Audit en matière d'inclusion, de diversité, d'équité et d'accessibilité

Présenté au Comité ministériel d’audit (CMA)

9 mai 2024

Table des matières

• Résumé
  • Présentation
  • Points forts
  • Domaines à améliorer
  • Conclusion de l’audit interne et opinion
  • Énoncé de conformité
• Présentation
  • But et objectifs de l'audit
  • Facteurs pris en considération lors de l’audit
  • Portée
  • Approche et méthodologie
  • Critères
• Constatations et recommandations
  • Gouvernance et surveillance
  • Mesure du rendement
  • Activités de renforcement des capacités
• Annexe A – Critères d'audit

Résumé

Présentation

En tant qu'employeur, la fonction publique fédérale doit se conformer à une série d'instruments législatifs et réglementaires pertinents qui fournissent collectivement un cadre permettant aux ministères de promouvoir les principes d'inclusion, de diversité, d'équité et d'accessibilité (IDEA). Il s'agit notamment de la Loi sur l'équité en matière d'emploi, du règlement sur l'équité en matière d'emploi, de la Loi canadienne sur l’accessibilité, de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, de la Loi canadienne sur les droits de la personne, de la Loi sur le multiculturalisme canadien, et de la Loi sur les langues officielles. En outre, l'objectif de la politique du Conseil du Trésor (CT) sur la gestion du personnel (la politique) et de la directive du CT sur l'équité en matière d'emploi, la diversité et l'inclusion (la directive) est de favoriser la constitution d'un effectif très efficace qui assure une bonne gouvernance et un bon service aux Canadiens et Canadiennes, et qui incarne les valeurs de la fonction publique, comme le respect, l'intégrité, la gestion et l'excellence, dans ses actions et ses décisions.

Outre les exigences législatives et réglementaires, le greffier du Conseil privé a publié en janvier 2021 un appel à l'action sur l'antiracisme, l'équité et l'inclusion dans la fonction publique fédérale. Cet appel à l'action souligne la nécessité de prendre des mesures directes et pratiques pour lutter contre le racisme systémique et les obstacles au sein de la fonction publique et pour les éliminer. En juin 2023, le greffier a publié une mise à jour de l'appel à l'action^{Note de bas de page 1} à l'intention des administrateurs généraux, énonçant six mesures concrètes à mettre en œuvre immédiatement et 12 autres étapes pour fixer des objectifs, mesurer les progrès, établir des mécanismes de reddition de comptes et intégrer les facteurs de réussite cernés.

Le Bureau de l'inclusion, de la diversité, de l'équité et de l'accessibilité (B. de l’IDEA) a été officiellement créé en 2021 avec un financement provenant de la réserve du Ministère. Le Bureau de l’IDEA relève directement de l'administrateur général et a pour mission de faire progresser l'appel à l'action du greffier, d'aider les secteurs et les réseaux à faire avancer les initiatives en matière d'inclusion, de diversité, d'équité et d'accessibilité, et de coordonner les efforts déployés dans ce domaine à l'échelle du Ministère. Les parties dont les rôles sont essentiels pour soutenir l'intégration de l'IDEA au sein du Ministère comprennent notamment la haute direction, la Direction générale des ressources humaines (DGRH) au sein du Secteur des services de gestion ministérielle (SSGM), les réseaux d'employés dirigés par des bénévoles, les responsables des piliers de l'IDEA du Ministère, les responsables des secteurs, ainsi que les gestionnaires et les membres du personnel des secteurs.

Au cours de la planification initiale de l'audit, l'équipe d'audit s'est entretenue avec le responsable du Bureau de l'IDEA afin de déterminer les domaines dans lesquels l'audit pourrait apporter la plus grande valeur ajoutée au Ministère. La portée de l'audit a également été conçue de manière à éviter de recréer les activités d'autres prestataires de services d'assurance. Les activités de dotation des ministères fédéraux font l'objet d'une surveillance externe par divers moyens, notamment les audits de la Commission de la fonction publique, de la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) et du Bureau du vérificateur général.

L'objectif de l’audit était d'évaluer la pertinence et l'efficacité globales de la gouvernance, des principaux processus opérationnels et des activités soutenant l'approche de RNCan en matière de mise en œuvre et d'intégration des principes de l'IDEA au sein du Ministère.

Points forts

Plusieurs mécanismes de gouvernance et de surveillance sont en place pour communiquer les objectifs liés à l'IDEA, qui a été incluse dans le plan d'activités intégré et le profil de risque ministériel. Des rôles et des responsabilités clairs en matière d'IDEA ont été définis à la plupart des niveaux du Ministère. Dans l'ensemble, le Ministère a mis en place de nombreuses initiatives différentes de renforcement des capacités, y compris des formations et des orientations, pour permettre l'intégration de l'IDEA sur le lieu de travail de RNCan et l'administration des politiques et des programmes destinés au public.

Domaines à améliorer

Le Ministère doit officialiser les mécanismes permettant de fournir une orientation stratégique sur les objectifs liés à l'IDEA et délimiter clairement les rôles et les responsabilités du Bureau de l'IDEA et de la Direction des ressources humaines en ce qui concerne l'intersection de l'IDEA entre les deux domaines. Il est également nécessaire d'officialiser un cadre de mesure du rendement qui comprenne des résultats attendus et des indicateurs de rendement clés, et de déterminer les données supplémentaires qui devraient être recueillies et analysées pour suivre les progrès et éclairer la prise de décision.

Si ces domaines d'amélioration ne sont pas pris en compte, le Ministère risque de ne pas pouvoir mesurer et suivre de manière efficace les progrès accomplis pour l'intégration de l'IDEA, afin d'éclairer la prise de décision qui permettrait d'atteindre les objectifs liés à l'IDEA.

Conclusion de l’audit interne et opinion

À mon avis, le Ministère a fait des progrès dans la mise en œuvre d'une approche visant à intégrer les principes de l'IDEA au sein de son administration, en tenant compte de l'appel à l'action le plus récent. L'audit a permis de recenser les domaines à améliorer pour garantir la mise en place de mécanismes de gouvernance et de surveillance efficaces, pour établir un cadre de mesure du rendement comprenant des résultats attendus et des indicateurs de rendement clés, et pour soutenir et coordonner les initiatives de renforcement des capacités dans l'ensemble du Ministère.

La création d'un lieu de travail inclusif, diversifié, équitable et accessible ne peut se faire facilement par la mise en œuvre de politiques ou de formations obligatoires. Il n'existe pas d'approche normalisée pour changer notre façon de penser, notre façon de nous traiter les uns les autres et notre façon de travailler. Changer la culture du lieu de travail demande du temps, des ressources, des efforts délibérés et un engagement permanent. Le Ministère doit relever le défi de trouver un équilibre entre le temps et les ressources nécessaires pour planifier et rendre compte des activités et des progrès réalisés dans le cadre de l'IDEA, et prendre des mesures concrètes et tangibles pour démontrer les progrès accomplis.

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel, en tant que dirigeant principal de l’audit et de l'évaluation, l'audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes et à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Michel Gould, MBA, CPA, AIC
Dirigeant principal de l’audit et de l'évaluation
9 mai 2024

Remerciements

L'équipe d'audit souhaiterait remercier les personnes qui ont participé à ce projet, en particulier les employés qui ont apporté leurs points de vue et leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

Présentation

En tant qu'employeur, la fonction publique fédérale doit se conformer à une série d'instruments législatifs et réglementaires pertinents concernant l’inclusion, la diversité, l'équité et l'accessibilité (IDEA). Il s'agit notamment de la Loi sur l'équité en matière d'emploi, du règlement sur l'équité en matière d'emploi, de la Loi canadienne sur l’accessibilité, de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, de la Loi canadienne sur les droits de la personne, de la Loi sur le multiculturalisme canadien, et de la Loi sur les langues officielles. La politique du Conseil du Trésor (CT) sur la gestion des personnes (la politique) et la directive connexe du CT sur l'équité en matière d'emploi, la diversité et l'inclusion (la directive) sont entrées en vigueur le 1er avril 2021 et le 1er avril 2020, respectivement. L'objectif de la politique et de la directive est de favoriser la constitution d'un effectif très efficace qui assure une bonne gouvernance et un bon service aux Canadiens et Canadiennes, et qui incarne les valeurs de la fonction publique, comme le respect, l'intégrité, la gestion et l'excellence, dans ses actions et ses décisions. Collectivement, ces exigences législatives et politiques fournissent le cadre permettant aux ministères de promouvoir les principes de l'IDEA.

