Prestation du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique (AU1509)

TABLE DES MATIÈRES

• SOMMAIRE
  • Introduction
  • Points forts
  • Domaines à améliorer
  • Conclusion de l’audit interne et opinion
  • Énoncé de conformité
• INTRODUCTION
  • But et objectifs de l’audit
  • Facteurs pris en considération lors de l’audit
  • Portée
  • Approche et méthodologie
  • Critères
• CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS
  • Gouvernance, ressources humaines et rôles et responsabilités des entités de surveillance
  • Processus de communication
  • Mesure du rendement et production de rapports
• ANNEXE A – CRITÈRES D’AUDIT

SOMMAIRE

INTRODUCTION

En 2007, le gouvernement fédéral a introduit le Programme de la qualité de l’air (PQA) dans le but d’offrir un environnement propre et sain à tous les Canadiens. Le PQA est un élément fondamental des efforts de vaste portée déployés par le Canada pour relever les défis posés par les changements climatiques et la pollution atmosphérique. Ces défis sont abordés par l’intermédiaire d’initiatives de réglementation dans les secteurs de l’industrie, du transport, de la consommation et du commerce, de même que par une gamme de mesures liées à des programmes visant à compléter les initiatives de réglementation. L’Office de l’efficacité énergétique (OEE), qui fait partie du Secteur de l’énergie de Ressources naturelles Canada (RNCan), est responsable de la prestation du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique, l’un des sept programmes fédéraux destinés à appuyer le PQA. Le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique a été élaboré dans le but de favoriser la réduction des émissions de gaz à effet de serre (GES) et des polluants atmosphériques et de lutter contre les changements climatiques.

L’objectif de l’audit consistait à évaluer de façon globale le caractère adéquat du cadre de contrôle en place concernant la prestation du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique, y compris la conformité avec les politiques gouvernementales applicables. Plus précisément, l’audit a permis d’évaluer si le programme comprenait les composantes de gestion clés suivantes : un processus de gouvernance établi et suffisant, incluant la gestion des ressources humaines et la planification de la relève; des processus opérationnels établis pour la gestion de la participation des intervenants ainsi que des activités de planification, de suivi et de production de rapports pour faciliter la prise de décisions éclairées par la direction. La portée de l’audit incluait les activités du programme pour les exercices de 2011-2012 à 2014-2015 et mettait l’emphase sur les règlements, les codes et les normes ainsi que sur les renseignements et les outils.

L’audit de la prestation du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique à RNCan a été approuvé par le sous-ministre dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques pour l’exercice 2014-2015.

POINTS FORTS

Une structure de gouvernance et des pratiques de gestion adéquates existent pour appuyer la prestation du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique. Le programme est assorti d’une fonction de mesure du rendement, de suivi et de production de rapports particulièrement robuste. De plus, un plan de relève exhaustif et à jour est en place.

DOMAINES À AMÉLIORER

Des possibilités d’amélioration existent quant à la mise à jour du plan stratégique des ressources humaines et du cadre des communications stratégiques; la coordination de la diffusion d’informations spécifiques au programme entre les divisions de l’OEE et la création d'un dépôt central pour l’ensemble des ententes conclues avec de tierces parties.

CONCLUSION DE L’AUDIT INTERNE ET OPINION

À mon avis, dans l’ensemble, un cadre de contrôle adéquat est en place à RNCan en ce qui concerne la prestation du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique, y compris la conformité avec les politiques gouvernementales applicables. Des possibilités d’amélioration existent quant à la mise à jour du plan stratégique des ressources humaines et du cadre des communications stratégiques; la coordination de la diffusion d’informations spécifiques au programme entre les divisions de l’OEE et le renforcement des mécanismes de documentation des ententes conclues avec de tierces parties.

ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, je suis d’avis que l’audit est conforme aux normes d’audit du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de la vérification
4 juin 2015

REMERCIEMENTS

L’équipe d’audit aimerait remercier tous ceux qui ont contribué à ce projet et, plus particulièrement, les employés qui ont fait part de leurs observations et de leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

INTRODUCTION

Le mandat de Ressources naturelles Canada (RNCan) consiste à renforcer le développement et l’utilisation responsables des ressources naturelles du Canada, incluant l’énergie. Les pouvoirs permettant au Ministère d’assumer ses responsabilités à cet égard sont établis dans la Loi sur l’efficacité énergétique (1992) et la Loi sur le ministère des Ressources naturelles (1994). Pour donner suite à ces responsabilités, l’Office de l’efficacité énergétique (OEE) veille, depuis plus de 20 ans, à la prestation d’une gamme de programmes en constante évolution.

