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Audit des activités de gestion des urgences de RNCan

Présenté au Comité ministériel d’audit (CMA)
10 avril 2019

TABLE DES MATIÈRES

Sommaire

Introduction

Ressources naturelles Canada (RNCan) a la responsabilité particulière de contribuer à la sûreté et à la sécurité de la population canadienne et de la communauté internationale lors des situations d’urgence, et ce, en jouant un rôle moteur sur les plans scientifique, technique ou stratégique. Le Plan fédéral d’intervention d’urgence de Sécurité publique désigne RNCan comme ministère principal pour toute situation d’urgence impliquant une interruption de l’approvisionnement énergétique. Un ministère principal est une institution fédérale investie d’un mandat lié à un aspect fondamental de la situation d’urgenceNote de bas de page 1.

En mai 2018, RNCan a parachevé son Plan stratégique triennal de gestion des urgences (PSGU) dont l’objet consiste à établir une structure organisationnelle et des procédures pour répondre aux grandes situations d’urgence. Le Ministère a également élaboré des plans de gestion des urgences (PGU) spécifiques qui précisent les rôles et les responsabilités ministériels. Pour tous les PGU ministériels à l’exception de celui ayant trait à l’interruption de l’approvisionnement énergétique, RNCan assume un rôle important de soutien aux autres ministères fédéraux, mais ne pilote pas l’intervention fédérale.

À RNCan, la gestion des urgences est coordonnée par la Division de la sécurité et de la gestion des urgences (DSGU), qui relève du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI). Elle exerce également une fonction de secrétariat auprès des organes de gouvernance des deux Comités de sécurité, de gestion des urgences et du renseignement (CSGUR) qui se situent, respectivement, au niveau des sous-ministres adjoints et des directeurs généraux.

Bien que la DSGU coordonne l’intervention d’urgence du Ministère dans sa globalité, les PGU spécifiques à chaque type de situation d’urgence sont gérés par le secteur compétent pour la situation en cause. Les secteurs sont tenus de collaborer avec la DSGU pour assurer une intervention ministérielle coordonnée, et RNCan travaille les autres ministères, comme Sécurité publique Canada, pour contribuer à l’intervention fédérale dans sa globalité.

L’audit avait pour objectif d’évaluer la pertinence et l’efficacité des activités de gestion des urgences de RNCan.

Au vu de l’importance que revêtent les activités de planification des mesures d’urgence de RNCan, cet audit a été intégré au Plan d’audit axé sur les risques 2018-2021, que la sous-ministre a approuvé le 12 avril 2018.

Points forts

Depuis le dernier audit de la gestion des urgences en 2014, le Ministère a établi une nouvelle structure de gouvernance pour faciliter la planification stratégique des activités de gestion des urgences de RNCan, ainsi que plusieurs documents d’orientation et de planification en matière de GU. Le Ministère a également élaboré sa propre norme de gestion des urgences (une pratique exemplaire diffusée au sein des ministères fédéraux) ainsi que des plans de gestion des urgences décrivant, pour chaque secteur, les procédures à suivre et les activités à exécuter en cas d’urgence.

Avec l’activation des plans lors des situations d’urgence réelles, le Ministère est en mesure de tirer des leçons de l’expérience acquise et améliorer ses processus et ses procédures en matière de GU. La participation active aux comités gouvernementaux et aux exercices nationaux permet également d’accroître la sensibilisation et la préparation aux situations d’urgence.

Points à améliorer

Bien que des structures de gouvernance existent, elles ne sont pas suffisamment exploitées pour soutenir la gestion des activités de GU. Il serait opportun de renforcer le rôle des Comités de sécurité, de gestion des urgences et du renseignement (CSGUR) pour accroître les échanges de nature stratégique, établir des critères communs pour l’élaboration des plans de gestion des urgences, ainsi que pour surveiller les progrès accomplis par le Ministère tout au long du cycle triennal de planification de la GU, et d’en rendre compte. 

Outre la nécessité de mieux définir leurs rôles et leurs responsabilités, les secteurs doivent passer en revue les plans actuels de gestion des urgences et les mettre à jour pour veiller à ce qu’ils concordent avec le Plan stratégique de gestion des urgences, qui vient d’être adopté, et avec la nouvelle norme de gestion des urgences.

Il serait opportun que RNCan forme activement ses employés dans leurs rôles de la GU et organise régulièrement des exercices internes visant à mettre pleinement à l’essai les plans en matière de GU.

Opinion d’audit interne et conclusion

Selon moi, bien qu’un travail considérable ait été accompli dans la mise en œuvre des processus liés à la gestion des activités de GU, il reste encore beaucoup à faire pour améliorer la pertinence et l’efficacité de ces processus. La fréquence croissante des situations d’urgence nationale et le rôle significatif du Ministère mettent en évidence la nécessité de s’attaquer aux problèmes relevés par l’audit.

Énoncé de conformité

J’estime, sur la base de mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation, que l’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada, ce qui est corroboré par les résultats du Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation
13 décembre 2018

Remerciements

L’équipe d’audit désire remercier les personnes qui ont contribué à ce projet, en particulier les employés qui ont partagé leurs idées et leurs observations dans le cadre de cet audit.

Introduction

D’après la Loi sur la gestion des urgences (LGU), la gestion des urgences (GU) englobe « les activités en matière de prévention, d’atténuation, de préparation, d’intervention et de rétablissement ». La LGU définit également les responsabilités des ministères fédéraux, et notamment en ce qui touche à la gestion des urgences : déterminer les risques qui sont propres à leur secteur de responsabilité ou qui y sont liés; élaborer les plans de gestion des urgences à l’égard de ces risques, les mettre à jour, à l’essai et en œuvre; et tenir des exercices et assurer la formation à leur égard.

Le gouvernement fédéral est résolu à collaborer avec les provinces et les territoires pour soutenir les collectivités en cas de catastrophe comme les tremblements de terre, les inondations ou les incendies de forêt. Le rôle de chaque institution fédérale dépend de la gravité de la situation d’urgence. En vertu de la LGU, Sécurité publique Canada est le ministère coordonnateur compte tenu de la responsabilité conférée au ministre de la Sécurité publique par la Loi. 

Ressources naturelles Canada (RNCan) a la responsabilité particulière de contribuer à la sûreté et à la sécurité de la population canadienne et de la communauté internationale lors des situations d’urgence, et ce, en jouant un rôle moteur sur les plans scientifique, technique ou stratégique. Le Plan fédéral d’intervention d’urgence de Sécurité publique désigne RNCan comme ministère principal pour toute situation d’urgence impliquant une interruption de l’approvisionnement énergétique. Un ministère principal est une institution fédérale investie d’un mandat lié à un aspect fondamental de la situation d’urgence. Ces aspects fondamentaux sont regroupés en treize fonctions de soutien d’urgence qui, la plupart du temps, assurent un soutien fédéral aux provinces et aux territoires ou un soutien au sein du gouvernement fédéral en réponse à une demande d’assistance lors d’une situation d’urgence. Le périmètre d’application de la fonction de soutien d’urgence, en cas d’interruption de l’approvisionnement énergétique, englobe la production, le raffinage, l’acheminement, la génération, la transmission, la conservation, la réparation, la construction, la distribution et l’entretien des systèmes énergétiques et des composants de systèmes pour les produits pétroliers (essence), le gaz naturel et l’électricité. En outre, la fonction de soutien d’urgence recueille, évalue et communique des renseignements sur les dommages aux systèmes énergétiques ainsi que des données estimatives sur l’incidence des pannes des systèmes énergétiques dans les régions touchées.

