois du Conseil du Trésor (CT) pour chacun de ces groupes. Elle constitue un système visant à assurer une base équitable, uniforme et efficace pour la rémunération des employés, et sert de mécanisme de contrôle financier pour garantir la responsabilisation du gouvernement à l’égard des dépenses de rémunération des employés.

La prise de décisions appropriées en matière de classification et de conception organisationnelle est un processus capital du point de vue des ressources humaines et le fondement d’une gestion saine de celles-ci. Ces décisions influent sur la capacité à long terme d’un organisme à mettre en œuvre ses programmes et services, à être capable de compétitionner pour obtenir les ressources nécessaires et à maintenir en poste ses employés.

Ressources naturelles Canada (RNCan) est assujetti à une série d’instruments de politique du CT en matière de classification. Ces instruments énoncent les responsabilités relatives à la gestion et à l’exécution de la fonction de classification. Il convient de noter que certains de ces instruments ont été remplacés par le CT au cours de la phase d’élaboration du rapport de cet audit. Bien que l’audit ne portait que sur les instruments de politique précédents, l’équipe d’audit a estimé que les modifications apportées à ceux-ci entraient dans le cadre de cet audit.

Les administrateurs généraux se sont vu confier par le CT le pouvoir et la responsabilité de classifier les postes, et sont chargés d’administrer le système de classification de leur ministère respectif et d’en garantir l’intégrité. À RNCan, les activités essentielles de la fonction de classification incombent au Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI). Les autres secteurs de RNCan sont chargés de veiller à ce que les descriptions d’emploi et les renseignements organisationnels liés à la classification soient mis à jour afin que le SGSI dispose des renseignements exacts dont il a besoin pour répondre aux demandes de classification.

L’audit avait pour objectif d’évaluer l’efficacité et l’efficience des processus de classification employés par RNCan pour satisfaire ses besoins opérationnels et se conformer aux instruments de politique applicables. 

POINTS FORTS

Dans l’ensemble, l’équipe d’audit a constaté que le Ministère avait conçu et mis en œuvre des processus conformes à la Politique sur la classification du CT, et que les rôles, les responsabilités et l’imputabilité en matière de classification étaient clairement documentés. Des processus ont été élaborés et priorisés de manière à réduire au minimum l’interruption des activités, tout en permettant au ministère de s’adapter rapidement en cas de changement soudain dans l’orientation organisationnelle. Malgré des retards dans le traitement des mesures de classification, les secteurs se sont généralement montrés satisfaits de l’expertise apportée par les conseillers en classification. Par ailleurs, la fonction de classification a récemment pris des mesures visant à assurer un meilleur respect de la Directive sur la classification et à réduire les retards observés dans le traitement des demandes, et ce, en tenant compte des rôles et des responsabilités des gestionnaires et des conseillers en classification.

DOMAINES À AMÉLIORER

Il serait opportun d’améliorer la planification stratégique à l’égard des priorités en matière de classification, ainsi que d’assurer un meilleur respect de la Directive sur la classification. Ces deux points contribueront à améliorer la communication entre la fonction de classification et les secteurs, mais aussi à réduire les goulots d’étranglement constatés dans le flux des demandes de classification. Il serait également opportun de revoir les processus de surveillance de la classification et d’élaboration de rapports, et d’améliorer l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements fournis à la direction afin de faciliter la prise de décisions éclairées et la planification stratégique. Enfin, les considérations liées à l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) gagneraient à être mieux intégrées aux processus de classification.

CONCLUSION DE L’AUDIT INTERNE ET OPINION

Selon moi, la fonction de classification a pris des mesures adaptées pour améliorer l’efficacité et l’efficience des processus de classification, et a élaboré des processus destinés à faciliter la réalisation des priorités ministérielles et la satisfaction des besoins opérationnels. Il serait opportun d’assurer un meilleur respect des instruments de politique applicables, et d’améliorer la planification stratégique à l’égard des principales priorités en matière de classification dans le cadre des stratégies générales liées aux activités opérationnelles et aux ressources humaines (RH).

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

J’estime, en ma qualité de dirigeant principal de l’audit, que cet audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes (IIA) et à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada, comme le confirment les résultats du Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Michel Gould, MBA, CPA, CIA
Dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation
15 décembre 2020

REMERCIEMENTS

L’équipe d’audit tient à remercier les personnes qui ont contribué à la réalisation de cet audit, et plus particulièrement les employés qui ont livré leur point de vue et leurs observations dans le cadre de celui-ci.

Introduction

Dans la fonction publique, la classification est un processus visant à organiser et à évaluer le travail de manière équitable, uniforme et efficace. Elle consiste à attribuer du travail à chaque groupe professionnel en fonction de sa définition, et à évaluer le travail au regard des critères établis dans les normes d’évaluation des emplois du Conseil du Trésor (CT) pour chacun de ces groupes. Elle constitue un système visant à assurer une base équitable, uniforme et efficace à la rémunération des employés, représente un lien important avec la structure de l’unité de négociation, et sert de mécanisme de contrôle financier pour garantir la responsabilisation du gouvernement à l’égard des dépenses de rémunération des employés.

La prise de décisions appropriées en matière de classification et de conception organisationnelle est un processus capital du point de vue des ressources humaines et le fondement d’une gestion saine de celles-ci. Ces décisions influent sur la capacité à long terme d’un organisme à mettre en œuvre ses programmes et services, à être capable de compétitionner pour obtenir les ressources nécessaires et à maintenir en poste ses employés.

RNCan est assujetti à la Politique sur la classification du CT, à la Directive sur la classification du CT, à la Directive sur la classification du groupe de la direction et à la Directive sur les griefs de classification, ainsi qu’à un Guide sur la classification élaboré à l’interne. La Politique sur la classification a été en vigueur du 1er juillet 2015 au 31 mars 2020, puis a été remplacée par la Politique sur la gestion des personnes le 1er avril 2020. Une nouvelle Directive sur la classification a été mise en œuvre à ce moment-là. Ces instruments énoncent les responsabilités relatives à la gestion et à l’exécution de la fonction de classification. Les administrateurs généraux se sont vu confier par le CT le pouvoir et la responsabilité de classifier les postes, et sont chargés d’administrer le système de classification de leur ministère respectif et d’en garantir l’intégrité. Le pouvoir de classifier les postes à Ressources naturelles Canada (RNCan) est subdélégué aux conseillers en classification qui ont obtenu leur accréditation auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et travaillent dans le Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI).

Le SGSI est responsable des activités essentielles de la fonction de classification. Les autres secteurs de RNCan sont chargés de veiller à ce que les descriptions d’emploi et les renseignements organisationnels liés à la classification soient mis à jour afin que le SGSI dispose des renseignements exacts dont il a besoin pour répondre aux demandes de classification.