En janvier 2021, le greffier du Conseil privé a publié un appel à l'action sur l'antiracisme, l'équité et l'inclusion dans la fonction publique fédérale. Cet appel à l'action souligne la nécessité de prendre des mesures directes et pratiques pour lutter contre le racisme systémique et les obstacles au sein de la fonction publique et pour les éliminer. En juin 2023, le greffier a publié une mise à jour de l'appel à l'action à l'intention des administrateurs généraux, énonçant six mesures concrètes à mettre en œuvre immédiatement et 12 autres étapes pour fixer des objectifs, mesurer les progrès, établir des mécanismes de reddition de comptes et intégrer les facteurs de réussite cernés.

La vision de Ressources naturelles Canada (RNCan) pour l'IDEA est de changer la culture ministérielle afin de garantir que les principes d'inclusion, de diversité, d'équité et d'accessibilité soient intégrés de manière transparente et durable dans les effectifs de RNCan et dans le secteur des ressources naturelles. Les parties qui jouent un rôle essentiel pour intégrer l'IDEA au sein du Ministère comprennent notamment le Bureau de l'inclusion, de la diversité, de l'équité et de l'accessibilité (B. de l’IDEA, le Bureau), la Direction générale des ressources humaines (DGRH) au sein du Secteur des services de gestion ministérielle (SSGM), les réseaux d'employés dirigés par des bénévoles, les responsables des piliers de l'IDEA du Ministère, les responsables des secteurs, ainsi que les membres du personnel des secteurs.

Le Bureau de l’IDEA a été créé en 2021. Il a pour mission de faire progresser l'appel à l'action du greffier, d'aider les secteurs et les réseaux à faire avancer les initiatives en matière d'inclusion, de diversité, d'équité et d'accessibilité, et de coordonner les efforts déployés dans ce domaine à l'échelle du Ministère. Le Bureau de l’IDEA relève directement de l’administrateur général et est financé par la réserve du Ministère. Chaque secteur a élaboré son propre plan d'action IDEA selon un format standard fourni par le Bureau de l’IDEA.

RNCan dispose de plusieurs réseaux d'employés dirigés par des bénévoles, qui agissent comme des partenaires clés en conseillant et en collaborant, en promouvant, en facilitant et en guidant les initiatives et la mise en œuvre de l'IDEA au sein du Ministère, selon l'expérience vécue. Les réseaux fournissent également un soutien direct aux employés faisant partie de leurs communautés.

Cet audit a été inclus dans le plan intégré d'audit et d'évaluation 2022-2026, approuvé par le sous-ministre le 16 juin 2022.

But et objectifs de l'audit

L'objectif de l’audit était d'évaluer la pertinence et l'efficacité globales de la gouvernance, des principaux processus opérationnels et des activités soutenant l'approche de RNCan en matière de mise en œuvre et d'intégration des principes de l'IDEA au sein du Ministère.

Plus précisément, l'audit a permis de déterminer si :

• Des mécanismes efficaces de gouvernance et de surveillance sont en place pour fournir une orientation stratégique et opérationnelle, y compris la communication des objectifs liés à l'IDEA. Il s'agit notamment de définir clairement les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte afin d'instaurer et de renforcer une culture organisationnelle favorisant l'intégration, la diversité, l'équité et l'accessibilité;
• Des processus opérationnels sont en place pour permettre un suivi du rendement, un contrôle et des rapports adéquats, et pour faciliter la communication et l'utilisation des informations clés par les parties concernées;
• Des initiatives adéquates de renforcement des capacités, y compris la formation et l'orientation, sont mises en œuvre pour équiper le personnel du Ministère en vue de l'intégration de l'IDEA.

Facteurs pris en considération lors de l’audit

Une approche axée sur les risques a été utilisée pour établir les objectifs, la portée et la démarche de cette mission d’audit. Une des principales difficultés à surmonter pour atteindre le résultat ultime de l’intégration des principes d’IDEA réside dans la nécessité d’entreprendre un changement culturel important. Ce changement de culture relève de la responsabilité de tous les employés et de l’imputabilité partagée de la haute direction. Compte tenu des limites de ce qui pouvait être examiné de manière concrète dans le cadre de l’audit sans faire double emploi avec les autres travaux en cours dans ce domaine, nous avons mis l’accent sur les principaux domaines indiqués ci-dessous afin d’évaluer l’approche du ministère concernant l’intégration de l’IDEA :

• Des mécanismes de gouvernance efficaces qui fournissent une orientation stratégique et opérationnelle permettant au Ministère de promouvoir un milieu de travail inclusif, diversifié, équitable et accessible.
• Une supervision adéquate et des rôles, des responsabilités et des obligations de reddition de comptes bien définis afin d'instaurer et de renforcer une culture organisationnelle favorisant l'intégration, la diversité, l'équité et l'accessibilité.
• Des objectifs ministériels clairement définis et communiqués, et des actions concrètes qui soutiennent les progrès du Ministère dans le cadre de l'appel à l'action du greffier.
• Des processus opérationnels permettant de suivre, de contrôler et de rendre compte des progrès réalisés par le Ministère dans l'intégration des principes de l'IDEA, et permettant la collecte de données pour une prise de décision éclairée.
• Des initiatives adéquates de renforcement des capacités, y compris la formation et l'orientation, pour équiper le personnel du Ministère en vue de l'intégration de l'IDEA.

Portée

L'audit a porté principalement sur l'intégration de l'inclusion, de la diversité, de l'équité et de l'accessibilité au sein du Ministère. Il comprenait un examen des mesures prises en réponse à l'appel à l'action du greffier sur la lutte contre le racisme, l'équité et l'inclusion dans la fonction publique fédérale et le récent appel à l'action renouvelé, publié en juin 2023.

L'audit a porté sur les activités et les initiatives menées entre janvier 2021 et décembre 2023 afin d'inclure les activités les plus récentes. L'audit a porté sur les mesures prises pour mettre en œuvre les changements découlant des modifications apportées à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, qui sont entrées en vigueur en juillet 2023. Toutefois, il n'a pas permis d'évaluer les processus de conformité à la Loi sur l'équité en matière d'emploi, à la Loi canadienne sur l'accessibilité et à tout règlement connexe, ni de formuler une opinion à ce sujet.

En outre, l'audit n'a pas porté sur les progrès réalisés par le Ministère en matière de réconciliation avec les populations autochtones, étant donné que cette question est couverte par le projet conjoint d'audit et d'évaluation de l'avancement de la réconciliation, qui est en cours.

Les activités de dotation des ministères font l'objet d'une surveillance externe par divers moyens, notamment les audits de la Commission de la fonction publique et de la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP). La CCDP a récemment mené un audit horizontal à l’échelle du secteur sur l'emploi des personnes racialisées dans la fonction publique fédérale à des postes de gestion et de direction, qui incluait les activités d'emploi de RNCan et celles de 46 autres ministères et organismes. Le rapport a été achevé en juin 2022. Le présent audit a pris en compte les résultats de l'audit de la CCDP, y compris les recommandations et les mesures prises par le ministère, afin d'éviter le dédoublement dans ces domaines.

Compte tenu des exigences en matière de rapports pour les divers instruments législatifs et réglementaires décrits, et des rapports d'étape réguliers présentés au Bureau du Conseil privé sur l'appel à l'action du greffier, l'audit n'a pas évalué les progrès réalisés par le Ministère dans ces domaines.

Les résultats d'autres projets antérieurs de conseil, d'audit et d'évaluation portant sur des sujets connexes ont été pris en compte lorsqu'ils ont été jugés pertinents, afin d'éclairer l'audit et de réduire le dédoublement des efforts.

Approche et méthodologie

L'approche et la méthodologie adoptées pour cet audit a respecté les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l’institut des auditeurs internes (Normes de l'IIA) et la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et réalisé de manière à donner l’assurance raisonnable que les objectifs de l’audit seront atteints. L’audit comportait divers tests jugés nécessaires pour offrir une telle assurance. Les auditeurs internes ont fait preuve d’impartialité et d’objectivité, comme l’exigent les Normes de l'IIA.

L’audit comprenait les tâches principales suivantes :

1. Entretiens internes avec le personnel clé du Bureau de l’IDEA, la haute direction, divers représentants de la direction générale des ressources humaines, le centre d'expertise de l’analyse comparative entre les sexes Plus (ACS+), des représentants de chaque secteur, des représentants des réseaux d'employés actuels et d'autres parties prenantes et partenaires travaillant à la promotion de l'IDEA au sein du Ministère;
2. Examen des principaux documents et de certains processus opérationnels à l'appui de l'intégration de l'IDEA, notamment :
   1. les documents de planification et les rapports du ministère
   2. les plans d'action IDEA des secteurs
   3. les documents des comités de gouvernance concernés (mandats, ordres du jour, comptes rendus de décisions et documents de présentation)
   4. les orientations et les communications ministérielles et sectorielles sur l'intégration de l'IDEA
3. L'examen et l'analyse de la documentation relative aux activités de renforcement des capacités mises en œuvre par divers groupes de parties prenantes au sein du ministère; et,
4. L'examen des données d'enquête disponibles, y compris les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2022.

