Audit sur la mise en œuvre de la stratégie pour un gouvernement ouvert de RNCan

Présenté au Comité ministériel d’audit (CMA)
8 avril 2021

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE
INTRODUCTION
CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS
APPENDIX A – CRITÈRES D’AUDIT
APPENDIX B – STRUCTURE DE GOUVERNANCE DU GOUVERNEMENT OUVERT

Sommaire

Introduction

Le Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert de 2018-2020 définit le gouvernement ouvert comme « Une culture de gouvernance qui favorise une ouverture et une responsabilisation plus grandes, renforce la participation des citoyens à l’établissement de politiques et à la conception de services, et crée un gouvernement efficient et réceptif ». L’objectif recherché est de s’assurer que la population canadienne bénéficie d’un accès adéquat aux documents et délibérations, rendant ainsi le gouvernement plus accessible à chacun.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a établi une Directive sur le gouvernement ouvert visant à encourager des pratiques de gestion de l’information qui permettent la communication proactive et continue de l’information gouvernementale. La mise en œuvre de cette Directive vise à s’assurer que les Canadiens et les Canadiennes peuvent trouver et utiliser l’information et les données du gouvernement du Canada afin d’appuyer la reddition de comptes, de faciliter les analyses à valeur ajoutée, d’optimiser les avantages socioéconomiques grâce à la réutilisation des données, et de soutenir l’engagement constructif avec leur gouvernement.

Ressources naturelles Canada (RNCan) a des responsabilités précises en matière de contribution à la Directive du SCT et au Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert. RNCan doit optimiser la diffusion de la science ouverte, des données ouvertes et de l’information ouverte sur le Portail du gouvernement ouvert aux termes d’une licence ouverte sans restriction et dans un format accessible. Le Ministère a mis en place plusieurs initiatives à l’appui du gouvernement ouvert, notamment : la plateforme géospatiale fédérale (PGF) qui vise à faciliter l’accès aux données géospatiales du gouvernement, et à réduire les obstacles au partage des données; le partenariat avec la Bibliothèque scientifique fédérale (BSF), qui permet à chacun de consulter et de télécharger gratuitement des publications, rapports, ensembles de données et autres contenus ministériels.

La Directive sur le gouvernement ouvert est entrée en vigueur le 9 octobre 2014, et l’organisme central du gouvernement fédéral, le SCT, n’a cessé de renouveler son approche du gouvernement ouvert au fil des ans au moyen de mises à jour du Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert. Ce renouvellement continu mené par le SCT met en lumière la nécessité pour RNCan de renouveler et d’adapter en permanence son approche pour s’aligner sur les objectifs fédéraux.

Selon le Partenariat pour un gouvernement ouvert, la mise place d’une fonction publique transparente, accessible et ouverte peut contribuer considérablement à diverses activités ministérielles en période d’intervention et de secours, notamment dans le contexte de la pandémie mondiale de COVID-19. La pandémie de COVID-19 a mis davantage en lumière l’importance de la transparence pour être en mesure de gagner la confiance des Canadiens et Canadiennes en leur gouvernement et leur permettre de comprendre les décisions prises par celui-ci, ainsi que les données scientifiques étayant ces décisions. Le 17 avril 2020, le Premier ministre a annoncé l’engagement du gouvernement à rendre publiques de façon proactive l’information et les données sur la COVID-19 sur le Portail du gouvernement ouvert.

L’objectif de l’audit était d’évaluer la pertinence globale de la gouvernance, des processus de gestion et des mécanismes de contrôle à l’appui de la mise en œuvre d’un plan ministériel visant à répondre aux obligations en matière de gouvernement ouvert du Ministère et à faciliter la réalisation de son mandat élargi.

L’audit a été inclus dans le Plan intégré d’audit et d’évaluation 2019-2024, approuvé le 14 mai 2019 par le sous-ministre.

Points forts

Dans l’ensemble, le Ministère a été l’un des premiers à adopter les initiatives du gouvernement ouvert et a grandement contribué à l’élaboration du Portail sur le gouvernement ouvert. Le SGSI a fait preuve de leadership en matière de gestion de l’information par le biais de processus de gestion établis pour la planification, les restrictions en matière de publication et la planification des solutions de TI visant à aider le Ministère dans ses efforts pour l’atteinte des objectifs en matière de gouvernement ouvert.

Domaines à améliorer

Des possibilités de renforcement de la gouvernance, des rôles et responsabilités, de la coordination centrale et des activités de communication ont été relevées. Ces améliorations permettraient de diriger de façon stratégique les initiatives ministérielles liées au gouvernement ouvert. Des possibilités d’examen des processus et solutions de TI existants ont aussi été identifiées afin de s’assurer que ceux-ci incluent des mécanismes de contrôle et d’orientation adéquats. De tels mécanismes appuieraient l’exécution de la stratégie du Ministère et assureraient que les secteurs bénéficient de solutions de TI adéquates pour atteindre les objectifs du gouvernement ouvert.

Conclusion de l’audit interne et opinion

À mon avis, le SGSI a pris des mesures importantes ces dernières années pour établir les processus de gouvernance et de gestion requis pour diriger les initiatives ministérielles liées au gouvernement ouvert. Il a aussi mis en œuvre des processus et des mécanismes de contrôle visant à appuyer l’exécution de la stratégie pour un gouvernement ouvert du Ministère. Il existe des possibilités de préciser et d’améliorer les processus de gestion, les mécanismes de contrôle et la stratégie ministériels afin d’atteindre les objectifs du gouvernement en matière de gouvernement ouvert concernant : la détermination efficace des renseignements à diffuser en priorité, la surveillance, et l’orientation sur des processus de TI.

Énoncé de conformité

Mon opinion professionnelle en tant que dirigeant principal de l’audit est que l’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle des audits internes de l’Institute of Internal Auditors (Institut des auditeurs internes) et à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Michel Gould, MBA, CPA, CIA
Dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation
8 avril 2021

REMERCIEMENTS

L’équipe d’audit souhaiterait remercier les personnes qui ont participé à ce projet, en particulier les employés qui ont apporté leurs points de vue et leurs commentaires dans le cadre du présent audit.

Introduction

Le Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert de 2018-2020 définit le gouvernement ouvert comme « une culture de gouvernance qui favorise une ouverture et une responsabilisation plus grandes, renforce la participation des citoyens à l’établissement de politiques et à la conception de services, et crée un gouvernement efficient et réceptif ». L’objectif recherché est de s’assurer que la population canadienne bénéficie d’un accès adéquat aux documents et délibérations, rendant ainsi le gouvernement plus accessible à chacun.

L’initiative du gouvernement ouvert comporte plusieurs volets, notamment la science ouverte, les données ouvertes et l’information ouverte. La science ouverte consiste à permettre aux scientifiques et aux auteurs scientifiques de ministères et organismes fédéraux à vocation scientifique de rendre leur travail plus accessible au public. Les données ouvertes sont des données structurées, lisibles par machine, partagées, utilisées et transformables librement, sans restriction. L’information ouverte est une information non structurée qui est communiquée librement, sans restriction.

Le gouvernement fédéral s’est engagé envers le concept du gouvernement ouvert, en élaborant le Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert au moyen d’un forum plurilatéral ayant six principes directeurs : l’inclusion, l’équité de genre, l’accessibilité, la réflexion numérique axée sur l’utilisateur, la réconciliation et la collaboration. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a également établi une Directive sur le gouvernement ouvert visant à encourager des pratiques de gestion de l’information qui permettent la communication proactive et continue de l’information gouvernementale. La mise en œuvre de cette Directive vise à s’assurer que les Canadiens et les Canadiennes puissent trouver et utiliser l’information et les données du gouvernement du Canada afin d’appuyer la reddition de comptes, de faciliter les analyses à valeur ajoutée, d’optimiser les avantages socioéconomiques grâce à la réutilisation des données, et de soutenir l’engagement constructif avec le gouvernement.

Ressources naturelles Canada (RNCan) a des responsabilités précises en matière de contribution à la Directive du SCT et au Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert. RNCan doit optimiser la diffusion de la science ouverte, des données ouvertes et de l’information ouverte aux termes d’une licence ouverte sans restriction et dans un format accessible. Le Ministère a mis en place plusieurs initiatives à l’appui du gouvernement ouvert, notamment : la plateforme géospatiale fédérale (PGF) qui vise à faciliter l’accès aux données géospatiales du gouvernement, et à réduire les obstacles au partage des données; le partenariat avec la Bibliothèque scientifique fédérale (BSF), qui permet à chacun de consulter et de télécharger gratuitement des publications, rapports, ensembles de données et autres contenus ministériels. Le Ministère doit également établir et tenir à jour un répertoire complet des données et des ressources ayant une valeur opérationnelle et élaborer un plan pour leur diffusion efficace, en plus de la mise à jour annuelle de son Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert (PMOGO).