En 2007, le gouvernement fédéral a introduit le Programme de la qualité de l’air (PQA) dans le but d’offrir un environnement propre et sain à tous les Canadiens. Le PQA est un élément fondamental des efforts de vaste portée déployés par le Canada pour relever les défis posés par les changements climatiques et la pollution atmosphérique. Ces défis sont abordés par l’intermédiaire d’initiatives de réglementation dans les secteurs de l’industrie, du transport, de la consommation et du commerce, de même que par une gamme de mesures liées à des programmes visant à compléter les initiatives de réglementation. L’OEE, qui fait partie du Secteur de l’énergie de RNCan, est responsable de la prestation du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique, l’un des sept programmes fédéraux destinés à appuyer le PQA. Le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique a été élaboré dans le but de favoriser la réduction des émissions de gaz à effet de serre (GES) et des polluants atmosphériques et de lutter contre les changements climatiques.

À l’origine, le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique mettait l’emphase sur les incitatifs financiers pour atteindre les objectifs fixés. Ces incitatifs comprenait des subventions ainsi que des rabais accordés aux entreprises, aux propriétaires et aux consommateurs. Puis, en 2011, le financement du programme a été renouvelé à hauteur de 39 millions de dollars par année, représentant au total 195 millions de dollars étalés sur cinq ans. Le renouvellement du programme de 2011 a évolué, les incitatifs financiers cédant du terrain au profit du renforcement de la réglementation, des codes et des normes ainsi que de la production de renseignements et d’outils destinés aux Canadiens. En raison de la nature intégrée du marché nord-américain, le programme vise l’alignement avec les approches adoptées aux États-Unis lorsque cela est approprié. Le résultat attendu du programme est d’accroître l’efficience énergétique et, par le fait même, de réduire les émissions de GES de 3,6 mégatonnes (Mt) à 4,4 Mt annuellement d’ici la fin de l’exercice 2015-2016.

Version textuelle

Le budget de 2013-2014 du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique avait été réparti comme suit parmi les secteurs de programme :

• 30 % pour les habitations;
• 24 % pour l’équipement;
• 16 % pour les véhicules;
• 13 % pour les bâtiments;
• 13 % pour l’industrie;
• 3 % pour les coûts liés aux locaux de TPSGC;
• 1 % pour les carburants de remplacement utilisés dans les transports.

Les initiatives du programme et les résultats escomptés des politiques se rattachent aux cinq domaines clés suivant :

1. appuyer la diversification du marché énergétique en faisant la promotion de produits, de services et de technologies;
2. réduire les coûts énergétiques dans les collectivités, y compris les collectivités nordiques, éloignées et autochtones;
3. aider les consommateurs et les entreprises du pays à économiser;
4. améliorer la productivité et la compétitivité dans l’industrie;
5. renforcer la confiance des Canadiens envers le développement énergétique en améliorant la performance environnementale et en réduisant le gaspillage de l’énergie.

Ces résultats souhaités sont fournis par l’intermédiaire des cinq composantes du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique. Voici un aperçu de ces composantes :

