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Audit continu des principales mesures de contrôle des processus sélectionnés - Rapport annuel de l’exercice financier 2019 2020

Direction générale de la vérification et de l’évaluation
Ressources naturelles Canada
Présenté au Comité ministériel d’audit
29 septembre 2020

Table des matières

Introduction

L’audit continu permet d’assurer un suivi des contrôles et processus de gestion spécifiques pour obtenir plus rapidement des renseignements sur des problèmes de contrôle et des risques éventuels. On peut ainsi fournir des résultats à l’équipe de direction concernant les principales mesures de contrôle liées aux processus financiers et non financiers en temps opportun. La combinaison des activités d’audits continus et réguliers offre une couverture adéquate des principaux processus et mesures de contrôle du ministère. Pendant l’exercice annuel de planification des audits axés sur les risques, on se demande si un audit d’attestation de la qualité ordinaire ou un audit continu est l’approche de contrôle la plus efficace.

Les audits continus peuvent améliorer les cadres et les processus de contrôle internes d’un organisme de manière significative. Ils sont différents des audits ordinaires, dont la portée est généralement plus exhaustive. Les activités d’audits continus de la direction générale de la vérification et de l’évaluation (DGVE) de Ressources naturelles Canada (RNCan) font l’objet de déclarations formelles sous la forme de ce rapport annuel sur les principales mesures de contrôle. Ce rapport présente les résultats des audits continus réalisés par la DGVE pendant l’exercice financier (EF) 2019 2020.

Réussites de cette année

Avec le soutien de notre sous-ministre, de la haute direction et du comité ministériel d’audit (CMA), la DGVE a poursuivi son rôle de vérification auprès de RNCan en 2019 2020.

Les ’auditscontinus menés lors de l’exercice financier 2019 2020 étaient axées sur la définition des problèmes de contrôle potentiels liés à des processus précis et indiqués dans le Plan intégré d’audit et d’évaluation approuvé pour la période 2019 2024. En conséquence, on a procédé à une vérification des deux domaines suivants en appliquant le protocole d’audit continu :

  • Subventions et contributions (S&C); et
  • Recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts.

La DGVE a été en mesure de fournir en temps opportun à la haute direction et au CMA une assurance de la qualité sur le fonctionnement des principales mesures de contrôle dans les domaines énumérés ci dessus. Les conclusions et les recommandations de l’examen de ces processus ont été fournies à l’équipe de direction afin de l’aider dans l’amélioration continue des mécanismes de contrôle existants. Ces conclusions et recommandations, ainsi que les mesures de gestion et les plans d’actions correspondants, ont aussi été présentés au CMA.

Outre les audits continus de la DGVE, l’équipe de direction de RNCan a procédé à une surveillancecontinue, conformément à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor (CT). Les efforts combinés de la DGVE et de l’équipe de direction ont permis des améliorations des processus de contrôle et des corrections pour tout dysfonctionnement identifié des contrôles.

Objectifs

Les audits continus réalisés visaient à une garantie raisonnable que :

  • les principales mesures de contrôle de la surveillance et des finances sont en place et fonctionnent comme prévu pour les paiements des S&C sélectionnées; et
  • les principales mesures de contrôle de la surveillance et des finances sont efficaces pour les recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts sélectionnés,

Portée

La portée et la période d’examen de chacune des audits continus étaient les suivantes :

Subventions et contributions 1er novembre 2018 – 31 juillet 2019
Recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts 1er mars 2019 – 31 mars 2020

Les principales mesures de contrôle évaluées dans le cadre des deux auditscontinus sont indiquées à l’annexe A : Critères d’audit.

Méthodologie

La taille des échantillons utilisés dans le cadre des audits continus a été définie de manière à fournir suffisamment d’information pour arriver à une conclusion sur l’efficacité de fonctionnement des mesures de contrôles sélectionnées.  

  • L’audit continu des subventions et des contributions a observé 10 mesures principales de contrôle d’un échantillon de 25 transactions de paiement, reflétant l’administration de 18 accords de contribution distincts en vigueur durant la période d’examen.
  • L’audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts a observé 16 mesures principales de contrôle pour un échantillon de 25 transactions correspondant à l’une des catégories suivantes : (i) recettes de redevances et de transferts liés à l’exploitation dans les zones extracôtières; (ii) transferts de l’impôt sur le revenu des sociétés; (iii) rentrées et transferts des déchéances; et (iv) paiements de rajustement à l’égard de la part de la Couronne.