En 2015, le Ministère a créé l’initiative RNCan Ouvert, qui visait à trouver une approche ministérielle intégrée pour les données ouvertes, la science ouverte et l’information ouverte. Le Ministère espérait ainsi accroître la disponibilité des données et des renseignements de RNCan pour les Canadiens et Canadiennes, offrir des possibilités d’exploiter davantage les contributions du Ministère à la science et à la technologie de même qu’aux initiatives horizontales du gouvernement fédéral, et établir un ordre de priorité parmi les données de RNCan en fonction de leur valeur pour la population. Les analyses du Portail montrent que RNCan est le ministère qui a diffusé le plus d’ensembles de données. En avril 2020, cinq des dix ensembles de données les plus consultés sur le Portail étaient diffusés par RNCan.

La Direction du Dirigeant principal de l’information et de la sécurité (DDPIS), au sein du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI), est responsable de la coordination des initiatives ministérielles liées au gouvernement ouvert et de la collaboration avec les principaux intervenants pour superviser la création, l’établissement des priorités, la publication et la mise en œuvre du PMOGO. Le bureau de l’expert scientifique en chef (BECS) est responsable de veiller à l’harmonisation entre les initiatives liées à la science ouverte et les initiatives ministérielles liées au gouvernement ouvert, au moyen d’une collaboration et d’un engagement dans tout le Ministère.

Selon le Partenariat pour un gouvernement ouvert, la mise en place d’une fonction publique transparente, accessible et ouverte peut considérablement contribuer à diverses activités ministérielles en période de réponses aux catastrophes et de secours d’urgence, tel que par exemple la pandémie mondiale de COVID-19. La pandémie de COVID-19 a mis davantage en lumière l’importance de la transparence pour être en mesure de gagner la confiance des Canadiens et Canadiennes en leur gouvernement et leur permettre de comprendre les décisions prises par celui-ci ainsi que les données scientifiques étayant ces décisions. Le 17 avril 2020, le Premier ministre a annoncé l’engagement du gouvernement à rendre publiques de façon proactive l’information et les données sur la COVID-19 sur le Portail du gouvernement ouvert.

L’audit a été inclus dans le Plan intégré d’audit et d’évaluation 2019-2024, approuvé le 14 mai 2019 par le sous-ministre.

But et objectifs de l’audit

Plus particulièrement, l’audit évaluait si

des processus de gouvernance et de gestion adéquats ont été mis en place pour diriger de façon stratégique les initiatives ministérielles liées au gouvernement ouvert;
des processus et mécanismes de contrôle adéquats ont été mis en place pour appuyer la mise en œuvre de la Stratégie ministérielle pour un gouvernement ouvert; et
des solutions de TI adéquates sont prévues et mises en place pour appuyer la mise en œuvre de la Stratégie ministérielle pour un gouvernement ouvert.

Facteurs pris en considération lors de l’audit

Une approche axée sur les risques a été utilisée pour établir les objectifs, la portée et la démarche de cette mission d’audit. Voici un résumé des principaux risques sous-jacents pris en considération et qui pourraient avoir une incidence sur la mise en œuvre efficace des initiatives de RNCan liées au gouvernement ouvert :

Des structures de gouvernance adéquates qui facilitent et définissent l’orientation stratégique, une transformation organisationnelle, et la gestion du changement pour les initiatives ministérielles liées au gouvernement ouvert afin d’atteindre les objectifs définis dans le Plan dans les délais prévus par le SCT;
Des processus de planification efficaces pour renforcer la communication et la rétroaction bilatérales avec les utilisateurs publics ainsi qu’avec la direction des secteurs du Ministère, pour orienter et éclairer les décisions liées à l’affectation des ressources à l’appui des initiatives du gouvernement ouvert;
Des processus et mécanismes de contrôle efficaces pour s’assurer que l’établissement des priorités est adéquat pour la diffusion des renseignements conformément aux restrictions applicables associées au respect de la vie privée, à la confidentialité et à la sécurité. Aussi, un processus adéquat de surveillance et d’établissement de rapports en lien avec les initiatives du gouvernement ouvert; et
Une planification efficace des solutions de technologies de l’information (TI) pour appuyer la mise en œuvre des initiatives liées au gouvernement ouvert.

Portée

L’audit était axé sur les activités et initiatives actuelles et prévues liées au gouvernement ouvert au sein du Ministère, y compris un examen limité de la Stratégie sur les données de RNCan en ce qui concerne les activités menées dans le contexte du gouvernement ouvert. L’audit portait uniquement sur les activités sous la responsabilité de RNCan, y compris de la DDPIS, du BECS et des secteurs participant aux activités liées au gouvernement ouvert. Tous les secteurs ont été pris en compte pour évaluer la gouvernance, la planification, la définition des rôles et responsabilités, les mécanismes de rétroaction et les solutions de TI utilisés pour atteindre les objectifs de RNCan en matière de gouvernement ouvert.

L’audit portait sur la période allant de la date d’entrée en vigueur de la Directive sur le gouvernement ouvert du CT, le 9 octobre 2014, au 31 mars 2020. Toutefois, l’audit était essentiellement axé sur la période allant du 31 mars 2018 au 31 mars 2020 afin d’examiner les activités et processus ministériels récents. Par conséquent, les changements apportés aux processus en réponse à la pandémie de COVID-19 ne sont pas inclus dans la portée de cet audit.

Étant donné que la plateforme géospatiale fédérale (PGF), la propriété intellectuelle, la publication et l’architecture intégrée ont déjà fait l’objet d’audits internes menés par la Direction de l’audit et de l’évaluation au cours des cinq dernières années, ces domaines n’entrent pas particulièrement dans la portée de cet audit. Toutefois, lorsque cela était jugé pertinent, l’équipe d’audit a vérifié les progrès réalisés pour répondre aux recommandations issues de ces audits en lien avec le gouvernement ouvert. Les résultats des précédents projets de consultation, d’audit et d’évaluation sur des sujets connexes ont également été pris en compte par l’équipe d’audit si elle estimait cela pertinent.

Les processus liés à la divulgation proactive ont été exclus de la portée de l’audit, car ce sujet a déjà été grandement étudié dans le cadre d’audits récents.

Approche et méthode

L’approche et la méthode adoptées respectaient les normes internationales pour la pratique professionnelle des audits internes de l’Institute of Internal Auditors et la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à donner l’assurance raisonnable que les objectifs de l’audit seront atteints. L’audit comportait divers tests jugés nécessaires pour offrir une telle assurance. Les auditeurs internes ont fait preuve d’impartialité et d’objectivité, comme l’exigent les normes internationales pour la pratique professionnelle des audits internes.

L’approche adoptée pour l’audit comprenait les tâches suivantes

Entrevues menées auprès des principaux membres du personnel, représentants de comités et de l’organisme central;
Examen de la documentation et des processus opérationnels du Ministère en lien avec le gouvernement ouvert; et
Étude de dossiers et analyses en lien avec les critères précisés.

L’étape d’exécution de l’audit s’est terminée pour l’essentiel en avril 2020.

Critères

Les critères de l’audit sont présentés en détail à l’Annexe A. Le travail d’audit sur le terrain et la conclusion globale de l’audit reposent sur ces critères.

Constatations et recommandations

Processus de gouvernance et de gestion

Constatation générale

Dans l’ensemble, RNCan a mis en place des processus de gouvernance et de gestion adéquats pour diriger de façon stratégique les initiatives liées au gouvernement ouvert, y compris l’établissement de rôles et responsabilités clairement définis. Le SGSI et le BESC ont mis en place des structures de gouvernance internes et ont participé aux comités intraministériels visant à faire progresser le Ministère vers l’atteinte des objectifs fédéraux en matière de gouvernement ouvert. Les possibilités suivantes ont été relevées : amélioration des plans ministériels pour un gouvernement ouvert afin de permettre l’atteinte des résultats escomptés, définition claire des rôles et responsabilités, et amélioration des mécanismes de communication et de rétroaction entre le SGSI et les secteurs à qui des responsabilités relatives aux activités liées au gouvernement ouvert ont été attribuées. La possibilité d’améliorer les processus de surveillance interne a été identifiée. Une telle amélioration pourrait permettre aux secteurs de mieux comprendre l’établissement des priorités parmi les activités ministérielles liées au gouvernement ouvert.

