Audit continu des contrôles principaux pour certains processus Rapport annuel 2023

Table des matières

Direction de l’audit et de l’évaluation
Ressources naturelles Canada

Présenté au Comité ministériel d’audit, 7 février 2024

• Introduction
  • Réalisations de l’année
  • Objectifs
  • Portée
  • Méthodologie
• Constatations principales et recommandations
• Remerciements
  • Conformité avec les normes professionnelles
• ANNEXE A - Audit continu des contrôles principaux de la gestion des salaires, des avantages et des congés

Introduction

L’audit continu fournit une assurance permanente sur des processus de gestion et des contrôles précis, ce qui permet de mieux appréhender les risques éventuels et les problèmes de contrôle. Il permet de fournir en temps utile à la direction des conclusions sur les contrôles principaux liés aux processus financiers et non financiers. La combinaison d’activités d’audit continues et régulières permet de couvrir de manière adéquate les processus et contrôles principaux du Ministère. Au cours de l’exercice annuel de planification de l’audit fondé sur le risque, on examine si un audit d’assurance continu ou standard est l’approche la plus efficace pour fournir une assurance.

Les audits continus peuvent améliorer considérablement les processus et les cadres de contrôle interne au sein d’une organisation. Ils diffèrent des audits traditionnels, qui ont tendance à être plus complets sur le plan de leur étendue. Les activités d’audit continu entreprises par la Direction de l’audit et de l’évaluation (DAE) de Ressources naturelles Canada (RNCan) font l’objet d’un rapport d’assurance annuel sur les contrôles principaux. Ce rapport présente les résultats des activités d’audit continu menées par la DAE entre le 1er janvier 2023 et le 31 décembre 2023.

Réalisations de l’année

Avec le soutien de la haute direction et du Comité ministériel d’audit (CMA), la DAE a continué à fournir une capacité d’audit continu à RNCan en 2023.

Les activités d’audit continu achevées en 2023 se sont concentrées sur la détermination des problèmes de contrôle potentiels liés à des processus particuliers soulevés dans le plan intégré d’audit et d’évaluation (PIAE) 2022-2027 approuvé. En conséquence, le domaine suivant a été évalué dans le cadre d’un audit continu :

• Gestion des salaires, des avantages et des congés

La DAE a été en mesure de fournir en temps utile à la haute direction et au CMA une assurance sur le fonctionnement des contrôles principaux dans le domaine susmentionné. Les conclusions et les recommandations résultant de l’examen de ces processus ont été communiquées à la direction afin de l’aider à améliorer encore les mécanismes de contrôle existants. Ces conclusions et recommandations ont également été présentées au CMA avec les réponses et les plans d’action de la direction.

Outre les activités d’audit continu de la DAE, la direction de RNCan s’est engagée dans un suivi continu conformément à la politique du Conseil du Trésor (CT) en matière de gestion financière. Les efforts combinés de la DAE et de la direction ont permis d’améliorer les processus de contrôle et de corriger les faiblesses de contrôle décelées.

Objectifs

L’objectif de l’audit continu était de fournir une assurance raisonnable que certains contrôles financiers et de surveillance principaux au sein des processus de RH à la paye de RNCan fonctionnent comme prévu pour garantir la validité, l’exactitude et l’exhaustivité de certains types d’opérations et de fonctions de paie relevant du contrôle du Ministère.

Portée

L’audit continu a porté sur un échantillon de transactions de RH à la paye entreprises entre le 1er janvier 2022 et le 4 janvier 2023, en ciblant les domaines susceptibles d’avoir un impact direct sur la rémunération des employés, en prévenant les erreurs liées à la rémunération et en déterminant les gains d’efficacité potentiels, dans la mesure où ils sont liés aux interdépendances entre les fonctions essentielles.

Les contrôles principaux évalués au cours de l’audit continu figurent à l’annexe A.

Méthodologie

• Un agencement de techniques d’échantillonnage raisonné et aléatoire a été utilisé pour réaliser cet audit. Les transactions particulières mises à l’essai ont été sélectionnées au moyen de l’échantillonnage aléatoire, alors que toutes les transactions réalisées pendant la période visée ont une chance égale d’être choisies pour un examen.
• L’équipe d’audit a suivi les orientations du SCT en matière d’échantillonnage de la fréquence, en tenant compte du nombre de transactions quotidiennes pour chaque type de demande d’intervention de paiement mis à l’essai. Étant donné que plusieurs contrôles principaux mis à l’essai au cours de l’audit continu sont communs à plusieurs types de demandes d’intervention de paiement, l’équipe d’audit a utilisé une approche mathématique pour s’assurer que la couverture des contrôles principaux était suffisante. Pour les différentes interventions de paiement soumises à l’essai (nominations intérimaires, nouvelles embauches, congés sans solde et licenciements), un minimum de 20 transactions ont été soumises à l’essai par contrôle, dans la mesure du possible.

