Audit continu des principales mesures de contrôle des processus sélectionnés - Rapport annuel de l’exercice financier 2018 2019

Direction générale de la vérification et de l’évaluation
Ressources naturelles Canada
Présenté au comité ministériel d’audit
26 septembre 2019

Table des matières

• Introduction
  • Réussites de cette année
  • Objectifs
  • Portée
  • Méthodologie
• Principales constatations et recommandations
• Conclusion
• ANNEXE A - Critères d’audit - Audit en continu de la paie et des avantages sociaux
• ANNEXE B - Critères d’audit - Audit en continu des voyages
• ANNEXE C - Critères d’audit - Audit en continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts
• ANNEXE D - Critères d’audit - Audit en continu des subventions et contributions

Introduction

L’audit continu permet d’assurer un suivi des contrôles et processus de gestion précis pour obtenir plus rapidement des renseignements sur des problèmes de contrôle et des risques éventuels. Il fournit en temps opportun des résultats à l’équipe de direction concernant les principales mesures de contrôle liées aux processus financiers et non financiers. La combinaison des activités d’audit continues et régulières offre une couverture adéquate des principaux processus et mesures de contrôle du ministère. Lors de l’exercice annuel de planification des audits axés sur les risques, on choisit ce qui s’avérera être l’approche la plus efficace afin de donner une assurance, soit un audit régulier ou continu.

Les audits continus peuvent améliorer les cadres et les processus de contrôle internes d’un organisme de manière significative. Ils sont différents des audits ordinaires, dont la portée est généralement plus exhaustive. Les activités d’audit continues de la direction générale de la vérification et de l’évaluation (DGVE) de Ressources naturelles Canada (RNCan) font l’objet de déclarations formelles qui sont consignées dans ce rapport annuel portant sur les principales mesures de contrôle. Ce rapport présente les résultats des activités d’audit continues réalisées par la DGVE pendant l’exercice financier 2018-2019.

Réussites de cette année

Avec le soutien du sous-ministre (SM), de la haute direction et du comité ministériel d’audit (CMA), la DGVE a poursuivi son rôle de vérification auprès de RNCan en 2018-2019.

Les activités d’audit continues menées lors de l’exercice financier 2018-2019 étaient axées sur la définition des problèmes de contrôle potentiels liés à des processus précis et indiqués dans le Plan d’audit axé sur le risque approuvé pour la période 2018-2021. En conséquence, on a procédé à une vérification des quatre domaines suivants en appliquant le protocole d’audit continu :

• Paie et avantages sociaux;
• Voyages;
• Recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts; et
• Subventions et contributions (S&C).

La DGVE a été en mesure de fournir en temps opportun à la haute direction et au CMA une assurance de la qualité sur le fonctionnement des principales mesures de contrôle dans les domaines énumérés ci dessus. Les conclusions et les recommandations de l’examen de ces processus ont été fournies à l’équipe de direction afin de l’aider dans l’amélioration des mécanismes de contrôle existants. Ces conclusions et recommandations, ainsi que les mesures de gestion et les plans d’actions correspondants, ont aussi été présentés au CMA.

Outre les activités d’audit en continu de la DGVE, l’équipe de direction de RNCan a procédé à une surveillance en continu, conformément à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor (CT). Les efforts combinés de la DGVE et de l’équipe de direction ont permis des améliorations des processus de contrôle et des corrections pour tout dysfonctionnement des contrôles identifié.

Objectifs

Les audits continus réalisés visaient à fournir une assurance raisonnable que :

1. les principales mesures de contrôle relatives à la paie et aux avantages sociaux sont en place et fonctionnent comme prévu pour les fonctions définies;
2. les principales mesures de contrôle de la gestion relatives aux voyages sont en place et fonctionnent comme prévu;
3. les principales mesures de contrôle de la surveillance et des finances sont efficaces pour les recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts sélectionnés; et
4. les principales mesures de contrôle de la surveillance et des finances sont en place et fonctionnent comme prévu pour les paiements des S&C sélectionnées.

Portée

La portée et la période d’examen de chacune des activités d’audit continues étaient les suivantes :

Paie et avantages sociaux	1er novembre 2017 – 31 mars 2018
Déplacements	1er avril 2018 – 20 septembre 2018
Recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts	1er octobre 2017 – 31 octobre 2018
Subventions et contributions	1er avril 2018 – 31 octobre 2018

Les principales mesures de contrôle évaluées dans le cadre des quatre audits en continu sont indiquées à l’annexe A : Critères d’audit.