Observations pertinentes

L’élaboration et la mise en œuvre de processus adéquats de supervision de la gouvernance et de la gestion sont nécessaires pour contribuer à l’exécution efficace des initiatives ministérielles. L’équipe d’audit s’attendait à ce que le Ministère ait élaboré et mis en œuvre un Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert (PMOGO) conformément à la Directive sur le gouvernement ouvert, et à que ce PMOGO décrive les processus de supervision adéquats des structures de gouvernance et de la gestion à l’appui de la mise en œuvre de la Stratégie ministérielle pour un gouvernement ouvert. Pour contribuer à la bonne mise en œuvre de la PMOGO et à l’amélioration continue, l’équipe d’audit attendait ce qui suit : des rôles, responsabilités et la responsabilisation clairement définis et communiqués; des mécanismes adéquats de communication et de rétroaction pour les secteurs; et des processus efficaces de surveillance et d’établissement de rapports sur l’accomplissement d’initiatives ministérielles liées au gouvernement ouvert.

Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert

La Directive sur le gouvernement ouvert du SCT exige que les ministères élaborent un PMOGO annuel. Ce PMOGO doit décrire les activités qui seront entreprises pour répondre aux exigences de la Directive et atteindre les objectifs du Plan d’action du Canada pour un gouvernement ouvert. Les PMOGO servent de document source principal pour décrire en détail les efforts de planification de chaque ministère, en intégrant les efforts de suivi, de surveillance et d’établissement de rapports en lien avec les activités du gouvernement ouvert. RNCan a élaboré un PMOGO pour les exercices 2015 et 2016, en se concentrant sur l’atteinte des objectifs stratégiques énoncés et l’établissement de l’initiative RNCan ouvert. Voici les opinions sur la version la plus récente du PMOGO (2016) : concorde avec la Directive sur le gouvernement ouvert du SCT, et le Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert; contient des renseignements pertinents du point de vue de la planification; et indique les activités et ressources nécessaires pour contribuer à l’initiative du gouvernement ouvert.

Malgré l’exigence que tous les ministères élaborent et publient chaque année un PMOGO, l’audit a révélé que RNCan n’avait pas préparé de PMOGO annuel depuis 2016 et que les PMOGO préparés par RNCan n’avaient pas été publiés sur le site Web du SCT conformément aux exigences de la Directive sur le gouvernement ouvert. L’audit a révélé que RNCan n’était pas le seul ministère du gouvernement fédéral n’ayant pas publié ses versions actualisées annuelles du PMOGO sur le portail du gouvernement ouvert ces dernières années. En 2018, le SCT a publié un Guide de divulgation des ressources du gouvernement ouvert, qui indiquait que la version annuelle du PMOGO ne serait plus exigée. Toutefois, la Directive sur le gouvernement ouvert n’a pas été mise à jour pour illustrer ce changement. L’audit a révélé grâce aux entrevues menées auprès du personnel du SCT que ce dernier œuvre à mettre à jour la Directive sur le gouvernement ouvert et les documents d’orientation connexes.

Lorsque la mise en œuvre des activités du gouvernement ouvert a commencé, le PMOGO servait à compléter le Plan de gestion de l’information (GI). Toutefois, comme les mises à jour du PMOGO n’ont pas été maintenues, il est apparu que le Plan de GI de RNCan pour l’EF 2019-2020 était devenu l’outil principal utilisé pour suivre la contribution du ministère par rapport à ses engagements liés au gouvernement ouvert. Le Plan de GI 2019-2020 regroupait des renseignements sur les activités exigées au titre de la Directive sur le gouvernement ouvert du SCT (c.-à-d., mise à jour du répertoire de données annuel) ainsi que les engagements pris dans le cadre du Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert. On a estimé que le Plan de GI permettait d’assurer le suivi, la surveillance et l’établissement de rapports en lien avec les engagements et activités du gouvernement ouvert, mais l’audit a révélé que le SGSI ne prévoit pas élaborer de Plan de GI pour l’EF 2020-2021. Au lieu de cela, il va produire un plan pour chaque prestation de service, conformément aux modifications apportées par le SCT à la Politique sur la gestion des technologies de l’information et à la Politique sur la gestion de l’information. Par conséquent, le processus que le ministère utilisera pour mèner ses efforts de planification, de surveillance et de suivi de ses activités pour appuyer la mise en œuvre d’un gouvernement ouvert ces prochaines années n’est pas clair. De plus, il a également été noté que le Plan de GI contenait peu d’information d’un point de vue stratégique sur les activités visant à faciliter et faire progresser la mise en place d’un gouvernement ouvert dans l’ensemble du Ministère. En l’absence d’une perspective stratégique, cela pourrait nuire aux efforts pour faciliter une approche intégrée et coordonnée à l’égard d’un gouvernement ouvert.

Structures de gouvernance

Le PMOGO de 2016 présentait une structure de gouvernance composée de plusieurs comités dont les mandats visaient à permettre à RNCan de respecter les exigences relatives au gouvernement ouvert définies dans la Directive sur le gouvernement ouvert. En décembre 2018, le SGSI a renouvelé sa structure de gouvernance de GI, notamment en créant le Comité de la gestion de l’information et des données (CGID). Les comités de gouvernance de la GI ayant des mandats en lien avec le gouvernement ouvert sont notamment : le Comité de la gestion et de la technologie de l’information (CGTI), le groupe de travail sur la gestion de l’information (GTGI) et le Comité de la gestion de l’information et des données (CGID).

Le CGID, un comité de directeurs, est responsable d’articuler l’état futur de la gouvernance de l’information et des données dans tout le Ministère afin d’assurer une approche intégrée en harmonie avec la stratégie sur les données du gouvernement du Canada. Le mandat du CGID est d’offrir un organe de gouvernance central qui serve de forum pour la collaboration et la prise de décisions au sein du Ministère. Le Comité relève directement du CGTI. On a relevé certains parallèles entre le CGID et le CGTI en matière de composition et de sujets abordés, il pourrait être utile de définir clairement les rôles et responsabilités de ces comités. Le CGTI est composé de représentants de la haute direction, notamment le dirigeant principal de l’information du Ministère (DG, DDPIS) qui agit à titre de coprésident du Comité. Toutefois, l’audit a révélé que les sujets et discussions liés au gouvernement ouvert de ce Comité étaient par essence limités.

Dans l’ensemble, l’audit a révélé que les secteurs de RNCan étaient bien représentés dans ces comités et participaient activement aux discussions sur les questions opérationnelles liées au gouvernement ouvert. Toutefois, l’audit a également dévoilé qu’il y avait un manque de discussion concernant la stratégie de mise en œuvre des initiatives liées au gouvernement ouvert dans l’ensemble du Ministère. Tous les secteurs étaient aussi bien représentés dans les comités de gouvernance de la science ouverte, notamment : le Comité des sciences ouvertes et le Comité des directeurs généraux des sciences et de la technologie. L’audit a révélé que, dans l’ensemble, la structure de gouvernance semblait être bien conçue pour respecter les exigences établies dans la Directive sur le gouvernement ouvert. Toutefois, les comités de gouvernance existants pourraient tirer parti d’une mise à jour de leurs mandats et attributions pour orienter la stratégie ministérielle pour un gouvernement ouvert.

L’audit a dévoilé que des représentants de RNCan participaient aux comités interministériels sur la science ouverte et le gouvernement ouvert. RNCan est représenté au Conseil des directeurs généraux de la science ouverte, présidé par Environnement et Changement climatique Canada, qui est responsable de la surveillance et de l’établissement de rapports en lien avec la conformité aux engagements liés à la science ouverte définis dans le Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert. Les comités interministériels pour un gouvernement ouvert sont présidés par le SCT. Toutefois, les dernières réunions du groupe de travail interministériel du SCT ont eu lieu en août 2019, et les représentants du SCT ont indiqué que ces réunions seraient rétablies avec la mise à jour de la Directive sur le gouvernement ouvert et des documents d’orientation connexes.