En mai 2018, RNCan a parachevé son Plan stratégique triennal de gestion des urgences (PSGU) dont l’objet consiste à établir une structure organisationnelle et des procédures pour répondre aux grandes situations d’urgence. Le Ministère a également élaboré des plans de gestion des urgences (PGU) spécifiques à chaque type de danger, dans lesquels sont précisés les rôles et les responsabilités ministériels ayant trait : aux incidents nucléaires et radiologiques; aux incidents liés à l’exploitation pétrolière et gazière en zone extracôtière; à l’interruption de l’approvisionnement énergétique; au soutien en cas de pénurie dans la production de matières premières minérales et métalliques non énergétiques; aux feux de végétation; aux risques géologiques; à la météorologie de l’espace; à la surveillance des explosions nucléaires; et à la prestation de services géomatiques d’urgence. Les PGU afférents à la cybersécurité, à la sécurité des technologies de l’information et à la sécurité nationale sont en cours d’élaboration. Pour tous les PGU ministériels à l’exception de celui ayant trait à l’interruption de l’approvisionnement énergétique, RNCan assume un rôle important de soutien aux autres ministères fédéraux, mais ne pilote pas l’intervention fédérale.

La Division de la sécurité et de la gestion des urgences (DSGU), qui relève du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI), coordonne les activités de gestion des urgences du Ministère et exerce une fonction de secrétariat auprès des organes de gouvernance des deux Comités de sécurité, de gestion des urgences et du renseignement (CSGsUR), qui se situent, respectivement, au niveau des sous-ministres adjoints et des directeurs généraux.  

Bien que la DSGU coordonne l’intervention d’urgence du Ministère dans sa globalité, les PGU spécifiques à chaque type de danger sont gérés par le secteur compétent pour la situation d’urgence en cause. L’activation d’un PGU et la coordination d’une intervention fédérale ne peuvent se faire de manière unilatérale. Les secteurs sont tenus de collaborer avec la DSGU pour assurer une intervention ministérielle coordonnée, et RNCan travaille les autres ministères, comme Sécurité publique, pour contribuer à l’intervention fédérale dans sa globalité. De ce fait, il est important que les rôles et les responsabilités associées à la GU soient bien compris et communiqués à toutes les parties.

Cet audit a été intégré au Plan d’audit axé sur les risques 2018-2021, que la sous-ministre a approuvé le 12 avril 2018.

But et objectifs de l'audit

L’audit avait pour objectif d’évaluer la pertinence et l’efficacité des activités de gestion des urgences de RNCan. L’audit a tout particulièrement cherché à déterminer :

  • si le Ministère avait établi et mis en œuvre des processus appropriés de gouvernance pour faciliter la gestion de ses activités de GU;
  • si les plans de GU étaient adéquatement gérés et coordonnés avec les partenaires et les intervenants, et communiqués à ces derniers;
  • si le Ministère avait les ressources et les programmes de formation nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités en matière de GU.

Facteurs pris en considération lors de l'audit

Une approche fondée sur le risque a été adoptée pour définir les objectifs, la portée et la stratégie de cette mission d’audit. Les domaines suivants sont réputés jouer un rôle significatif dans l’atteinte des objectifs du Ministère en matière de GU, et sont par conséquent considérés comme des domaines à risque accru dans le cadre du présent audit :

  • Gouvernance et orientation stratégique du programme de gestion des urgences, notamment les rôles et les responsabilités des principaux intervenants dans l’activation des plans de gestion des urgences;
  • Évaluation, communication et coordination des plans de GU en lien avec les partenaires et les intervenants dans l’optique de mettre en œuvre les processus et les procédures lors d’une situation d’urgence;
  • Affectation des ressources et du personnel de formation nécessaires à la gestion des urgences pour que le Ministère puisse s’acquitter de ses responsabilités et répondre aux besoins en matière de GU lors d’une situation d’urgence prolongée.

Portée

L’audit s’est focalisé sur les activités de gestion des urgences au sein du Ministère, notamment en examinant les rôles et les activités du SGSI (qui officie à titre de Bureau de première responsabilité) et des secteurs assumant des responsabilités liées à la GU. Il s’est également penché sur le travail des comités de gouvernance de la GU, comme le CDGSGUR et le CSMASGUR, et notamment sur leur contribution à la fonction de gestion des urgences du Ministère.

Cet audit porte sur les processus, les procédures et les outils utilisés par le Ministère et les secteurs pour assurer la planification, l’exécution, le contrôle et le compte rendu des activités de GU. L’audit a ciblé la période allant du 1er avril 2016 au 30 septembre 2018 pour examiner les activités et processus de gestion des urgences les plus récents.

Les recherches scientifiques conduites par le Ministère sur les ressources naturelles peuvent influer sur ses activités de gestion des urgences. L’audit s’est toutefois concentré sur la responsabilité qui incombe à RNCan, en vertu de la Loi sur la gestion des urgences, de réagir à une situation d’urgence. En outre, bien qu’un audit sur la gestion des urgences ait eu lieu en 2014, le rôle toujours important de cette fonction a étayé la nécessité de mener l’audit actuel. L’équipe d’audit a évité les doubles emplois avec les précédents travaux d’audit et s’est focalisée sur les domaines qui ont connu des changements depuis le dernier audit.

L’audit a tenu compte des travaux précédents réalisés par les certificateurs externes sur les plans et protocoles de GU en cas d’incident lié à la production de pétrole et de gaz en haute mer. En outre, l’audit a choisi de ne pas traiter en profondeur la question de la cybersécurité, de la sécurité informatique et de la sécurité physique, des audits internes ayant été récemment menés sur ces domaines. L’audit ne s’est pas penché sur la continuité opérationnelle reliée aux procédures d’urgence et de sécurité des bâtiments; l’équipe d’audit a cependant examiné les plans de continuité opérationnelle associés aux fonctions de gestion des urgences.

Étant donné que RNCan collabore avec d’autres ministères et organismes fédéraux dans le domaine de la GU, les autres ministères fédéraux comme Sécurité publique ont été consultés durant les phases de planification et d’exécution de l’audit pour mieux comprendre les activités de GU d’un point de vue horizontal. Cependant, la Direction de l’audit et de l’évaluation n’a pas pour mandat d’auditer les activités de ces ministères.