Outre ces tâches d'audit, l'équipe a examiné les documents actuels sur la diversité, l'équité et l'inclusion afin de s'assurer que les recommandations étaient conformes aux pratiques exemplaires.

L’étape de réalisation de l’audit a été en grande partie achevée en février 2024.

Critères

Les critères ont été élaborés à la lumière des contrôles essentiels énoncés dans le document du Conseil du Trésor du Canada intitulé « Critères d’audit liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l’intention des auditeurs internes », de concert avec l'appel à l'action du Conseil privé, la Politique sur la gestion des personnes, la Directive sur l'équité en matière d'emploi et les points saillants de la recherche de la Fondation canadienne pour l’audit et la responsabilisation sur l’audit de la culture organisationnelle dans le secteur public. Le travail d’audit sur le terrain et la conclusion globale de l’audit reposent sur ces critères.

Les critères de l'audit sont présentés en détail à l'Annexe A.

Constatations et recommandations

Gouvernance et surveillance

Constatation générale

Dans l'ensemble, plusieurs mécanismes de gouvernance et de surveillance sont en place pour communiquer les objectifs liés à l'IDEA. Il est nécessaire d'officialiser les mécanismes permettant de fournir une orientation stratégique sur les objectifs liés à l'IDEA. Des rôles et des responsabilités clairs ont également été établis à la plupart des niveaux du Ministère. Toutefois, il est nécessaire de délimiter clairement les rôles et les responsabilités entre le Bureau de l'IDEA et la Direction générale des ressources humaines en ce qui concerne l'intersection de l'IDEA entre les deux domaines.

Observations pertinentes

Des mécanismes efficaces de gouvernance et de surveillance doivent être mis en place pour fournir une orientation stratégique et opérationnelle, y compris la communication des objectifs liés à l'IDEA. Il s'agit notamment de définir clairement les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte afin d'instaurer et de renforcer une culture organisationnelle favorisant l'intégration, la diversité, l'équité et l'accessibilité. L'audit a permis de déterminer si des mécanismes efficaces de gouvernance et de surveillance sont en place pour fournir une orientation stratégique et opérationnelle sur les objectifs liés à l'IDEA et sur l'approche visant à intégrer l'IDEA sur le lieu de travail, dans les politiques et dans les programmes. En outre, l'audit a permis de déterminer si les rôles, les responsabilités et les obligations de reddition de comptes concernant l'intégration des principes de l'IDEA étaient clairement définis et communiqués.

Planification de l’IDEA

La vision et la planification de l'IDEA de RNCan sont motivées par l'appel à l'action du greffier, lancé en janvier 2021. Les sous-ministres ont répondu à l'appel en préparant et en soumettant une lettre décrivant les engagements précis pris par leur ministère. Cette lettre comprenait le contexte ministériel, une mise à jour des progrès réalisés (en 2021, depuis la publication de l'appel initial à l'action), la détermination des difficultés et des obstacles à la réussite, ainsi qu'un aperçu des mesures des résultats. RNCan n'a pas tardé à prendre des mesures en créant officiellement le Bureau de l'inclusion, de la diversité, de l'équité et de l'accessibilité (B. de l’IDEA), en mettant en place une structure de gouvernance et en définissant cinq piliers ou domaines d'intervention sur lesquels RNCan doit axer ses efforts.

Ces cinq piliers, dirigés par des secteurs disposant d’une expertise pertinente, sont les suivants : la main-d'œuvre de RNCan (dirigé par le Secteur des services de gestion ministérielle (SSGM)/RH); les données (dirigé par le PSI); la main-d'œuvre du secteur des ressources naturelles (dirigé par le PSI); l'avancement de la réconciliation avec les peuples autochtones (dirigé par Nòkwewashk); et l'application d'une optique politique complète (dirigé par le PSI). Le Bureau de l'IDEA a rencontré régulièrement les responsables des piliers pour faire le point sur les progrès accomplis, définir les objectifs des piliers et déterminer les ressources nécessaires pour mettre en place l'infrastructure et les fondements de la gouvernance de l'IDEA à court terme. Avec l'appel à l'action renouvelé du greffier, publié en mai 2023, il a été décidé de redéfinir et de moderniser les piliers, afin de refléter un changement dans l'approche de l'intégration de l'IDEA.

La structure des piliers a depuis été transformée en un modèle logique qui comprend des intrants, des activités, des extrants et des résultats escomptés de haut niveau pour l'IDEA. Le modèle logique a été élaboré en consultation avec le centre d'expertise de l’analyse comparative entre les sexes Plus (ACS+) et a été approuvé par le comité de la haute direction (CHD) comme document de planification, présenté aux responsables des secteurs de l'IDEA et destiné à être mis à jour chaque année. Il décrit en détail les résultats attendus (à court et à long terme), la liste des parties prenantes qui ont été consultées et de celles qui sont impliquées dans la mise en œuvre du modèle. Les activités qui contribuent aux extrants et aux résultats comprennent la réponse du Ministère à l'appel à l'action renouvelé du greffier.

Après la création du Bureau de l'IDEA en 2021, le Bureau a apporté son soutien à chaque secteur pour l'élaboration de son propre plan d'action qui décrit les activités et les initiatives visant à intégrer l'IDEA dans son travail. Les rapports sur les progrès réalisés et les mises à jour de l'état d'avancement ont été effectués dans le cadre de réunions bilatérales entre le directeur général du Bureau de l’IDEA et les responsables des secteurs de l'IDEA et/ou la haute direction. L'équipe d'audit a constaté qu'à l'automne 2022, les réunions sont devenues moins fréquentes et les représentants des secteurs ont indiqué que les exigences en matière de rapports (p. ex., l'obligation de mettre à jour annuellement les plans d'action) étaient devenues ambigües.

L'intégration de l'IDEA a également été discutée et prise en compte dans le cadre du processus de planification intégrée des activités (PIA) du Ministère, et a été désignée comme un risque stratégique dans le profil de risque ministériel. Un modèle de l'IDEA a été élaboré pour que les secteurs puissent contribuer à la planification intégrée des activités en 2023-2024. Ce modèle et cette contribution servent de plans d'action pour les secteurs qui ne sont plus tenus de fournir des mises à jour annuelles distinctes sur les plans d'action IDEA.

RNCan communique clairement la vision du Ministère concernant l'IDEA sur l'intranet (La Source). La page du Bureau de l'IDEA énonce et communique clairement les objectifs, les orientations et l'ordre de priorité de l'IDEA en vue de son intégration à grande échelle. L'équipe d'audit a constaté que le document expliquait et communiquait clairement comment et pourquoi l'IDEA est une priorité, ainsi que l'orientation nécessaire que le Ministère entend prendre pour poursuivre l'intégration de l'IDEA. Le document définit en outre comme objectif le changement de culture et l'élimination de toutes les menaces et de tous les risques.

L'équipe d'audit a constaté que les pages Web de La Source qui contiennent des orientations et des outils ne sont pas révisées et mises à jour souvent après leur publication. Par exemple, la page d'accueil principale de l'IDEA sur La Source, mise à jour pour la dernière fois en janvier 2023, renvoie à un lien brisé, contient des informations obsolètes concernant l'utilisation des piliers de l'IDEA, des plans d'action IDEA des secteurs et du balado de l'IDEA, et ne mentionne pas l'appel à l'action du greffier. Avec le changement d'approche pour l'intégration de l'IDEA, il est important que le Ministère dispose d'une communication claire et actualisée.

L'IDEA en tant que priorité ministérielle est également communiquée au moyen des plans ministériels. Les efforts visant à promouvoir la diversité dans les politiques, les programmes, les initiatives et les services du Ministère ont été initialement formulés dans le cadre de l'analyse comparative entre les sexes Plus (ACS+) dans le plan ministériel 2020-2021. La diversité et l'inclusion en tant que priorité ont été décrites de manière plus explicite dans les plans ministériels des années suivantes, et comprennent de nombreux programmes qui s'engagent à aborder la diversité et l'inclusion, ainsi que la réconciliation avec les Autochtones. L'intégration de l'IDEA est considérée comme un risque stratégique majeur pour le Ministère dans le plan ministériel 2023-2024.

L'équipe d'audit a constaté que, bien que des mesures, des initiatives et des programmes précis aient été définis et mis en évidence pour la planification ministérielle dans le cadre du plan ministériel, et que les efforts et les initiatives des secteurs soient pris en compte dans le processus de planification intégrée des activités, le Ministère ne dispose pas d'une approche globale ni d'un plan cohérent définissant des objectifs et des actions concrets pour l'intégration de l'IDEA.

Gouvernance de l’IDEA

Le Ministère a mis en place des mécanismes de gouvernance pour coordonner ses efforts et pour fournir une orientation opérationnelle sur son approche en matière d'intégration de l'IDEA.

