Audit continu des contrôles essentiels visant certains processus - Rapport annuel de l’exercice 2021-2022

Direction de l’audit et de l’évaluation
Ressources naturelles Canada

Présenté au Comité ministériel d’audit, 11 octobre 2022

Table des matières

• Introduction
  • Réalisations de cette année
  • Objectifs
  • Portée
  • Méthodologie
• Principales constatations et recommandations
• Conclusion
  • Remerciements
  • Conformité aux normes professionnelles
• ANNEXE A – Contrôles essentiels examinés dans le cadre de l’audit continu des cartes d’achat

Introduction

L’audit continu apporte une assurance constante quant à certains processus et contrôles de gestion afin de pouvoir comprendre en temps plus opportun les éventuels problèmes en matière de risques et de contrôles. Il permet de présenter en temps voulu à l’équipe de direction des constatations sur les contrôles essentiels liés aux processus financiers et non financiers. La combinaison d’activités d’audit continues et régulières contribue à une prise en compte adéquate des processus et contrôles essentiels du ministère. Pendant l’exercice annuel de planification des audits axés sur les risques, on se demande si un audit d’attestation de la qualité standard ou un audit continu est l’approche de contrôle la plus efficace.

Les audits continus peuvent améliorer de manière significative les processus et les cadres de contrôle internes d’un organisme. Ils sont différents des audits ordinaires qui se veulent plus exhaustifs dans leur portée. Les activités d’audit continu entreprises par la Direction de l’audit et de l’évaluation (DAE) de Ressources naturelles Canada (RNCan) font l’objet de comptes rendus formels sous la forme de ce rapport annuel de certification sur les contrôles essentiels. Ce rapport présente les résultats des activités d’audit continu menées par la DAE au cours de l’exercice 2021-2022.

Réalisations de cette année

Avec l’appui du sous-ministre, de la haute direction et du Comité ministériel d’audit (CMA), la DAE a continué d’assurer son rôle d’audit continu auprès de RNCan en 2021-2022.

Les activités d’audit continu menées en 2021-2022 étaient axées sur la recherche d’éventuels problèmes de contrôle liés à certains processus indiqués dans le Plan intégré d’audit et d’évaluation (PIAE). En conséquence, le domaine suivant a été évalué par audit continu :

• Cartes d’achat

La DAE a été en mesure d’apporter en temps opportun à la haute direction et au CMA une assurance quant au fonctionnement des contrôles essentiels visant le domaine susmentionné. Les constatations et les recommandations issues de l’examen de ces processus ont été présentées à l’équipe de direction afin de l’aider à améliorer les mécanismes de contrôle existants. Ces constatations et recommandations, ainsi que les réponses et plans d’action connexes de la direction, ont également été présentés au CMA.

Outre les activités d’audit continu de la DAE, l’équipe de direction de RNCan a procédé à une surveillance continue, conformément à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor (CT). Les efforts conjugués de la DAE et de l’équipe de direction ont permis d’améliorer les processus de contrôle et de corriger les lacunes cernées en matière de contrôle.

Objectifs

L’audit continu avait pour but d’apporter l’assurance raisonnable que les contrôles essentiels étaient mis en place et qu’ils fonctionnaient comme prévu pour appuyer les processus liés aux cartes d’achat.

Portée

L’audit continu portait sur 11 contrôles essentiels visant un échantillon de 45 opérations effectuées par carte d’achat entre le 1^er mars et le 31 août 2021. Cette période a été sélectionnée pour mettre l’emphase sur les récentes opérations effectuées par carte d’achat et en raison de la disponibilité des données en la matière recueillies par l’actuel fournisseur de cartes d’achat. La DAE s’est assurée de prendre en compte, pour les contrôles sélectionnés pour être examinés, les risques associés à la transition prévue vers un nouveau fournisseur de cartes d’achat.

Les contrôles essentiels évalués lors de l’audit continu sont indiqués à l’Annexe A.

Méthodologie

• Une combinaison de techniques d’échantillonnage aléatoire et fondé sur le jugement a été utilisée dans le cadre de cet audit. Sur un total de 50 opérations échantillonnées, 30 ont été sélectionnées basée sur le jugement et 20 de façon aléatoire.
• Les échantillons fondés sur le jugement ont été sélectionnés à partir d’un certain nombre de catégories d’opérations à risque élevé. L’équipe d’audit a également pris en compte le moment auquel chaque opération a été effectuée ainsi que les détenteurs de carte ayant effectué les opérations afin de veiller à ce que des échantillons associés à plusieurs détenteurs soient sélectionnés, et à ce que le total de l’échantillon couvre la période de six mois visée par l’audit. Les 20 échantillons restants ont été sélectionnés par échantillonnage aléatoire : chaque opération effectuée au cours de la période visée avait une chance égale d’être sélectionnée aux fins d’examen.