Au 24 avril 2020, les équipes de RNCan responsables des activités de classification et de la classification ministérielle comptaient quatre conseillers en classification accrédités et quatre conseillers en classification non accrédités pour gérer 6718 postes répartis sur 38 groupes professionnels. Les conseillers non accrédités peuvent réaliser certaines tâches de classification en attendant d’acquérir l’expérience nécessaire pour obtenir l’accréditation. Le schéma ci-dessous illustre la composition actuelle de la structure professionnelle du Ministère, avec un rapport d’environ un conseiller accrédité pour 1680 équivalents temps plein (ETP). Le SCT recommande un rapport d’un conseiller accrédité pour 500 ETP.

Les conseillers en classification assument un rôle de conseil et d’orientation en ce qui concerne la conception organisationnelle, la classification et le contenu des descriptions d’emploi. Ils sont chargés de déterminer si une structure organisationnelle adéquate a été mise en place, et d’examiner et de traiter les demandes de classification. Les conseillers en classification accrédités examinent et évaluent les demandes de classification en se fondant sur leur propre jugement dans les buts 1) de déterminer si l’attribution des groupes professionnels et l’utilisation de certaines descriptions d’emploi sont appropriées, et 2) de vérifier la relativité ministérielle et interministérielle.    

La fonction de classification est une fonction ministérielle qui suppose une collaboration permanente avec les secteurs pour garantir le traitement efficace des demandes de classification. Il incombe aux gestionnaires de communiquer des renseignements exacts et opportuns aux conseillers en classification, qui effectuent ensuite une évaluation complète à l’aide des normes d’évaluation des emplois dans le cas où une description d’emploi générique ne conviendrait pas. Ils sont également tenus de mettre en œuvre les décisions de classification une fois celles-ci rendues. Au cours du deuxième trimestre de l’exercice 2019-2020, RNCan comptait 668 demandes de classification en cours, dont 315 reportées des trimestres précédents.

Figure 2 : Aperçu des demandes de classification de RNCan au deuxième trimestre de l’exercice 2019-2020

Un grief de classification s’entend d’un processus par lequel un employé dépose une plainte écrite pour contester la classification du travail attribué par le gestionnaire responsable au poste occupé par l’employé et détaillé dans la description d’emploi. Il contribue à garantir un processus de classification juste, transparent et équitable sur l’ensemble de la fonction publique centrale. À RNCan, les griefs sont gérés et traités par les conseillers en classification accrédités qui interviennent au sein de l’équipe de classification ministérielle (distincte de l’équipe des activités de classification).

Deux grandes initiatives de classification sont en cours à RNCan : l’initiative sur les descriptions d’emploi normalisées et l’initiative de conversion au groupe Services des programmes et de l’administration (PA). La conversion au groupe PA est une exigence impérative du SCT et implique un changement dans la méthode permettant d’établir la valeur relative du travail d’un groupe professionnel, et ce, par le remplacement de la norme de classification. La conversion au groupe PA s’applique aux normes des classifications Services administratifs (AS), Administration des programmes (PM), Services d’information (IS), Commis aux Écritures et aux règlements (CR) et Programmes de bien-être social (WP). Des exercices de conversion de la classification auront également lieu pour le groupe Systèmes d’ordinateurs (CS) qui deviendra Technologie de l’information (IT), et pour le travail effectué dans le secteur de l’audit interne qui fera l’objet d’un nouveau groupe intitulé Fonction de contrôleur (CT). L’initiative sur les descriptions d’emploi normalisées a commencé en 2016 et prévoit de remplacer les descriptions de travail élargies élaborées en 1998 par des descriptions d’emploi normalisées. Elle a pour but de mieux refléter les activités de travail des employés et le mandat général du Ministère.

Trois comités appuient les objectifs de classification à RNCan : le Comité consultatif des ressources humaines (CCRH), le Comité de gouvernance de la conversion de la classification (CGCC) et le Comité de classification du groupe de la direction (CCGD). Le Comité de gouvernance de la conversion de la classification a été mis sur pied pour définir l’orientation générale des activités de conversion au groupe PA et le calendrier relatif à leur achèvement; le CCRH est un comité de direction par l’entremise duquel se tiennent, au besoin, les discussions ayant trait à la classification; le CCGD est un comité de SMA chargé de garantir le contrôle de la haute direction et son implication dans la gestion des postes de direction à RNCan.

L’audit de la classification a été inclus dans le Plan intégré d’audit et d’évaluation 2019-2024, que le sous-ministre a approuvé le 14 mai 2019.

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’audit avait pour objectif d’évaluer l’efficacité et l’efficience des processus de classification employés par RNCan pour satisfaire ses besoins opérationnels et se conformer aux instruments de politique applicables. 

L’audit a tout particulièrement cherché à déterminer :

• si RNCan avait mis en œuvre des processus pour faciliter la prestation des services de classification en conformité avec l’orientation ministérielle, les stratégies intégrées en matière de RH et les instruments de politique applicables; et
• si RNCan avait mis en place des structures et des processus efficaces et efficients pour gérer les services de classification fournis aux secteurs.

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L’AUDIT

Une approche fondée sur le risque a été adoptée pour définir les objectifs, la portée et la stratégie de cette mission d’audit. Les domaines suivants sont réputés jouer un rôle important dans l’atteinte des objectifs du Ministère, et sont par conséquent considérés comme des domaines à risque accru dans le cadre du présent audit :

• Des activités efficaces de planification stratégique à l’égard des priorités en matière de classification ont été élaborées et sont mises en œuvre pour appuyer l’orientation stratégique de la fonction de classification;
• Des contrôles et des processus adéquats et efficaces ont été élaborés et mis en œuvre pour assurer la conformité, en tenant compte des exigences de la Politique sur la classification du CT, de la Directive sur la classification du CT et des politiques et directives de RNCan en matière de classification;
• Des canaux de communication adéquats et efficaces entre les secteurs et la fonction de classification existent; et
• Des processus de surveillance efficace, notamment la mesure du rendement et le recensement des problèmes, ont été mis en place pour informer la haute direction à des fins décisionnelles.

PORTÉE

L’audit portait essentiellement sur les activités de classification réalisées entre le 1er juillet 2015 et le 31 mars 2020, et sur les activités de vérification des opérations réalisées ces dernières années. La vérification des opérations avait pour but d’évaluer l’efficacité et l’efficience des processus de classification; l’équipe d’audit n’a cependant pas exprimé d’opinion sur les décisions ou les résultats de la classification.

Les résultats des derniers audits menés à RNCan, y compris l’audit de la planification des ressources humaines et l’audit de la planification stratégique et opérationnelle, ont été pris en compte pour alimenter l’audit et réduire les doubles emplois.

