Audit de la gestion des services d’approvisionnement

Présenté au Comité ministériel d’audit (CMA)
11 juillet 2022

Table de matières

Sommaire
Introduction
Constatations et recommandations
Annexe A – Criteres d’audit

Sommaire

Introduction

La fonction d’approvisionnement permet aux organisations d’acquérir les biens ou les services nécessaires pour satisfaire leurs besoins et priorités. Parmi les méthodes d’approvisionnement figurent les marchés à fournisseur unique, les marchés concurrentiels, les arrangements en matière d’approvisionnement et les offres à commandes, les bons de commande et les cartes d’achat.

Ressources naturelles Canada (RNCan) est assujetti à un ensemble d’instruments liés à l’approvisionnement, parmi lesquels des instruments législatifs, réglementaires et de politique gérés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et ses agents centraux d’achats, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et Services partagés Canada (SPC). Ces instruments décrivent les responsabilités en matière de gestion et d’exécution des activités d’approvisionnement. Il convient de souligner la poursuite de la transition ministérielle vers la nouvelle politique générale du Conseil du Trésor (CT) et ses directives connexes portant sur la gestion de l’approvisionnement. À compter du 13 mai 2022, la nouvelle Politique sur la planification et la gestion des investissements et la Directive sur la gestion de l’approvisionnement constituent le principal ensemble de politiques liées à l’approvisionnement.

Au sein de RNCan, le sous-ministre adjoint (SMA) du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) est le cadre supérieur désigné (CSD) ayant l’autorité et la responsabilité fonctionnelle d’assurer les activités liées à l’approvisionnement. Le CSD est chargé d’appuyer la responsabilité du sous-ministre à l’égard de toutes les exigences énoncées dans la Politique et la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT.

Au sein du SGSI, la Direction des finances et de l’approvisionnement (DFA) est responsable des principales opérations de la fonction d’approvisionnement. Tous les gestionnaires de secteurs disposent d’un pouvoir de passation de marchés délégué restreint. Le Secteur des terres et des minéraux (STM), par l’entremise de la Direction de l’arpenteur général et du Programme du plateau continental polaire, et le Secteur des communications et du portefeuille (SCP) détiennent des pouvoirs délégués accrus en matière d’approvisionnement à des fins précises, comme l’acquisition de services d’arpentage et d’impression. Bien que la DFA soit la principale responsable de la surveillance et des activités d’approvisionnement, tous les responsables d’activités sectoriels sont tenus de planifier leurs activités d’approvisionnement et de veiller à ce que les demandes soient soumises aux fins de traitement.

Cet audit visait à évaluer l’efficience et l’efficacité des processus de gestion responsables de la fonction d’approvisionnement, de même qu’à vérifier la cohérence de la gouvernance des opérations d’approvisionnement, étant donné qu’elles visent à satisfaire les besoins du ministère.

Points forts

Dans l’ensemble, la DFA a établi des mécanismes de surveillance des activités d’approvisionnement au niveau opérationnel pour faciliter le respect des exigences stratégiques, et les activités et les processus d’approvisionnement sont généralement conformes aux exigences des politiques gouvernementales. Le ministère a également progressé dans la mise en œuvre des plans d’action donnant suite aux recommandations formulées dans le cadre du récent examen du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA). Par ailleurs, la DFA a déployé d’importants efforts pour mettre en œuvre la Politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs, qui est entrée en vigueur en novembre 2021.

Le ministère a également conçu et mis en œuvre des processus et des procédures à l’appui des activités d’approvisionnement, et ces renseignements sont directement mis à disposition des secteurs et des responsables d’activités. Malgré les retards de traitement, les responsables d’activités ont fait part de leur satisfaction globale une fois que leurs demandes d’achat ont été traitées.

Dans le cadre de la transition vers la nouvelle Directive sur la gestion de l’approvisionnement du SCT, le ministère a élaboré un cadre en la matière.