Méthodologie

La taille des échantillons utilisés dans le cadre des audits continus a été définie de manière à fournir suffisamment d’information pour arriver à une conclusion sur l’efficacité du fonctionnement des mesures de contrôles sélectionnées.

1. Dans le cadre de l’audit continu de la paie et des avantages sociaux, on a examiné les types de transactions suivants : nominations par intérim, retour de congés sans solde (CSS), CSS supérieurs à 5 jours et modifications du statut des employés (c. à d. de temps plein à temps partiel). Au total, on a sélectionné au hasard 52 transactions parmi 371.
2. L’audit continu des voyages a examiné les principales mesures de contrôle correspondant à un échantillon de demandes de voyages et de réclamations pour des dépenses de voyages soumises, traitées et approuvées dans le système des services de voyage partagés (SVP). Au total, on a sélectionné 50 transactions parmi 4 220 demandes de déplacements.
3. L’audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts a revu les principales mesures de contrôle pour un échantillon de 25 transactions correspondant à l’une des catégories suivantes : (i) recettes de redevances et de transferts liés à l’exploitation dans les zones extracôtières; (ii) transferts de l’impôt sur le revenu des sociétés (sauf Terre Neuve et Nouvelle Écosse); (iii) rentrées et transferts des déchéances; (iv) paiements de rajustement à l’égard de la part de la Couronne; (v) rentrées de la participation aux bénéfices nets (PBN); (vi) rentrées de la participation accessoire aux bénéfices nets (PABN).
4. L’audit continu des subventions et des contributions a analysé les principales mesures de contrôle d’un échantillon de 25 transactions administrées par deux programmes et totalisant une valeur de 40,9 millions de dollars. Ces transactions ont impliqué l’administration de 54 accords de contribution distincts.

Principales constatations et recommandations

Les principales constatations et recommandations correspondant à chaque mission d’audit sont résumées ci dessous. Les audits ont permis de fournir des assurances raisonnables concernant les conclusions des principales mesures de contrôle observées. On a attribué à chacune une mention : efficace, en partie effective ou inefficace. On a pour cela utilisé les critères suivants :

1. Efficace : La principale mesure de contrôle a fonctionné efficacement pendant toute la durée de l’audit;
   
2. En partie efficace : La principale mesure de contrôle n’a pas fonctionné efficacement pendant toute la durée de l’audit;
   
3. Inefficace : La principale mesure de contrôle n’a pas été mise en œuvre.

Audit continu de la paie et des avantages sociaux

L’audit continu a établi que trois des fonctions de contrôle étaient en partie efficaces, deux étaient efficaces et une était inefficace. On a noté les possibilités d’amélioration suivantes :

1. Mettre à jour l’intranet du ministère afin de refléter les mises à jour des lignes directrices relatives à la paie; assurer le maintien permanent des communications avec les gestionnaires du ministère au sujet de leurs responsabilités concernant :
1. les nominations intérimaires en temps opportun, dans la mesure du possible; et
2. la compréhension des modalités des conventions collectives de leurs employés.
2. Mettre à jour les indicateurs de rendement relatifs à la paie transmis régulièrement à la haute direction; et
3. Clarifier les rôles et les responsabilités concernant les activités de vérification des horaires actuels des employés avant d’apporter des changements liés à la paie dans PeopleSoft/Phoenix.

Audit continu des voyages

L’audit continu a établi que les huit principales mesures de contrôle étaient efficaces et fonctionnaient comme prévu, conformément aux politiques et procédures de l’organisme central et du ministère.

L’audit continu n’a amené à aucune recommandation. Par ailleurs, les résultats du suivi ont permis de conclure que les recommandations effectuées précédemment, à l’occasion du dernier audit continu en 2014, avaient toutes été entièrement mises en œuvre et qu’aucune autre mesure de suivi n’était nécessaire.

Audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts

L’audit continu a établi que la majorité des principales mesures de contrôle de la surveillance et des finances observées (18 sur 22) étaient efficaces, et que les quatre mesures restantes étaient en partie efficaces. Il s’agissait du premier audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts.

L’audit continu des quatre mesures de contrôle partiellement efficaces a permis de définir les quatre possibilités d’amélioration suivantes :

1. Réviser et mettre à jour le manuel d’instructions permanentes d’opérations (IPO) de la Division de la gestion des hydrocarbures extracôtiers (DGHC) pour qu’il corresponde aux pratiques et procédures actuelles concernant les recettes et paiements liés à l’exploitation extracôtière;
2. Mettre à jour le manuel d’IPO de la DGHC de manière à y inclure les procédures de gestion des réceptions tardives provenant des compagnies pétrolières, le cas échéant;
3. Finaliser et approuver la stratégie relative aux futurs audits de la PBN et de la PABN, en précisant la mesure dans laquelle cette dernière adoptera une approche axée sur les risques; et
4. Faire des mises à jour régulières sur la progression et les conclusions des audits de la PBN et de la PABN à la haute direction.