STRATÉGIE ET MÉTHODOLOGIE

La stratégie et la méthodologie suivies au cours de cet audit étaient conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes (IIA) et à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et réalisé de manière à obtenir l’assurance raisonnable que ses objectifs ont bien été atteints. L’audit a intégré les contrôles réputés nécessaires pour obtenir cette assurance. Les auditeurs internes ont réalisé l’audit avec l’indépendance et l’objectivité qui s’imposaient, conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

La stratégie d’audit s’est articulée autour des tâches essentielles suivantes :

• Entrevues avec les membres clés du personnel, les intervenants, les utilisateurs des plates-formes et les experts;
• Examen des principaux documents, des processus opérationnels et des supports de communication;
• Examen de l’information et de la documentation liées aux activités de planification de projets, de surveillance, de communication, de rétroaction et de gestion de l’information; et
• Activités variées de vérification et d’analyse de fichiers liées aux critères énoncés.

La phase d’exécution de l’audit s’est essentiellement déroulée en avril 2020.

CRITÈRES

Les critères d’audit sont détaillés à l’Annexe A. Ces critères ont orienté les travaux d’audit sur le terrain et servi de fondement à la conclusion générale de l’audit.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

PLANIFICATION STRATÉGIQUE ET GOUVERNANCE DE LA CLASSIFICATION

Constatation générale

Dans l’ensemble, le Ministère a fait preuve d’adaptabilité et de souplesse dans la mise en œuvre des processus de classification lui permettant de réagir en cas de changement soudain dans l’orientation organisationnelle et les priorités opérationnelles, et ce, en précisant clairement les différents rôles, responsabilités et l’imputabilité liés à la classification pour le groupe Systèmes et services des ressources humaines (SSRH) et les secteurs de RNCan.

Il serait opportun de s’assurer que les considérations relatives à la classification soient prises en compte en temps utile, au moment de la détermination des priorités organisationnelles. Il serait également opportun que la haute direction planifie, définisse et énonce les principales priorités stratégiques en matière de classification. Bien que des efforts aient été faits pour remédier aux problèmes de classification à mesure qu’ils surviennent, peu d’éléments probants indiquent que les priorités stratégiques en matière de classification sont promues auprès des secteurs. Par ailleurs, il a été constaté qu’aucun mécanisme de gouvernance n’avait été mis en place pour faciliter des communications fréquentes et opportunes entre les secteurs et la fonction de classification concernant la gestion des demandes.

Observations pertinentes

L’audit a cherché à déterminer si le Ministère avait mis en œuvre des processus pour faciliter la prestation des services de classification en conformité avec l’orientation ministérielle et les stratégies intégrées en matière de RH. Ces processus contribuent à clarifier les rôles, responsabilités et obligations des intervenants, et à veiller à ce que les organes de gouvernance fassent concorder les principaux processus et ressources de classification avec les priorités opérationnelles du Ministère.

Énonciation des priorités stratégiques en matière de classification

Dans l’ensemble, l’équipe d’audit a constaté que le Ministère n’avait pas clairement énoncé ses grandes priorités stratégiques en matière de classification dans le cadre des stratégies générales liées aux activités opérationnelles et aux RH. L’équipe d’audit a également constaté, sur la base des entrevues menées, que les secteurs ne se livraient pas régulièrement à des activités adaptées de planification à l’égard de la classification. Les organigrammes des secteurs examinés par l’équipe d’audit se sont révélés obsolètes et en contradiction avec la structure organisationnelle actuelle. Par ailleurs, l’équipe d’audit a examiné un échantillon des ordres du jour des réunions des comités, ainsi que les dossiers relatifs aux travaux accomplis par ces derniers, et constaté qu’aucun comité de gouvernance dédié n’avait été établi pour faciliter des communications fréquentes, opportunes et permanentes entre les secteurs et la fonction de classification concernant la gestion des demandes. Les discussions liées à la classification se tiennent plutôt de manière ponctuelle, dans le cadre de comités généraux des RH, notamment le Comité de gouvernance de la conversion et le CCRH.

Le Comité de gouvernance de la conversion de la classification a été mis sur pied pour surveiller l’orientation générale de la conversion au groupe PA et en assurer l’achèvement en temps opportun. La conversion au groupe PA a été annoncée par le CT en décembre 2018, avec la perspective que les administrateurs généraux la mènent à terme d’ici 2022. L’équipe d’audit a constaté que le Ministère avait fixé des objectifs initiaux d’achèvement et travaillé sur la conversion, qui aura lieu entre les exercices 2020 et 2022. Le CCRH, qui avant 2019 s’appelait Comité de renouvellement des ressources humaines, examine ponctuellement, et non régulièrement, la question de la classification en tant que point inscrit à son ordre du jour. Ce comité réunit les principaux intervenants de la Division des RH et les représentants sectoriels.

Le manque de planification stratégique à l’égard des principales activités de classification constaté dans cet audit concorde avec les observations formulées dans les derniers audits internes menés par RNCan, notamment l’audit de la planification des ressources humaines et l’audit de la planification stratégique et opérationnelle.

En ce qui concerne les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles, l’équipe d’audit a constaté que les principaux rôles et responsabilités au sein de la fonction de classification étaient clairement définis et communiqués sur l’intranet de RNCan. Le Ministère a publié un Guide sur la classification qui regroupe notamment les coordonnées des personnes-ressources, les questions les plus fréquemment posées, des liens vers les formulaires de demandes applicables et une vue d’ensemble des exigences imposées aux secteurs et à la fonction de classification.

Priorités en matière de classification et concordance avec les priorités ministérielles

La fonction de classification a démontré à plusieurs occasions qu’elle utilisait une approche polyvalente et souple pour instaurer des mesures de classification opportunes, lui permettant de réagir en cas de changement soudain dans l’orientation organisationnelle et les priorités opérationnelles immédiates, et ce, dans le but de promouvoir les priorités ministérielles. La fonction de classification a également élaboré un système de hiérarchisation des mesures qu’elle a mis en place pour réduire au minimum l’interruption des activités, par exemple le fait d’accorder la priorité aux nouveaux postes, aux relances et aux initiatives ministérielles. La hiérarchisation a eu pour effet d’accélérer le traitement de certaines demandes de classification, mais cela s’est fait au détriment des autres demandes.

Dans le contexte des priorités opérationnelles du Ministère, l’équipe d’audit a examiné la mobilisation de la fonction de classification pour répondre aux besoins opérationnels découlant d’un projet hautement prioritaire nécessitant un appui important. Ce projet a été reconnu comme une priorité opérationnelle du Ministère évoluant à un rythme rapide. Pour répondre au besoin de classifier un secteur entièrement nouveau, la fonction de classification a utilisé certaines tactiques telles que la duplication de poste pour gagner en efficacité et créer les postes nécessaires à la constitution d’une équipe importante dans un laps de temps relativement court. Les mesures consécutives ont permis de réduire au minimum l’interruption des activités.

RISQUE ET INCIDENCE

Lorsque les priorités en matière de classification ne sont pas clairement établies et communiquées, il existe un risque de ne pas pouvoir répondre aux demandes de manière efficace. 