Rôles et responsabilités

L’équipe d’audit a constaté que dans l’ensemble les rôles et responsabilités du Ministère ont été bien définis et communiqués par l’intermédiaire du PMOGO de 2016, de la Directive sur le gouvernement ouvert, de la Directive sur les services et le numérique et de la version provisoire de la Stratégie sur les données de RNCan. Le SGSI a utilisé un modèle décentralisé et a délégué le contrôle de nombreuses activités liées au gouvernement ouvert aux secteurs de RNCan, notamment : l’identification des ensembles de données, l’établissement de priorités parmi les ensembles de données, l’approvisionnement en solutions de stockage et d’hébergement de la TI et la conversion des données dans des formats appropriés. La délégation d’autres activités aux secteurs, notamment la détermination des données ayant une valeur opérationnelle, pourrait être utile étant donné que les secteurs sont des spécialistes quant à leurs propres données.

La version provisoire de la Stratégie sur les données de RNCan indique que dans le cadre de la Stratégie de gouvernance des données, un nouveau poste de dirigeant principal des données (DPP) serait créé au sein du Secteur de la politique stratégique et innovation (PSI). Le DPP travaillera en collaboration avec le dirigeant principal de l’information et le bureau de l’expert scientifique en chef pour intégrer les considérations liées à l’infrastructure, la politique et la science à l’aide d’une structure de gouvernance commune. Le document était encore une version provisoire au moment de l’audit, toutefois, il pourrait avoir une incidence sur les principes de gestion des données de RNCan à l’avenir, en particulier, depuis l’entrée en vigueur de la nouvelle Politique sur les services et le numérique du SCT le 1er avril 2020.

L’audit a révélé grâce à l’examen de la documentation ministérielle et des entrevues avec les représentants du gouvernement ouvert de divers secteurs que les rôles et responsabilités sont dans l’ensemble bien compris, mais qu’il est encore possible pour le dirigeant principal de l’information, en tant que haut fonctionnaire responsable de la gestion de l’information à RNCan, de fournir une orientation et un soutien plus centralisés dans certains domaines. Plusieurs représentants des secteurs ont indiqué que les domaines sur lesquels ils devaient concentrer leurs efforts n’étaient pas clairement définis, en raison d’une approche ministérielle décentralisée combinée à l’absence : 1) de plans récents décrivant de quelle façon le Ministère prévoit atteindre ses objectifs souhaités pour un gouvernement ouvert, 2) de mécanismes de surveillance interne et d’établissement de rapports, et 3) de coordination centrale. De plus, ce manque de coordination centrale au sein du Ministère a entraîné des disparités entre les secteurs en matière de maturité concernant les plans, processus et procédures pour un gouvernement ouvert.

Surveillance et établissement de rapports

Dans le cadre de l’audit, les rôles et exigences du Ministère en lien avec la surveillance des activités liées au gouvernement ouvert et l’établissement de rapports à ce sujet ont été évalués. Un soutien visant à une prise de décisions efficace et en temps opportun implique de fournir régulièrement à la direction des données permettant de mesurer le rendement. Plusieurs comités ont été nommés responsables de la surveillance des activités liées au gouvernement ouvert et de l’établissement de rapports à ce sujet à RNCan.

Le Comité des sciences ouvertes a élaboré un outil de suivi intitulé Open and Digital Science Tracker, déployé en juin 2019, qui vise à assurer le suivi de l’évolution des initiatives pour un gouvernement ouvert de RNCan, notamment des engagements énoncés dans le Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert. Cet outil est géré par le BECS et a fait l’objet de discussions et mises à jour régulières par l’intermédiaire du Comité des sciences ouvertes. Le Conseil des directeurs généraux de la science ouverte interministériel produit un rapport annuel utilisant des indicateurs qu’il a élaborés et qui sont utilisés dans les rapports de plusieurs ministères et organismes à vocation scientifique, notamment RNCan.

Dans l’ensemble, l’équipe d’audit a remarqué que le Ministère a poursuivi ses mesures visant à respecter ses engagements énoncés dans le Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert, en produisant des rapports sur ses progrès dans le cadre de son Plan de GI 2019 ainsi que grâce à l’outil Open and Digital Science Tracker de RNCan, en plus des rapports externes réguliers préparés au titre du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Toutefois, bien que le Ministère ait démontré qu’il respectait les exigences du CRG et d’autres exigences relatives aux rapports externes, l’audit a révélé que des processus adéquats de surveillance interne et d’établissement des rapports au sein du Ministère faisaient défaut. De nombreux représentants de secteurs interrogés ont déclaré que les processus relatifs au gouvernement ouvert étant décentralisés et les responsabilités déléguées aux secteurs, il manquait un processus d’établissement de rapports centralisé qui pourrait orienter les secteurs dans leur compréhension des priorités ministérielles liées au gouvernement ouvert.

Communication et rétroaction des secteurs

Étant donné le modèle décentralisé utilisé dans le cadre de la création du gouvernement ouvert et la délégation des activités à la direction des secteurs, l’équipe d’audit s’attendait à constater que le SGSI et la direction des secteurs communiquaient régulièrement et que les secteurs faisaient part de leur rétroaction (pratiques exemplaires, difficultés rencontrées, etc.) concernant les activités liées au gouvernement ouvert dont le Ministère pourrait tirer parti. L’audit a révélé que le Ministère a pris les premières mesures pour établir des processus visant à faciliter cette communication et cette rétroaction. L’audit a permis de constater que lorsque RNCan a élaboré son PMOGO en 2016, ce plan a été transmis à différents échelons au sein de l’organisme. À l’échelon du groupe de travail, on communique sur les activités par l’intermédiaire du GTGI, qui contribue en préparant des résumés sur les initiatives et en s’assurant que les points de vue de tous les secteurs sont pris en compte. L’audit a révélé grâce à l’examen de la documentation et aux demandes de renseignements que les discussions avec le GTGI concernant le gouvernement ouvert se rapportaient essentiellement aux communications concernant la mise à jour annuelle du répertoire de données. La DDPIS a également mis en place une boîte de courriel ministérielle dédiée au gouvernement ouvert pour traiter les communications liées aux processus en fonction des besoins.

Étant donné la nouvelle structure de gouvernance de la GI, il existe une possibilité que le SGSI profite de ces voies de communication existantes pour obtenir de la rétroaction de la part de la direction des secteurs et communiquer les futures orientations et avancées en lien avec le gouvernement ouvert à RNCan.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

En l’absence d’une approche coordonnée centralisée et de rôles et responsabilités clairement définis pour planifier et diriger les activités liées au gouvernement ouvert, il existe un risque que ces activités ne soient pas considérées comme étant prioritaires. RNCan a réussi à atténuer ce risque dans une certaine mesure en intégrant les exigences du PMOGO dans son dernier Plan de GI, mais il n’est pas certain que cette approche soit poursuivie au fil des ans. Il existe également un risque de dédoublement des efforts de la part des secteurs et que les pratiques exemplaires ne soient pas communiquées.

En l’absence d’un processus de planification et d’orientation de la stratégie pour un gouvernement ouvert de RNCan à l’échelon de la haute direction, comme le GTGI, il y a un risque que RNCan ait des difficultés à atteindre les objectifs fédéraux actuels et futurs énoncés dans le Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert.

Recommandations

Recommandation 1 : Il est recommandé que :

le SMA du SGSI, en collaboration avec le SMA du PSI et le SC du BECS, définisse et communique clairement les rôles et responsabilités en matière de gestion du gouvernement ouvert en accord avec l’évolution de la situation liée aux données numériques et à la gouvernance à RNCan;
le SMA du SGSI, en collaboration avec les secteurs de RNCan, élabore et diffuse un plan et une approche visant à diriger et orienter l’avancement des activités liées au gouvernement ouvert afin d’atteindre les objectifs ministériels en matière de gouvernement ouvert;
le SMA du SGSI, en collaboration avec les secteurs de RNCan, élabore et maintienne un outil complet de planification, de surveillance et d’établissement de rapports afin de gérer et suivre les efforts des secteurs en lien avec le gouvernement ouvert dans le Ministère et par rapport à l’atteinte des objectifs généraux du gouvernement du Canada; et
le SMA du SGSI passe en revue les comités ministériels responsables du gouvernement ouvert, afin de s’assurer que leurs mandats comprennent une orientation stratégique adéquate par rapport aux priorités du gouvernement ouvert en accord avec les objectifs du Plan d’action national du Canada pour un gouvernement fédéral.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est d’accord avec la recommandation # 1.