Audit continu des subventions et des contributions

L’audit continu a établi que neuf des dix principales mesures de contrôle de la surveillance et des finances des deux programmes étaient mises en œuvres pour l’administration des S&C, et qu’elles fonctionnaient généralement comme prévu. Pour la principale mesure de contrôle jugée partiellement efficace, l’audit a permis d’établir une possibilité d’amélioration. Dans le cadre de l’audit, on a remarqué qu’un programme créé récemment devait concevoir et mettre en œuvre une approche formelle de la surveillance des promoteurs correspondant aux risques. Ainsi, le programme sera en mesure de respecter les pratiques généralement reconnues et définies dans les lignes directrices administrées par le centre d’expertise (CE) sur les S&C du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) sur la vérification des bénéficiaires.

L’audit a aussi inclus un suivi des recommandations faites lors de la réalisation précédente de l’audit continu, qui a eu lieu à l’exercice financier 2017 2018. L’audit a conclu que les recommandations avaient été entièrement mises en œuvre et qu’aucun suivi supplémentaire n’était nécessaire.

Conclusion

Dans le cadre de l’audit continu des voyages, on a établi avec un degré de certitude raisonnable que les principales mesures de contrôle entourant les procédures d’assurance qualité du ministère concernant les voyages en vigueur au sein de la Direction des finances et de l’approvisionnement du SGSI sont en place et fonctionnent comme prévu. Par conséquent, la DGVE suspendra les audits continu pour ces mesures de contrôle et trouvera une nouvelle procédure à vérifier en se fondant sur les résultats de son processus de planification intégré d’audit et d’évaluation pour les exercices financiers de la période 2020-2025.

Les domaines d’audit continu suivants continueront à être inclus dans le plan intégré d’audit et d’évaluation de la DGVE pour la période 2019 2024, étant donné que :

1. L’audit continu de la paie et des avantages sociaux offre à l’équipe de direction l’assurance du bon fonctionnement des principales mesures de contrôle pour une procédure représentant une priorité pour RNCan.
2. L’audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts offre à l’équipe de direction l’assurance du bon fonctionnement des principales mesures de contrôle en place pour garantir que les recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts recueillies sont exactes et traitées conformément aux lois de mise en œuvre sur les hydrocarbures extracôtiers de l’Atlantique et à la réglementation connexe. Les tests continus garantiront par ailleurs la réalisation d’un suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits précédents.
3. L’audit continu des S&C continuera à offrir à l’équipe de direction l’assurance du bon fonctionnement des principales mesures de contrôle en place pour la gestion des S&C, étant donné que RNCan s’appuie largement sur les S&C pour la livraison de ses programmes. Les tests continus garantiront par ailleurs la réalisation d’un suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits précédents.

Réponse de la direction

En réaction, l’équipe de direction a publié des plans d’action en temps opportun visant à résoudre les problèmes observés dans le cadre des activités d’audit continues. La DGVE continuera à assurer le suivi annuel de la mise en œuvre des plans d’action de l’équipe de direction.

Remerciements

La DGVE souhaite remercier toutes les personnes ayant contribué à ces audits continus, en particulier ses employés qui ont fait part de leurs idées et de leurs commentaires.

Conformité aux normes professionnelles

En tant que dirigeant principal de l’audit, mon opinion professionnelle est que l’audit et ce rapport annuel sont conformes aux normes internationales pour la pratique professionnelle des audits internes de l’Institute of Internal Auditors et à la politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Christian Asselin, CPA, CA, CMA, CFE
Administrateur général de l’audit et de l’évaluation
26 septembre 2019

ANNEXE A - Critères d’audit - Audit continu de la paie et des avantages sociaux

L’objectif de l’audit continu était de s’assurer dans une mesure raisonnable que les principales mesures de contrôle étaient en place et fonctionnaient comme prévu pour les domaines suivants :

1. Initiation des nominations intérimaires;
2. Modifications du statut des employés : temps plein, temps partiel;
3. Communications avec les employés sur le sujet des problèmes, des rôles et des responsabilités en matière de paie;
4. Établissement et surveillance des normes de services pour le traitement des demandes de paiement;
5. Retours de CSS supérieurs à cinq jours; et
6. Vérification des demandes d’intervention de paie aux conventions collectives.