L'organe de gouvernance de l'IDEA le plus ancien à RNCan est le comité consultatif de l'IDEA, créé en réponse à l'appel à l'action initial du greffier en 2021. Ce comité comprend des membres du Bureau de l'IDEA, des réseaux d'employés, des responsables des piliers de l'IDEA et des représentants des secteurs. Il se réunit régulièrement pour « coordonner les priorités, les projets et les activités ministériels liés à l'IDEA dans l'ensemble des secteurs et des réseaux ». L'équipe d'audit a noté que le comité est un forum d’échange d'informations permettant de renseigner les secteurs sur les travaux réalisés pour intégrer l'IDEA, ainsi qu'un forum permettant aux secteurs de faire part de leurs questions et de leurs préoccupations. En outre, les réunions sont considérées comme un forum permettant aux réseaux et aux secteurs de partager leurs mises à jour sur l'intégration des principes de l'IDEA au sein de leurs secteurs et de fournir des mises à jour sur l'état d'avancement de leurs plans concernant l’IDEA. Au début de l'année 2023, un comité des responsables des secteurs a été créé pour les représentants des secteurs de l'IDEA et le Bureau de l'IDEA afin de « superviser la mise en œuvre des plans d'action IDEA des secteurs de RNCan et d'élaborer une approche commune et rigoureuse pour suivre les progrès accomplis à cet égard ».

Il est utile de disposer de ces forums pour discuter des questions et des problèmes liés à l'IDEA, pour présenter les pratiques exemplaires et les initiatives de renforcement des capacités, et pour fournir des mises à jour (p. ex., les décisions et les discussions du comité de la haute direction et les mises à jour des progrès réalisés par les secteurs). Toutefois, aucun de ces organes n'est destiné à fournir une orientation stratégique et ne constitue un organe de décision. Ces deux comités ont été utilisés par le Bureau de l'IDEA pour présenter des idées et pour obtenir des réactions et des commentaires avant de demander l'approbation ou l'aval du Comité de la haute direction (CHD) ou du sous-ministre.

Les différents secteurs ont créé des comités de gouvernance chargés de l'intégration des principes de l'IDEA dans leurs secteurs respectifs et de l'élaboration et de la mise en œuvre de leurs propres plans concernant l’IDEA. L'audit a permis de constater que le niveau de complexité des comités de gouvernance des secteurs varie d'un secteur à l'autre. Sept secteurs ont mis en place des groupes de travail ou des équipes spéciales qui se réunissent régulièrement pour planifier et mettre en œuvre les initiatives des plans d'action IDEA. Trois secteurs ont mis en place des groupes de travail qui ne se sont pas réunis régulièrement ou qui ont été temporairement suspendus, avec des projets de reprise des réunions en 2024. Un secteur n'a pas de groupe de travail, mais prévoit d'en créer un en 2024.

La prise de décisions stratégiques concernant l'IDEA a lieu actuellement au sein du comité de la haute direction (CHD), car il a été reconnu comme le principal forum pour l'établissement des priorités et le suivi des progrès réalisés en matière de diversité et d'inclusion en tant que point permanent de l'ordre du jour. À l'automne 2023, le Bureau de l'IDEA a obtenu l'approbation du sous-ministre pour établir un comité de leadership des SMA dédié à l'IDEA qui compléterait l'attention actuelle du comité de la haute direction sur l'IDEA. Ce comité servirait d'organe décisionnel supplémentaire en matière de gouvernance ministérielle et soutiendrait la responsabilité de l'intégration de l'IDEA. Ce nouveau comité devrait se réunir tous les trimestres; toutefois, l'équipe d'audit a constaté qu'à la fin de la période concernée par l'audit (décembre 2023), ce comité ne s'était pas encore réuni.

Autres parties prenantes importantes

Un autre acteur important dans l'intégration de l'IDEA par le Ministère est la Direction générale des ressources humaines (DGRH) au sein du secteur de la gestion et des services intégrés. L'équipe chargée de l'accessibilité, de l'inclusion, de la diversité et de l'équité en matière d'emploi (AIDE) au sein de la DGRH est responsable de la prise en compte et de la mise en œuvre des exigences imposées par la loi, telles que les incidences de la Loi canadienne sur l'accessibilité et de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. En outre, elle est responsable du programme d'équité en matière d'emploi, y compris de l'auto-identification, et de toutes les données relatives à l'équité en matière d'emploi. La DGRH participe activement aux comités de gouvernance de l'IDEA et collabore étroitement avec le Bureau de l'IDEA.

L'équipe AIDE coordonne les rapports du Ministère aux organismes centraux pour plusieurs exigences obligatoires telles que le rapport sur le multiculturalisme et les rapports d'avancement pour le plan d'action sur l'accessibilité de RNCan. L'équipe AIDE est également responsable de la mise en œuvre par RNCan des recommandations des rapports d'audit de la CCDP (Commission canadienne des droits de la personne). Les recommandations de l'audit de 2022 sur l'équité en matière d'emploi des personnes racialisées ont toutes été mises en œuvre, et RNCan a fourni les documents manquants pour validation en février 2024. L'équipe AIDE apporte son soutien aux réseaux d'employés de RNCan en gérant leurs budgets et en fournissant un soutien administratif tel que les communications et la traduction pour les événements et les initiatives.

L'équipe d'audit a constaté que la relation entre le Bureau de l'IDEA et la DGRH n'est pas clairement définie et que les rôles et les responsabilités ne sont pas bien compris. Des documents visant à définir clairement les rôles et les responsabilités ont été rédigés, mais n'ont jamais été officialisés. L'équipe d'audit a constaté que la distinction entre le soutien fourni aux réseaux par AIDE et le soutien fourni par le Bureau de l'IDEA n'est pas clairement comprise par les réseaux.

La contribution de la DGRH aux efforts du Ministère en matière d'intégration de l'IDEA consiste à diriger le pilier « main-d'œuvre » de RNCan. Cela comprend des activités telles que la fourniture de données sur l'équité en matière d'emploi aux secteurs, la gestion de la campagne d'auto-identification et l'élaboration du plan d'action de RNCan en matière d'accessibilité. La DGRH joue également un rôle clé dans le recrutement, l’embauche inclusive et la gestion des talents. Il pourrait être possible de mieux exploiter le soutien et la participation de la DGRH à un niveau plus stratégique.

Les réseaux d'employés de RNCan jouent également un rôle dans l'intégration de l'IDEA au sein du Ministère. Les réseaux créés en vertu de la Loi sur l'équité en matière d'emploi (réseaux d'équité en matière d'emploi) ont collaboré avec d'autres structures de gouvernance de l'IDEA pour s'impliquer directement dans les principes et les pratiques de l'IDEA et les intégrer. Pour ce faire, ils participent à des réunions, des discussions, des programmes, des groupes d'experts, des étapes de développement et fournissent des commentaires sur la Loi linguistique, les piliers stratégiques et d'autres stratégies sur le lieu de travail. Les réseaux qui ne sont pas pris en compte dans la Loi sur l'équité en matière d'emploi ont exprimé leur intérêt et leur désir d'être inclus dans les efforts de collaboration et de communication visant à soutenir l'intégration de l'IDEA, mais ils sont parfois ignorés.

L'appel à l'action du greffier comprend l'objectif général pour les sous-ministres de fournir un milieu de travail inclusif, sécuritaire et respectueux pour tous les employés. Le sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de RNCan donne un aperçu des raisons pour lesquelles les employés ne déposent pas de grief ou de plainte officielle après avoir été victimes de harcèlement. Plus précisément, les résultats du sondage de 2022 montrent qu'il y a deux raisons principales à cela, à savoir la peur des représailles et la conviction que la procédure de plainte ne changerait rien. En consultation avec la DGRH et le Bureau de l'IDEA, le Ministère a mis en place un bureau de médiation à RNCan. Le médiateur a été nommé le 28 mars 2024. Cette fonction est censée être neutre et indépendante et créer un espace sûr pour que les employés puissent exprimer leurs préoccupations, notamment celles liées au harcèlement, à la discrimination et au racisme sur le lieu de travail. Une collaboration a été établie avec les parties prenantes internes et externes afin d'explorer les options et les pratiques exemplaires pour la mise en place d'un bureau de médiation. Un mandat et une charte ont été rédigés, décrivant les valeurs fondamentales et la portée du travail du médiateur.

Responsabilité de l'IDEA

Les priorités ministérielles élaborées et communiquées par le Bureau du Conseil privé et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) reflètent les efforts déployés pour intégrer l'IDEA en réponse à l'appel à l'action du greffier. RNCan a recours à ces priorités et aux engagements ministériels pour tous les cadres de RNCan, ce qui comprend des mesures communes du rendement. Les mesures prises par les cadres pour respecter ces engagements se reflètent dans leurs ententes de rendement. Ainsi, tous les cadres sont responsables des progrès réalisés par leur secteur visant l'intégration de l'IDEA. Le Bureau de l'IDEA soutient les secteurs et coordonne les efforts du Ministère. Étant donné que le B. de l’IDEA ne peut être tenu responsable de la réussite du ministère dans son ensemble, il convient de réaliser un travail supplémentaire pour examiner et déterminer la manière de gérer l’imputabilité partagée de l’intégration de l’IDEA.

