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Audit du processus d'attestation du DPF (AU1505)

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE

INTRODUCTION

Les ministres s’attendent à recevoir des informations financières de qualité fondée sur la diligence raisonnable lorsqu’ils prennent des décisions concernant les présentations au Cabinet et l’utilisation proposée des ressources. La nouvelle Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet du Secrétariat du Conseil du Trésor est entrée en vigueur le 1er janvier 2014. Cette ligne directrice a pour objet de fournir un cadre formel ainsi que des conseils pratiques aux dirigeants principaux des finances (DPF) des ministères concernant leurs examens diligents ainsi que l’attestation des aspects de la gestion financière inclus dans les présentations au Cabinet. L’examen et l’attestation sont réalisés afin de favoriser la prise de décisions éclairées au sein du gouvernement du Canada.

Il est attendu que six assertions fondamentales soient utilisées pour communiquer les conclusions de l’attestation du DPF en vue de la prise de décisions financières relativement aux présentations au Cabinet. Ces assertions portent sur les éléments qui doivent être divulgués : la nature et la portée des présentations au Cabinet ainsi que les hypothèses qui ont une incidence sur les besoins financiers; les risques financiers importants, les vulnérabilités et les stratégies d’atténuation du risque; les besoins en matière de ressources financières et les solutions pour limiter les coûts; l’identification d’un financement suffisant pour la proposition; la conformité de la proposition aux lois, politiques et organismes de réglementation pertinents en matière de gestion financière et les principaux contrôles financiers nécessaires à la mise en œuvre et au soutien continu de la proposition.

La lettre d’attestation inclut l’opinion générale du DPF sur le caractère suffisant de l’information contenue dans la proposition concernant la prise de décisions entourant les répercussions sur les ressources financières. L’opinion du DPF tient compte des six assertions établies et des observations formulées. Le DPF doit être en mesure de justifier la conclusion finale sur la base de la diligence raisonnable et du jugement professionnel appliqué.Note de bas de page1

À Ressources naturelles Canada (RNCan), la préparation des présentations au Cabinet, y compris les mémoires au Cabinet (MC) et les présentations au Conseil du Trésor (CT), sont la responsabilité des gestionnaires de programmes de chaque secteur. À ce titre, les gestionnaires de programmes des secteurs sont responsables de l’élaboration des estimations de coûts des programmes pour les présentations au CT et les MC. Le Secteur de l’intégration des sciences et politiques (ISP) fournit des conseils et des avis aux gestionnaires de programmes et coordonne la préparation des MC. Le groupe Renouvellement des finances et renforcement des capacités de la Direction des finances et de l’approvisionnement au sein du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) coordonne les présentations au CT et soutient le DPF dans le processus entourant la lettre d’attestation pour les présentations au Cabinet. Les conseillers financiers sectoriels (CFS) et le Centre d’expertise relèvent tous du groupe Renouvellement des finances et renforcement des capacités.

RNCan a créé un processus d’examen à l’échelle du Ministère portant sur les présentations au Cabinet qui intègre les commentaires de chacun des secteurs fonctionnels du Ministère. Le même processus s’applique aux présentations pluriministérielles au Cabinet. Les CFS fournissent une aide fonctionnelle en examinant les coûts directs de programme élaborés par les programmes et en saisissant les données sur les coûts dans un modèle de coûts normalisés pour calculer les coûts des services internes. Le Centre d’expertise fournit des avis et des conseils sur les exigences relatives aux présentations au CT et passe en revue les besoins financiers des ébauches de présentations au Cabinet. De plus, il fournit également de la rétroaction sur la documentation utilisée pour appuyer la présentation au Cabinet, incluant le questionnaire d’autoévaluation rempli par la direction des programmes. Ce questionnaire est un modèle mis au point par le Centre d’expertise qui sert à consigner les explications sur la façon dont la présentation au Cabinet proposée respecte les exigences des six assertions.

L’audit avait pour objectif de fournir une assurance raisonnable qu’un processus adéquat est en place à RNCan pour soutenir efficacement le processus d’attestation du DPF pour les présentations au Cabinet.