RECOMMANDATIONS

Recommandation n^o 1 : Il est recommandé au sous-ministre adjoint (SMA) du SGSI, en collaboration avec les SMA des secteurs :

1. de s’assurer que les considérations relatives à la classification soient prises en compte en temps opportun, dans le cadre des processus de planification stratégique et opérationnelle du Ministère, y compris les priorités organisationnelles; et
2. d’établir les priorités en matière de classification et de les communiquer régulièrement à la haute direction.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est d’accord avec la recommandation n^o 1a.

1. Le SMA du SGSI mettra à profit le Comité de la haute direction (CHD) afin de promouvoir et mieux faire connaître les avantages d’un renforcement de la planification stratégique et opérationnelle du Ministère, et veillera à ce que les considérations, les priorités et les initiatives en matière de classification soient prises en compte dans le processus.

Échéance : juin 2021

Postes responsables : SMA du SGSI et CHD

La direction est d’accord avec la recommandation n^o 1b.

1. La Direction des ressources humaines (DRH) établira et appliquera un mécanisme (p. ex., mise à profit des comités existants, rédaction de communiqués trimestriels, etc.) destiné à garantir la communication et la diffusion de l’information en temps opportun, la mobilisation de la haute direction et la collaboration autour des priorités et des initiatives en matière de classification.

Échéance : septembre 2021

Postes responsables : dirigeant principal des ressources humaines/directeur général (DPRH/DG) et DRH

2. La DRH poursuivra ses efforts visant à mobiliser et à examiner régulièrement les priorités en matière de classification lors des réunions mensuelles des équipes de direction des secteurs.

Échéance : juin 2021

Postes responsables : DPRH/DG et DRH

Communications

Constatation générale

Dans l’ensemble, il serait opportun d’accroître l’efficacité de la communication entre les secteurs et la fonction de classification. L’équipe d’audit a constaté que, dans certains cas, le manque de communication opportune entre les secteurs et les conseillers en classification contribuait à engendrer des retards dans le traitement des demandes de classification. Les entrevues menées dans le cadre de l’audit avec les secteurs qui présentent des demandes de classification ont également mis en évidence un manque de compréhension des délais et des processus opérationnels.

L’équipe d’audit a également remarqué qu’un conseiller en classification passait plus de 50 % de son temps à traiter des demandes qui, en fin de compte, étaient annulées. Par ailleurs, le Ministère ne dispose actuellement d’aucun processus de résolution des impasses, formel ou informel, pour régler les désaccords entre les secteurs et les conseillers en classification, alors qu’il s’agit d’une exigence de la Directive sur la classification.

Concernant les griefs de classification, l’équipe d’audit a déterminé que le Ministère utilisait les processus définis par le CT et que ces processus avaient été conçus de manière adéquate; aucun grief de classification n’a cependant été déposé au cours de la période visée par l’audit.

Observations pertinentes

L’équipe d’audit a cherché à déterminer si des processus de communication adéquats avaient été mis en place et si la fonction de classification et les secteurs les mettaient efficacement à profit pour gérer les demandes. L’équipe d’audit a également cherché à déterminer si des processus efficaces et efficients avaient été mis en place pour répondre aux préoccupations et aux griefs de classification.

Processus de traitement et de résolution des impasses

Le processus de classification présente la difficulté inhérente de gérer les attentes du demandeur tout en préservant la relativité et en appliquant les principes de classification sans parti pris. Le CT a reconnu les difficultés résultant de ce processus, et souligné la nécessité pour le Ministère de gérer un processus de résolution des impasses à l’interne. Ce processus a pour but d’offrir aux secteurs en désaccord avec les résultats d’une décision de classification l’occasion de soumettre, en dernier recours, cette dernière à l’examen d’un tiers. L’équipe d’audit a remarqué que le groupe SSRH avait élaboré un processus préliminaire de résolution des impasses en septembre 2019; il n’y avait cependant aucun processus de résolution des impasses lors de la période visée par l’audit. 

À RNCan, une des raisons les plus fréquentes du retard dans le traitement d’une demande de classification était l’existence d’une impasse entre les conseillers en classification et les secteurs. Les mesures ont tendance à être prolongées et, en fin de compte, annulées, ou résolues, dans certains cas, plusieurs centaines de jours après que la demande ait été soumise.  L’équipe d’audit a constaté que sur 4249 mesures concernant des postes autres que des postes du groupe de la direction, adoptées sur la période allant du 1er avril 2017 au 2 décembre 2019, 1086 (26 %) étaient en cours depuis 100 jours ou plus. L’équipe d’audit a remarqué qu’un conseiller en classification passait plus de 50 % de son temps à traiter des demandes qui, en fin de compte, étaient annulées. La fonction de classification a commencé à effectuer le suivi des motifs d’annulation en 2016. Le taux élevé d’annulations pourrait être symptomatique d’une culture où les impasses ne sont pas résolues et où l’autorité à l’origine de la demande préfère annuler celle-ci si elle estime que le résultat ne sera pas à la hauteur de ses attentes ou qu’il sera différent de ce qu’elle souhaitait, occasionnant ainsi une perte de productivité et de ressources.

L’équipe d’audit a également constaté que la communauté des gestionnaires ne comprenait pas toujours clairement le travail demandé par les conseillers en classification pour répondre aux demandes. Il serait opportun que la fonction de classification partage la documentation liée aux processus avec les secteurs afin de leur permettre de mieux le comprendre et d’avoir des attentes générales sur la manière dont leurs demandes seront traitées.

Communication des normes et délais de service

Les entrevues menées dans le cadre de l’audit avec les secteurs qui présentent des demandes de classification ont mis en évidence un manque de compréhension des délais et des processus. L’équipe d’audit a constaté que la fonction de classification ne mesurait pas le temps écoulé entre le moment où un secteur présentait une demande et le moment où une demande d’ouverture de poste était créée (mise en application de la norme de service); cette période transitoire ne fait ainsi l’objet d’aucune mesure, d’aucune surveillance, ni d’aucun rapport. Dans plusieurs cas examinés par l’équipe d’audit, les secteurs devaient attendre plusieurs semaines avant d’être informés par la fonction de classification de l’état d’avancement de leur demande. La direction a fait savoir à l’équipe d’audit qu’elle avait pris des mesures pour remédier à ce problème, et que la fonction de classification avait commencé, en octobre 2018, à envoyer des courriels de confirmation accusant réception des demandes. Ce courriel indique le conseiller à qui le dossier a été attribué, la norme de service associée à la mesure, l’ordre de priorité de la demande, et contient une note invitant les secteurs à effectuer un suivi de demande seulement une fois que la période de la norme de service s’est écoulée. Néanmoins, l’équipe d’audit a constaté que les secteurs n’étaient pas toujours tenus informés en temps opportun de l’état d’avancement de leur demande après le courriel de confirmation initial accusant réception de celle-ci.