Risques et incidences

En l'absence d'une approche globale et d'un plan cohérent définissant des objectifs et des mesures concrets pour l'intégration de l'IDEA au sein du Ministère, le risque existe de ne pas atteindre les objectifs.

En l'absence de rôles et de responsabilités clairement définis entre le Bureau de l'IDEA et la DGRH, il y a un risque de dédoublement des efforts et de lacunes dans l'intégration des perspectives stratégiques de la fonction des ressources humaines, ainsi que d'occasions manquées pour les secteurs et les réseaux d'employés de rechercher et d'obtenir le soutien dont ils ont besoin pour intégrer l'IDEA.

En l'absence d'un organe de gouvernance au niveau de la direction dédié à l'IDEA, d'une stratégie ministérielle globale de mise en œuvre et d'une responsabilité claire, le Ministère risque de ne pas être en mesure de réaliser des progrès notables et durables en ce qui concerne l'intégration de l'IDEA.

Recommandations

Recommandation 1 : Il est recommandé que le DG de l'IDEA élabore et communique une approche globale et un plan cohérent qui définissent des objectifs et des mesures concrets pour l'intégration de l'IDEA au sein du Ministère.

Recommandation 2 : Il est recommandé que le DG du Bureau de l'IDEA, en collaboration avec le SMA du SSGM, officialise la délimitation de rôles et de responsabilités clairs entre le Bureau de l'IDEA et la DGRH, afin de mieux tirer parti du soutien et de la participation de la DGRH à un niveau plus stratégique.

Recommandation 3 : Il est recommandé que le DG du Bureau de l'IDEA, en collaboration avec le comité de la haute direction, examine la structure de gouvernance actuelle de l'IDEA pour s'assurer qu'elle soutient la mise en œuvre d'une stratégie ministérielle globale et d'une responsabilisation claire afin de garantir des progrès importants et durables en ce qui concerne l'intégration de l'IDEA.

Réponse de la direction et plan d'action

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 1 :

Le B. de l’IDEA s’appuiera sur les comités de gouvernance existants (comité consultatif de l’IDEA et comité des responsables sectoriels), les réseaux d’employés de RNCan et les autres comités ministériels, y compris le CHD, le CPPR et le CRH, pour garantir une démarche de consultation approfondie visant à élaborer et communiquer une approche globale et un plan cohérent dans lesquels sont définis des objectifs et des mesures concrets pour assurer l’intégration de l’IDEA au sein du ministère.

Le modèle logique du B. de l’IDEA présenté au CHD à l’automne 2023, qui comporte des mesures et des obligations redditionnelles spécifiques à court, moyen et long terme, constituera le socle à partir duquel sera élaboré le plan stratégique sur l’IDEA, et sera communiqué aux intervenants.

Le plan final sera présenté par le DG du B. de l’IDEA en vue de son approbation par le CHD; il sera ensuite communiqué à l’ensemble des employés de RNCan.

Poste responsable : DG du Bureau de l'IDEA

Délai : T3 2024-2025

En réponse à la recommandation 2 :

Le DG du B. de l’IDEA travaillera en collaboration avec le SMA du SGSI pour établir des rôles et des responsabilités clairement documentés, formalisés et communiqués.

Une série de consultations seront organisées afin de formaliser la délimitation claire des rôles et des responsabilités entre le B. de l’IDEA, la DGRH et les autres intervenants en IDEA. Le travail préliminaire qui a déjà été réalisé à cette fin sera mis à profit.

Poste responsable : DG du Bureau de l'IDEA

Délai : T1-T4 2024-2025

En réponse à la recommandation 3 :

Le B. de l’IDEA, en collaboration avec le CHD, examinera la structure de gouvernance actuelle de RNCan en matière d’IDEA, y compris les trois comités : le comité de direction des SMA sur l’IDEA, le comité consultatif et le comité des responsables sectoriels. L’examen visera à déterminer si la structure fonctionne de manière efficace et si des mesures appropriées sont prises en faveur de la stratégie globale.

L’examen des mandats et des objectifs des structures de gouvernance comprendra également une évaluation de la responsabilisation et de la coordination des activités de renforcement des capacités.

Cet examen permettra de cerner les cas de chevauchement des activités, de partage inégal des pratiques exemplaires ou d’absence de suivi de l’efficacité des différentes activités pour s’assurer qu’elles permettent d’obtenir les résultats escomptés.

La proposition du Comité de la haute direction (CHD) qui a été élaborée et approuvée par le SM à l’automne 2023 sera prise en compte et mise à jour en fonction du résultat de l’examen susmentionné.

Poste responsable : DG du Bureau de l'IDEA

Délai : T2 2024-2025

Mesure du rendement

Constatation générale

Dans l'ensemble, le Ministère a élaboré un modèle logique de l'IDEA qui sert de cadre à la mesure du rendement. L'intégration de l'IDEA a également été incluse dans le plan d'activités intégré et le profil de risque du Ministère. Diverses sources de données ont été recueillies et mises à disposition pour appuyer la mesure du rendement. Il existe des possibilités d'officialiser un cadre de mesure du rendement qui comprend des résultats attendus et des indicateurs de rendement clés. Cela permettrait également de déterminer quelles données supplémentaires devraient être recueillies et analysées pour suivre les progrès et éclairer la prise de décision.

Observations pertinentes

Des processus opérationnels devraient être mis en place pour permettre un suivi adéquat du rendement, un contrôle et des rapports sur les progrès réalisés par le Ministère en ce qui concerne l'intégration de l'IDEA, et pour faciliter la communication et l'utilisation des informations clés par les parties concernées. L'audit a permis de déterminer s'il existe des processus permettant de suivre et de contrôler les progrès et le rendement du Ministère et d'en rendre compte. En outre, l'audit a permis de déterminer si des données pertinentes et opportunes sur le rendement sont recueillies, analysées et communiquées afin de soutenir et d'éclairer les activités de prise de décision.

Mesure du rendement

Comme indiqué dans la partie ci-dessus, le Ministère a élaboré un plan d'activité intégré triennal qui intègre l'IDEA. L'intégration de l'IDEA a également été définie comme un risque stratégique dans le profil de risque ministériel (PRM). L'équipe d'audit a constaté que pour toutes les catégories de risques, y compris l'IDEA, le PRM contenait une note indiquant que les dates cibles et le niveau d'effort ou de ressources pour les plans d'action devaient être confirmés par le suivi. Le modèle de l’IDEA, initialement conçu pour solliciter la contribution des secteurs au processus de la PIA, est devenu un modèle de rapport plus détaillé destiné à guider les secteurs dans le processus d’élaboration de rapports dans le cadre de la PIA. Le modèle permet également de déterminer et de suivre les progrès réalisés par chaque secteur dans le cadre de l'IDEA. Certains secteurs continuent de procéder à des examens annuels distincts et à des mises à jour de leurs plans d'action, car ils ont trouvé l'exercice utile. L'équipe d'audit a constaté que le comité des responsables des secteurs de l'IDEA fait régulièrement le point sur l'état d'avancement des travaux et que les responsables des secteurs sont chargés de contrôler la mise en œuvre des initiatives de l’IDEA au sein de leur secteur.

Le Ministère en est actuellement à sa deuxième année du cycle de planification intégrée des activités. Les progrès réalisés sur les priorités, y compris l'intégration de l'IDEA, sont regroupés et communiqués à la haute direction afin d'éclairer la prise de décision. Les écarts d'équité en matière d'emploi au sein du Ministère sont régulièrement signalés au CHD afin de démontrer les progrès réalisés par le Ministère pour combler ces écarts. Des projets sont en cours pour que les secteurs fournissent des rapports trimestriels sur les progrès réalisés en vue de combler les écarts d'équité en matière d'emploi. Les entretiens avec les représentants des secteurs ont révélé que tous les secteurs ne comprenaient pas clairement comment (et si) le suivi des progrès de l'IDEA et l'établissement de rapports étaient effectués. Certains secteurs ont indiqué qu'ils rendaient compte des progrès accomplis au Bureau de l'IDEA lors de réunions trimestrielles, par l'intermédiaire de leurs cadres supérieurs. Tous les secteurs contribuent au processus de PIA, mais certains ne savent pas s'il s'agit d'un rapport d'avancement de l'IDEA ou si les informations sont transmises au Bureau de l'IDEA.