Le dirigeant principal des données (DPD), du PSI, le scientifique en chef (SC), du BESC et le dirigeant principal de l’information et de la sécurité (DPIS) du SGSI définiront les rôles et responsabilités dans la Stratégie sur les données de RNCan. Ce document sera soumis aux comités de gouvernance existants en vue de leur approbation et sera mis à jour au moins une fois tous les trois ans, voire une fois par an dans l’idéal.

Responsable du poste : DPIS du SGSI en collaboration avec le DPD du PSI et le SC du BESC

Délai : Approbation du DPD/SC/DPIS d’ici décembre 2021. Soumission aux comités de gouvernance d’ici le 31 mars 2022
et c.
Les activités liées au gouvernement ouvert font l’objet d’un suivi dans le cadre du Plan de gestion de l’information de RNCan. Ce plan est créé annuellement, transmis au DPIS et au SMA du SGSI et approuvé par le sous-ministre. En raison d’une importante rotation du personnel à l’échelle de la haute direction et aux niveaux opérationnels au sein de la Division Services Digitaux et Bibliothèques (DSDB), aucun Plan de GI n’a été réalisé pour l’exercice financier 2020-2021. La DSDB travaille actuellement sur la version 2021-2022 du Plan, en mettant l’accent sur les engagements de RNCan à l’égard du gouvernement ouvert et plus précisément, sur la Science ouverte.

Le Plan de GI indique les personnes-ressources responsables de l’exécution de chaque activité ou initiative liée au gouvernement ouvert et précise les échéanciers estimés.

Après approbation du Plan de GI, toutes les activités indiquées dans celui-ci feront l’objet d’un suivi dans un rapport d’étape, qui présentera les dépendances, les progrès réalisés et les activités qui se poursuivront au fil des années à venir.

Responsable du poste : DPIS, SGSI

Délai : Approbation du DG/DPIS d’ici le 31 mars 2021
Soumission aux comités de gouvernance d’ici le 31 décembre 2021

L’équipe du gouvernement ouvert examine toutes les modifications ou mises à jour apportées aux objectifs du Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert afin de s’assurer que le mandat des comités et des groupes de travail de RNCan reflète ces changements et favorise de façon adéquate l’atteinte des priorités du gouvernement ouvert.

Responsable du poste : Équipe du gouvernement ouvert sous la supervision de la Division Services Digitaux et Bibliothèques

Délai : 31 décembre 2022

Processus et mécanismes de contrôle

Constatation générale

Dans l’ensemble, le SGSI a mis en place des processus et mécanismes de contrôle visant à appuyer la mise en œuvre de la stratégie ministérielle pour un gouvernement ouvert et a produit des rapports externes sur les progrès réalisés par le Ministère. Il existe des possibilités de renforcer et d’améliorer les processus et mécanismes de contrôle en lien avec notamment la compilation d’un répertoire de données, la détermination des données à diffuser en priorité, ainsi que des mécanismes de contrôle pour s’assurer que les données ne soient pas publiées en contrevenant aux exigences en matière de respect de la vie privée, de confidentialité ou de sécurité.

Observations pertinentes

Des processus et mécanismes de contrôle adéquats sont nécessaires pour permettre au Ministère de mettre en œuvre la stratégie pour un gouvernement ouvert. Comme le Ministère doit connaître les renseignements dont il dispose avant de planifier leur publication selon un ordre de priorité, l’équipe d’audit s’attendait à ce que le Ministère ait établi et maintenu un répertoire complet et précis des données et de l’information. L’équipe d’audit s’attendait également à ce que des pratiques adéquates aient été élaborées et adoptées pour établir la priorité parmi les données et l’information à diffuser au sein du Ministère et également pour tenir compte des besoins des utilisateurs finaux lors de l’établissement de ces priorités. L’équipe d’audit s’attendait également à ce que des processus adéquats et efficaces aient été élaborés pour empêcher la diffusion de renseignements qui ne devraient pas être divulgués.

Répertoire des données et de l’information

La Directive sur le gouvernement ouvert du SCT définit le rôle du cadre supérieur responsable de la gestion de l’information (CSGI) en tant que responsable de l’élaboration du répertoire des données. À RNCan, le rôle de CSGI est assumé par le dirigeant principal de l’information (DPI) et, par conséquent, le processus d’identification des données et de l’information à inclure dans le répertoire des données relève de la responsabilité du SGSI. Toutefois, certaines activités liées au répertoire des données ont été déléguées aux secteurs en appui au respect des exigences de la Directive.

L’équipe d’audit a constaté que le Ministère utilise principalement les modèles, outils et documents d’orientation proposés par le SCT pour faciliter les mises à jour annuelles du répertoire des données de RNCan. En l’absence d’une orientation ministérielle, le processus de détermination et d’inclusion des ensembles de données n’était pas parfaitement clair pour les représentants des secteurs. Le SGSI est responsable du processus de mise à jour annuelle du répertoire des données et collabore avec les représentants des secteurs composant le comité du GTGI. Ces représentants des secteurs chargés de transmettre le répertoire des données de leurs secteurs respectifs au SGSI ont déclaré que des documents d’orientation supplémentaires fournis par le SGSI étaient nécessaires et que ceux-ci pourraient inclure des définitions standards (définition d’un ensemble de données, etc.). Les représentants des secteurs ont déclaré que la DDPIS fournissait une orientation de façon ponctuelle et qu’elle répondait fréquemment aux questions en se référant à la terminologie indiquée dans les directives et lignes directrices du SCT. Les entrevues avec des représentants du Ministère et des secteurs ont indiqué qu’il était possible d’améliorer le niveau d’orientation fourni aux secteurs.

L’audit a révélé que le DPI disposait d’un aperçu limité des ensembles de données détenus par chaque secteur en raison du modèle de gouvernance décentralisé. Il y a aussi un manque d’orientation centralisée, de définitions standards et de système ministériel de gestion des données. Les représentants du SGSI ont reconnu que le répertoire des données de RNCan ne constitue pas une liste exhaustive des ensembles de données de RNCan. Toutefois, on a constaté qu’il pouvait servir de point de départ pour déterminer les ensembles de données détenus par le Ministère. Cependant, conformément aux documents d’orientation du SCT, un répertoire ministériel complet devrait comprendre une liste de tous les ensembles de données, même si ces données sont jugées non admissibles pour leur diffusion. Le répertoire des données de RNCan a été mis à jour chaque année et publié sur le Portail du gouvernement ouvert comme exigé dans la Directive sur le gouvernement ouvert. Toutefois, l’audit a révélé que pour l’EF 2018-2019, le SGSI n’a pas émis d’appel annuel demandant aux secteurs de mettre à jour leurs listes d’ensembles de données, et ce, en raison de priorités concurrentes et de ressources limitées. Bien que le répertoire des données ait été mis à jour, il reflétait les renseignements transmis de façon proactive par un secteur. Cela suscite des inquiétudes concernant l’exactitude et l’exhaustivité du répertoire de données de RNCan correspondant à cet exercice. Un appel annuel a été lancé au cours de l’EF 2019-2020.

Il a été reconnu que le répertoire de données du Ministère n’était pas complet, en partie dû au fait qu’il s’agit de processus manuels. L’audit a révélé que le Ministère prévoyait remplacer ces processus manuels à l’aide du Catalogue de données d’entreprise qui est en cours d’élaboration. Le Catalogue servira d’outil ministériel pour cataloguer les ensembles de données de RNCan à partir d’une source unique. Cette proposition a été présentée au GTGI en septembre 2019 et, au moment de l’audit, le SGSI en était aux premières étapes de l’étude des propositions de fournisseurs.

Détermination de l’information et des données prioritaires

L’équipe d’audit s’attendait à ce que le SGSI ait mis en place un processus documenté pour la diffusion des données sur le Portail du gouvernement ouvert. Elle s’attendait à ce que, conformément aux documents d’orientation du SCT, ce programme de diffusion soit fondé sur un processus d’établissement des priorités du répertoire de données qui indiquerait quelles données doivent être diffusées en premier et où les ressources doivent être dirigées. Au début de la mise en œuvre de la Directive sur le gouvernement ouvert, comme décrit dans le PMOGO de RNCan, le Ministère a élaboré un plan visant à établir l’ordre de priorité parmi les ensembles de données du Ministère après leur identification dans la version mise à jour annuelle du répertoire des données. Ce plan comprenait l’élaboration d’une matrice d’établissement de priorités, qui décrit de quelle façon les ensembles de données doivent être classés pour déterminer leur ordre en fonction de leur valeur selon des critères établis, et par conséquent, l’ordre dans lequel ils seront publiés sur le Portail du gouvernement ouvert.