POINTS FORTS

En général, les contrôles utilisés à RNCan relativement au processus d’attestation du DPF sont bien conçus et appliqués de manière efficace. Les rôles et responsabilités du DPF, du Centre d’expertise et des CFS sont clairement définis, communiqués et compris par les secteurs. La documentation et les analyses qui soutiennent le processus d’attestation du DPF sont adéquates et suffisantes, y compris le questionnaire d’autoévaluation fondé sur les six assertions ainsi que le modèle d’établissement des coûts corporatifs utilisé pour évaluer les coûts des services internes. De plus, le travail est organisé de façon appropriée pour effectuer les activités d’attestation des présentations au Cabinet de manière efficace, efficiente et en temps opportun, en assignant les analystes du Centre d’expertise à des documents du Cabinet spécifiques et en associant un CFS à chaque secteur.

DOMAINES À AMÉLIORER

Il existe des possibilités d’améliorations quant à la clarification des attentes des CFS concernant l’analyse critique des coûts directs des programmes et l’approbation des documents du processus d’attestation; ainsi que l’utilisation d’une méthode structurée pour l’élaboration des estimations de coûts directs des programmes.  

CONCLUSION DE L’AUDIT INTERNE ET OPINION

À mon avis, globalement, RNCan a un processus adéquat en place pour soutenir efficacement le processus d’attestation du DPF pour les présentations au Cabinet. Il existe des opportunités de clarifier les attentes des CFS et de structurer davantage l’élaboration des estimations de coûts directs des programmes. 

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, l’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, tel qu’appuyé par les résultats du programme interne d’assurance de la qualité et de l’amélioration.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification

REMERCIEMENTS

L’équipe de vérification aimerait remercier tous ceux qui ont contribué à ce projet et, plus particulièrement, les employés qui ont fait part de leurs observations et de leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

INTRODUCTION

Les ministres s’attendent à recevoir des informations financières de qualité fondée sur la diligence raisonnable lorsqu’ils prennent des décisions concernant les présentations au Cabinet et l’utilisation proposée des ressources. La nouvelle Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet du Secrétariat du Conseil du Trésor est entrée en vigueur le 1er janvier 2014. Cette ligne directrice a pour objet de fournir un cadre formel ainsi que des conseils pratiques aux dirigeants principaux des finances (DPF) des ministères concernant leurs examens diligents ainsi que l’attestation des aspects de la gestion financière inclus dans les présentations au Cabinet. L’examen et l’attestation sont réalisés afin de favoriser la prise de décisions éclairées au sein du gouvernement du Canada.

Compte tenu de l’étendue des responsabilités qui leur sont attribuées aux termes de la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière du SCT, les DPF sont bien placés pour évaluer les informations financières fournies dans les principaux documents décisionnels et pour présenter des conclusions d’expert quant à leur utilité relativement à la prise de décisions. Le rôle de remise en question et d’attestation du DPF est fondé sur la gérance financière corporative et sur son mandat de conseiller d’affaires objectif et stratégique sur des sujets tels que la gestion des risques, l’examen des options financières et la limitation des coûts. Dans l’ensemble, le DPF a le mandat de fournir des conseils objectifs et indépendants à l’administrateur général en tant qu’administrateur des comptes du Ministère.

Il est attendu que six assertions fondamentales soient utilisées pour communiquer les conclusions de l’attestation du DPF en vue de la prise de décisions financières relativement aux présentations au Cabinet:

  1. La nature et la portée de la proposition sont raisonnablement décrites, et les hypothèses significatives ayant une incidence sur les besoins financiers connexes ont été divulguées et sont appuyées.
  2. Les risques significatifs ayant une incidence sur les besoins financiers, la sensibilité des exigences financières à la modification des hypothèses clés et les stratégies d’atténuation des risques connexes ont été communiqués.
  3. Les besoins en matière de ressources financières ont été communiqués et cadrent avec les hypothèses décrites dans la proposition, et des options pour limiter les coûts ont été prises en considération.
  4. Le financement a été identifié et est suffisant pour répondre aux besoins financiers pendant la durée prévue de la proposition.
  5. La proposition est conforme aux lois et aux politiques de gestion financière pertinentes, et les autorisations de gestion financière requises ont été obtenues ou sont demandées dans la proposition.
  6. Les contrôles financiers clés sont en place pour soutenir la mise en œuvre et les opérations en cours de la proposition.