En dehors de leur participation au processus de planification intégrée des activités, les secteurs présentent des différences sur le plan de la maturité de leur suivi et de leur contrôle internes du rendement. Certains secteurs sont plus avancés dans l'intégration de l'IDEA en raison du travail des comités des secteurs de l’IDEA établis en interne pour élaborer, mettre en œuvre et contrôler leurs plans d'action IDEA. Trois secteurs ont établi ou sont en train d'élaborer des stratégies ou des cadres de mesure du rendement avec des paramètres et des étapes pour suivre les progrès. Quatre secteurs suivent les progrès et font régulièrement rapport en interne à la direction du secteur, avec un cadre formel de mesure du rendement ou la définition de mesures et d'indicateurs. D'autres secteurs sont moins avancés dans l'intégration de l’IDEA en raison de ressources limitées ou de changements de personnel. Ces secteurs privilégient l'adoption de mesures concrètes en vue de l'intégration de l'IDEA, plutôt que la planification, la documentation et le suivi officiels des progrès réalisés dans le cadre de l'IDEA.

Le modèle logique de l'IDEA a été élaboré sur la base du travail et de la mise au point d'un projet de cadre provisoire de mesure du rendement de l'IDEA qui a été présenté à la haute direction en 2022. Il contient des intrants, des activités, des extrants et des résultats escomptés de haut niveau pour l’IDEA, une liste des parties prenantes qui ont été consultées et de celles qui sont impliquées dans la mise en œuvre du modèle. Si un modèle logique peut être un outil utile et important de planification et de mesure du rendement, il n'a néanmoins pas la même finalité qu'un cadre ou une stratégie de mesure du rendement. Bien que des efforts aient été déployés pour élaborer une approche permettant de suivre et de contrôler les progrès de l'IDEA grâce au modèle logique et aux travaux du comité des responsables des secteurs de l'IDEA, l'équipe d'audit a constaté qu'il n'existait pas de cadre formel de gestion du rendement assorti de résultats attendus et d'indicateurs de rendement clés.

Données de l’IDEA

L'un des piliers de l'IDEA consiste à examiner les données relatives à la main-d'œuvre de RNCan. Le Ministère s'est engagé à réduire tous les écarts d'équité en matière d'emploi de 50 % d'ici 2022-2023 et à éliminer tous les écarts d'ici 2024-2025. En tant que responsable du pilier de la main-d’œuvre de RNCan, la direction des ressources humaines du secteur de la gestion et des services intégrés a fourni aux secteurs des données sur l'équité en matière d'emploi afin de cerner les écarts et d'établir des objectifs pour les combler. Ces données sont utilisées par les secteurs à des fins de dotation en personnel. Certains secteurs ont effectué une analyse plus poussée pour examiner les écarts de représentation en matière d'équité en matière d'emploi sur la base des classifications des emplois et ont utilisé ces informations dans le but de combler les écarts d'équité en matière d'emploi lors de l'embauche. Par exemple, un secteur a indiqué qu'il n'y avait pas d'écart d'équité en matière d'emploi pour les femmes dans son secteur. Toutefois, lorsque les données ont été ventilées par classification des emplois, le secteur a été en mesure de constater qu'il existait un écart pour les femmes dans une des classifications en particulier. Cette lacune est désormais activement comblée par des efforts de dotation en personnel. La plupart des secteurs ne recueillent pas leurs propres données, en dehors de l'état d'achèvement des activités de leur plan d'action.

Le Bureau de l'IDEA reconnaît que « l'amélioration de la base de données sur [la diversité et l'inclusion] permettra de combler un manque de données qui limite l'analyse et la prise de mesures efficaces dans les autres piliers du cadre ». Le groupe de travail sur les données relatives à la main-d'œuvre de l'IDEA a été créé par le Bureau de l'IDEA en juillet 2023 afin d'analyser et de recenser les obstacles et les possibilités en matière de collecte et de validation des données relatives à la main-d'œuvre. Le groupe de travail s'est réuni tous les mois pour échanger des informations et les difficultés concernant les données et les objectifs en matière de main-d'œuvre, et pour aider à établir la base de référence et les objectifs actuels dans d'autres domaines liés à la main-d'œuvre.

Le centre d'expertise sur l'analyse comparative entre les sexes Plus a élaboré un rapport et une boîte à outils sur les pratiques exemplaires en matière de collecte de données. Ces outils ont été établis après des consultations et des entretiens avec tous les programmes ministériels, en fonction du cadre de résultats ministériel. L'objectif était d'établir une base de référence pour déterminer la case départ du Ministère, afin de pouvoir mesurer les progrès réalisés d'année en année. Le rapport sert également de base à la formation sur les données pour le Ministère, qui est en cours d'élaboration.

Parmi les autres sources de données utilisées par les secteurs pour appuyer la planification de leurs activités IDEA figurent les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF), les données d'auto-identification de RNCan (données sur les ressources humaines et la dotation en personnel) et les données du Recensement de 2016. Les données du SAFF sont ventilées à un niveau qui permet à la plupart des secteurs d'examiner l'intersection des groupes visés par l'équité en matière d'emploi et des classifications d'emploi. Toutefois, les données sont supprimées pour les groupes plus restreints afin de protéger la vie privée des individus et peuvent être moins utiles pour ces groupes.

L'équipe d'audit a constaté qu'il n'existe pas de consensus sur les données à recueillir et à analyser pour suivre les progrès et éclairer la prise de décision. Bien que l'appel à l'action renouvelé comprenne plusieurs actions précises et mesurables (p. ex., le soutien à des employés pour des rôles de direction et l'approbation de campagnes d’embauche), il serait avantageux de se concentrer de façon plus délibérée sur la détermination d'indicateurs importants permettant de suivre les progrès réalisés dans le cadre de toutes les autres actions.

Risques et incidences

En l'absence d'un cadre formel de mesure du rendement définissant des résultats attendus et des indicateurs de rendement clés, le Ministère risque de ne pas pouvoir suivre et mesurer de manière concrète les progrès accomplis en matière d'’intégration de l'IDEA.

En l'absence d'une compréhension commune des données à recueillir et à analyser, le Ministère risque de ne pas pouvoir suivre de manière efficace les progrès réalisés dans le cadre de l'IDEA et d'éclairer la prise de décision.

Recommandations

Recommandation 4 : Il est recommandé que le DG du Bureau de l’IDEA finalise et mette en œuvre un cadre de mesure du rendement assorti de résultats attendus et d'indicateurs de rendement clés, ainsi que des données supplémentaires à recueillir afin de surveiller les progrès réalisés par le Ministère dans le cadre de l'IDEA et d'en rendre compte.

Réponse de la direction et plan d'action

La direction est d’accord.

En réponse à la recommandation 4 :

Le B. de l’IDEA s’appuiera sur les travaux en cours pour finaliser un cadre de mesure du rendement en matière d’IDEA. Plusieurs composantes existantes seront mises à profit, parmi lesquelles le modèle logique du B. de l’IDEA, le profil de risque organisationnel et les résultats du PAI.

Le cadre de mesure du rendement indiquera quels sont les résultats escomptés, les lacunes en matière de données, les méthodes employées pour recueillir les données et les mécanismes de surveillance et de reddition de comptes.

Le B. de l’IDEA travaillera en collaboration avec les intervenants afin d’appuyer les activités susmentionnées et établira, le cas échéant, des ententes de partage de données.

La dynamique sera maintenue en établissant un cycle annuel de planification et d’établissement de rapports afin de mettre à jour les données et les livrables.

Poste responsable : DG du Bureau de l'IDEA

Délai : T4 2024-2025

Activités de renforcement des capacités

Constatation générale

Dans l'ensemble, le Ministère a mis en place des initiatives de renforcement des capacités, y compris des formations et des orientations, pour permettre l'intégration de l'IDEA sur le lieu de travail de RNCan et l'administration des politiques et des programmes destinés au public. Les initiatives portent sur un ensemble diversifié de sujets et varient dans la manière et l'étendue avec lesquelles elles peuvent équiper le personnel du Ministère pour réaliser des progrès dans l'intégration de l'IDEA au sein de l'organisation. Il faut veiller à ce que toutes les initiatives de renforcement des capacités soient élaborées, organisées et offertes d'une manière coordonnée afin de créer un milieu de travail qui favorise l'intégration systémique de l'IDEA.

Observations pertinentes

Les initiatives de renforcement des capacités, y compris la formation et l'orientation, devraient être mises en œuvre pour permettre au personnel du Ministère d'intégrer l'IDEA dans le milieu de travail ainsi que dans la gestion des politiques et des programmes du Ministère. L'audit a permis de déterminer si le Ministère a mis en œuvre des initiatives de renforcement des capacités, notamment en établissant des documents de formation et d'orientation sur la manière d'intégrer l'IDEA sur le lieu de travail et de gérer les politiques et les programmes du Ministère.