Un processus efficace d’établissement des priorités pour la diffusion des ensembles de données repose sur la liste complète et exacte des données et de l’information transmise par les secteurs dans le cadre de leur soumission pour la mise à jour annuelle du répertoire. Pendant la mise en œuvre de l’initiative du gouvernement ouvert, et l’année qui a suivi la création du répertoire de données de RNCan, le Ministère a déployé des efforts pour appliquer la matrice d’établissement des priorités aux ensembles de données du répertoire afin de les classer et de déterminer lesquels seraient diffusés au public. Cela a mené à la création d’un programme de diffusion au cours de l’EF 2017-2018 pour orienter le processus de diffusion en temps opportun.

Il était prévu que l’intérêt du public soit pris en compte lors de la détermination des renseignements prioritaires. La matrice d’établissement des priorités de RNCan attribuait une cote en fonction du classement pondéré des trois catégories suivantes : valeur (30 %), préparation (30 %) et effort (40 %). L’intérêt du public a été intégré à la catégorie « valeur » et représente 10 % du total utilisé pour établir l’ordre de priorité parmi les ensembles de données. Pour cela, les utilisateurs finaux ainsi que la rétroaction sur les demandes du public ont été pris en compte.

Au cours des années suivantes, malgré la documentation élaborée pour orienter le processus d’établissement des priorités parmi les ensembles de données et de planification de la diffusion, les priorités n’ont pas été établies à l’aide de ces processus. L’activité d’établissement des priorités a été perçue par les secteurs comme une pression sur leurs ressources et un exercice ayant une valeur limitée. La matrice d’établissement des priorités n’était plus officiellement utilisée, mais les secteurs ont utilisé leurs propres processus de détermination de la valeur opérationnelle des ensembles de données pour les utilisateurs finaux et le public, ainsi que pour l’établissement des priorités. Ces processus semblent fonctionner dans l’environnement actuel. Toutefois, en l’absence de processus uniformes et documentés et de documents d’orientation pour la préparation d’un répertoire complet et précis, les représentants des secteurs ont indiqué que l’établissement des priorités à partir d’un répertoire incomplet présentait des avantages limités.

En examinant le Portail du gouvernement ouvert, l’équipe d’audit a constaté que des renseignements analytiques étaient disponibles. Ces renseignements comprenaient des statistiques mensuelles sur le nombre d’ensembles de données consultés, téléchargés et diffusés, ainsi que sur le taux d’utilisation moyen pour la période allant de juin 2013 à mai 2020. Les représentants ministériels au SGSI ont déclaré que les secteurs sont responsables de l’utilisation qu’ils font de ces renseignements pour définir les besoins des utilisateurs finaux. L’audit a révélé que peu de renseignements étaient disponibles pour déterminer la mesure dans laquelle ces renseignements analytiques étaient utilisés pour prendre des décisions éclairées. De plus, l’audit a révélé que le Ministère n’a pas mis en place de mécanisme de planification, de surveillance ou d’établissement des rapports pour évaluer si les secteurs atteignent leurs objectifs en matière d’ensembles de données publiés par rapport au nombre réel d’ensembles publiés sur le Portail du gouvernement ouvert.

Respect de la vie privée, confidentialité et sécurité

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a renouvelé les processus de divulgation proactive dans le cadre des changements législatifs entrés en vigueur au titre du projet de loi C-58. Le Secrétariat d’AIPRP de RNCan a travaillé en étroite collaboration avec la DDPIS pour mettre en œuvre ces modifications afin de répondre aux changements législatifs. Le Secrétariat a également organisé une formation dispensée en complément d’une formation sur la GI pour éclairer les employés de RNCan sur les renseignements confidentiels et personnels. Une boîte de courriel dédiée à l’AIPRP a été créée pour permettre aux employés de présenter des demandes sur divers besoins de renseignements personnels, confidentiels ou protégés. Toutefois, étant donné que RNCan est un ministère à vocation scientifique, il détient beaucoup moins de renseignements personnels que d’autres ministères, ce qui pourrait diminuer le risque de divulgation de renseignements privés. L’équipe d’audit n’a pas examiné les processus de divulgation proactive en détail étant donné qu’ils avaient déjà fait l’objet d’audits continus récents.

L’examen des documents d’orientation de l’organisme central, y compris la Politique sur les services et le numérique en vigueur depuis le 1er avril 2020 a révélé qu’il y avait eu des documents d’orientation publiés pour expliquer aux ministères la façon de gérer plusieurs domaines de la prestation de services, y compris la gestion des données et de l’information. Cela comprend l’optimisation de la diffusion de renseignements et de données du Ministère sur le Portail du gouvernement ouvert tout en respectant les questions juridiques, de sécurité et de confidentialité liées aux renseignements.

Une fois les données à publier définies, il revient au propriétaire fonctionnel d’informer le DPI (appelé le cadre supérieur responsable de la gestion de l’information dans la Directive du SCT) de son intention de les diffuser. L’audit a révélé que le Ministère employait le processus de la Liste de contrôle du SCT pour le gouvernement ouvert qui comprend la présentation d’une « liste de contrôle » obligatoire au cadre supérieur responsable de la gestion de l’information (CSGI) de RNCan par les propriétaires fonctionnels qui souhaitent publier leurs données sur le portail du gouvernement ouvert du SCT. La Liste de contrôle est un outil obligatoire conçu pour faciliter la prise de décisions lors de la diffusion publique d’ensembles de données. Cette liste comporte des critères de diffusion obligatoires qui servent à évaluer l’admissibilité des données pour la diffusion en vérifiant si elles répondent aux restrictions applicables en lien avec le respect de la vie privée, la confidentialité, la sécurité et le format. Une fois la Liste de contrôle signée par le DPI ou un remplaçant désigné, le propriétaire fonctionnel est informé qu’il est autorisé à publier son ensemble de données sur le Portail du gouvernement ouvert. L’examen des processus et les entrevues menées auprès des représentants du SGSI ont révélé que ce processus de liste de contrôle n’est pas « gardé », par conséquent, bien que la liste de contrôle doive en principe être remplie avant de publier des données sur le Portail du gouvernement ouvert du SCT, il n’existe pas de mécanisme pour empêcher les employés de RNCan de diffuser des données sans avoir d’abord rempli cette liste.

L’audit a également révélé qu’il n’existe aucun processus de surveillance officiel pour les données et l’information publiés afin de s’assurer qu’ils ont reçu l’approbation nécessaire, ou qu’ils sont admissibles pour une diffusion par rapport aux questions de respect de la vie privée, de confidentialité ou de sécurité. Le SGSI a indiqué que les secteurs sont, en fin de compte, responsables de leurs ensembles de données et des données qu’ils publient. L’audit a permis de constater qu’aucune procédure de retrait des données non conformes n’avait été élaborée par le Ministère. Plusieurs personnes interrogées ont indiqué qu’aucune donnée publiée par le Ministère n’avait été jugée non conforme. Toutefois, sans un processus de surveillance adéquat, le Ministère pourrait ne pas être en mesure de déterminer cela avec exactitude.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

En l’absence de documents d’orientation et d’outils ministériels pour orienter et diriger les secteurs dans la détermination des données à inclure dans le répertoire de données, les processus actuels pourraient ne pas permettre d’obtenir un tableau complet et précis des données fédérales détenues par RNCan. Le processus d’établissement des priorités repose sur l’exactitude et l’exhaustivité du répertoire de données et n’est pas considéré comme une activité à valeur ajoutée, ce qui augmente le risque que le Ministère n’optimise pas la diffusion de ses données.

Il existe un risque que les employés de RNCan publient, délibérément ou non, des données sur les sites Web du SCT qui pourraient être non conformes avec les lois et règlements existants en matière de respect de la vie privée, de législation ou de sécurité ou qui ne devraient pas être divulguées pour d’autres raisons.