Stratégie et méthodologie

La stratégie et la méthodologie suivies au cours de cet audit sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et réalisé de manière à acquérir la certitude raisonnable que ses objectifs ont bien été atteints. L’audit a intégré des contrôles jugés nécessaires pour acquérir cette certitude. Les auditeurs internes ont effectué l’audit avec toute l’indépendance et l’objectivité qui s’imposaient, conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne. La stratégie d’audit comprenait les tâches essentielles suivantes :

  • Entrevues avec les membres clés du personnel et les représentants des comités;
  • Examen de certains documents, processus opérationnels et études de cas en lien avec la GU;    
  • Contrôle d’un échantillon des activités réalisées à la suite d’une intervention en cas d’urgence;
  • Obtention de conseils spécialisés auprès d’un conseiller en GU sur la pertinence des processus ministériels de planification de la GU; le caractère adéquat de l’examen, du contrôle et de la communication des plans de GU; et le niveau de participation ministérielle aux exercices pangouvernementaux.

La phase d’exécution de l’audit s’est, pour l’essentiel, achevée en septembre 2018.

Critères

Le détail des critères d’audit figure à l’Annexe A. Ces critères ont orienté les travaux sur le terrain et servi de fondement à la conclusion générale de l’audit.

Constatations et recommandations

Processus de gouvernance et de planification

Constatations générales

RNCan a établi et mis en œuvre des processus de gouvernance pour faciliter la gestion de ses activités de GU. Il est nécessaire de mettre au point et en œuvre les rôles, les responsabilités et les obligations touchant les activités de GU de RNCan, mais aussi de veiller à ce que les comités de gouvernance entreprennent des discussions plus horizontales et stratégiques en vue de la planification de la GU. Il convient également de mettre en place un mécanisme de surveillance et de compte rendu pour fournir à la haute direction les renseignements nécessaires à la prise de décisions en matière de GU.

Observations pertinentes

Une structure de gouvernance dans le cadre de laquelle la haute direction exercerait son leadership et fixerait l’orientation stratégique permettrait au Ministère de mieux planifier et assumer les responsabilités qui lui incombent, en vertu de la loi, en ce qui concerne la GU. L’audit a cherché à déterminer si RNCan avait instauré des comités de gouvernance visant à assurer une orientation et une surveillance stratégiques adéquates, et s’il avait clairement défini et communiqué les rôles, les responsabilités et les obligations associées aux activités ministérielles de gestion des urgences.

En outre, l’équipe d’audit s’attendait à ce que le Ministère ait élaboré des documents et des processus appropriés dans une optique de planification de la GU; ait évalué et défini les besoins en ressources pour la GU; et ait exercé un suivi et un compte rendu appropriés des résultats, en accord avec les exigences gouvernementales.

Comités ministériels de gouvernance pour la GU

L’équipe d’audit a constaté que RNCan avait établi deux comités de gouvernance pour la GU : les Comités de sécurité, de gestion des urgences et du renseignement (CSGUR) au niveau des SMA et des DG. Le SMA-CSGUR appuie le comité de direction et la sous-ministre en assurant une fonction d’orientation générale, de surveillance, de contrôle, de conseil et de recommandation concernant l’ensemble des activités de sécurité, de gestion des urgences et de renseignement de RNCan. Le DP-CSGUR appuie le SMA-CSGUR en assurant une fonction d’orientation opérationnelle, de surveillance, de conseil stratégique et de recommandation concernant l’ensemble des activités de sécurité, de gestion des urgences et de renseignement de RNCan. Il assume également une fonction d’organe de décision pour les initiatives, les produits ou les questions de nature opérationnelle, et constitue une tribune pour la mise en commun de l’information entre les secteurs.

L’examen du rôle des réunions des CSGUR a révélé que les réunions des SMA et DP-CSGUR pourraient être des tribunes plus efficaces en vue de fixer l’orientation stratégique, à l’échelle du Ministère, de la planification en matière de GU. Le SMA-CSGUR ne s’est réuni qu’à cinq reprises au cours des trois derniers exercices. Les entrevues menées dans le cadre de l’audit ont fait ressortir que le comité ne s’était pas réuni souvent en raison de l’absence de motif clair de convocation et du nombre limité de thèmes stratégiques à examiner. L’équipe d’audit a également constaté que la plupart des sujets de discussion, comme les exposés sur les activités pangouvernementales, étaient « à visée informative uniquement », même si quelques-uns débouchaient sur des décisions importantes, à l’instar du récent examen et de l’adoption de la Norme sur la gestion des urgences et des principes directeurs qui s’y rapportent. Le Ministère envisage de mettre à jour les autres documents de planification de la GU et de conduire un exercice pour que la haute direction valide le Plan stratégique de gestion des urgences à l’automne et à l’hiver 2018-2019.

L’équipe d’audit a remarqué que l’objet et le mandat du DP-CSGUR n’étaient pas toujours très clairs pour ses membres. Bien que le comité se soit réuni à intervalles réguliers, les discussions qui se sont tenues au cours des réunions consistaient à faire le point sur les activités des comités pangouvernementaux auxquels RNCan participe de manière active, et les discussions spécifiques à chaque secteur n’étaient pas toujours applicables à tous les participants aux réunions. Les principaux documents de planification de la GU ont été remis aux membres du comité pour qu’ils puissent faire part de leurs observations avant d’être approuvés lors du SMA-CSGUR . Le mandat du DP-CSGUR a été mis à jour en 2017 pour refléter l’évolution du comité vers un rôle davantage stratégique.

Participation aux comités pangouvernementaux

Sécurité publique préside de nombreux comités intergouvernementaux de gestion des urgences auxquels RNCan participe de manière active et qu’il copréside occasionnellement. Il s’agit notamment du Comité des directeurs généraux sur les politiques en matière de gestion des urgences (DG-CPGU), du Comité d’intervention d’urgence des directeurs généraux (DG-CIU) et du Comité des sous-ministres adjoints sur la gestion des urgences (SMA-CGU). RNCan contribue à plusieurs égards à ces comités de gestion des urgences, notamment avec la conception d’un exercice national de sécurité, l’organisation de consultations visant la mise en œuvre d’un système normalisé de gestion des incidents et l’élaboration d’une stratégie de sécurité civile pour le Canada. C’est également à travers ces comités que RNCan participe de manière active à différents exercices nationaux de GU, comme l’exercice de sécurité nationale sur maquette, l’exercice Pacific Quake et l’exercice Staunch Maple.

Planification stratégique de la gestion des urgences

L’audit a permis de constater que le Ministère avait élaboré des documents et des processus de planification de la GU appropriés et conformes aux exigences gouvernementales et législatives. L’un des documents fondamentaux qui définit le cadre des activités de RNCan en matière de GU est le Plan stratégique de gestion des urgences (PSGU). Il établit une structure organisationnelle et des procédures pour l’activation des plans de gestion des urgences de RNCan. Il fournit également une approche coordonnée, intégrée et globale dans tous les domaines de la gestion des urgences (prévention/atténuation, préparation, intervention et rétablissement).