Type et contenu des initiatives de renforcement des capacités mises en place

L'audit a permis de constater que le Ministère a mis en place des initiatives de renforcement des capacités pour permettre l'intégration de l'IDEA dans les deux catégories suivantes : le lieu de travail (y compris le personnel, la culture et les services ministériels) et la gestion des politiques et des programmes (y compris la politique publique, la prestation de programmes et de services, les pratiques de recherche et les pratiques scientifiques).

Les initiatives de renforcement des capacités qui permettent l'intégration de l'IDEA sur le lieu de travail ont montré qu'elles pouvaient à la fois doter le personnel d'une sensibilisation générale à l'IDEA sur la manière dont l'IDEA devrait être appliqué au contexte ministériel et sur la raison pour laquelle il devrait l'être, et doter le personnel des connaissances sur la manière dont l'IDEA peut être appliqué pour créer un changement systémique à long terme. De plus, de nombreuses initiatives de renforcement des capacités qui permettent l'intégration de l'IDEA dans la gestion des politiques et des programmes ont intrinsèquement le potentiel de doter le personnel des outils nécessaires pour intégrer l'IDEA dans les processus et les systèmes qui facilitent la réalisation des principaux extrants de RNCan.

L'équipe d'audit a examiné et jugé que les initiatives de renforcement des capacités étaient des activités et des mécanismes qui favorisent l'apprentissage et la communication liés à la mise en œuvre de l'IDEA, ainsi que des activités et des initiatives qui permettent la mise en œuvre de l'IDEA.

Le type et la nature des initiatives de renforcement des capacités mises en place sont variés, permettant au personnel de participer à diverses possibilités de formation en fonction de ses préférences d'apprentissage, de sa disponibilité et de ses capacités. La nature des initiatives de renforcement des capacités mises en place pour permettre l'intégration de l'IDEA sur le lieu de travail, ainsi que les politiques et les programmes peuvent être classés en sept catégories principales :

Analyse, examen des documents, analyse de l'environnement

Examen et évaluation des politiques et programmes existants en vue de l'intégration des principes de l'IDEA et/ou de l'ACS+

Matériel de communication

Il s'agit de produits de communication interne qui sensibilisent à un sujet ou à une situation relevant de l'IDEA, qui en facilitent la compréhension ou qui incitent à l'action. Le matériel de communication a pris la forme d'annonces, de nouvelles et de mises à jour sur La Source, l'intranet et l'infolettre hebdomadaire du Ministère, de courriels, de messages et de balados

Événements, forums de discussion, présentations, conférences

De nature répétitive ou ponctuelle, rassemblant des participants, et dont la formalité varie

Orientations, rapports, stratégies

Documents éducatifs et informatifs qui fournissent aux lecteurs des conseils, des orientations ou un protocole uniforme

Outils

De nature pratique, ils permettent aux utilisateurs d'appliquer directement les principes de l'IDEA à leur travail et à leurs contributions

Formation

Il s'agit de webinaires virtuels ou en personne, de séances, d'ateliers ou d'activités d'apprentissage de nature éducative. Comprend les cours de formation obligatoires et volontaires

Groupes de travail

Groupes organisés de participants qui se réunissent régulièrement pour travailler sur des objectifs communs de l'IDEA

La plupart des activités de renforcement des capacités relatives à l'IDEA ne sont pas obligatoires, et la plupart des formations obligatoires s'adressent principalement aux gestionnaires et aux cadres. La page Web sur la formation obligatoire de La Source présente la formation obligatoire de l'École de la fonction publique du Canada à l’intention du personnel de RNCan. Tous les supérieurs hiérarchiques, les gestionnaires ayant une subdélégation en matière de dotation et les cadres doivent suivre la formation Pratiques d'embauche inclusives pour une main-d'œuvre diversifiée. Les cadres doivent également suivre les formations Diriger la diversité et Adopter un état d'esprit inclusif au travail. En outre, le Ministère a imposé au moins huit heures d’apprentissage autodirigé sur les questions autochtones que tout le personnel, quel que soit son échelon ou sa classification, est censé suivre chaque année.

Trois secteurs ont également mis en œuvre des exigences de formation à l’IDEA propres à leurs secteurs visant les employés, ajoutant à l'exigence de huit heures d'apprentissage autodirigé sur les questions autochtones sept heures supplémentaires d'apprentissage autodirigé lié à l’IDEA qui devraient être suivies annuellement dans le cadre du plan d'apprentissage de chaque employé. Ces secteurs ont également fourni au personnel des ressources et des idées de matériel d'apprentissage pour l'aider à atteindre le mandat de 15 heures. Un quatrième secteur a fait part de son intention de mettre à l'essai une exigence similaire dans deux de ses directions générales.

Les initiatives de renforcement des capacités portent sur un large éventail de sujets axés sur les thèmes universels de l'IDEA. Les applications ministérielles comportent de nombreuses initiatives relatives à l'IDEA, comme la séance d'engagement sur l'embauche inclusive pour les gestionnaires, la stratégie de correspondance non sexiste et le projet pilote Sciences inclusives et laboratoires accessibles. L'audit a également permis d'observer de nombreuses initiatives en matière de science inclusive portant sur un large éventail de questions d'ordre scientifique, comme l'événement « Promouvoir la science inclusive » et l'événement « Pratiques exemplaires en matière de science inclusive ». En outre, l'audit a permis de constater que de nombreuses initiatives de renforcement des capacités ont été élaborées en mettant davantage l'accent sur l'application de l'IDEA dans les domaines d'expertise et les mandats respectifs des secteurs. Cela s'est révélé particulièrement vrai pour les initiatives qui permettent l'intégration de l'IDEA dans les politiques, les programmes et les sciences.

Participation des parties prenantes à l'élaboration d'initiatives de renforcement des capacités

L'audit a permis de constater que le Bureau de l'IDEA élabore certaines initiatives, principalement pour intégrer l'IDEA sur le lieu de travail. Le Bureau vise à collaborer avec les secteurs au cours de la planification intégrée des activités (PIA) afin d'aider à cerner les besoins supplémentaires en matière de formation et de soutien liés à l'IDEA, plutôt que de fournir des lignes directrices prescriptives sur les initiatives à proposer ou à mener à bien. Le Bureau de l'IDEA joue principalement un rôle de soutien aux autres parties impliquées dans la mise en place et le déploiement des initiatives. Par exemple, le Bureau a soutenu la mise en œuvre de la boîte à outils IDEA avec le secteur des politiques stratégiques et de l’innovation (PSI), a codirigé l'étude de recherche sur la science inclusive avec le Service canadien des forêts (SCF) et a collaboré avec l'unité de communication interne du secteur des communications et du portefeuille (SCP), ainsi qu’avec les réseaux d'employés et les sous-ministres de RNCan sur la stratégie relative aux journées commémoratives de RNCan. Le Bureau de l'IDEA a été consulté par le Bureau de l'expert scientifique en chef (BESC) sur les changements à apporter au cadre de gestion de l'avancement professionnel des chercheurs fédéraux en ce qui concerne l'intégration des principes de l'IDEA, et a collaboré avec la DGRH pour assurer la disponibilité des données sur l'équité en matière d'emploi afin de permettre l'élaboration de politiques représentatives.

L'équipe d'audit reconnaît plusieurs initiatives susceptibles d'aider le personnel à créer un changement culturel durable et à avoir une incidence systémique sur le Ministère. Vous trouverez à la figure 1 des exemples de certaines de ces initiatives.

Figure 1 –Exemples d’initiatives

D'autre part, certaines initiatives sont liées au mandat d'un secteur particulier, comme l'atelier sur l'électrification du secteur de l'efficacité énergétique et de la technologie de l’énergie (SEETE), où l'un des trois thèmes principaux abordés lors de la formation était les raisons pour lesquelles l'IDEA est important et la façon dont l'IDEA devrait être intégré dans la conception et la mise en œuvre des projets de recherche, de développement et de démonstration (RD&D) du SEETE. Voir la figure 2 pour des exemples d'autres initiatives menées par les secteurs.

Figure 2 –Exemples d’initiatives des secteurs

Les réseaux d'équité en matière d’emploi dirigés par des bénévoles ont indiqué que leurs réunions constituent un espace sûr où les membres peuvent discuter et exprimer leurs préoccupations sur les questions qui ont une incidence sur leur communauté. Plusieurs réseaux ont indiqué que la collaboration entre leurs membres et avec d'autres réseaux était un atout et qu'ils avaient été en mesure d'apprendre et de tirer parti des pratiques exemplaires de réseaux plus développés. Les réseaux se sont également fortement impliqués dans la conduite et le soutien d'initiatives pour leurs membres, en plus de permettre l'intégration de l'IDEA sur le lieu de travail. (Voir la figure 3 pour des exemples d'initiatives menées par des réseaux et des communautés d'employés).