Principales constatations et recommandations

Les constatations et recommandations issues de la mission d’audit continu sont résumées ci-dessous. L’audit a permis d’apporter une assurance raisonnable quant aux conclusions obtenues sur les contrôles essentiels examinés, qui ont été évalués comme étant « efficaces », « partiellement efficaces » ou « inefficaces » sur la base des critères suivants :

1. Efficace : le contrôle essentiel a fonctionné de manière efficace tout au long de la période visée par l’audit;
2. Partiellement efficace : le contrôle essentiel n’a pas fonctionné de manière efficace tout au long de la période visée par l’audit; et
3. Inefficace : le contrôle essentiel n’a pas été mis en place.

Audit continu des cartes d’achat

Il est ressorti de l’audit continu que, sur les onze contrôles essentiels examinés, neuf d’entre eux fonctionnaient efficacement et deux d’entre eux ont été jugés partiellement efficaces.

L’audit continu a mis en évidence les pistes d’amélioration suivantes en ce qui concerne le traitement et le suivi des opérations effectuées par carte d’achat au sein du ministère :

• Veiller à ce que les procédures et les orientations relatives aux cartes d’achat soient précises et à jour; et
• Veiller à ce que des activités d’assurance de la qualité soient menées en temps opportun en examinant la possibilité d’automatiser les processus dans le but d’améliorer l’efficacité de l’échantillonnage et de l’examen.

Il est également ressorti de l’audit continu que toutes les recommandations en suspens issues des précédents audits continus réalisés dans ce domaine avaient été pleinement mises en œuvre.

Conclusion

Dans l’attente du prochain rapport annuel sur les audits continus, les futures missions concerneront :

• l’audit continu des cartes d’achat, qui portera essentiellement sur les recommandations en suspens issues de l’audit précédent;
• l’audit continu des processus liés à la paie et aux avantages sociaux, qui permettra à l’équipe de direction d’obtenir une assurance quant au fonctionnement des contrôles essentiels mis en place autour du processus des RH à la paie de RNCan, car le sujet constitue toujours une priorité pour le ministère; et
• l’audit continu de la gestion des congés, qui permettra à l’équipe de direction d’obtenir une assurance quant au fonctionnement des contrôles essentiels mis en place autour des processus de gestion des congés. Il s’agit d’un domaine qui n’a pas été examiné par les dernières missions de la DAE. 

Remerciements

La DAE tient à remercier les personnes qui ont contribué à la réalisation de ces audits continus, et tout particulièrement les employés qui ont fait part de leurs idées et de leurs observations.

Conformité aux normes professionnelles

J’estime, en ma qualité de dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation, que les activités d’audit continu ainsi que ce rapport annuel sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes (IIA) et à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada, comme le confirment les résultats du Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Michel Gould, MBA, CPA, CMA, AIC
Dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation
11 octobre 2022

ANNEXE A – Contrôles essentiels examinés dans le cadre de l’audit continu des cartes d’achat

Cet audit continu avait pour but d’apporter l’assurance raisonnable que les contrôles essentiels étaient mis en place et qu’ils fonctionnaient comme prévu pour appuyer les processus liés aux cartes d’achat. Il visait également à effectuer le suivi des recommandations en suspens issues des missions ayant précédé celle-ci.

Les contrôles essentiels suivants ont été examinés lors de la phase d’exécution de l’audit :

Contrôles essentiels

1. Une personne a été désignée comme coordinateur des cartes d’achat.
2. Une liste de toutes les cartes d’achat en attente est tenue à jour par le coordinateur des cartes d’achat.
3. Le coordinateur des cartes d’achat tient à jour la documentation relative à chaque détenteur de carte (approbation du GCR et signature indiquant que le détenteur de carte a pris connaissance de ses rôles et responsabilité).
4. Les changements de GCR sont communiqués au coordinateur des cartes d’achat afin de veiller à ce que les adresses électroniques soient modifiées en conséquence.
5. Lorsqu’une personne quitte RNCan, le coordinateur des cartes d’achat en est avisé au moyen du formulaire de départ d’un employé afin qu’il résilie sa carte d’achat.
6. Le pouvoir de dépense et d’engagement (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP]) est, pour chaque opération échantillonnée, exercé en bonne et due forme et en temps opportun par les personnes investies des pouvoirs financiers appropriés.
7. Le pouvoir de certification (article 34 de la LGFP) est, pour chaque opération échantillonnée, exercé en bonne et due forme et en temps opportun par les personnes investies des pouvoirs financiers appropriés.
8. Le pouvoir de paiement (article 33 de la LGFP) est, pour chaque opération échantillonnée, exercé en bonne et due forme et en temps opportun par les personnes investies des pouvoirs financiers appropriés.
9. Les échantillons d’opérations effectuées par carte d’achat inscrites dans le système financier sont adéquatement codés.
10. Le relevé mensuel de BMO est rapproché avec les opérations par carte individuelle qui ont été approuvées.
11. Un programme efficace de vérification postérieur au paiement est mis en place afin de surveiller l’utilisation des cartes d’achat, y compris en appliquant des mécanismes appropriés de communication et de signalement.