Griefs de classification

L’équipe d’audit a constaté que le Ministère se conformait aux lignes directrices normatives du CT en matière de griefs. L’équipe d’audit a examiné la conception de ce processus et remarqué qu’il faisait écho aux lignes directrices édictées par le CT. Il a été remarqué que ce processus demandait beaucoup de temps en raison de la coordination et de la participation de plusieurs parties; toutefois, l’équipe d’audit a seulement pu évaluer la conception de ce processus, aucun grief de classification n’ayant été déposé au cours de la période visée par l’audit.

RISQUE ET INCIDENCE

Sans une analyse et une compréhension approfondie des motifs à l’origine de l’annulation des demandes, le Ministère est dans l’incapacité d’améliorer les processus de classification de manière efficace.

L’absence de processus formel de résolution des impasses liées à une demande de classification pourrait se traduire par de longs retards dans le traitement des mesures de classification et par une sollicitation excessive et inutile des ressources, tant au sein des secteurs que de la fonction de classification.

En l’absence d’une approche cohérente pour informer les clients de l’état d’avancement de leur demande, il existe un risque que les attentes à l’égard des délais de prise en compte ou de traitement des demandes ne soient pas claires, laissant les clients dans l’ignorance de l’état d’avancement de leur dossier. Enfin, l’absence d’attentes clairement énoncées à l’égard des délais pourrait occasionner de nombreuses autres difficultés en matière de communications ou de relations interpersonnelles, par exemple un sentiment de déception, une réaction d’hostilité, ou encore le fait que les clients considèrent la non-satisfaction des attentes comme un manquement de la part de la fonction de classification.

RECOMMANDATIONS

Recommandation n^o 2 : Compte tenu de la responsabilité conjointe qui leur incombe de veiller au bon fonctionnement du système de classification, il est recommandé au SMA du SGSI, en collaboration avec les SMA des secteurs :

1. de cerner les principaux motifs, y compris les éventuels problèmes culturels, qui sous-tendent le taux d’annulation des demandes de classification de 50 %, et de veiller à ce qu’ils soient résolus;
2. de travailler avec le CHD pour établir les attentes afin que les secteurs et les conseillers en classification puissent entretenir une relation fructueuse et collaborer de manière plus efficace; et
3. de mettre à profit les efforts actuels pour améliorer la communication entre les conseillers en classification et les secteurs (p. ex., mises à jour sur l’état d’avancement, clarification des délais et mise à disposition des processus opérationnels aux secteurs).

Recommandation no 3 : Il est recommandé au SMA du SGSI de poursuivre les efforts actuels visant à introduire un processus de résolution des impasses afin de régler les désaccords sur les décisions de classification, et à mettre en place une tribune de communication ouverte pour améliorer la relation de travail entre les secteurs et la fonction de classification.

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

La direction est d’accord avec la recommandation n^o 2.

1. La DHR :
   • continuera d’examiner et d’analyser les motifs d’annulation des demandes; et
   • travaillera avec ses collègues du recrutement pour déterminer si des solutions de substitution sont utilisées pour nommer les employés lorsque l’examen de classification n’a pas permis d’obtenir les résultats qu’ils souhaitaient.

Le rapport a pour but de déterminer si ces deux sujets de préoccupation sont le symptôme de possibles problèmes culturels, au sein du Ministère, en ce qui concerne la classification, et d’élaborer un plan d’action, en collaboration avec la haute direction, pour réduire le nombre de demandes infructueuses et le temps passé sur celles-ci. 

Échéance : octobre 2021

Postes responsables : DPRH/DG, DRH et SMA des secteurs

2. La DRH élaborera une campagne de communication et la présentera au CHD. Cette campagne comprendra notamment des outils de classification et des documents d’information tels que le diagramme « Classification 101 » ou des bulletins d’information destinés à sensibiliser la direction au processus de classification et à la nécessité de promouvoir la communication et la concertation avec la fonction de classification au sujet des besoins organisationnels.

Échéance : octobre 2021

Postes responsables : DPRH/DG et DRH

3. Les processus actuels liés aux confirmations seront examinés pour recenser les lacunes potentielles. Des rapports sur les activités de classification seront élaborés et communiqués aux clients tous les mois. Ces rapports recenseront toutes les demandes actives à traiter ainsi que les dates de traitement prévues par les normes de service.

Échéance : août 2021

Postes responsables : directeur du groupe SSRH et SGSI

La direction est d’accord avec la recommandation no 3.

Un nouveau processus de résolution des impasses a été élaboré et approuvé par le SMA du SGSI en juillet 2020. Les Services intégrés des RH établiront la version définitive de la documentation de communication connexe et le SMA du SGSI diffusera le nouveau processus auprès des SMA des secteurs ministériels.

Échéance : février 2021

Postes responsables : SMA du SGSI, directeur principal des Services intégrés des RH et SGSI

Respect des politiques et processus de gestion

Constatation générale

Dans l’ensemble, le Ministère se conforme à la Politique sur la classification; l’équipe d’audit a cependant remarqué plusieurs écarts par rapport à la Directive sur la classification. L’équipe d’audit a également constaté que des processus à l’appui des activités de classification avaient récemment été créés et documentés, et qu’ils constituaient une orientation adéquate sur laquelle les conseillers en classification pouvaient s’appuyer pour exercer leurs fonctions.

Il serait opportun que le Ministère diffuse la documentation sur les processus de classification à l’interne pour améliorer la compréhension des attentes associées aux demandes de classification, ainsi que pour veiller à ce que les dossiers liés au traitement de ces demandes soient tenus de manière précise et exhaustive. Il serait également opportun de veiller à ce que les considérations liées à l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) soient intégrées aux processus de classification.

Observations pertinentes

L’audit a cherché à déterminer si les processus et les activités de classification étaient menés conformément aux lignes directrices applicables du CT, à savoir, principalement, la Politique sur la classification du CT et la Directive sur l’organisation et la classification du groupe de la direction du CT pour les groupes professionnels autres que le groupe de la direction et le groupe professionnel de la direction. Plus précisément, l’audit a cherché à déterminer si des processus avaient été mis au point pour faire en sorte que les mesures de classification soient appliquées de la manière la plus efficace et la plus efficiente possible, tout en assurant la conformité aux instruments de politique applicables. Ces processus visent à s’assurer que le Ministère utilise des outils et des techniques adaptés pour garantir à la fonction de classification un fonctionnement aussi efficace et efficient que possible. L’équipe d’audit a également cherché à déterminer si les considérations liées à l’ACS+ avaient été prises en compte dans l’élaboration des processus de classification et la prestation des services.