1. le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique pour les habitations soutient la production et la mise à jour du système de cote de rendement ÉnerGuide, plateforme nationale d’étiquetage et d’évaluation de l’énergie à usage domestique utilisée par les provinces comme fondement pour leurs programmes d'habitation. De plus, ce programme fournit de nouveaux niveaux de rendement énergétique se rattachant aux codes et aux normes d’habitation en incorporant les exigences en matière d’énergie d’usage domestique dans le Code national du bâtiment du Canada et en établissant la prochaine génération de normes d’étiquetage des surcharges d’énergie d’usage domestique;
2. le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique pour les bâtiments soutient le développement et la mise en œuvre de codes, d’outils d’analyse comparative de même que de matériel de formation et d’information en matière d’énergie en vue d’améliorer l’efficience énergétique des bâtiments commerciaux et institutionnels au Canada;
3. le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique pour l’industrie travaille en étroite collaboration avec les acteurs de ce secteur afin de les inciter à investir dans des méthodes et des processus industriels qui sont plus efficients sur le plan énergétique, de même qu’à développer et à utiliser de telles méthodes et de tels processus. À cette fin, le gouvernement collabore avec des associations industrielles, des spécialistes techniques, des fournisseurs de services publics et d’autres intervenants clés;
4. le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique pour les véhicules vise à sensibiliser la population quant aux répercussions qu’entraînent le choix d’un véhicule ainsi que les habitudes de conduite sur le rendement du carburant et sur l’environnement, et ce, en faisant appel à l’éducation, à des outils de prise de décisions et à l’analyse comparative;
5. le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique pour les normes et l’étiquetage de l’équipement vise à accélérer l’introduction de nouveaux produits écoénergétiques dans l’inventaire d’équipements du Canada. Cette initiative est accomplie par l’application de dispositions réglementaires sur l’efficience énergétique, qui régissent les normes minimales de rendement énergétique s’appliquant aux produits qui utilisent de l’énergie de même qu’aux produits qui ont une incidence sur la consommation d’énergie. Cette composante régit le programme d’étiquetage et de promotion ENERGY STAR, qui encourage le recours à des produits écoénergétiques et qui contribue à la préparation du marché en vue de nouvelles mesures réglementaires.

Les audits précédents de programmes entrepris par l’OEE étaient fortement axés sur les subventions et contributions. La portée de cet audit excluait les subventions et les contributions afin de refléter l’évolution du programme, maintenant centré sur les règlements, les codes et les normes, de même que sur les renseignements et les outils. L’audit de la prestation du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique était compris dans le Plan de vérification axé sur les risques du Ministère, qui a été approuvé par le sous-ministre le 27 février 2014.

BUT ET OBJECTIFS DE L’AUDIT

L’objectif de l’audit consistait à évaluer de façon globale le caractère adéquat du cadre de contrôle en place concernant la prestation du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique, y compris la conformité avec les politiques gouvernementales applicables.

Plus précisément, l’audit a permis d’évaluer si :

• des processus de gouvernance étaient établis pour le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique;
• des processus opérationnels étaient en place pour gérer la participation des intervenants;
• les activités de planification, de suivi et de production de rapports du programmes étaient établies et fonctionnaient tel que prévu pour faciliter la prise de décisions éclairées par la direction.

FACTEURS PRIS EN CONSIDÉRATION LORS DE L’AUDIT

L’audit s’inscrivait dans le Plan de vérification axé sur les risques de RNCan pour l’exercice 2014-2015.

Voici un résumé des principaux risques sous-jacents potentiels qui ont été identifiés pendant la phase de planification de l’audit :

• les risques associés à la capacité de maintenir un effectif représentatif qui compte suffisamment de membres possédant, collectivement, l’expérience et les compétences requises;
• le risque que des partenariats, ententes ou communications avec des intervenants clés se révèlent inefficaces et que cela ait une incidence néfaste sur la capacité du Ministère d’atteindre les objectifs du programme;
• le risque que les processus opérationnels, les protocoles et les outils soient inefficaces ou insuffisants;
• les risques associés à la présence de processus inadéquats sur les plans de l’information et de la production de rapports, de même qu’à la possibilité que cette situation nuise au processus décisionnel.

PORTÉE

La portée de l’audit englobait un examen des activités du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique pour les exercices de 2011-2012 à 2014-2015. Des évaluations précédentes du programme ont permis de tirer des conclusions sur l’alignement et le rendement de celui-ci. L’équipe d’audit a examiné ces évaluations et a pris en considération les constatations qui s’y rattachent au moment de définir la portée et l’étendue du présent audit. Les subventions et contributions ont été exclues de la portée de cet audit afin de refléter l’évolution du programme, qui s’éloigne des incitatifs financiers et met désormais l’accent sur les règlements, les codes et les normes, de même que sur les renseignements et les outils.

APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE

La méthodologie de l’audit, basée sur la Politique sur la vérification interne et les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada du Conseil du Trésor (CT), comprenait :

1. des entrevues avec des membres clés du personnel de la gestion des activités du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique;
2. un examen des documents clés, y compris les présentations au CT, les modifications apportées à celles-ci, les orientations, les politiques et les directives connexes;
3. un examen détaillé de la documentation et des renseignements associés à la planification, au suivi, à l’évaluation du rendement et à la production de rapports du programme.

CRITÈRES

CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

GOUVERNANCE, RESSOURCES HUMAINES ET RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES ENTITÉS DE SURVEILLANCE

Constatation générale

Le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique dispose d’une structure de gouvernance appropriée, incluant des rôles, des responsabilités ainsi que des mécanismes de reddition des comptes clairement définis et documentés. De plus, un mécanisme de planification de la relève est en place au niveau du programme. Cependant, le plan stratégique de ressources humaines de l’OEE n’a pas été mis à jour en temps opportun.

Observations pertinentes

L’audit a tenté de déterminer si des processus de gouvernance solides et bien établis sont en place pour le programme. De tels processus assurent la clarté des rôles, des responsabilités et de la reddition des comptes entre les intervenants. Ils permettent également de voir à ce que des comités et des structures de rapport appropriés soient en place pour assurer une surveillance efficace des activités d’un programme. L’audit a également examiné les activités de gestion des ressources humaines du programme dans le but de vérifier si une stratégie exhaustive était en place pour gérer les besoins courants en ressources humaines et ceux à venir.

Gouvernance et surveillance

L’essentiel de la surveillance du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique est effectué par l’intermédiaire de réunions hebdomadaires auxquelles assistent le directeur général, des représentants de l’OEE et les directeurs de chaque division de la Direction. L’audit a permis de constater que la structure de rapport établie fonctionne tel que prévu, que les membres concernés de la direction assistent aux réunions et que celles-ci permettent d’éclairer la prise de décisions en ce qui concerne le rendement du programme et les progrès réalisés en vue de l’atteinte des objectifs fixés. À titre d’exemple, lors des réunions hebdomadaires, chaque directeur présente des mises à jour relatives au programme au directeur général, en fonction des intérêts globaux de l’OEE. De plus, les cibles de rendement font l’objet de discussions semestrielles et sont mises à jour de façon appropriée.

À l’échelle du Secteur, il y a trois comités additionnels comptant des représentants de l’OEE : le comité de la haute direction; le comité de gestion élargi ainsi que le comité de surveillance des ressources humaines et de la gestion.

1. Le comité de la haute direction, établi à l’échelon du directeur général, est présidé par le sous-ministre adjoint, Secteur de l’énergie (SMA-SE). Ce comité sert de forum pour l’échange de renseignements entre les membres de la haute direction du Secteur de l’énergie.
2. Le comité de gestion élargi, présidé par le SMA-SE, regroupe tous les membres de la haute direction du Secteur de l’énergie. Il sert de forum pour la diffusion de renseignements sur les initiatives ministérielles, la présentation de mises à jour de la part de cadres supérieurs de la Direction et l’identification des nouvelles questions d’intérêt touchant le Secteur.
3. Le comité de surveillance des ressources humaines et de la gestion est présidé par le directeur général de la Direction de la politique énergétique. Ce comité fait le suivi des activités du Secteur en matière de planification des ressources humaines, de recrutement et de production de rapports connexes.

L’audit a constaté que ces comités tiennent des rencontres régulières, auxquelles assistent les représentants concernés de la direction et qu’ils permettent d’assurer la surveillance et la gouvernance nécessaires pour le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique. De plus, les responsables de la gestion du programme présentent régulièrement des mises à jour sur le rendement du programme au directeur général de l’OEE.

Ressources humaines et planification stratégique

L’audit a examiné si la gestion des ressources humaines était effectuée de façon adéquate pour combler les besoins du programme. L’audit a mis l’emphase sur la planification stratégique des ressources humaines et la planification de la relève. La planification stratégique des ressources humaines permet de déterminer la capacité et les besoins actuels, d’anticiper les besoins futurs et d’élaborer des stratégies pour combler les écarts en ressources et remédier aux risques s’y rattachant. D’autre part, la planification de la relève permet de repérer les membres du personnel possédant une expertise difficile à remplacer, que ce soit par le recrutement ou par la formation et le perfectionnement, et d’élaborer des stratégies pour mesurer et atténuer les risques associés à la perte potentielle de ressources difficiles à remplacer. Les stratégies d’atténuation comprennent la gestion interne des talents, la formation, le transfert progressif des responsabilités et le recrutement à l’externe.