La lettre d’attestation inclut l’opinion générale du DPF sur le caractère suffisant de l’information contenue dans la proposition concernant la prise de décisions entourant les répercussions sur les ressources financières. L’opinion du DPF tient compte des six assertions établies et des observations formulées. Le DPF doit être en mesure de justifier la conclusion finale sur la base de la diligence raisonnable et du jugement professionnel appliqué.Note de bas de page2

À Ressources naturelles Canada (RNCan), la préparation des présentations au Cabinet, y compris les mémoires au Cabinet (MC) et les présentations au Conseil du Trésor (CT), sont la responsabilité des gestionnaires de programmes de chaque secteur. À ce titre, les gestionnaires de programmes des secteurs sont responsables de l’élaboration des estimations de coûts des programmes pour les présentations au CT et les MC. Le Secteur de l’intégration des sciences et politiques (ISP) fournit des conseils et des avis aux gestionnaires de programmes et coordonne la préparation des MC. Le groupe Renouvellement des finances et renforcement des capacités de la Direction des finances et de l’approvisionnement au sein du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) coordonne les présentations au CT et soutient le DPF dans le processus entourant la lettre d’attestation pour les présentations au Cabinet. Les conseillers financiers sectoriels (CFS) et le Centre d’expertise relèvent tous du groupe Renouvellement des finances et renforcement des capacités.

RNCan a créé un processus d’examen à l’échelle du Ministère portant sur les présentations au Cabinet qui intègre les commentaires de chacun des secteurs fonctionnels du Ministère. Le même processus s’applique aux présentations pluriministérielles au Cabinet. Les CFS fournissent une aide fonctionnelle en examinant les coûts directs de programme élaborés par les programmes et en saisissant les données sur les coûts dans un modèle de coûts normalisés pour calculer les coûts des services internes. Le Centre d’expertise fournit des avis et des conseils sur les exigences relatives aux présentations au CT et passe en revue les besoins financiers des ébauches de présentations au Cabinet. De plus, il fournit également de la rétroaction sur la documentation utilisée pour appuyer la présentation au Cabinet, incluant le questionnaire d’autoévaluation rempli par la direction des programmes. Ce questionnaire est un modèle mis au point par le Centre d’expertise qui sert à consigner les explications sur la façon dont la présentation au Cabinet proposée respecte les exigences des six assertions.

BUTS ET OBJECTIF DE L’AUDIT

L’audit avait pour objectif de fournir une assurance raisonnable qu’un processus adéquat est en place à RNCan pour soutenir efficacement le processus d’attestation du DPF pour les présentations au Cabinet.

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L’AUDIT

Un audit interne du processus d’attestation du DPF était prévu dans le Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) de 2014-2015 approuvé par le sous-ministre. Une approche fondée sur les risques a été utilisée pour établir les objectifs, la portée, la démarche et les critères de cette mission d’audit. Voici un résumé des principaux risques sous-jacents pris en considération :

  • Les rôles et responsabilités pourraient ne pas être clairement définis, compris ou communiqués pour appuyer efficacement le processus d’attestation du DPF;
  • Les directives, les outils, les procédures, les formations et les modèles documentés qui sont disponibles pourraient ne pas être suffisants pour supporter la conformité à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet;
  • Les ressources humaines affectées au processus d’attestation du DPF pourraient ne pas être suffisantes pour soutenir de manière efficace et efficiente ledit processus;
  • L’analyse et la documentation soutenant l’attestation du DPF pourraient être inadéquates ou insuffisantes.

PORTÉE

La portée de l’audit comprenait un examen de la gouvernance, de la gestion des risques et des processus de contrôle en place pour soutenir le processus d’attestation du DPF relatif aux présentations au Cabinet. L’audit a examiné un échantillon de présentations soumises au Cabinet à des fins d’approbation entre le 1er janvier 2014 et le 31 janvier 2015 afin de tenir compte de la période durant laquelle la ligne directrice est entrée en vigueur. Les échantillons ont été sélectionnés avec une emphase sur les trois derniers mois de la période couverte par l’audit afin de faire ressortir le processus le plus récent.

La portée de la mission se limitait aux politiques, aux processus et aux procédures concernant le processus d’attestation du DPF et ne comprenait pas une évaluation du processus complet de présentation au Cabinet. Dans le cas des présentations portant sur plus d’un ministère, la portée se limitait uniquement à la participation et à la perspective de RNCan. En outre, la portée de l’audit ne comprenait pas d’examen du modèle d’établissement de coûts des services internes.

APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE

L’approche et la méthode utilisées pour cet audit sont conformes aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, qui intègrent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne définies par l’Institut des vérificateurs internes (normes de l’IIA). Selon ces normes, l’audit doit être planifié et effectué de façon à obtenir l’assurance raisonnable que les objectifs de l’audit sont atteints.