Respect des politiques et directives du Conseil du Trésor

Dans l’ensemble, l’équipe d’audit a constaté que les processus de classification avaient été élaborés dans le respect de la Politique sur la classification. Les processus ont été examinés à la lumière de la section six de la Politique sur la classification, et aucun manquement aux exigences n’a été observé. Lors de l’évaluation des processus au regard de la Directive sur la classification, l’équipe d’audit a relevé des cas où les exigences de la directive n’avaient pas été respectées ou avaient été totalement ignorées, notamment l’obligation pour les gestionnaires d’assurer la tenue à jour des descriptions d’emploi et de mettre en place un processus formel de résolution des impasses et des désaccords. Il convient de noter que ces exigences continuent de s’appliquer en vertu de la nouvelle Directive sur la classification, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2020 en remplacement de la précédente directive du 1er juillet 2015.

Il serait opportun que le Ministère évalue les exigences de la nouvelle directive pour s’assurer de leur respect, et procède à l’optimisation des processus de classification. Par exemple, alors que la Directive sur la classification de 2015 prévoyait que les administrateurs généraux pouvaient subdéléguer leurs pouvoirs en matière de classification à des « employés (gestionnaires formés en classification ou conseillers en ressources humaines accrédités) », la directive de 2020 fait mention de « personnes accréditées en conception organisationnelle et en classification qui travaillent au sein de leur organisme et sont investies d’un pouvoir décisionnel en matière de classification ». Cela pourrait désormais concerner les employés, les gestionnaires, les travailleurs occasionnels et les entrepreneurs, et également permettre au Ministère de gagner en flexibilité. Par ailleurs, alors que la précédente Directive sur la classification prévoyait que les postes qui sont restés vacants pendant plus de deux ans fassent l’objet d’une étude afin de déterminer s’ils sont toujours requis, la nouvelle directive exige que les dirigeants des ressources humaines veillent à ce que des contrôles soient en place pour la gestion des postes vacants.

La précédente Directive sur la classification, qui était en vigueur pendant toute la période visée par l’audit, exigeait que les descriptions d’emploi soient revues tous les cinq ans pour « assurer l’exactitude et la tenue à jour des descriptions d’emploi, particulièrement lorsque le travail change ou que du nouveau travail est assigné. » L’équipe d’audit a constaté que le Ministère utilisait les descriptions de travail élargies (DTE), qui ont été élaborées avant l’année 2000 et n’ont été revues que récemment. Il a été noté que les DTE obsolètes occasionnaient des retards dans la classification des demandes concernant un nouveau poste, car les gestionnaires de secteur les utilisaient comme description d’emploi alors que les conseillers en classification ne pouvaient utiliser en raison de leur caractère trop générique. La Directive sur la classification récemment mise en œuvre impose désormais aux gestionnaires de s’assurer que les descriptions d’emploi sont à jour. 

Gestion de l’information

Avant janvier 2018, la documentation afférente aux demandes de classification était stockée et répertoriée manuellement; un processus de numérisation a toutefois été mis en œuvre pour que toutes les nouvelles demandes soient stockées sous forme électronique et que les anciennes demandes soient numérisées et téléchargées dans une base de données centrale. L’équipe d’audit a examiné un échantillon de demandes concernant des postes autres que les postes du groupe de la direction (postes autres que EX), et constaté qu’elles avaient toutes été présentées par voie électronique, ou numérisées et stockées de manière centralisée dans GCdocs. Néanmoins, l’équipe d’audit a constaté que la documentation obligatoirement versée au dossier était absente, et qu’il manquait des signatures obligatoires sur certains documents dans 19 des 34 échantillons examinés.

Au vu de la nature des demandes de classification de postes du groupe de la direction (postes EX), le processus qui s’y rattache est plus fluide que celui utilisé pour les demandes de classification de postes autres que EX. Le respect de la Directive sur la classification du groupe de la direction consiste en grande partie à veiller à ce que la documentation soit conservée et à ce que certaines mesures soient mises en œuvre à l’appui de ces activités, par exemple en s’assurant que la relativité est analysée et que les descriptions d’emploi sont évaluées. L’équipe d’audit a constaté que la documentation justificative était absente de six des vingt-six échantillons de demandes concernant des postes EX. Le plus grand manquement relevé dans la classification des postes EX était l’absence de gestion et de conservation de la documentation obligatoirement versée au dossier. Les processus étaient généralement respectés, mais l’information à l’appui de l’ensemble de l’échantillon était absente.

Processus et outils et affectation des ressources

L’équipe d’audit a également constaté que la fonction de classification avait récemment documenté les processus établis pour appuyer les demandes de classification de postes autres que EX. La documentation du processus est complète et exacte, et offre des lignes directrices que les conseillers en classification peuvent mettre à profit pour exercer leurs fonctions.

Certaines actions concernant des postes EX doivent être déposées auprès du Comité de classification de la haute direction (CCGD); ce comité, qui est présidé par un SMA, a pour but de présenter et de recommander les mesures concernant les postes EX, en vue de leur approbation par le SM. L’équipe d’audit a été en mesure de confirmer, moyennant un examen des comptes rendus des décisions du comité, que des activités avaient été déposées auprès du CCGD. Toutefois, rien ne permet d’attester l’existence d’un processus formellement documenté pour les demandes de classification de postes EX. La réduction de la fréquence des réunions du CCGD a également eu une incidence sur la rapidité du traitement des demandes de classification.

S’agissant de l’affectation des ressources, le CT préconise dans ses lignes directrices un rapport d’un conseiller en classification pour 500 ETP. L’équipe d’audit a constaté que RNCan comptait actuellement quatre conseillers en classification accrédités, ce qui correspond à un rapport d’environ un conseiller pour 1680 ETP. La direction a indiqué qu’elle avait essayé de recruter d’autres conseillers en classification, mais sans grand succès. L’équipe d’audit a également estimé qu’il serait opportun d’optimiser les processus actuels de classification et d’affection des ressources. Par exemple, au cours d’une revue générale, l’équipe d’audit a remarqué que les conseillers en classification devaient accomplir des tâches qui conviendraient mieux aux postes administratifs ou aux conseillers non accrédités, et que cela réduisait le temps qu’ils pouvaient consacrer aux demandes de classification. L’équipe d’audit a également constaté qu’une personne était chargée de coordonner toutes les nouvelles demandes de classification. Cette situation s’explique par les difficultés rencontrées récemment pour pourvoir un poste vacant dans la fonction de classification. Bien qu’elle ne soit pas expressément imputable aux retards de traitement, cette situation provoque un goulot d’étranglement dans le processus de classification.

Considérations liées à l’analyse comparative entre les sexes plus dans les descriptions de travail

L’équipe d’audit a passé en revue les descriptions de travail de 34 transactions concernant des postes autres que EX et 10 transactions concernant des postes EX, et a constaté, dans l’ensemble, qu’un langage épicène était employé pour décrire les objectifs de travail et les DTE à l’appui de la classification. Au vu de la tendance générale en faveur de l’élaboration, la mise en œuvre et l’utilisation des descriptions d’emploi normalisées, il serait opportun de déterminer si d’autres aspects de l’ACS+ doivent être intégrés au processus de classification.