L’OEE a produit un plan de relève rigoureux qui définit la capacité actuelle en ressources humaines du programme ÉcoÉNERGIE sur l’efficience énergétique. Ce plan identifie le personnel clé et définit les risques associés aux départs potentiels de ces employés de même que les stratégies destinées à gérer ces risques.

En ce qui a trait à la planification des ressources humaines, l’OEE a complété son dernier plan stratégique exhaustif de ressources humaines pour la période 2010-2012 et a contribué à l’élaboration de celui du Secteur de l’énergie pour 2013-2014. Bien que la direction nous ait informés que l’OEE dispose de toutes les composantes nécessaires pour combler ses besoins en matière de planification des ressources humaines, il demeure que son plan stratégique des ressources humaines n’est pas à jour. Il faut se doter d’un plan à jour pour être en mesure de déterminer les besoins en matière d’expertise au sein du personnel et de formuler des stratégies de recrutement, de rétention et de perfectionnement éclairées pour les prestations actuelles et futures du programme.

RISQUE ET INCIDENCE

La prestation continue du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique dépend de la qualité des ressources humaines œuvrant au sein de l’OEE, incluant une coordination efficace avec le Secteur de l’énergie. Le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique a évolué et continue de s’adapter à un environnement où les contraintes, les directives et les défis changent constamment. Le développement et le maintien d’un plan stratégique des ressources humaines qui tient compte des défis continuels et émergents sont des conditions préalables à une prestation optimale du programme.

RECOMMANDATION

1. Il est recommandé que le directeur général de l’Office de l’efficacité énergétique (OEE) mette le plan stratégique des ressources humaines à jour. Ce plan devrait être mis à jour périodiquement afin de gérer les changements touchant la capacité et les besoins du programme.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 1, l’OEE a débuté la mise à jour de son plan stratégique des ressources humaines pour veiller à ce qu’une stratégie exhaustive soit en place pour gérer les besoins actuels et futurs en ressources humaines.

Responsable : Directeur général de l’Office de l’efficacité énergétique

Échéancier : Le 30 novembre 2015

PROCESSUS DE COMMUNICATION

Constatation générale

L’audit a constaté la présence de processus opérationnels adéquats pour gérer la participation des intervenants au moyen de la communication et d’ententes officielles. Des possibilités d’amélioration existent quant à la planification des activités de communication et la création d’un dépôt central pour les ententes conclues avec de tierces parties.

Observations pertinentes

L’audit a tenté de déterminer si le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique a établi des processus pour faciliter la communication continue avec les intervenants et les partenaires de prestation du programme. L’audit incluait une revue du cadre des communications stratégiques se rapportant à l’efficience énergétique ainsi que des activités de communication à l’échelle des divisions. Les processus internes ont également été évalués pour vérifier la rapidité et l’exactitude avec lesquelles les messages destinés aux intervenants du programme étaient envoyés. De plus, des ententes avec les tierces parties intervenantes ont été examinées pour vérifier si elles étaient à jour et applicables, et si les rôles, les responsabilités, les obligations et les échéanciers étaient clairement définis.

Communication avec les intervenants

Le programme écoÉNERGIE pour l’efficience énergétique met en œuvre une gamme d’initiatives de réglementation et de mesures dans les secteurs de l’industrie, du transport, de la consommation et du commerce. La communication continue avec les intervenants de tous ces secteurs est essentielle pour faciliter leur participation aux initiatives de même que la prestation réussie du programme. Les intervenants sont variés, allant des partenaires industriels qui mettent au point des produits écoénergétiques (comme les fabricants d’automobiles ou d’appareils divers) aux consommateurs qui achètent ces produits (comme les propriétaires de maisons et d’automobiles).