Principales constatations et recommandations

Les principales constatations et recommandations correspondant à chaque mission d’audit sont résumées ci dessous. Les audits ont permis de fournir des assurances raisonnables concernant les conclusions des principales mesures de contrôle observées. On a attribué à chacune une mention : efficace, en partie efficace ou inefficace. On a pour cela utilisé les critères suivants :

  1. Efficace : La mesure de contrôle principale a fonctionné efficacement pendant toute la durée de l’audit;
  2. En partie efficace : La mesure de contrôle principale n’a pas fonctionné efficacement pendant toute la durée de l’audit;et
  3. Inefficace : La mesure de contrôle principale n’a pas été mise en œuvre.

Audit continu des subventions et des contributions

L’audit continu a établi que les dix principales mesures de contrôle de la surveillance et des finances étaient mises en œuvre pour l’administration des S&C, et qu’elles fonctionnaient généralement comme prévu. Aucune recommandation n’a résulté de l’audit continu du présent exercice.

L’audit a aussi inclus un suivi des recommandations de l’exercice précédent et a permis de confirmer que les recommandations avaient été entièrement mises en œuvre et qu’aucun suivi supplémentaire n’était nécessaire.

Audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts

L’audit continu a établi que les 16 principales mesures de contrôle de la surveillance et des finances observées étaient efficaces et n’a pas permis de définir aucune possibilité d’amélioration. Aucune recommandation n’a résulté de l’audit continu du présent exercice.

L’audit a aussi inclus un suivi des recommandations de l’exercice précédent. Deux des quatre recommandations visaient la mise à jour du manuel d’instructions permanentes d’opérations et ont été évaluées comme « en cours de préparation aux fins de mise en œuvre ». L’équipe de direction s’est engagée à assurer la prompte mise en œuvre de ces recommandations au cours de l’exercice financier 2020-2021. Les deux recommandations restantes n’ont plus lieu de s’appliquer à RNCan à la suite du transfert de certains rôles et responsabilités à une société d’État du gouvernement du Canada.

La DGVE continuera à assurer le suivi annuel de la mise en œuvre des plans d’action de l’équipe de direction.

Conclusion

Les audits continus réalisés au cours de l’exercice financier 2019-2020 feront toujours partie du plan intégré d’audit et d’évaluation de la DGVE pour la période 2020 2025, étant donné que :

  • L’audit continu des S&C continuera à offrir à l’équipe de direction l’assurance du bon fonctionnement des principales mesures de contrôle en place pour la gestion des paiements des S&C, étant donné que RNCan s’appuie largement sur les S&C pour livrer ses programmes.
  • L’audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts offre à l’équipe de direction l’assurance du bon fonctionnement des principales mesures de contrôle en place pour garantir que les recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts recueillies sont exactes et traitées conformément aux lois de mise en œuvre sur les hydrocarbures extracôtiers de l’Atlantique et à la réglementation connexe. Les essais en continu garantiront par ailleurs la réalisation d’un suivi de la mise en œuvre des recommandations ayant résulté des versions précédentes de cet audit.

Remerciements

La DGVE souhaite remercier toutes les personnes ayant contribué à ces audits continus, en particulier ses employés qui ont fait part de leurs idées et de leurs commentaires.

Conformité aux normes professionnelles

En tant que dirigeant principal de l’audit, mon opinion professionnelle est que l’audit et ce rapport annuel sont conformes aux normes internationales pour la pratique professionnelle des audits internes de l’Institute of Internal Auditors et à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Michel Gould, MBA, CPA, auditeur interne certifié
Dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation
29 septembre 2020

ANNEXE A - Critères d’audit - Audit continu des subventions et contributions

L’objectif de cet audit continu était de s’assurer dans une mesure raisonnable que les contrôles financiers et de surveillance principaux étaient en place et fonctionnaient comme prévu pour les paiements de S&C et les ententes de contribution connexes. Les mesures de contrôle examinées sont les suivantes.