RISQUE ET INCIDENCE

Lorsque les processus ne sont pas suffisamment documentés ou qu’ils ne sont pas mis à jour régulièrement, il existe un risque que les conseillers en classification ne soient pas en mesure d’accomplir leur travail de manière efficace et efficiente, ce qui entrave le traitement général des demandes, compromet sa rapidité, et peut aboutir à un manque de cohérence dans les décisions.

Le non-respect des exigences prescrites par la Directive sur la classification peut conduire à l’utilisation de processus inefficaces et inefficients ou à l’omission des processus nécessaires pour garantir la pleine optimisation du processus de prestation.

L’omission de conserver les documents et les renseignements essentiels peut influer sur la capacité à justifier et étayer un grief, une impasse, un problème de communication ou un désaccord en lien avec une demande de classification.

RECOMMANDATIONS

Recommandation n^o 4 : Il est recommandé au SMA du SGSI de veiller :

1. à ce qu’une analyse comparative soit réalisée entre la Directive sur la classification de 2020 et les processus de classification actuels afin  d’assurer le respect des instruments de politique et l’optimisation des processus de classification;
2. à ce que les processus internes afférents aux mesures concernant des postes EX soient documentés, et à ce que les processus afférents aux mesures concernant des postes EX et des postes autres que EX soient mis à jour, au besoin, pour s’assurer du caractère adéquat des mesures en cours, et pour faciliter l’accueil et l’intégration des nouveaux conseillers ou consultants;
3. à ce que toute la documentation obligatoirement associée à une demande de classification soit conservée dans un lieu centralisé et soit facilement accessible; et
4. à ce que les considérations liées à l’ACS+ soient intégrées au processus de classification et à la prestation des services.

RRÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

La direction est d’accord avec la recommandation n^o 4.

1. La DRH a déjà réalisé une analyse comparative entre la Directive sur la classification de 2015 et celle de 2020 en avril 2020. Les Services intégrés des RH communiqueront des renseignements sur les nouveaux éléments de souplesse à l’équipe de classification afin que celle-ci puisse les mettre pleinement à profit.

Échéance : décembre 2021

Postes responsables : directeur principal des Services intégrés des RH et SGSI

2. Les processus et la documentation liés à la classification des postes EX et des postes autres que EX seront réexaminés chaque année pour s’assurer de la disponibilité des renseignements nécessaires à l’accueil et l’intégration des nouveaux employés ou conseillers de la fonction de classification. 

Échéance : décembre 2021

Postes responsables : directeur du groupe SSRH et SGSI

3. Une liste de contrôle destinée à guider les membres de l’équipe de classification sera établie et mise en œuvre pour veiller à ce que la documentation requise soit enregistrée de manière intégrale et en temps opportun dans les dossiers des postes sur GCdocs. Une surveillance sera exercée pour confirmer que la documentation associée à chaque mesure de classification est bien complète.

Échéance : juin 2021

Postes responsables : directeur du groupe SSRH et SGSI

4. Il peut être nécessaire de consulter le champion ministériel de l’ACS+ pour obtenir des conseils sur la manière d’intégrer les considérations liées à l’ACS+ au processus de classification et à la prestation des services.

Échéance : juin 2021

Postes responsables : directeur du groupe SSRH et directeur principal des Services intégrés des RH et SGSI

Surveillance et rapports

Constatation générale

Dans l’ensemble, des indicateurs clés de rendement opérationnel (IRC) ont été mis en place pour les activités concernant les postes autres que EX, et font l’objet d’un suivi permanent. La fonction de classification assure le suivi des paramètres de classification pour toutes les mesures de classification des postes autres que EX, et rend chaque trimestre des comptes sur ses normes de service par l’entremise des rapports « RNScan ». L’équipe d’audit a cependant noté une absence de suivi ou de mesure pour la période comprise entre le moment où une demande de classification d’un poste autre que EX était présentée et le moment où la demande d’ouverture de poste était créée.

S’agissant des activités de classification des postes EX, qui se déroulent nettement moins souvent que les mesures de classification des postes autres que EX, l’équipe d’audit a constaté que les IRC n’avaient pas été mis au point et que les mesures ne faisaient pas l’objet d’un suivi et d’un contrôle systématiques. Bien que la Directive sur l’organisation et la classification du groupe de la direction (EX) n’impose pas la mise en place de normes de service et d’IRC, ceux-ci pourraient s’avérer utiles pour orienter la planification et la surveillance. 

Observations pertinentes

L’audit a cherché à déterminer si le Ministère avait établi des normes et des procédures pour surveiller les activités de classification et rendre compte de leur état d’avancement, en ce qui concerne les mesures de classification des postes du groupe de la direction (mesures EX) et les mesures de classification des postes autres que EX (mesures autres que EX). Cela suppose d’évaluer les délais de traitement des mesures au regard des normes de service et de rendre compte à la haute direction des efforts accomplis en matière de surveillance.

Normes de service et IRC – mesures de classification des postes autres que EX

L’équipe d’audit a constaté que des normes de service avaient été établies pour les mesures autres que EX, y compris des mesures administratives telles qu’un changement de langue officielle, de cote de sécurité ou de lieu. Le tableau ci-dessous présente les normes de service associées à chaque demande de classification de postes autres que EX : 

	Abolition ou radiation de poste	Changement de rapport hiérarchique ou de titre de poste	Duplication de poste	Nouveau poste	Examen ou reclassification de poste	Réactivation de poste	Changement de langue officielle, de cote de sécurité ou de lieu
Norme de service (jours)	30	30	30	60	80 à 120	60	20

Le suivi des demandes de classification s’effectue à la lumière des normes de service, en créant une « ouverture de poste » dans PeopleSoft à la date de réception de l’ensemble de la documentation obligatoire. L’équipe d’audit a remarqué que le Ministère ne tenait pas compte de la date de réception de la demande de classification initiale transmise par le secteur. Le suivi des demandes s’effectuait, en revanche, à partir de la date de consignation de la demande plutôt que sa date de réception, même si tous les documents obligatoires ont été fournis. De ce fait, la durée qui s’écoule entre le moment où la demande de classification est soumise et le moment où elle est traitée n’es pas mesurée, alors qu’il s’agit d’une donnée essentielle pour éclairer les décisions liées aux ressources et à la planification. Cette situation peut également donner lieu à des incohérences dans la consignation et le triage des demandes, ce qui pourrait retarder la prise des mesures nécessaires.