Le cadre des communications stratégiques se rapportant à l’efficience énergétique est un instrument élaboré pour soutenir la coordination de l’ensemble des communications du Ministère portant sur l’efficience énergétique. Ce cadre comprend des initiatives en cours à l’OEE et dans d’autres secteurs de RNCan. De plus, il énonce une approche globale en matière de communications, qui comprend des activités et des produits de communication proposés. Élaboré à un niveau stratégique, ce cadre ne s’applique à aucun programme individuel en particulier. Les activités de communication à l’échelle des divisions, en revanche, s’accompagnent d’outils et de stratégies visant à soutenir la prestation du programme écoÉNERGIE pour l’efficience énergétique dans le contexte de ses cinq composantes. Ces activités font appel à un large éventail de voies de communication pour diffuser de l’information se rapportant expressément au programme, notamment des publications, des conférences et des ateliers, des partenariats avec les médias, des sites Web et les médias sociaux.

Le Secteur de la gestion des affaires publiques et du portefeuille (SGAPP) oriente l’OEE dans ses plans et dans ses activités de communication. Il coordonne également les partenariats et les campagnes proactives de sensibilisation auprès des médias. En 2012, le SGAPP a élaboré le cadre de communications stratégiques se rapportant à l’efficience énergétique pour soutenir les activités de communication de l’OEE des années 2012 à 2014. Depuis le développement de ce cadre, la fonction de communication du programme ÉcoÉNERGIE sur l’efficience énergétique a subi des contraintes supplémentaires découlant des changements à l’échelle du gouvernement en matière d’orientation et de directives. En 2013, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a publié les Conseils sur l’édition au gouvernement du Canada et la nouvelle Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements. Les Conseils sur l’édition imposent des restrictions sur l’impression de masse de produits de communication, y compris les publications. Les ministères sont donc tenus de publier les produits de ce type en format prêt à imprimer et de mettre ces publications en ligne. La Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, quant à elle, impose des restrictions sur les dépenses de voyages et encourage les ministères à privilégier la présence virtuelle et les réunions à distance. Ainsi, l’utilisation de publications imprimées et la présence aux conférences et aux événements ont fortement diminué. Le cadre des communications stratégiques a été créé avant l’apport de ces changements et n’a pas été mis à jour en fonction des orientations et de la nouvelle directive du SCT.

L’audit a également examiné les produits de communication opérationnelle des divisions chargées de l’équipement, des habitations, des bâtiments, de l’industrie et du transport de l’OEE. Les activités de communication opérationnelle effectuées par le personnel de l’OEE comprennent des processus de planification, d’approbation et de diffusion de produits de sensibilisation. Ces processus permettent de veiller à ce que l’information du programme soit transmise de façon exacte et en temps opportun aux intervenants. Tel que mentionné précédemment, l’audit a constaté que des structures de gouvernance adéquates sont en place pour faciliter la communication à l’échelle des divisions. Cela dit, il demeure possible d’accroître le degré de coordination dans la transmission de produits de communication au sein des divisions de l’OEE. Une meilleure coordination pourrait permettre d’identifier des possibilités d’efficience et de réduire la duplication des efforts.

Outils de communication et conseils

Étant donné la diminution de l’usage des publications imprimées, l’OEE diffuse de l’information sur ses programmes et initiatives principalement par l’intermédiaire de sites Web et d’outils interactifs en ligne, comme des bases de données et des calculatrices. Les informations diffusées sur les sites Web et les outils interactifs en ligne sont facilement accessibles. Un processus est en place pour la gestion et la mise en œuvre de la publication en ligne. Ce processus prévoit du soutien de la part de l’équipe chargée de la publication sur les sites Web de même que de la Direction des services de communication. La plupart des demandes de publication sont traitées, approuvées et publiées dans un délai de deux semaines. De façon générale, l’information concernant les changements du programme et les mises à jour continues est intégrée aux outils et aux directives en ligne de façon exacte et en temps opportun.

Ententes conclues avec des tierces parties

L’OEE collabore avec des intervenants de tierces parties dans le développement, la prestation et la promotion des initiatives relatives au programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique. Ces efforts de collaboration sont officialisés par des protocoles, des lettres d’entente, des ententes liées aux recettes nettes en vertu d’un crédit et d’autres types d’ententes avec des associations industrielles, des fournisseurs d’énergie provinciaux, des intervenants du milieu universitaire et d’autres ministères. L’audit a examiné huit de ces ententes et a constaté que les rôles, les responsabilités, les livrables et les dates d’entrée en vigueur étaient clairement énoncés. L’audit a noté deux cas où L’OEE a fourni des ententes non signées et n’a pas été en mesure de localiser les ententes applicables signées par les représentants ministériels autorisés.