Le PSGU a recensé onze risques liés aux responsabilités de RNCan en matière de GU que lui confère son mandat. Ces risques ont été décelés sur la base d’une évaluation tous risques que la Division de la sécurité et de la gestion des urgences (DSGU) a entreprise en 2013-2014, puis mise à jour et validée en 2017. L’adoption d’une évaluation tous risques est conforme aux orientations de l’organisme central. Toutefois, l’équipe d’audit n’a pas pu accéder à la documentation illustrant la manière dont le processus d’évaluation du risque a été appliqué pour cerner les risques.

Pour gérer les risques recensés, RNCan s’appuie actuellement sur neuf plans de gestion des urgences (PGU) spécifiques à chaque secteur. Au moment de l’audit, les PGU afférents à la cybersécurité, à la sécurité des technologies de l’information et à la sécurité nationale étaient en cours d’élaboration. Il revient au SMA-CSGUR de prendre la décision finale quant à la question de savoir si les risques et les situations à risque recensés exigent d’établir un plan de gestion des urgences. L’équipe d’audit n’a cependant pas été en mesure de vérifier s’il existait des critères communs pour déterminer si la liste actuelle des risques et des situations à risque était toujours pertinente au regard du contexte de RNCan. Il existe également un manque de clarté sur la question de savoir si le risque détecté exige d’établir un plan de gestion des urgences ou un plan de continuité opérationnelle (PCO), ainsi que sur les ressources et l’infrastructure de soutien nécessaires.

Bien que l’audit ne prévoyait pas un examen complet du programme de continuité opérationnelle de RNCan, l’équipe d’audit a passé en revue les plans de continuité opérationnelle (PCO) liés aux fonctions de gestion des urgences. D’après le PSGU, les fonctions de gestion des urgences sont toutes réputées critiques et exigent d’établir un plan de continuité opérationnelle. L’audit a permis de constater que chaque PGU existant était accompagné d’un PCO. Chaque PCO contient une analyse des répercussions sur les activités qui recense les actifs informatiques critiques (lorsque cela est utile pour le PGU). Cependant, les PCO n’indiquent pas clairement le lien qui existe entre ces actifs et les conséquences d’une interruption de service.

L’audit a permis de constater que les rôles, les responsabilités et les obligations du Ministère en matière de gestion des urgences, comme les compétences du SCGI par rapport aux secteurs lors d’une situation d’urgence, n’étaient pas toujours clairement définis et communiqués.

Après la mise à jour du PSGU en 2017, le Ministère a également élaboré un concept d’opération pour le Centre des opérations d’urgence du Ministère (COUM) et une Norme sur la gestion des urgences. Le COUM est le centre névralgique des fonctions liées à la gestion des urgences. Le personnel du COUM veille à ce qu’il y ait une bonne coordination entre le gouvernement du Canada et les autres organismes impliqués dans l’intervention d’urgence de RNCan. Le concept d’opération du COUM décrit le plan d’activation et de continuité du COUM et des processus connexes nécessaires pour faciliter la coordination interministérielle, la coordination entre les intervenants et la coordination avec les autres ministères fédéraux clés lors d’une situation d’urgence.

La Norme établit une approche uniforme de mise à jour, de mise à l’essai et de mise en œuvre des plans et des procédures de gestion des urgences pour aider le Ministère à exercer le rôle moteur qui lui incombe dans la gestion des urgences. L’élaboration d’une norme interne sur la gestion des urgences est une pratique actuellement peu répandue au sein des ministères fédéraux et des organismes privés de GU. Le Ministère pourrait envisager de partager le présent document pour encourager les pratiques exemplaires.

La Norme contient un ensemble de principes directeurs précisant que le CSGUR sera amené, dans le cadre de son rôle de gouvernance, à fournir une orientation, à prodiguer des conseils et à prendre des décisions quant aux plans, aux politiques et aux protocoles de gestion des urgences. Elle précise également les rôles impartis aux SMA du SGSI et des secteurs lors d’une situation d’urgence. Il est important que la haute direction accepte la Norme et communique clairement les rôles et les responsabilités qui en découlent, les entrevues menées dans le cadre de l’audit ayant fait ressortir un manque de clarté et de compréhension commune au sein des secteurs concernant le leadership et les attributions du SGSI lors d’une situation d’urgence. Comme cela a été indiqué, la Norme a récemment été approuvée par le SMA-CSGUR et, de ce fait, le personnel du Ministère n’a, pour le moment, que peu connaissance de ses exigences.

Un cycle triennal de planification de la GU est décrit dans la Norme. Celui-ci énonce les mesures nécessaires pour déterminer les objectifs, les risques, les lacunes et les priorités des plans de gestion des urgences, ainsi que les mesures permettant d’élaborer, d’exécuter et d’évaluer ces plans. Les processus visés par ce cycle sont plus détaillés et rigoureux que ceux décrits dans le PSGU actuel du Ministère. Le rôle de la DSGU y est également décrit, notamment en ce qui concerne le suivi permanent de l’avancement du PSGU triennal afin de veiller à ce que des progrès soient réalisés par rapport aux plans.

Planification des ressources

Outre les comités de gouvernance et les procédures de planification des activités de gestion des urgences, il est important que RNCan consacre des ressources suffisantes pour s’acquitter de ses responsabilités en matière de gestion des urgences. L’équipe d’audit a passé en revue la structure organisationnelle de la DSGU, chargée de coordonner les activités de GU du Ministère. Les analyses comparatives montrent que le nombre d’employés a augmenté au cours des trois dernières années. Les entrevues menées dans le cadre de l’audit ont cependant fait ressortir que la DSGU disposait de moyens limités pour exercer son rôle de surveillance et d’orientation auprès des secteurs, en plus de sa fonction de secrétariat pour le CSGUR et de sa participation active aux comités pangouvernementaux.

L’équipe d’audit a constaté que les secteurs avaient adéquatement doté en personnel les équipes de GU, conformément aux exigences énoncées dans les procédures opérationnelles normalisées (PON) associées à leur PGU. Des horaires de travail rotatifs sont également établis pour les membres du personnel tenus d’être en disponibilité. Il a cependant été constaté que tous les secteurs ne disposaient pas d’un processus formel de planification des ressources humaines. Les secteurs ont également indiqué que bien que les capacités en matière de ressources humaines étaient suffisantes pour assurer les activités quotidiennes, ils s’inquiétaient d’un possible manque de ressources durant les longues périodes d’urgence, en particulier si les experts étaient déployés auprès des autres ministères en tant qu’agents de liaison.

L’audit de la planification des ressources humaines, qui s’est achevé en octobre 2018, souligne l’importance d’établir des processus adéquats pour la planification des ressources humaines. La mise en œuvre des recommandations issues de l’audit permettra aux secteurs de cerner les ressources dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs responsabilités en matière de GU.