L’audit comportait diverses analyses jugées nécessaires pour fournir une telle assurance. Les auditeurs internes ont procédé à l’audit de façon indépendante et objective, conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

La méthode d’audit était fondée sur les lignes directrices de l’audit interne et comprenait :

  • des entrevues avec le personnel clé prenant part au processus d’attestation du DPF;
  • des examens de documents clés et de documents d’information générale pertinents;
  • des analyses de présentations au Cabinet pour lesquelles il fallait obtenir une attestation du DPF.

CRITÈRES

Veuillez consulter l’annexe A pour voir les critères détaillés de l’audit qui ont guidé le travail d’audit et servi de fondement à la conclusion générale de l’audit.

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

RÔLES, RESPONSABILITÉS ET RESSOURCES

Constatation générale

Dans l’ensemble, les rôles et les responsabilités liés au processus d’attestation du DPF concernant les présentations au Cabinet sont clairement définis, compris et communiqués. Toutefois, l’audit a révélé que des précisions supplémentaires quant aux attentes des CFS pourraient être fournies en ce qui concerne leur analyse critique des dépenses directes des programmes et leur approbation des documents pour le processus attestation du DPF.  

Observations pertinentes

L’audit a permis de constater que le travail est organisé convenablement pour que les activités d’attestation des présentations au Cabinet se déroulent de façon efficace, efficiente et en temps opportun. Un CFS est affecté à chaque secteur pour soutenir les processus de gestion financière, tel que le processus d’attestation du DPF. En outre, les analystes financiers du CE sont affectés à des documents spécifiques du Cabinet (les MC et les présentations au CT).

De plus, RNCan a mis en place différentes lignes directrices concernant le processus d’attestation du DPF pour les présentations au Cabinet. À cette fin, le groupe du renouvellement des finances et du renforcement des capacités a, par l’entremise du site intranet de RNCan et d’autres canaux de communication (p. ex. courriels), fourni des directives sur les rôles et les responsabilités associés aux présentations au Cabinet et au processus d’attestation du DPF. En outre, les rôles et les responsabilités relatives au processus d’attestation du DPF, y compris les exigences à respecter, sont définis plus en détail au moment de la réunion de lancement du processus de présentation au Cabinet. Plus précisément, le moment de la participation de l’organisation du DPF au processus de présentation au Cabinet est communiqué au gestionnaire de programme responsable.

Tel que mentionné ci-dessus, le CE a créé un questionnaire d’auto-évaluation fondé sur les six assertions identifiées dans la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet publiée par le SCT. Le questionnaire d’auto-évaluation est rempli par le personnel du programme et est signé par le directeur général et le sous-ministre adjoint (SMA) du programme. Les explications fournies dans le questionnaire indiquent de quelle façon la présentation au Cabinet proposée répond aux exigences des six assertions. Le CFS affecté aide le personnel du programme à remplir le questionnaire et le signe pour confirmer qu’il a revu le document. L’audit a révélé que le questionnaire d’auto-évaluation était un outil approprié et utile pour soutenir la préparation de la lettre d’attestation du DPF par le CE et l’examen du DPF; cependant, bien que l’outil soit adéquat, l’audit a permis de constater que les attentes des CFS pourraient être clarifiées davantage en ce qui concerne leurs responsabilités relatives à la signature du questionnaire.

On a aussi observé que le CE s’attendait à ce que les CFS et le directeur général du programme recommandent conjointement la fiche de résumé d’information sur l’établissement des coûts financiers. Cette fiche comprend le résultat des coûts obtenus avec le modèle d’établissement des coûts corporatifs ainsi que les coûts directs des programmes soumis à l’approbation du SMA du programme. L’audit a révélé que les attentes des CFS pourraient être clarifiées davantage au sujet de leur rôle dans l’établissement des coûts directs des programmes.

RISQUE ET INCIDENCE

Sans analyse critique et examen suffisants des coûts directs de programmes et des hypothèses avancées, il y a un risque que de l’information inexacte soit utilisée pour prendre des décisions. En outre, des erreurs dans les estimations de coûts des présentations au Cabinet pourraient mener à un financement insuffisant du programme, ce qui pourrait accroître les pressions budgétaires du Ministère. 

RECOMMANDATIONS

1. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA), Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI), clarifie les attentes des conseillers financiers sectoriels (CFS), y compris en ce qui concerne leur fonction d’analyse critique/d’examen des coûts directs des programmes et l’approbation de documents du processus d’attestation des DPF [questionnaire d’auto-évaluation et fiche de résumé de l’information sur l’établissement des coûts financiers]. 