RISQUE ET INCIDENCE

Les efforts continus qui sont déployés pour voir à la participation des intervenants, par l’intermédiaire de communications et d’ententes officielles, sont essentiels à la bonne prestation du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique. Il serait possible de mettre à profit les discussions tenues par les membres de la direction pour améliorer la coordination de la communication entre les divisions. Cela pourrait aider à identifier des efficiences dans les processus et renforcer la prestation du programme en temps opportun. La compilation des ententes avec les tierces parties dans un dépôt central permettrait de procéder à un examen périodique de l’ensemble de ces ententes afin de veiller à ce que les tierces parties continuent d’honorer leurs obligations envers le programme.

RECOMMANDATIONS

2.a. Il est recommandé que le directeur général de L’Office de l’efficacité énergétique (OEE) examine et mette à jour le cadre des communications stratégiques pour s’assurer qu’il est pertinent et qu’il reflète l’environnement opérationnel actuel de l’OEE.

2.b. Il est recommandé que le directeur général de l’OEE mette à profit les réunions tenues par les membres de la direction de l’OEE pour améliorer la coordination de la diffusion des produits de communication à l’échelle des divisions, notamment par l’intermédiaire de publications, de conférences et des médias sociaux.

3.  Il est recommandé que le directeur général de l’OEE s’assure que les ententes avec les tierces parties soient signées par des représentants autorisés et que les copies originales de ces documents soient regroupées dans un dépôt central et soient examinées périodiquement.

RÉPONSE ET PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 2a, l’OEE s’emploie actuellement à mettre à jour son plan stratégique de communication en fonction des changements apportés récemment à l’environnement opérationnel.

Responsable : Directeur général de l’Office de l’efficacité énergétique

Échéancier : Le 30 novembre 2015

En réponse à la recommandation 2b, l’OEE veillera à mettre à profit les réunions tenues par les membres de la direction de l’OEE pour renforcer la coordination, sur les plans des échéanciers et de la prestation des activités et des produits de communication au sein de l’OEE. Les mesures prises dans ce sens incluront un examen périodique des initiatives à venir et des efforts de coordination visant à identifier des possibilités de gains d’efficience.

Responsable : Directeur général de l’Office de l’efficacité énergétique

Échéancier : On prendra des mesures visant à donner suite à la recommandation sur une base trimestrielle, soit à l’occasion de chaque réunion des membres de la direction de l’OEE, et ce, dès juin 2015.

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 3, l’OEE veillera à ce que toutes les ententes conclues avec de tierces parties soient examinées périodiquement et à ce que les documents originaux signés soient regroupés dans un dépôt central, au sein de GCDocs.

Responsable : Directeur général de l’Office de l’efficacité énergétique

Échéancier : Le 30 septembre 2015

MESURE DU RENDEMENT ET PRODUCTION DE RAPPORTS

Constatation générale

L’OEE a établi une stratégie de mesure du rendement et des risques solide pour le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique. Ce document énonce la stratégie concernant la mesure, le suivi et la production de rapports pour les résultats du programme. Les dirigeants des divisions et de la Direction examinent régulièrement les résultats et effectuent un suivi en comparant les progrès réalisés par rapport aux objectifs du programme. Cette information est utilisée aux fins de planification pour établir des cibles courantes et pour voir à ce que les rajustements tactiques et stratégiques soient apportés de façon éclairée pour faciliter l’atteinte des objectifs de programme à long terme.

Observations pertinentes

La mesure du rendement et les activités de suivi efficaces sont des composantes essentielles de la prestation du programme. Ces tâches fournissent à la haute direction l’information dont elle a besoin pour prendre des décisions éclairées, en plus de contribuer au maintien de la saine gestion des activités et des fonds associés au programme.