Surveillance et rapports à l’intention de la haute direction

L’audit a permis de constater qu’il n’existait actuellement aucune fonction centrale de surveillance et de compte rendu des activités ministérielles de GU. Bien que la DSGU serve de plaque tournante pour la coordination de l’information et des ressources lors d’une situation d’urgence, ni la DSGU ni les CSGUR n’exercent une quelconque fonction de surveillance visant à s’assurer que les secteurs actualisent et mettent à l’essai leurs plans de gestion des urgences respectifs.

La nouvelle Norme sur la gestion des urgences précise que le sous-ministre adjoint du SGSI est chargé de surveiller la mise en œuvre du cycle triennal de planification de la GU du Ministère, et d’en rendre compte chaque année. De plus, en vertu de la Politique fédérale en matière de gestion des urgences, les ministères sont tenus de communiquer des renseignements sur leurs activités de planification de la GU et de présenter, si la demande leur en est faite, des copies de leurs PGU à Sécurité publique Canada aux fins d’examen et d’évaluation par celui-ci.

L’audit a révélé que RNCan ne présentait actuellement pas son PSGU à Sécurité publique en vue de son examen et de son évaluation. Sécurité publique procède actuellement à une mise à jour et une révision de son cadre pour l’évaluation des plans de gestion des urgences des ministères. Une fois que le nouveau cadre d’évaluation sera mis en œuvre, les ministères seront tenus de soumettre leurs PGU en vue de leur examen. Cet exercice vise à ce que Sécurité publique dispose d’une vue d’ensemble des activités pangouvernementales de planification de la GU afin de pouvoir fournir des conseils et présenter ses observations aux ministères sur les moyens d’améliorer et de peaufiner leurs plans de GU.

Risque et incidence

En l’absence de discussions stratégiques permettant d’exercer un contrôle sur les décisions prises en lien avec la GU lors des réunions des comités de gouvernance, le Ministère pourrait éprouver des difficultés à s’acquitter de ses responsabilités en matière de GU. Par ailleurs, il se peut que les activités de GU des secteurs ne concordent avec le Plan stratégique de gestion des urgences du Ministère.

L’absence de processus formel et de critères communs pour déterminer la nécessité d’établir des plans de gestion des urgences, ou de les abandonner, risque d’entraver la capacité du Ministère à déceler et combler les lacunes dans les activités de gestion des urgences.

Une fonction limitée de surveillance et de compte rendu des activités de GU du Ministère pourrait compromettre la capacité de la haute direction à prendre des décisions éclairées et à satisfaire aux exigences gouvernementales en matière de rapports sur les activités de GU du Ministère.

Recommandations

Recommandation n 1 : Il est recommandé aux coprésidents des Comités de sécurité, de gestion des urgences et du renseignement (CSGUR) :

  1. de recentrer les réunions des CSGUR de manière à ce que leur objet et les discussions qui s’y tiennent concordent avec le mandat qui leur a été confié, et ce, dans le but de promouvoir une véritable mobilisation autour des questions phares en matière de GU;
  2. d’élaborer des critères communs pour déterminer si les risques et les dangers cernés exigent d’établir des plans de gestion des urgences.

Recommandation n 2 : Il est recommandé à la SMA du SGSI de mettre en place, en collaboration avec le SMA-CSGUR, un mécanisme de surveillance et de compte rendu des activités de GU des secteurs pour suivre les progrès accomplis par rapport aux plans stratégiques et opérationnels, et ainsi fournir à la haute direction les données nécessaires pour qu’elle puisse fixer l’orientation stratégique.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est en accord avec la Recommandation 1.

  1. Les coprésidents des CSGUR, avec l’appui du secrétariat des CSGUR, établiront un processus pour veiller à ce que les secteurs portent les questions et les dossiers fondamentaux pour la GU à la connaissance des comités dans une optique de discussion et d’orientation stratégiques.
    • La recommandation de l’audit sera présentée aux membres des CSGUR lors de la première réunion en 2019, dont une partie sera consacrée à une discussion stratégique visant à établir les critères permettant de caractériser une « question fondamentale pour la GU », et à obtenir des représentants des secteurs qu’ils s’engagent à donner suite à ces questions. (Ces critères devront être validés et mis en œuvre par le CSMASGUR avant septembre 2019.)
    • Le secrétariat des CSGUR se rapprochera des membres à chaque trimestre pour établir l’ordre du jour des prochaines réunions et se réunira avec les coprésidents pour examiner l’ordre du jour et veiller à ce qu’il s’inscrive dans le mandat des comités. (Ce processus sera en vigueur en janvier 2019.)
    • Les documents soumis à approbation (normes, politiques) continueront à être transmis en dehors de la réunion dans une optique de contribution ou de validation, le cas échéant. (continu)

    Personnes responsables : Coprésidents des CSGUR

  1. Le SGSI, en collaboration avec un conseiller, pilotera l’élaboration et la mise en œuvre d’une évaluation des risques et des dangers, assortie d’une méthodologie claire, mais aussi de critères communs pour déterminer la nécessité d’établir des plans de gestion des urgences. Tous les secteurs sont consultés et intégrés au processus.
    • L’évaluation des risques et des dangers, ainsi que les critères relatifs aux PGU seront présentés au CDGSGUR en vue de leur approbation avant le 30 septembre 2019.

    Personne responsable : Directeur de la DSGU

La direction est en accord avec la Recommandation 2.

En accord avec la nouvelle Norme sur la gestion des urgences, la DSGU et la SGSI coordonneront le suivi et le compte rendu des activités de GU en collaboration avec les secteurs disposant d’un plan de gestion des urgences.

  • La DSGU établira un cycle de présentation de rapports ainsi qu’un modèle pour veiller à ce que les représentants des secteurs puissent apporter leur contribution. Le cycle de présentation de rapports, les critères, ainsi qu’un tableau de bord seront présentés aux CSGUR en vue de leur approbation avant le 30 juin 2019.

Personne responsable : Directeur de la DSGU

Responsabilités en matière de gestion des urgences

Constatations générales

Les secteurs ont établi des plans de gestion des urgences spécifiques à chaque type de danger qui décrivent les responsabilités du Ministère au chapitre de la GU. Ces plans sont gérés et coordonnés avec les partenaires et les intervenants, et communiqués à ces derniers. L’audit a mis en évidence la nécessité de mettre régulièrement à jour et à l’essai les plans de gestion des urgences et de veiller à ce que les employés suivent une formation adaptée en GU.

Observations pertinentes

Les plans de gestion des urgences des secteurs décrivent les procédures et les activités que le Ministère doit exécuter en cas d’urgence. L’audit a cherché à déterminer si les plans de gestion des urgences du Ministère étaient correctement approuvés et régulièrement examinés, actualisés, mis à l’essai et communiqués. L’audit s’est également employé à déterminer si le Ministère participait à la mise à l’essai, à l’échelle gouvernementale, des plans de gestion des urgences, et si ceux-ci étaient adéquatement gérés et coordonnés avec les partenaires et les intervenants, et communiqués à ces derniers. Enfin, l’audit s’est attaché à vérifier si les employés assumant des responsabilités en matière de GU avaient reçu la formation et le soutien appropriés.