L’équipe d’audit a également constaté que la fonction de classification assurait le suivi des paramètres de classification pour toutes les mesures de classification, et qu’elle rendait compte chaque trimestre de ses normes de service par l’entremise des rapports « NRScan ». Les paramètres de classification relevés dans le rapport NRSCan présentent les IRC et les tendances au fil du temps, et mettent en évidence les sujets préoccupants qui méritent d’être abordés. Ils présentent un « instantané » de la situation d’un trimestre à l’autre, annoncent le nombre d’actions ouvertes, annulées, traitées et reportées du trimestre précédent, indiquent si les normes de service ont été respectées, et précisent le délai de traitement moyen associé à chaque dossier. L’équipe d’audit a remarqué que, depuis décembre 2018, les activités de classification étaient considérées comme nécessitant une attention particulière du Ministère, indiquant que les normes de service liées à cette fonction n’étaient pas toujours respectées. Plus précisément, , l’équipe d’audit a constaté que sur 4249 mesures de classification de postes autres que EX traitées entre le 1er avril 2017 et le 2 décembre 2019, 1600 (38 %) accusaient un retard selon les normes de service. Ce nombre ne tient pas compte des restructurations, car aucune norme de service ne leur est associée. Le rapport NRScan souligne également les principaux points à retenir afin de mettre en contexte les résultats du suivi des mesures de classification au regard des normes de service. En décembre 2019, la fonction de classification a commencé à assurer le suivi du volume mensuel de demandes actives en vue d’en rendre compte à la direction des RH. Celle-ci disposera ainsi d’un aperçu plus récent de l’état des demandes de classification.

Normes de service et IRC – mesures de classification des postes EX

RNCan comptabilise nettement moins de mesures de classification de postes EX que de mesures autres que EX. Les données recueillies par l’équipe d’audit recensent 238 mesures de classification de postes EX du 1er avril 2017 au 2 décembre 2019, contre 4249 mesures autres que EX sur la même période. L’équipe d’audit a constaté que le Ministère n’avait pas établi de normes relatives aux services de classification pour les mesures de classification des postes EX. Par ailleurs, aucune donnée ne fait l’objet d’un suivi ou d’un contrôle formel visant à informer la direction de l’état d’avancement des mesures de classification des postes EX. Bien que la Directive sur l’organisation et la classification du groupe de la direction (EX) n’impose pas la mise en place de normes de service et d’IRC, ceux-ci pourraient s’avérer utiles pour orienter la planification et la surveillance. Malgré l’absence d’un système formel de suivi du rendement, l’équipe d’audit a remarqué que les secteurs estimaient, dans l’ensemble, que les demandes de classification de postes EX étaient traitées de manière opportune et rigoureuse.

RISQUE ET INCIDENCE

En l’absence d’un processus formel pour assurer le suivi et le contrôle des mesures de classification des postes EX et en rendre compte, il existe un risque que les facteurs d’inefficacité, que l’on pourrait atténuer grâce à une détection précoce, subsistent dans le temps ou ne soient pas éliminés.

En l’absence d’un processus formel pour surveiller le temps total nécessaire au traitement d’une demande de classification (surveiller le temps écoulé entre le moment où la demande a été réceptionnée et le moment où le processus visant à y répondre a été enclenché), des facteurs d’inefficacité pourraient apparaître, sans qu’il ne soit possible de détecter les problèmes, avec, comme conséquence, le risque que la direction ne puisse obtenir une information complète pour prendre des décisions éclairées.

RECOMMANDATIONS

Recommandation n^o 5 : Il est recommandé au SMA du SGSI de mettre en œuvre un plan destiné à :

1. compiler, analyser et surveiller les activités de classification des postes EX et rendre des comptes dessus pour éclairer l’élaboration des volets de la planification stratégique future; et
2. effectuer le suivi de la date de réception des demandes de classification pour mieux éclairer les décisions liées aux ressources et à la planification.

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D’ACTION

La direction est d’accord avec la recommandation no 5.

1. Élaborer un rapport sur les activités de classification des postes EX pour étayer le processus décisionnel et la planification stratégique. Ce rapport recensera toutes les demandes actives à traiter et l’état d’avancement de chacune d’entre elles.

Échéance : novembre 2021

Postes responsables : directeur du groupe SSRH et SGSI

2. La DRH révisera le processus de consignation et de suivi des demandes de classification pour veiller à ce que les demandes soient consignées et suivies en fonction de la date à laquelle elles ont été reçues avec la documentation complète et exacte qui doit les accompagner. 
   
   Les ressources complémentaires seront évaluées pour déterminer si une capacité supplémentaire est requise pour s’assurer que les demandes sont systématiquement consignées et triées, y compris les communications avec les clients concernant les exigences en matière de documentation, ce qui contribuera à réduire les retards dans la prise des mesures nécessaires.

Échéance : mars 2021

Postes responsables : directeur du groupe SSRH et SGSI

ANNEXE A – Critères d’audit

Ces critères ont pour l’essentiel été élaborés à partir des principaux contrôles énoncés dans les Contrôles de gestion de base du CT, et à partir de la Politique sur la classification du CT.

L’audit avait pour objectif d’évaluer l’efficacité et l’efficience des processus de classification employés par RNCan pour satisfaire ses besoins opérationnels et se conformer aux instruments de politique applicables.

Les critères suivants ont été utilisés pour réaliser l’audit :

Sous-objectifs de l’audit	Critères d’audit
Sous-objectif d’audit no 1 : Déterminer si RNCan a mis en œuvre des processus pour faciliter la prestation des services de classification en conformité avec l’orientation ministérielle, les stratégies intégrées en matière de RH et les instruments de politique applicables.	1.1. RNCan devrait avoir clairement énoncé ses principales priorités stratégiques en matière de classification dans le cadre des stratégies générales liées aux activités opérationnelles et aux RH.
	1.2 Les services de classification devraient être assurés en fonction des priorités opérationnelles du Ministère.
	1.3 Les activités de classification devraient être menées dans le respect des instruments de politique applicables.
Sous-objectif d’audit no 2 : Déterminer si RNCan a mis en place des structures et des processus efficaces et efficients pour gérer les services de classification fournis aux secteurs.	2.1 Les rôles, les responsabilités et l’imputabilité liés aux processus de classification devraient être clairement définis, documentés et diffusés.
	2.2 Des processus de communication adéquats devraient être mis en place, et la fonction de classification et les secteurs devraient les mettre efficacement à profit pour gérer les demandes.
	2.3 Des processus efficaces et efficients devraient être mis en place pour répondre aux préoccupations et aux griefs de classification.
	2.4 Des structures efficaces devraient être mises en place et des ressources devraient être affectées de manière efficace pour appuyer la fonction de classification.
	2.5 La fonction de classification devrait avoir pris en compte les considérations liées à l’ACS+ dans l’élaboration de ses processus de classification et la prestation de ses services.
	2.6 RNCan devrait avoir mis en place des processus et des outils efficaces pour fournir des services de classification aux secteurs.
	2.7 Des processus efficaces devraient avoir été mis en place pour surveiller les activités de classification et rendre compte de leur état d’avancement, et des indicateurs de rendement clés liés aux activités de classification devraient avoir été mis au point et faire l’objet d’une surveillance régulière.