Le suivi et la production de rapports sur le rendement du programme, en comparaison avec les cibles définies dans la stratégie sur la mesure du rendement et des risques, s’effectuent dans le Système de compte rendu pour une meilleure efficience énergétique. Le système enregistre et suit les progrès du programme de manière continue. Cette base de données est un système électronique d’établissement de rapports sur le rendement utilisé à l’échelle de la direction et permet de recueillir des données sur les extrants, les résultats intermédiaires et les résultats à plus long terme dans le but de surveiller les engagements. Les données sur le programme, de même que les cibles, sont saisies dans le Système par les gestionnaires du programme au début de chaque exercice. Les résultats sont également saisis dans le système au milieu et à la fin de chaque exercice et ils sont présentés à la haute direction. Les activités de conformité des participants avec les exigences liées au programme sont également inclues dans ces indicateurs de mesure de la performance. Ces activités comprennent notamment les audits réalisés à l’égard d’entreprises privées pour vérifier leur conformité avec les exigences en matière d’étiquetage et d’identification et les tests de rendement effectués sur les produits. Ces fonctions sont assurées par le personnel de RNCan, des fournisseurs de services contractuels et des laboratoires d’essai homologués.

En plus de faciliter la gestion des plans de rendement annuels de la Direction, la base de données permet d’assurer un suivi à long terme de la performance. Les divisions examinent les résultats régulièrement dans le Système afin de faire le suivi des progrès réalisés dans les activités du programme. Ces informations sont utilisées pour établir des cibles courantes et apporter des ajustements stratégiques, de façon à assurer l’atteinte des objectifs du programme à long terme. Il a été constaté, lors de l’audit, que des mesures et des cibles pertinentes et bien établies étaient en place pour permettre l’évaluation continue du rendement du programme et favoriser la prise de décisions éclairées par la gestion.

ANNEXE A – CRITÈRES D’AUDIT

Cette annexe présente en détail les critères de l’audit se rapportant à chacun des objectifs de l’audit de même que les sources de ces critères (voir * ci-dessous).

L’objectif de l’audit consistait à évaluer de façon globale le caractère adéquat du cadre de contrôle en place concernant la prestation du programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique, y compris la conformité avec les politiques gouvernementales applicables.

Plus précisément, l’audit a permis d’évaluer si :

• des processus de gouvernance étaient établis pour le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique;
• des processus opérationnels étaient en place pour gérer la participation des intervenants;
• les activités de planification, de suivi et de production de rapports du programmes étaient établies et fonctionnaient tel que prévu pour faciliter la prise de décisions éclairées par la direction.

Les critères suivants ont été utilisés pour effectuer le travail d’audit :

Sous-objectifs de l’audit	Critères d’audit
Sous-objectif 1 : GOUVERNANCE Déterminer si des processus de gouvernance sont établis pour le programme écoÉNERGIE sur l’efficience énergétique.	1.1 La direction exerce une surveillance pour permettre l’atteinte constante des objectifs du programme.
	1.2 Un plan de ressources humaines a été élaboré et un plan de relève est mis en œuvre pour répondre aux besoins de capacité et d’atteindre les objectifs courants et futurs du programme.
	1.3 Les rôles, les responsabilités et la reddition des comptes sont clairement définis et documentés.
Sous-objectif 2 : PROCESSUS DE COMMUNICATION Déterminer si le programme a des processus opérationnels en place pour gérer participation des intervenants.	2.1 Les informations sur les modifications et les mises à jour apportées au programme sont transmises aux intervenants de façon exacte et en temps opportun.
	2.2 Les informations sur les modifications et les mises à jour apportées au programme sont incorporées aux outils et aux directives de façon exacte et en temps opportun.
	2.3 Les activités de collaboration avec les tierces parties sont encadrées par des ententes officielles.
Sous-objectif 3 : RAPPORT SUR LE RENDEMENT Déterminer si les activités de planification, de suivi et de production de rapports du programme ont été définies et si elles fonctionnent tel que prévu pour faciliter la prise de décisions éclairées par la direction.	3.1 Les processus de planification, de suivi et de production de rapports sont en place et fonctionnent tel que prévu.
	3.2 Des mesures et des cibles pertinentes et établies sont en place pour évaluer le rendement continu du programme et pour favoriser la prise de décisions éclairées par la direction.

* Les critères ont été élaborés essentiellement à partir des contrôles clés énoncés dans le document intitulé Contrôles de gestion fondamentaux : un guide pour les vérificateurs internes, ainsi qu’à partir des politiques, procédures et directives connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le travail d’audit et la conclusion globale de l’audit reposent sur ces critères.