Constatations principales et recommandations

Les constatations et recommandations relatives à la mission d’audit continu sont résumées ci-après. L’audit a permis d’obtenir des assurances raisonnables lors de l’élaboration des conclusions relatives aux contrôles principaux mis à l’essai, qui ont été jugés efficaces, partiellement efficaces ou inefficaces, en fonction des critères suivants :

1. Efficaces : Le contrôle principal a fonctionné efficacement tout au long de la période d’audit;
2. Partiellement efficaces : Le contrôle principal n’a pas fonctionné efficacement tout au long de la période d’audit;
3. Inefficaces : Le contrôle principal n’était pas en place.

Audit continu de la gestion des salaires, des avantages et des congés

Selon l’audit continu, des six contrôles principaux examinés, deux fonctionnaient efficacement, trois fonctionnaient de manière efficace en partie et un était inefficace.

Dans l’ensemble, l’audit continu a permis de constater que les contrôles fonctionnent de manière générale. Toutefois, les possibilités d’amélioration suivantes ont été établies et permettront de résoudre les problèmes existants ainsi que ceux liés aux récents changements apportés aux processus et aux systèmes :

• Autorité d’engagement des dépenses (AED) : mettre à jour les processus afin de s’assurer que la documentation de l’AED est conservée pour toutes les nominations de personnel;
• Délégation des pouvoirs financiers : clarifier les processus de vérification des pouvoirs financiers et des pouvoirs en matière de ressources humaines afin de s’assurer qu’ils sont appropriés au moment de l’approbation, et mettre en place un processus de contrôle continu afin de valider et de renouveler les pouvoirs pertinents;
• Intégration des bases de données et des systèmes : consolider les processus et les systèmes utilisés pour vérifier les autorisations financières et RH pertinentes afin d’améliorer la cohérence, de garantir que les autorisations sont appropriées au moment de l’approbation et de réduire les efforts de vérification manuelle;
• Mesure et suivi du rendement : établir et mettre en œuvre des processus permettant de suivre, de surveiller et de rendre compte des actions de RH à la paye relevant de RNCan par rapport aux normes de service établies;
• Documentation des processus : veiller à ce que les modifications récentes apportées aux processus et contrôles actuels soient reflétées dans une documentation mise à jour.

L’audit continu a aussi conclu que trois recommandations en suspens des audits continus précédents dans ce domaine ont été entièrement mises en œuvre.

Remerciements

La DAE tient à remercier les personnes qui ont contribué à la réalisation des audits continus et en particulier les employés qui ont fait part de leur point de vue et de leurs commentaires.

Conformité avec les normes professionnelles

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation, les activités d’audit continu et le présent rapport annuel sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et à la politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada, comme le montrent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Michel Gould, MBA, CPA, CMA, AIC
Dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation
7 février 2024

ANNEXE A - Audit continu des contrôles principaux de la gestion des salaires, des avantages et des congés

L’objectif de l’audit continu était de fournir une assurance raisonnable que certains contrôles financiers et de surveillance principaux au sein des processus de RH à la paye de RNCan fonctionnaient comme prévu pour garantir la validité, l’exactitude et l’exhaustivité des transactions et des fonctions de paie relevant du contrôle du Ministère.

Les contrôles principaux suivants ont été mis à l’essai au cours de l’étape d’exécution de l’audit :

Contrôles principaux
1 et 2)	Les nominations de personnel et les nouvelles embauches sont valides, correctes, complètes et administrées conformément aux politiques et lignes directrices pertinentes du CT et du Ministère.
3)	Les procédures de départ des employés sont valides, correctes, complètes et administrées conformément aux politiques et lignes directrices pertinentes du CT et du Ministère
4a)	Les demandes de congé non payé (CNP) de plus de cinq (5) jours sont gérées conformément aux conventions collectives respectives, et aux politiques et directives du CT et du Ministère.
4b)	Les demandes de congé non payé (CNP) de moins de cinq (5) jours sont administrées conformément aux conventions collectives respectives, et aux politiques et directives du CT et du Ministère.
5)	Les anomalies liées aux salaires supérieures à 8 000 dollars détectées dans le cadre des activités de contrôle font l’objet d’un suivi et sont communiquées au BLPM en temps utile, et les preuves de l’examen et de la mesure corrective sont conservées.
6)	Mesures de rendement et suivi des normes de service pour les demandes d’intervention liées à la rémunération.