Les réseaux d'équité en matière d'emploi sont souvent sollicités pour des consultations sur des initiatives ministérielles, que ces activités relèvent ou non du mandat du réseau. Certains réseaux ont laissé entendre que cette situation pouvait avoir un effet négatif sur le réseau, car elle pouvait entraîner un manque de temps et de ressources pour soutenir les membres, ou provoquer une « lassitude de la consultation » chez les membres. Bien que le Ministère fournisse des fonds aux réseaux d'employés pour soutenir leurs activités, les représentants des réseaux ont indiqué que les ressources constituaient un obstacle à la mise en œuvre des initiatives souhaitées, étant donné que les fonds ministériels destinés à soutenir les réseaux sont limités et qu'ils comptent sur leurs membres pour soutenir bénévolement les initiatives. Ces activités bénévoles s'ajoutent à leurs rôles fondamentaux et ne sont pas toujours reconnues officiellement par des ententes de rendement ou d'autres moyens. Un autre problème relevé par les réseaux est l'accessibilité à la formation et aux événements, si les gestionnaires n'en donnent pas l'autorisation.

Figure 3 - Exemples d'initiatives menées par les réseaux et communautés d'employés

Communication et accessibilité des initiatives de renforcement des capacités

L'audit a permis de constater que la communication sur les initiatives est généralement efficace, mais qu'elle peut encore être améliorée. Le secteur des communications et du portefeuille (SCP) joue un rôle de premier plan dans le contexte ministériel, en assurant les communications internes au Ministère en vue d'informer, de sensibiliser et de susciter des actions sur divers sujets liés à l'IDEA au moyen de l'intranet La Source et d’infolettres envoyées par courriel. Les communications internes concernant les initiatives du Ministère, telles que les orientations, les rapports et les outils, sont généralement communiquées rapidement par ces mécanismes lors du lancement ou des mises à jour importantes des initiatives. Les cours de formation, les conférences, les événements et les présentations du Ministère sont généralement ajoutés au calendrier des événements sur La Source et communiqués rapidement au moyen de l'infolettre La Source. L’inscription à la plupart des événements, forums de discussion, présentations, conférences et certains cours du Ministère est généralement accessible via La Source. Il est également possible d’y assister ou d'y participer virtuellement, sur MS Teams ou Zoom, ou de manière hybride (à la fois virtuellement et en personne). Certaines de ces initiatives sont enregistrées ou transcrites pour pouvoir y accéder ultérieurement. En outre, l'équipe d'audit a également observé que les groupes qui organisent régulièrement des séances de formation ou des événements, tels que le réseau AccessHabilité, le centre d'expertise de ACS+ et le Centre d’apprentissage du Cercle des nations, tiennent une liste permanente des événements à venir auxquels les participants peuvent s'inscrire, ce qui est considéré comme une pratique exemplaire.

De nombreux secteurs ont indiqué qu'ils assuraient également la promotion et la diffusion des communications relatives aux initiatives de renforcement des capacités au sein de leur secteur afin de garantir un niveau élevé de sensibilisation aux activités proposées. L'équipe d'audit a observé que les principaux mécanismes utilisés par les secteurs pour communiquer et promouvoir les initiatives auprès du personnel sont les suivants : courriels de la haute direction adressés à l'ensemble du personnel, infolettres des secteurs, séances de discussion et assemblées générales. En outre, certaines initiatives propres à un secteur ne sont communiquées et rendues accessibles qu’au secteur auquel elles étaient destinées. Il est donc possible d'améliorer les discussions intersectorielles et les échanges d'idées par l'intermédiaire du comité consultatif.

Amélioration continue à l'appui des initiatives de renforcement des capacités

Dans l'ensemble, l'audit a permis de constater que, malgré les progrès accomplis, les efforts actuels de renforcement des capacités ne sont pas encore complets et suffisants pour aider le personnel à intégrer l'IDEA dans le Ministère. Bien qu'il existe de nombreuses initiatives positives et susceptibles d'avoir un impact, l'approche décentralisée du renforcement des capacités n'a pas été optimisée pour garantir l’atteinte systématique à tous les objectifs d'apprentissage et les résultats souhaités. De même, de nombreuses initiatives n'ont pas été réexaminées et mises à jour depuis leur lancement, et il existe donc des possibilités d'amélioration continue.

Certains groupes et secteurs ont mené des travaux et des discussions afin de déterminer les compétences actuelles et souhaitées dans le cadre de l'IDEA et de combler les lacunes qui en résultent. L'audit a permis de constater que certaines initiatives consignent les objectifs d'apprentissage et les résultats escomptés. Toutefois, il n'existe pas de documentation sur la détermination de toutes les lacunes dans les compétences, ce qui pose un problème pour cibler intentionnellement les efforts d'atteindre l'état souhaité des compétences IDEA au sein du Ministère. Le Bureau de l'IDEA a fait de cette activité un objectif de l'exercice 2024-2025.

Le Bureau et DGRH ont travaillé à l'élaboration d'une approche de parrainage pilote pour répondre à l'appel à l'action renouvelé du greffier concernant le soutien d'au moins deux employés autochtones, noirs ou racialisés pour des rôles de direction. L'objectif est de lancer un programme de parrainage de SM, et d'identifier et de nommer les candidats retenus dans le programme en automne 2024. Le programme vise à jumeler les candidats admissibles avec des cadres supérieurs afin qu'ils travaillent à la réalisation de leurs objectifs professionnels par le mentorat et des activités et des missions particulières préparées par le parrain. À la fin du programme de 18 mois, les candidats retenus seront prêts à être promu des postes EX et EX moins 1.

Risques et incidences

Si les initiatives de renforcement des capacités ne sont pas régulièrement examinées et mises à jour, il existe un risque que l'efficacité des initiatives établies soit entravée lorsqu'il s'agit d'équiper le personnel pour qu'il intègre l'IDEA sur le lieu de travail et dans son travail.

Recommandations

Les conclusions de l'audit sur le renforcement des capacités seront traitées par la mise en œuvre de la recommandation d'audit n° 3 figurant dans la section Gouvernance du présent rapport.

Réponse de la direction et plan d'action

La direction est d’accord.

Se reporter aux notes visant la recommandation 3 pour veiller à ce que les observations sur les activités de renforcement des capacités soient prises en compte. Il serait opportun de mettre à profit les structures de gouvernance pour coordonner les activités de renforcement des activités afin de garantir une approche coordonnée.

Annexe A – Critères d'audit

L'objectif de l’audit était d'évaluer la pertinence et l'efficacité globales de la gouvernance, des principaux processus opérationnels et des activités soutenant l'approche de RNCan en matière de mise en œuvre et d'intégration des principes de l'IDEA au sein du Ministère.

Les critères d'audit suivants ont été utilisés pour mener cet audit :

Sous-objectifs de l’audit	Critères d’audit
Sous-objectif 1 de l’audit : Déterminer si des mécanismes efficaces de gouvernance et de surveillance sont en place pour fournir une orientation stratégique et opérationnelle, y compris la communication des objectifs liés à l'IDEA. Il s'agit notamment de définir clairement les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte afin d'instaurer et de renforcer une culture organisationnelle favorisant l'intégration, la diversité, l'équité et l'accessibilité.	1.1 Des mécanismes efficaces de gouvernance et de surveillance devraient être mis en place pour fournir une orientation stratégique et opérationnelle sur les objectifs liés à l'IDEA et sur l'approche visant à intégrer l'IDEA sur le lieu de travail, dans les politiques et dans les programmes.
	1.2 Les rôles, les responsabilités et les obligations de reddition de comptes concernant l'intégration des principes de l'IDEA devraient être clairement définis et communiqués.
Sous-objectif 2 de l’audit : Déterminer si des processus opérationnels sont en place pour permettre un suivi du rendement, un contrôle et des rapports adéquats, et pour faciliter la communication et l'utilisation des informations clés par les parties concernées;	2.1 Des processus devraient être mis en place pour permettre de suivre et de contrôler les progrès et le rendement du Ministère et d'en rendre compte.
	2.2 Des données pertinentes et opportunes sur le rendement devraient être recueillies, analysées et communiquées afin de soutenir et d'éclairer les activités de prise de décision.
Sous-objectif 3 de l’audit : Déterminer si des initiatives adéquates de renforcement des capacités, y compris la formation et l'orientation, sont mises en œuvre pour équiper le personnel du Ministère en vue de l'intégration de l'IDEA.	3.1 Le Ministère devrait avoir mis en place des initiatives de renforcement des capacités, notamment en établissant des documents de formation et d'orientation sur la manière d'intégrer l'IDEA sur le lieu de travail.
	3.2 Le Ministère devrait avoir mis en place des cours de formation et des orientations sur la manière d'intégrer l'IDEA dans la gestion de ses politiques et de ses programmes.