Plans de gestion des urgences des secteurs

La Loi sur la gestion des urgences oblige les ministères à déterminer les risques qui sont propres à leur secteur de responsabilité ou qui y sont liés; à élaborer les plans de gestion des urgences (PGU) à l’égard de ces risques, les mettre à jour, à l’essai et en œuvre; et tenir des exercices et assurer la formation à leur égard. Les plans de gestion des urgences de trois secteurs ont été sélectionnés dans le cadre de l’audit aux fins d’examen et d’une étude de cas :

  • PGU lié à l’interruption de l’approvisionnement énergétique – RNCan (Secteur de l’énergie – SE) est le ministère fédéral directeur chargé de surveiller et d’évaluer toute situation d’urgence liée à l’énergie et de conseiller à cet égard le gouverneur en conseil ainsi que les autres intervenants gouvernementaux.
  • PGU lié aux risques géologiques – Les risques géologiques comme les tremblements de terre ont des répercussions considérables et sont réputés présenter un risque extrêmement élevé. Ce PGU est piloté par l’un des plus importants secteurs de RNCan (Secteurs des terres et des minéraux – STM).
  • PGU lié aux feux de végétation – Le Service canadien des forêts (SCF) entreprend des analyses scientifiques et techniques sur le comportement du feu et en diffuse les résultats, présente régulièrement des comptes rendus et tient compte des enseignements tirés au cours des saisons des feux précédentes. Ces renseignements viennent appuyer les gestionnaires des incendies, les premiers intervenants et toutes les personnes amenées à jouer un rôle dans la gestion des situations d’urgence liées aux incendies.

L’audit a permis de constater que les trois PGU sélectionnés décrivaient adéquatement le cadre nécessaire pour l’intervention du Ministère en cas d’urgence. Ces plans sont également accompagnés de plans de continuité opérationnelle qui ont été mis à jour l’an dernier. L’audit a permis d’établir que les PGU liés à l’interruption de l’approvisionnement énergétique et aux feux de végétation avaient été actualisés et approuvés par la haute direction au cours des deux dernières années, tandis que le PGU lié aux risques géologiques avait été mis à jour pour la dernière fois en 2013. Il est entendu que les aspects techniques des plans sont rarement amenés à changer. Cependant, le fait de procéder régulièrement à l’examen des plans et à la mise à jour de leurs coordonnées permet de veiller à ce que les rôles, les responsabilités et les procédures soient respectés et communiqués à l’ensemble du personnel assumant des responsabilités en matière de GU, en particulier si des changements de personnel sont intervenus depuis la dernière mise à jour.

Par ailleurs, l’équipe d’audit a passé en revue les procédures opérationnelles normalisées (PON) qui accompagnaient les PGU sélectionnés et constaté que ces documents offraient une description complète et précise des processus que le personnel des secteurs devait appliquer lors d’une situation d’urgence. Les PON contenaient une description détaillée des rôles et des responsabilités que les experts étaient amenés à exercer selon le niveau d’activation du PGU, ainsi qu’une liste des personnes-ressources avec les horaires d’astreinte. Par exemple, les PON du PGU lié aux feux de végétation décrivent l’implication du SCF en tant qu’organisme membre du Centre interservices des feux de forêt du Canada (CIFFC), définissent les différents niveaux de préparation du CIFFC et les exigences applicables au SCF en fonction de chaque niveau, et précisent les activités que le SCF entreprend en vue de la prévision des incendies. Les PON du PGU lié aux risques géologiques décrivent les systèmes que le Service canadien d’information sur les risques (SCIR), qui relève du STM, utilise pour surveiller les tremblements de terre et les tsunamis, les processus que les sismologues de garde doivent appliquer lors d’un phénomène sismique, ainsi que le plan d’urgence à suivre si un ou plusieurs centres de données venaient à subir une perte de fonctionnalité.

L’équipe d’audit a remarqué que le PGU lié à l’interruption de l’approvisionnement énergétique n’était accompagné d’aucune procédure opérationnelle normalisée. Le personnel de secteur a indiqué que les procédures décrites dans le concept d’opération du COUM étaient utilisées pour l’activation de ce PGU. L’audit a permis de constater que, bien que l’intervention d’urgence prévue par le PGU lié à l’interruption de l’approvisionnement énergétique était davantage stratégique et moins technique que celle des autres PGU, il pourrait être bénéfique de mettre régulièrement à l’essai le plan et de déterminer s’il est justifié d’établir des procédures plus détaillées pour décrire les rôles et les responsabilités des experts.

Communications

L’audit a permis d’établir que le Ministère communiquait et se coordonnait parfaitement avec les partenaires et les intervenants concernant la planification des mesures d’urgence et l’intervention en cas d’urgence. Le Secteur des communications et du portefeuille (SCP) a élaboré un Protocole de communication en situation de crise dans le but de promouvoir des approches stratégiques permettant à RNCan de répondre aux impératifs de communication résultant d’une crise ou d’une situation d’urgence, mais également d’encourager le partage de l’information. Le Protocole a été mis à jour pour la dernière fois en 2014 et comprend des listes de contrôle précises et des modèles de base pour les produits de communication.

Au regard de la récente mise à jour du PSGU, de l’élaboration du concept d’opération du COUM et de la création de la Norme sur la gestion des urgences de RNCan, le Protocole de communication en situation de crise est actuellement obsolète et ne présente pas de lien évident avec ces documents de planification de la GU. De plus, bien que les entrevues menées dans le cadre de l’audit aient révélé que le plan de continuité opérationnelle avait été régulièrement mis à l’essai dans le contexte des communications de crise, aucun exercice n’a été spécifiquement pensé pour la mise en œuvre du Protocole.

Le SCP a joué un rôle dans les dernières interventions d’urgence du Ministère, par exemple lors de l’incendie de Fort McMurray en 2016. Le SCP a suivi la couverture médiatique, élaboré des produits de communication en prévision des demandes de renseignements et travaillé avec le SCF pour coordonner et répondre à plus de cent appels de la part des médias. Il a également participé de manière active aux audioconférences interministérielles quotidiennes avec les autres ministères fédéraux et présenté des comptes rendus ministériels.

L’équipe d’audit a également observé qu’il existait, au sein des secteurs, des mécanismes pour communiquer au public l’information sur les situations d’urgence. Par exemple, le SCF publie régulièrement des rapports de situation par l’entremise du Système canadien d’information sur les feux de végétation, qui relève du site Web externe de RNCan. Le public peut également accéder à des renseignements utiles concernant les derniers incendies en date et les prévisions en la matière. Les experts du SCF utilisent également les médias sociaux pour informer le public des incendies en cours.