Recommandations

Recommandation 2 : Il est recommandé que le SMA du SGSI en collaboration avec la SMA du PSI

s’assure que les outils et les documents d’orientation (y compris sur les rôles des secteurs) sont mis au point et diffusés dans tout le Ministère pour permettre l’identification des ensembles de données, compilées conformément à une méthode uniforme à l’appui d’un répertoire de données ministériel complet et précis;
examine les processus ministériels en matière d’établissement des priorités et de planification des diffusions afin de s’assurer que les ressources du Ministère sont axées sur la publication d’ensembles de données de grande valeur, et que ces processus sont communiqués dans tout le Ministère; et
examine les activités liées aux processus et mécanismes de contrôle en place pour prévenir la publication de données ou de renseignements qui ne doivent pas être publiés en raison d’exigences juridiques, ou en matière de respect de la vie privée ou de sécurité et s’assurer que les activités décentralisées sont supervisées, ce qui peut comprendre une surveillance périodique.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est d’accord avec la recommandation # 2.

À l’heure actuelle, le SGSI tient à jour le répertoire des données et gère ses présentations au SCT. Chaque automne, l’équipe de la planification et des politiques de la GI du SGSI envoie un appel à tous les secteurs par le biais du Comité de gestion de l’information et des données (CGID) pour mettre à jour le répertoire de données du SCT. L’équipe travaille avec plusieurs secteurs pour achever le répertoire et le présenter au SCT.

Le SGSI travaillera avec le BESC et le PSI pour clarifier les rôles et responsabilités dans le cadre de la Stratégie sur les données de RNCan et élaborer un plan de mise à jour des outils et documents d’orientation pour les secteurs.

Responsable de poste : Le DPIS en partenariat avec le SC et le DPD

Délai : 31 octobre 2022
RNCan publie régulièrement des données sur le Portail du gouvernement ouvert. RNCan possède une boîte de courriel dédiée au gouvernement ouvert qui est consultée chaque jour pour vérifier si certaines données sont prêtes à être publiées.

En collaboration avec le PSI et le DPD, le SGSI élaborera un plan de communication qui sera transmis au CGID et approuvé par les comités de gouvernance établis. Il servira à encourager les secteurs à continuer de rendre accessibles les ensembles de données ouvertes, en se concentrant sur les avantages pour les auteurs, le Ministère et la population.

Responsable du poste : Le DPIS avec l’appui du DPD, PSI et du SC, BESC

Délai : 31 décembre 2022
Les exigences relatives à la liste de contrôle seront plus largement diffusées. Rien n’empêche un employé de publier directement de l’information sur le Portail du gouvernement ouvert sans remplir le formulaire d’approbation.

Responsable du poste : DPIS, SGSI

Délai : 31 décembre 2022

Solutions TI

Constatation générale

Dans l’ensemble, le Ministère a prévu et mis en œuvre des solutions de technologies de l’information (TI) à l’appui de sa stratégie pour un gouvernement ouvert. Le SGSI a travaillé avec les secteurs pour mettre en œuvre plusieurs solutions, y compris la plateforme géospatiale fédérale (PGF), et continue d’élaborer des solutions pour aider les secteurs à mener à bien les activités en lien avec le gouvernement ouvert dont ils sont responsables. Il existe des possibilités d’améliorer la communication des stratégies de TI pour héberger les données du ministère, créer des répertoires de données complets et améliorer la documentation des processus de conversion des données dans des formats acceptables et réutilisables en vue de leur diffusion.

Observations pertinentes

La mise en œuvre des initiatives liées au gouvernement ouvert dépend des technologies de l’information (TI) et par conséquent, l’équipe d’audit prévoyait que le Ministère ait élaboré et prévu une infrastructure et des solutions de TI appropriées pour appuyer ces initiatives. On s’attendait également à ce que le Ministère ait établi des processus adéquats et efficaces pour s’assurer que les données et l’information soient publiées dans des formats accessibles et réutilisables.

Infrastructure et solutions de TI

L’audit portait sur l’examen des documents de planification de RNCan afin de déterminer la mesure dans laquelle les plans de GI et de TI du Ministère concordent avec ou appuient les objectifs énoncés dans le Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert. L’audit a révélé que le plan de GI du Ministère était la principale méthode utilisée pour communiquer les plans de GI/TI à l’appui des objectifs du gouvernement ouvert. Certains projets du plan de GI ont été élaborés et exécutés comme la Plateforme géospatiale fédérale, alors que d’autres comme l’Accélérateur numérique sont en cours d’élaboration. La Plateforme de sciences et de données ouvertes, qui est utilisée pour soutenir les initiatives liées aux effets cumulatifs des sciences ouvertes, a été lancée en juillet 2020.

Les représentants du Ministère ont indiqué qu’il existait des lacunes quant aux solutions de TI disponibles pour mettre en œuvre le gouvernement ouvert à RNCan. De plus, la responsabilité de dispenser des services d’hébergement pour rendre leurs ensembles de données publics a été déléguée aux secteurs. Ceci est considéré comme un problème pour certains secteurs dont les capacités sont limitées. Au moment de l’audit, le SGSI a indiqué qu’il n’existait pas de solution de TI intégrée permettant aux secteurs d’héberger leurs données sur les serveurs de RNCan et de les publier efficacement sur le Portail du gouvernement ouvert du SCT.

En 2017, la Direction de l’audit et de l’évaluation a mené un audit sur les activités de publication du Ministère qui recommandait l’élaboration et la mise en œuvre d’une approche ministérielle pour la diffusion des publications. La réponse et le plan d’action de la direction prévoyaient l’élaboration d’un outil intégré d’ici mars 2019. Ceci n’avait pas encore été mis en œuvre au moment du présent audit. Une mise à jour a été fournie par SCP en août 2019 concernant le déploiement d’un outil intégré avec une date d’échéance fixée à mars 2020. Ceci n’avait pas encore été mis en œuvre au moment du présent audit.

Formats accessibles et réutilisables

La Directive sur le gouvernement ouvert déclare que les cadres supérieurs responsables de la gestion de l’information du Ministère sont responsables de veiller à ce que des données ouvertes et de l’information ouverte soient communiquées en formats accessibles et réutilisables par l’intermédiaire des sites Web du gouvernement du Canada désignés par le SCT. L’équipe d’audit a mené des essais sur le répertoire de données de 2019 de RNCan à l’aide d’un échantillonnage aléatoire pour voir si les ensembles de données étaient disponibles dans des formats accessibles, ouverts et réutilisables selon les critères établis par le SCT. Sur les 25 échantillons : 10 échantillons ne respectaient pas les critères établis, 5 de ces 10 ensembles de données étaient « admissibles pour une diffusion » mais n’étaient pas accessibles sur les sites Web du gouvernement du Canada et 5 étaient considérés comme « non disponibles pour diffusion », mais rien ne justifiait qu’ils soient exempts des exigences de diffusion. De plus, 6 échantillons sur 10 ne répondant pas aux critères n’étaient pas accessibles dans des formats réutilisables, ouverts ou accessibles. Les 15 autres ensembles de données répondant aux critères et publiés par RNCan ont une cote moyenne de degré d’ouverture^{Note de bas de page 1} de 2,4 étoiles selon le système de cotation du degré d’ouverture des données du SCT. La cote de degré d’ouverture moyenne d’environ 69 466 ensembles de données de RNCan au 1er juin 2020 était de 1,01 étoile comparée à la moyenne de 1,25 étoile pour tous les ensembles de données du gouvernement fédéral sur le Portail du gouvernement ouvert. Cette faible cote de degré d’ouverture moyenne pour RNCan s’explique par un grand nombre d’ensembles de données du Ministère mal structurés ou ayant des métadonnées inadéquates, recevant ainsi une étoile, car ils répondent à l’exigence minimale d’être « disponibles au titre d’une licence ouverte ».

L’audit a révélé que le Ministère avait prévu élaborer des processus de conversion des données pour aider les secteurs à convertir leurs données dans des formats appropriés et recommandés, tel qu’indiqué dans le PMOGO de 2016. Le SGSI avait prévu achever ces processus d’ici mars 2017. Toutefois, au moment de l’audit, ils n’avaient pas encore été élaborés. L’élaboration de ces processus pourrait aider les secteurs à augmenter le nombre d’ensembles de données disponibles sur le Portail du gouvernement ouvert étant donné qu’un grand nombre sont considérés comme « admissibles pour diffusion » mais ne sont pas encore dans un format ouvert, réutilisable ou accessible. L’audit a révélé grâce aux entrevues menées auprès des représentants de secteurs qu’il y avait plusieurs raisons pour lesquelles les données détenues par les secteurs n’étaient pas diffusées sur les sites Web du SCT même s’ils sont admissibles. Le reformatage des données peut nécessiter un grand nombre de ressources humaines, et les processus d’établissement des priorités pourraient être utilisés pour s’assurer que ces ressources sont affectées au reformatage d’ensembles de données non publiés qui seront d’une grande valeur pour les Canadiens et Canadiennes.