Principales activités de contrôle
1. L’initiation des nominations intérimaires est administrée conformément aux lignes directrices du SCT et aux politiques ministérielles pertinentes.
2. Les modifications de statut des employés (temps plein et temps partiel) sont mises en œuvre conformément aux lignes directrices du SCT et aux politiques ministérielles pertinentes.
3. Un plan de communication suffisant a été conçu et mis en œuvre pour informer les employés des problèmes, des rôles et des responsabilités en matière de paie.
4. Les normes de service pour le traitement de tous les types de DIP représentent toute la durée sur laquelle les transactions demeurent sous le contrôle du BLPM, sont surveillées et font l’objet de rapports à l’équipe de direction.
5. Les rôles et responsabilités en matière de traitement et d’approbation des DIP (art. 34 de la LGFP sur l’autorité) concernant les retours de CSS supérieurs à cinq jours sont clairement définis et documentés. Ils sont appliqués conformément aux lignes directrices de SPAC.
6. Les rôles et les responsabilités en matière de vérification des DIP sont clairement définis et communiqués, conformément aux conventions collectives.

Remarque : Les activités de contrôle 4, 5 et 6 comprennent les procédures de suivi des plans d’action de la direction visant à répondre aux recommandations formulées dans le cadre de l’audit en continu de 2017 de la paie et des avantages sociaux.

ANNEXE B - Critères d’audit - Audit continu des voyages

L’objectif de cet audit continu était de s’assurer dans une mesure raisonnable que les principales mesures de contrôle de la procédure de gestion des voyages sont en place et fonctionnent comme prévu. Plus précisément, l’audit a évalué les éléments suivants :

1. conformité des dépenses de voyages aux politiques, directives et procédures du Conseil du Trésor et de RNCan; et
2. surveillance des dépenses et des activités liées aux voyages pour garantir la conformité. Le cas échéant, divulgation proactive de ces activités.

Principales activités de contrôle
1. Les dépenses liées aux voyages doivent viser à réaliser le mandat de base du ministère.
2. On doit limiter autant que possible les dépenses de voyages. Quand elles sont nécessaires, elles doivent être gérées de manière efficace et économique.
3. Les autorisations nécessaires doivent être obtenues avant d’effectuer les dépenses de voyages.
4. Les dépenses de voyages sont soutenues par les documents nécessaires.
5. Les réclamations pour des dépenses de voyage sont examinés conformément aux articles 34 et 33. Elles doivent faire l’objet d’autorisations en bonne et due forme.
6. Les transactions financières liées aux voyages sont transférées du SGD au SAP de manière exacte et exhaustive.
7. Les activités de surveillance sont réalisées et fonctionnent comme prévu. Des actions visant à pallier aux dysfonctionnements sont mises en œuvre.
8. Les dépenses de voyages pour les représentants du ministère, notamment les sous ministres et les hauts fonctionnaires sont divulguées conformément aux exigences.

ANNEXE C - Critères d’audit - Audit continu des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts

L’objectif de l’audit continu était de s’assurer dans une mesure raisonnable que les contrôles financiers et de surveillance principaux fonctionnaient efficacement pour les recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts sélectionnés.

L’annexe indique les domaines principaux de contrôle précis qui doivent être examinés dans le cadre des recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et des transferts.