De la même manière, le Service canadien d’information sur les risques fournit de l’information sur les tremblements de terre au Canada et dans le monde par l’entremise du site Web de Séismes Canada, qui relève également du site Web externe de RNCan. Le public peut accéder à une information variée, par exemple les derniers rapports sur les tremblements de terre majeurs, une carte des tremblements de terre survenus au cours des trente derniers jours au Canada, ainsi que d’autres ressources comme des sismogrammes et de la documentation de préparation aux tremblements de terre.

Bien que, dans le cadre de la gestion des urgences, le SE ne soit pas directement amené à communiquer de l’information au public, le secteur a conclu des accords avec toutes les sociétés qui détiennent et exploitent les raffineries du Canada afin de recueillir des renseignements lors des périodes d’interruption de l’approvisionnement énergétique. Cela permet à RNCan de remplir son rôle dans la gestion des urgences, conformément à ce qui est prévu par la Loi d’urgence sur les approvisionnements d’énergie.

Exercices et formation

Le PSGU précise que le CSGUR doit approuver un calendrier annuel d’exercices, et qu’au moins deux plans de gestion des urgences seront mis à l’essai chaque année au niveau de la haute direction. La coordination ministérielle pour la planification de la gestion des urgences, l’élaboration et l’actualisation des plans, la formation et les interventions d’urgence est censée relever du Groupe de travail sur la gestion des urgences de RNCan. Au moment de l’audit, ce groupe de travail était inactif depuis plusieurs années et n’avait pas été rétabli.

La réalisation d’exercices de simulation des PGU (dans le cadre d’un exercice réel ou d’un exercice sur maquette fondé sur la discussion) offre aux principaux intervenants une vue d’ensemble des étapes requises durant l’activation du plan. Les personnes investies de rôles et de responsabilités lors d’une activation peuvent exercer leurs fonctions en matière de GU dans un environnement fictif, être informées des procédures à suivre durant une activation et formées à celles-ci. Ces exercices permettent également de déceler les forces et les faiblesses du plan et des procédures qui les accompagnent, sous réserve que les enseignements tirés soient documentés dans des comptes rendus après action et intégrés aux documents de planification. En fin de compte, les formations et les exercices permettent d’améliorer l’état de préparation et de renforcer la capacité à intervenir en cas d’urgence.

Le PSGU exige que RNCan mette à l’essai et valide les PGU des secteurs tous les ans, et participe à au moins un exercice à l’échelle nationale chaque année. L’audit a révélé que le calendrier annuel des exercices de RNCan n’avait pas été élaboré et que les plans de gestion des urgences n’étaient pas mis à l’essai de manière régulière. Sur les trois PGU examinés dans le cadre de l’audit, aucun exercice n’a été prévu pour les mettre à l’essai.

L’équipe d’audit a cependant constaté que RNCan avait participé à des exercices d’urgence externes au cours des deux dernières années. Par exemple, le SE est intervenu sur un exercice de sécurité des réseaux de la North American Electric Reliability Corporation et a aidé à concevoir un exercice similaire pour l’industrie pétrolière et gazière. Le STM a également pris activement part à un exercice d’urgence de la ville d’Ottawa basé sur un scénario de tremblement de terre. Le secteur a collaboré avec la ville en lui apportant son expertise technique dans la conception et l’élaboration de l’exercice. Toutefois, aucun de ces exercices n’était expressément destiné à mettre à l’essai les PGU de RNCan.

Les simulations et les exercices sont également un excellent moyen de former les employés et de faire mieux connaitre les rôles et les responsabilités en matière de GU. Le PSGU exige que les secteurs mettent en place une action de sensibilisation et de formation en lien avec leurs PGU respectifs. L’audit a permis d’établir que les secteurs offraient des possibilités de formation aux employés investis de responsabilités tactiques et techniques en lien avec la GU, par exemple dans le cadre de cours, de l’observation au poste de travail et de la formation en cours d’emploi. Il n’existe cependant pas de formation, à l’heure actuelle, sur le système de gestion des incidents, un mécanisme de gouvernance normalisé déclenché durant l’activation du COUM ou du PGU d’un secteur.

Les entrevues menées dans le cadre de l’audit ont révélé que la DSGU disposait de moyens limités pour gérer, concevoir et administrer la formation. L’équipe d’audit a été informée que le Ministère avait signé une lettre d’intention pour participer à une approche fédérale de formation en GU. Au moment de l’audit, aucun changement n’avait été enregistré concernant cette initiative, qui est maintenant pilotée par d’autres ministères fédéraux.

L’équipe d’audit a également constaté que RNCan participait activement au Groupe de travail fédéral sur les exercices (coprésident par Sécurité publique Canada). Ce groupe de travail a élaboré le cadre du Programme d’exercices nationaux et cerné les exercices correspondant aux objectifs stratégiques du gouvernement en matière de GU pour les incorporer à un calendrier d’exercices nationaux. Dans le cadre de ce groupe de travail, RNCan a participé et entend continuer à participer à plusieurs exercices nationaux chaque année.

Outre les exercices nationaux, l’activation réelle d’un PGU permet d’évaluer la capacité à intervenir en cas d’urgence et de tirer les enseignements qui s’imposent de cette expérience. La situation qui s’est produite en 2016, lorsque le COUM de RNCan a activé le PGU lié à l’interruption de l’approvisionnement énergétique et le PGU lié aux feux de végétation après que des incendies en milieu périurbain se soient déclenchés à proximité de Fort McMurray, est l’illustration parfaite d’une collaboration et d’une coopération entre plusieurs secteurs en vue d’assurer une intervention ministérielle coordonnée. Dans ce contexte, le SCF a présenté des évaluations actualisées et établi des prévisions sur les conditions météorologiques propices aux incendies forestiers et sur le comportement du feu, et ce, pour l’ensemble du Canada. Le SE s’est mis en relation avec l’industrie, l’Office national de l’énergie et Sécurité publique concernant les changements touchant les infrastructures, et fait le point, le cas échéant, sur l’approvisionnement énergétique. Les autres secteurs ont mis à disposition leurs capacités géospatiales, établi des rapports de situation avec les partenaires internes et entretenu des contacts avec le gouvernement de l’Alberta pour surveiller et évaluer la menace qui pèse sur les infrastructures énergétiques essentielles, et assurer la coordination fédérale-provinciale en matière de communication.

À la suite de cet incident, la DGSU a publié un compte rendu après action précisant les rôles, les responsabilités et le degré d’implication des secteurs participants de RNCan. Ce compte rendu faisait également état des enseignements tirés de cette expérience et des points à améliorer sur lesquels les secteurs se sont appuyés pour mettre à jour leurs PGU et les procédures opérationnelles normalisées qui les accompagnent. L’audit a permis d’observer que les enseignements indiqués dans le compte rendu après action avaient été intégrés aux mises à jour des PGU et des procédures opérationnelles normalisées.