RISQUES ET RÉPERCUSSIONS

Il existe un risque que les ensembles de données ministériels qui pourraient intéresser le public demeurent non publiés si le Ministère ne fournit pas aux secteurs les solutions de TI appropriées et une orientation centralisée pour publier efficacement leurs données et adopter les pratiques exemplaires.

Le Ministère pourrait ne pas être en mesure d’optimiser la diffusion de ses données admissibles sur le Portail des données ouvertes du SCT si les ensembles de données admissibles ne sont pas convertis dans un format ouvert et accessible.

Recommandations

Recommandation 3 : Il est recommandé que le SMA du SGSI s’assure que la stratégie de TI pour le gouvernement ouvert du Ministère soit communiquée et que les solutions de TI appropriées pour permettre aux secteurs d’atteindre l’objectif d’optimisation de la diffusion des données soient prévues, élaborées et mises en œuvre.

Recommandation 4 : Il est recommandé que le SMA de chaque secteur réalise régulièrement un examen de son répertoire de données pour s’assurer que les ensembles de données qui peuvent être diffusés puissent être chargés sur les sites Web du SCT ou du gouvernement du Canada conformément à la Directive sur le gouvernement ouvert après avoir vérifié que toutes les exigences connexes sont respectées.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est d’accord avec la recommandation # 3.

Le DPD, le SC, et le DPIS intégreront une partie sur le gouvernement ouvert dans la Stratégie numérique de RNCan, ce document sera soumis aux comités de gouvernance existants en vue de leur approbation et sera mis à jour au moins une fois tous les trois ans, voire une fois par an dans l’idéal.

Par l’intermédiaire du groupe de gestion des données et des analyses, la DDPIS gère le Carrefour des données de RNCan, un projet visant à mettre en place une plateforme unique pour le stockage et le partage des données, la collaboration et bien plus. Le Carrefour des données de RNCan travaille avec divers clients de tous les secteurs pour les aider à répondre à leurs besoins en matière de gestion des données et offrir une solution permettant en continu à un ou plusieurs groupes d’accéder aux renseignements, de les réutiliser et de les réorienter.

Responsable du poste : Le DPIS en partenariat avec le DPD et le SC

Délai : Première version de la Stratégie numérique - Approbation du DPD/SC/DPIS d’ici décembre 2021. Soumission aux comités de gouvernance d’ici le 31 mars 2022. En continu.

La direction est d’accord avec la recommandation # 4.

À l’heure actuelle, le SGSI tient à jour le répertoire des données et gère les présentations au SCT. Il n’existe actuellement pas de processus officiel pour faire participer la haute direction à cette activité. Il y a une dépendance à l’égard de la création d’une fonction de DPD.

Le répertoire des données sera approuvé par les comités de gouvernance existants et sera mis à jour chaque année. Une fois le répertoire achevé dans les délais prévus, les résultats de chaque secteur seront soumis aux SMA respectifs en vue de leur approbation.

Responsable du poste : Le SMA du SGSI en collaboration avec tous les SMA des secteurs

Délai : Chaque année – début à l’automne 2022

ANNEXE A – Critères d’audit

Les critères ont été élaborés à partir des mesures de contrôle essentielles définies dans les contrôles de gestion de base du Conseil du Trésor (CT) du Canada, ainsi que dans les politiques, procédures et directives applicables associées du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Les critères ont guidé le travail sur place et servi de fondement à la conclusion globale de l’audit.

Les critères suivants ont été utilisés pour mener cet audit :

Sous-objectifs de l’audit	Critères d’audit
Sous-objectif 1 : Déterminer si des processus de gouvernance et de gestion adéquats ont été mis en place pour diriger de façon stratégique les initiatives ministérielles liées au gouvernement ouvert.	1.1 Le Ministère doit avoir établi et mis en œuvre des structures de gouvernance adéquates pour diriger de façon stratégique les initiatives liées au gouvernement ouvert.
	1.2 Le Ministère doit avoir établi et mis en œuvre un Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert (PMOGO) à l’appui de l’exécution des initiatives fédérales du gouvernement ouvert et du Plan d’action national du Canada pour un gouvernement ouvert.
	1.3 Le Ministère doit clairement définir et communiquer les rôles, responsabilités et responsabilisations en lien avec sa Stratégie pour un gouvernement ouvert, qui doit appuyer le PMOGO.
	1.4 Le Ministère doit avoir établi des mécanismes adéquats de communication et rétroaction avec les secteurs afin d’assurer une collaboration efficace et des améliorations continues relativement au PMOGO.
Sous-objectif 2 : Déterminer si des processus et mécanismes de contrôle adéquats ont été mis en place pour appuyer la mise en œuvre de la Stratégie ministérielle pour un gouvernement ouvert.	2.1 Le Ministère doit avoir établi des processus adéquats pour permettre aux secteurs d’établir efficacement l’ordre de priorité de la publication de l’information et des données, en tenant compte des besoins des utilisateurs finaux et des objectifs escomptés du PMOGO.
	2.2 Le Ministère doit avoir établi des processus adéquats et efficaces pour s’assurer que l’information publiée est gérée conformément aux restrictions applicables associées au respect de la vie privée, à la confidentialité et à la sécurité.
	2.3 Le Ministère doit avoir établi des processus efficaces pour assurer la surveillance et l’établissement de rapports sur ses initiatives liées au gouvernement ouvert.
Sous-objectif 3 : Déterminer si des solutions de TI adéquates sont prévues et mises en place pour appuyer la mise en œuvre de la Stratégie ministérielle pour un gouvernement ouvert.	3.1 Le Ministère doit avoir établi et mis en œuvre des solutions de TI appropriées, notamment l’infrastructure à l’appui de ses initiatives liées au gouvernement ouvert.
	3.2 Le Ministère doit avoir établi des processus adéquats et efficaces pour s’assurer que les données ouvertes et l’information ouverte sont diffusées dans des formats accessibles et réutilisables sur les sites Web du gouvernement du Canada et les services désignés par le CT.
	3.3 Le Ministère doit avoir établi et doit tenir à jour un répertoire complet des données et de l’information ayant une valeur opérationnelle pour déterminer leur admissibilité, et planifier leur diffusion efficace.

ANNEXE B – STRUCTURE DE GOUVERNANCE DU GOUVERNEMENT OUVERT

En décembre 2018, le SGSI de RNCan a renouvelé sa structure de gouvernance de la gestion et des technologies de l’information. La nouvelle structure présentée ci-dessous comprend plusieurs comités menant des activités liées au gouvernement ouvert dans le cadre de leurs mandats :

Version textuelle

ANNEXE B – STRUCTURE DE GOUVERNANCE DU GOUVERNEMENT OUVERT
Fonctions de la DDPIS
Gestion du portefeuille client
Fonction de gestion des projets de GTI
CGP transformation de GTI
CGP PACS
Tous les autres projets de GTI
Appuie la présentation et l’établissement des priorités du Plan de TI
Supervise les projets et avancées et fournit un aperçu au CGTI
Approuve les points de contrôle sur l’architecture d’entreprise, les solutions techniques et la GI/les données
Comité de direction
Comité de renouveau administratif (CRA)
Comité de gestion de technologie de l’information (CGTI)
Affectation budgétaire GTI
Stratégie GTI
Planification du portefeuille de la GTI et établissement des priorités
Examen du projet
Comité d'examen de l’architecture (CEA)
Activités de TI
Comité de la GI et des données
Architecture d’entreprise
Politiques et normes en matière de GTI
Échelon du SMA
Échelon du DG
Personne concernée, quel que soit son échelon
Comités de GTI des secteurs
Fournit un forum de discussion pour les secteurs que leurs représentants peuvent apporter aux comités de gouvernance de l’entreprise
Légende
Nouveau comité
Changements à apporter au comité existant
Fonctions de la DDPIS nouvelle/renforcée
Domaine stratégique dont le comité de gouvernement est principalement responsable
© Sa Majesté la Reine du chef du Canada représentée par le ministre des Ressources naturelles, 2017

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Date de modification :: 2021-06-01