Principales mesures de contrôle
1. Recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières et aux transferts : Une divulgation exacte des recettes est effectuée auprès des comptes débiteurs en utilisant le codage financier du SAP. L’avis d’entrée de recettes est lié à la déclaration de revenus. Les rentrées d’espèces doivent être consignées avec exactitude (grand livre général/comptes de rapports financiers/codage financier d’articles économiques) pour la bonne période dans le SAP.
2. Paiements de transfert : Les paiements de transfert doivent être autorisés conformément aux exigences de l’art. 34 de la LGFP. Les paiements de transfert doivent être autorisés conformément aux exigences de l’art. 33 de la LGFP (notamment le respect de la liste de vérification sur les paiements obligatoires pour vérification de compte). Les pièces justificatives de paiement doivent être consignées avec exactitude (grand livre général/comptes de rapports financiers/codage financier d’articles économiques) pour la bonne période dans le SAP.
3. Respect des calendriers légaux et réglementaires : RNCan s’assure que les récépissés des compagnies pétrolières sont reçus avant le dernier jour du mois suivant le mois auquel ils correspondent (redevances, BPN et PABN uniquement). La somme doit être reçue sur le fonds d’exploitation de RNCan dans un délai de 10 jours ouvrables après la fin de chaque mois au cours duquel l’argent est envoyé. Le paiement est adressé à la province avant la fin du mois au cours duquel le crédit a été transmis au fonds d’exploitation. On transmet le calcul du prix en valeur constante du pétrole aux compagnies pétrolières au cours de la première période de 7 jours du mois.
4. Comptabilisation des recettes (récépissés) et transferts (paiements) : On a établi les SARAFE, et les écritures de contrepassation sont exactes, consignées pour la bonne période et font l’objet d’un examen et d’une approbation par l’unité des Rapports ministériels. Les écritures de contrepassation des SARAFE doivent être élaborées avec exactitude et consignées pour la bonne période. Les SARAFE doivent être autorisées conformément aux exigences de l’art. 34 de la LGFP. Les SARAFE doivent être approuvées conformément aux exigences de l’art. 33 de la LGFP (notamment la liste de vérification d’assurance qualité pour les SARAFE) et faire l’objet d’un examen et d’une approbation par l’unité des rapports ministériels.
5. Suivi, surveillance et réconciliation : Les rentrées de recettes liées à l’exploitation dans les zones extracôtières (récépissés) et dépenses (paiements) doivent faire l’objet d’un suivi exact dans un dépôt central. Les soumissions des PBN et des PABN doivent faire l’objet d’une surveillance et d’un examen mensuels. Les recettes et les paiements mensuels doivent être apurés en utilisant SAP. RNCan doit prendre soin d’obtenir un apurement mensuel des PABN auprès des compagnies pétrolières dans un délai de 150 jours suivant la fin de chaque période, y compris une attestation de précision. Un apurement annuel entre les déclarations en espèces et les déclarations de fin d’exercice doit être réalisé.
6. Plan d’audit pour valider les recettes des PBN et des PABN : on a établi un plan d’audit prenant en compte les risques et on procède aux audits, les résultats des audits font l’objet de rapports à la haute direction en temps opportun, les montants dus et les remboursements examinés sont transmis et appliqués à la compagnie pétrolière.

ANNEXE D - Critères d’audit - Audit continu des subventions et contributions

L’objectif de cet audit continu était de s’assurer dans une mesure raisonnable que les contrôles financiers et de surveillance principaux étaient en place et fonctionnaient comme prévu pour les paiements de S&C et les ententes de contribution connexes sélectionnés. Les mesures de contrôle à examiner sont les suivantes :

Principales mesures de contrôle financières et de surveillance
1. Le projet sélectionné correspondait aux critères de sélection du programme et a été recommandé par le comité de sélection.
2. L’accord de contribution ou l’accord de contribution modifié a été signé par une personne disposant du pouvoir de signature délégué en matière de finances nécessaire pour valider les paiements de transferts/des subventions et contributions.
3. Les engagements (article 32 [art. 32] de la LGFP) sont saisis dans le système de gestion des finances de RNCan (SAP) une fois les ententes signées.
4. Les demandes de paiement des bénéficiaires sont examinées : pour s’assurer de leur conformité aux dispositions relatives au cumul de financement; avec rigueur et en suivant les procédures en vigueur de manière à garantir leur exactitude, leur caractère raisonnable, leur admissibilité et leur conformité aux modalités du programme, et s’assurer qu’elles sont autorisées aux termes de l’art. 34 de la LGFP par des personnes disposant pouvoir de signature délégué en matière de finances nécessaire; et pour s’assurer que les avances (le cas échéant) respectent les modalités du programme ainsi que celles de la directive sur les paiements de transfert.
5. L’autorisation est effectuée conformément aux termes de l’art. 33 de la LGFP et est approuvée dans le système de gestion de finances SAP par une personne disposant du pouvoir de signature délégué en matière de finances nécessaire.
6. Les paiements aux bénéficiaires doivent être consignés pour la période comptable appropriée.
7. Les contributions remboursables doivent être surveillées et consignées dans le système AMI. Tous les paiements des années précédentes jugés remboursables doivent être compensés en bonne et due forme et en temps opportun.
8. On doit établir et mettre en œuvre un plan axé sur les risques pour les audits des bénéficiaires. Ses progrès doivent être surveillés.
9. On doit donner suite en temps opportun aux conclusions et aux recommandations définies au cours des visites sur site de l’année précédente, ainsi qu’aux audits des bénéficiaires.
10. La divulgation proactive des subventions et contributions supérieures à 25 000 $ doit faire l’objet d’un contrôle pour garantir sa précision et d’une approbation avant sa publication en ligne.