Il a été constaté que certains plans de gestion des urgences, comme celui lié aux feux de végétation, étaient activés chaque année (pendant la saison des feux). Les enseignements tirés de ces activations sont pris en compte au moment de la révision et de l’actualisation des PGU et des PON. La décision d’entreprendre des exercices formels de simulation de ces plans ou de considérer leur activation comme un exercice en soi relève du pouvoir discrétionnaire de la haute direction, qui doit accepter le risque induit par l’absence d’exercices réguliers d’évaluation et de simulation. Il est néanmoins essentiel que tous les autres PGU soient régulièrement actualisés, évalués et mis à l’essai, en particulier lorsque RNCan est le ministère principal responsable du plan concerné.

Risque et incidence

L’absence de documents de planification actualisés et l’absence de mise à l’essai régulière des PGU des secteurs pourraient entraver la capacité du Ministère à intervenir adéquatement en cas d’urgence.

Une formation limitée en GU risque d’empêcher les membres du personnel de s’acquitter de leurs rôles et de leurs responsabilités en la matière.

Recommandations

Recommandation no3 : Il est recommandé aux coprésidents du CSMASGUR de veiller, en collaboration avec tous les SMA des secteurs assumant des responsabilités en GU, à ce que leurs plans et procédures de gestion des urgences respectifs soient régulièrement passés en revue, actualisés et mis à l’essai.

Recommandation no4 : Il est recommandé à la SMA du SGSI de veiller à ce qu’un programme de formation soit établi et mis en œuvre pour que le personnel investi de responsabilités en GU soit adéquatement formé au système de gestion des incidents.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est en accord avec la Recommandation 3.

Le Groupe de travail sur la gestion des urgences (GTGU), placé sous l’égide des CSGUR, sera rétabli au plus tard le 31 mars 2019.

Le GTGU fixera un calendrier triennal d’exercices incorporant les activités liées aux plans de gestion des urgences dans le cadre du Plan stratégique de gestion des urgences. Le modèle ainsi que le plan de mise en œuvre seront présentés aux CSGUR en vue de leur approbation avant le 31 mars 2019.

Par ailleurs, le SGSI, en collaboration avec les responsables de secteur, préparera un rapport d’étape annuel faisant état des activités de planification, de formation et d’essai en lien avec la gestion des urgences, et le présentera au CSMASGUR qui le remettra ensuite au sous-ministre (le premier plan devra être remis au sous-ministre avant le 31 décembre 2019).

Personne responsable : Directeur de la DSGU

Le Secteur des communications et du portefeuille (SCP) a récemment embauché un gestionnaire des communications pour les dossiers gouvernementaux, et celui-ci procède actuellement à la mise à jour du Protocole de communication en situation de crise du SCP.

Le 19 octobre 2017, le SCP a également participé à un exercice de continuité opérationnelle jusqu’au niveau du SMA, exercice au cours duquel les employés assumant un rôle critique ont exercé leurs fonctions à distance, conformément au Protocole de communication en situation de crise. Cet exercice a mis en évidence la capacité du SCP à exécuter les fonctions essentielles en cas d’urgence touchant les bâtiments de RNCan.  

Le Protocole de communication en situation de crise sera révisé avant le 31 mars 2019 et examiné chaque année par la suite.

Personnes responsables : Gestionnaire des communications chargé des dossiers gouvernementaux et DG des affaires publiques

La direction est en accord avec la Recommandation 4.

La Division de la sécurité et de la gestion des urgences collaborera avec les Ressources humaines à la création de postes pour donner suite à cette recommandation. Cette fonction examinera la possibilité d’élaborer et de mettre en œuvre une formation en gestion des urgences qui soit propre au mandat de RNCan et qui vienne compléter le travail réalisé par Sécurité publique en faveur d’un programme de formation pangouvernemental. Les ressources devront être affectées avant mars 2019.

RNCan a signé une lettre d’intention pour bénéficier de la formation en gestion des urgences que Sécurité publique et l’École de la fonction publique du Canada mettent actuellement en place dans le cadre du plan de modernisation du Centre des opérations du gouvernement. Les employés de RNCan auront ainsi accès à toute une série d’outils et d’activités de formation.

  • Le GTGU établira une matrice d’apprentissage décrivant les activités à mettre en place ou sur lesquelles miser pour veiller à ce que les employés de RNCan qui assument une fonction de gestion des urgences assimilent les principes fondamentaux de la gestion des incidents, ainsi que leurs rôles et leurs responsabilités au cours d’une situation d’urgence. La matrice d’apprentissage sera présentée au CDGSGUR en vue de son approbation avant le 30 septembre 2019.

Personne responsable : Directeur de la DSGU

ANNEXE A – Critères d’audit

Ces critères ont été pour l’essentiel élaborés à partir des principaux contrôles énoncés dans les Contrôles de gestion de base du SCT et dans le Guide pour la planification de la gestion des urgences de Sécurité publique. Ils ont orienté le travail sur le terrain et servi de fondement à la conclusion générale de l’audit.

Les critères suivants ont été utilisés pour réaliser l’audit :

Sous-objectifs de l’audit Critères d’audit
Sous-objectif d’audit no 1 :
Déterminer si le Ministère a établi des processus appropriés de gouvernance pour faciliter la gestion de ses activités de GU, et s’il les met adéquatement en œuvre.		 1.1 Des comités de gouvernance de la GU devraient avoir été établis et mis en place, notamment pour assurer une orientation stratégique adéquate et garantir le contrôle des activités de gestion des urgences.
1.2 Les rôles, les responsabilités et les obligations concernant la gestion ministérielle des urgences devraient être clairement définis et communiqués.
1.3 Le Ministère devrait avoir élaboré des documents et des processus de planification de la GU (par exemple, plans de gestion des urgences, méthodologie d’évaluation du risque) appropriés et conformes aux exigences gouvernementales et législatives.
Sous-objectif d’audit no 2 :
Déterminer si les plans de GU sont adéquatement gérés et coordonnés avec les partenaires et les intervenants, et communiqués à ces derniers.		 2.1 Les plans de gestion des urgences du Ministère devraient être correctement approuvés et régulièrement examinés, actualisés, mis à l’essai et communiqués.
2.2 Le Ministère devrait participer à la mise à l’essai, à l’échelle gouvernementale, des plans de gestion des urgences.
2.3 Le Ministère devrait communiquer et se coordonner parfaitement avec les partenaires et les intervenants concernant la planification des mesures d’urgence et l’intervention en cas d’urgence.
Sous-objectif d’audit no 3 :
Déterminer si le Ministère a les ressources et les programmes de formation nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités en matière de GU.		 3.1 Les besoins en ressources pour la GU, notamment les capacités et les compétences requises, devraient avoir été correctement évalués et cernés.
3.2 Les employés concernés devraient avoir reçu la formation et le soutien appropriés pour permettre au Ministère de s’acquitter de ses responsabilités en matière de GU.

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