RÉPONSE, PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION ET ÉCHÉANCIER

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 1, les attentes des conseillers financiers sectoriels (CFS) en ce qui concerne l’établissement des coûts directs des programmes et leurs responsabilités relatives à l’approbation de documents comme le questionnaire d’auto-évaluation et la fiche de résumé de l’information sur l’établissement des coûts financiers seront clarifiées.

Responsable : Directeur général, Direction des finances et de l’approvisionnement

Date : 30 septembre 2015

OUTILS DE SOUTIEN ET DOCUMENTATION

Constatation générale

Les auditeurs ont constaté que les programmes n’ont pas utilisé une approche ou une méthodologie standard pour estimer les coûts directs figurant dans les présentations au Cabinet. Le manque d’outils et de modèles structurés complique l’analyse critique et l’examen des coûts directs proposés par les programmes pour les CFS ou le CE.

Observations pertinentes

L’audit a révélé que la documentation et l’analyse utilisées à l’appui de l’attestation du DPF pour les présentations au Cabinet étaient adéquates et suffisantes (p. ex. la liste de vérification pour les présentations au CT est conservée pour assurer l’intégralité du dossier). Un échantillon de présentations au Cabinet a été sélectionné et examiné par l’équipe d’audit, qui a constaté que la documentation et l’analyse utilisées à l’appui de l’attestation du DPF étaient adéquates et suffisantes.

Suite aux entrevues effectuées auprès d’un échantillon d’employés de programmes, il a été déterminé que ces employés comptaient généralement sur leur expérience pour calculer les coûts directs des programmes et n’utilisaient pas de méthodes officielles pour établir les coûts (p. ex. des techniques fondées sur les coûts, Guide d’établissement des coûts du Conseil du Trésor). L’audit a constaté que le modèle d’établissement des coûts corporatif est utilisé pour calculer les coûts de services internes et est mis à jour afin de tenir compte des structures actuelles des coûts internes. Cependant, il y a un manque de structure au niveau des outils et des modèles, ce qui complique l’analyse critique et l’examen des coûts directs proposés par les programmes pour les CFS ou le CE.

RISQUE ET INCIDENCE

Le manque de structure pour établir les coûts directs des programmes augmente la probabilité que des erreurs ou des omissions ne soient pas détectées, ce qui pourrait accroître les pressions budgétaires du Ministère.

RECOMMANDATIONS

2. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA), Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI), adopte des modèles et des outils (p. ex. listes de vérification) pour l’établissement des coûts directs de programmes afin de structurer le processus d’établissement des estimations concernant les coûts directs des programmes.

RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D'ACTION

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 2, des modèles et des outils seront élaborés et disponibles d’ici le 30 septembre 2015. Il est à noter que des modèles pour les salaires sont déjà disponibles et utilisés. 

Responsable : Directeur général, Direction des finances et de l’approvisionnement

Date : 30 septembre 2015

ANNEXE A – CRITÈRES D’AUDIT

Les critères de l’audit ont été élaborés à partir des contrôles clés présentés dans les mesures de contrôle de gestion de base du Conseil du Trésor, le cadre de responsabilisation de gestion et les politiques, procédures et directives connexes pertinentes.

L’audit avait pour objectif de fournir une assurance raisonnable qu’un processus adéquat est en place à RNCan pour soutenir efficacement le processus d’attestation du DPF pour les présentations au Cabinet.

Les critères d’audit suivants ont été utilisés dans le présent exercice :

Objectif de l’audit Critères de l’audit

Objectif 1 : RNCan a un processus adéquat en place pour appuyer efficacement le processus d’attestation du DPF pour les présentations au Cabinet [mémoires au Cabinet (MC) / présentations au Conseil du Trésor].

1.1 Les rôles et les responsabilités liés au processus d’attestation du DPF pour les présentations au Cabinet sont clairement définis, compris et communiqués.

1.2 Des ressources suffisantes sont affectées pour assurer l’exécution efficace et efficiente du processus d’attestation du DPF.

1.3 Des lignes directrices, des outils, des procédures, de la formation et des modèles documentés existent pour soutenir la conformité à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet.

1.4 La documentation et l’analyse utilisées en appui de l’attestation du DPF pour les présentations au Cabinet sont adéquates et suffisantes.

 

 

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