Principales mesures de contrôle financières et de surveillance

  1. Le projet sélectionné correspondait aux critères de sélection du programme et a été recommandé par le comité de sélection.
  2. L’accord de contribution ou l’accord de contribution modifié a été signé par une personne disposant du pouvoir de signature délégué en matière de finances nécessaire pour valider les paiements de transfert/des subventions et contributions.
  3. Les engagements (article 32 [art. 32] de la Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP]) sont saisis dans le système de gestion des finances de RNCan (SAP) une fois les ententes signées.
  4. Les demandes de paiement des bénéficiaires sont examinées :
    1. pour s’assurer de leur conformité aux dispositions relatives au cumul de financement;
    2. avec rigueur et en suivant les procédures en vigueur de manière à garantir leur exactitude, leur caractère raisonnable, leur admissibilité et leur conformité aux modalités du programme, et s’assurer qu’elles sont autorisées aux termes de l’art. 34 de la LGFP par des personnes disposant du pouvoir de signature délégué en matière de finances nécessaire; et
    3. pour s’assurer que les avances (le cas échéant) respectent les modalités du programme ainsi que celles de la Directive sur les paiements de transfert.
  5. L’autorisation est effectuée conformément aux termes de l’art. 33 de la LGFP et est approuvée dans le système de gestion de finances SAP par une personne disposant du pouvoir de signature délégué en matière de finances nécessaire.
  6. Les paiements aux bénéficiaires doivent être consignés pour la période comptable appropriée.
  7. Les contributions remboursables doivent être surveillées et consignées dans le système AMI. Tous les paiements des années précédentes jugés remboursables doivent être compensés en bonne et due forme et en temps opportun.
  8. On doit établir et mettre en œuvre un plan axé sur les risques pour les audits des bénéficiaires. Ses progrès doivent être surveillés.
  9. On doit donner suite en temps opportun aux conclusions et aux recommandations définies au cours des visites sur site de l’année précédente, ainsi qu’aux audits des bénéficiaires.
  10. La divulgation proactive des S&C supérieures à 25 000 $ doit faire l’objet d’un contrôle pour garantir sa précision et d’une approbation avant sa publication en ligne.

ANNEXE B - Critères d’audit - Audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts

L’objectif de l’audit continu était de s’assurer dans une mesure raisonnable que les contrôles financiers et de surveillance principaux fonctionnaient efficacement pour les recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts sélectionnées. L’annexe indique les domaines principaux de contrôle précis ayant été observés dans la mesure où ils sont liés aux recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts.

Principales mesures de contrôle financières et de surveillance

  1. Recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts :
    1. Une divulgation exacte des recettes est effectuée auprès des comptes débiteurs en utilisant le codage financier du SAP.
    2. L’avis d’entrée de recettes est lié à la déclaration de revenus.
    3. Les rentrées d’espèces doivent être consignées avec exactitude (grand livre général/comptes de rapports financiers/codage financier d’articles économiques) pour la bonne période dans le SAP.
  2. Paiements de transfert :
    1. Les paiements de transfert doivent être autorisés conformément aux exigences de l’article 34 (art. 34) de la LGFP (c.-à-d., à des fins de vérification de compte).
    2. Les paiements de transfert doivent être autorisés conformément aux exigences de l’art. 33 de la LGFP à des fins d’assurance de la qualité (notamment le respect de la liste de vérification sur les paiements obligatoires pour vérification de compte).
    3. Les pièces justificatives de paiement doivent être consignées avec exactitude (grand livre général/comptes de rapports financiers/codage financier d’articles économiques) pour la bonne période dans le système de comptabilité et de gestion financière de RNCan (SAP).
  3. Respect des calendriers légaux et réglementaires :
    1. RNCan s’assure que les récépissés des compagnies pétrolières sont reçus avant le dernier jour du mois suivant le mois auquel ils correspondent.
    2. La somme doit être reçue sur le fonds d’exploitation de RNCan dans un délai de 10 jours ouvrés après la fin de chaque mois au cours duquel l’argent est envoyé.
    3. Le paiement est adressé à la province avant la fin du mois au cours duquel le crédit a été transmis au fonds d’exploitation.
    4. On transmet le calcul du prix en valeur constante du pétrole aux compagnies pétrolières au cours de la première période de sept jours du mois.
  4. Comptabilisation des recettes (récépissés) et transferts (paiements) :
    1. Les sommes à recevoir à la fin de l’exercice (SARAFE) et les écritures de contrepassation sont établies, exactes, consignées pour la bonne période et font l’objet d’un examen et d’une approbation par l’unité des rapports ministériels.
    2. Les comptes à payer à la fin de l’exercice (CAPAFE) et les écritures de contrepassation doivent être élaborés avec exactitude et consignés pour la bonne période.
    3. Les CAPAFE sont autorisés conformément aux exigences de l’art. 34 de la LGFP.
    4. Les CAPAFE doivent être approuvés conformément aux exigences de l’art. 33 de la LGFP (notamment la liste de vérification d’assurance qualité pour les CAPAFE) et faire l’objet d’un examen et d’une approbation par l’unité des rapports ministériels.
  5. Suivi, surveillance et réconciliation :
    1. Les rentrées de recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières (récépissés) et dépenses (paiements) doivent faire l’objet d’un suivi exact dans un dépôt central.
    2. Un apurement annuel entre les déclarations en espèces et les déclarations de fin d’exercice doit être réalisé.

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