Domaines à améliorer

Il est nécessaire d’améliorer la gouvernance de la planification stratégique et intégrée des approvisionnements et d’encourager la participation active des secteurs. Il est nécessaire de mieux définir les rôles et responsabilités de l’Unité d’analyse des politiques d’approvisionnement et de production de rapports (APPR) et de l’Unité des services d’approvisionnement (USA) pour améliorer la communication et la collaboration.

De plus, des changements sont nécessaires pour veiller à ce que les lignes directrices relatives à l’approvisionnement soient régulièrement examinées et mises à jour, que les contraintes pesant sur les processus d’approvisionnement actuels soient étudiées et que la pertinence des normes de service et les lacunes potentielles en matière de données soient évaluées afin de relever les défis en matière de rendement. En outre, la DFA doit améliorer et renforcer ses mécanismes de communication avec les secteurs.

D’autres travaux doivent être menés pour documenter les processus de surveillance et de planification des ressources humaines (RH) et de la relève de la DFA, rehausser les exigences de formation du personnel et renforcer les processus de transfert et d’échange de connaissances. Ces mesures permettraient d’appuyer les besoins en ressources, d’améliorer l’effectif de formation de la main-d’œuvre et de réduire les éventuels écarts de connaissances entre les membres du personnel.

Conclusion de l’audit interne et opinion

Selon moi, la fonction d’approvisionnement ministérielle dispose d’éléments efficaces et de certains mécanismes de surveillance adéquats, mais un certain nombre d’améliorations sont nécessaires pour renforcer l’efficacité et l’efficience des processus de gestion. Il existe d’autres occasions d’officialiser et de renforcer les processus de planification des RH et de la relève, ainsi que les initiatives de formation.

Énoncé de conformité

Mon opinion professionnelle, en tant que dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation, est que l’audit est conforme aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institute of Internal Auditors et à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Michel Gould, MBA, CPA, AIC
Dirigeant principal de l’audit et de l’évaluation
11 juillet 2022

Remerciements

L’équipe d’audit souhaiterait remercier les personnes qui ont participé à ce projet, en particulier les employés qui ont fait part de leurs points de vue et de leurs commentaires dans le cadre de cet audit.

Introduction

Au sein du gouvernement du Canada, les activités d’approvisionnement sont régies par un ensemble complexe d’instruments législatifs, réglementaires et de politique gérés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et sa centrale d’achat, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Les instruments intégrés aux activités de gestion financière et d’approvisionnement comprennent la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), le Règlement sur les marchés de l’État et la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT). D’autres politiques et directives appuient ces instruments, telles que la Politique d’achats écologiques du CT, la Directive sur les marchés de l’État du CT, incluant les baux immobiliers, dans la région du Nunavut, et les exigences définies pour veiller au respect des obligations juridiques dans les traités modernes (ententes sur les revendications territoriales globales) relatifs aux activités d’approvisionnement. Toute activité d’approvisionnement conforme à ces instruments d’orientation est menée de manière équitable et transparente, assure l’optimisation des ressources et fait preuve d’une gestion saine.

Ressources naturelles Canada (RNCan) est assujetti à ces instruments, y compris la Politique sur les marchés du CT. Entrées pleinement en vigueur le 13 mai 2022, la nouvelle Politique globale sur la planification et la gestion des investissements et ses directives connexes, couvre la gestion de l’approvisionnement, la planification des investissements, les biens immobiliers et la gestion du matériel. Ce nouvel ensemble de politiques et de directives connexes remplace la Politique sur les marchés du CT et les politiques antérieures dans les secteurs énumérés. Il constitue le principal ensemble de politiques liées à l’approvisionnement. À l’heure actuelle, RNCan effectue la transition vers ce nouvel ensemble de politiques et ses directives connexes, laquelle suppose la désignation d’un cadre supérieur (appelé le cadre supérieur désigné ou CSD) chargé d’appuyer la responsabilité du sous-ministre à l’égard de toutes les exigences établies en vertu de la nouvelle politique, ainsi que l’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre ministériel de gestion des approvisionnements (CGA).

RNCan a désigné le sous-ministre adjoint (SMA) du Secteur de la gestion et des services intégrés (SGSI) comme CSD ayant le pouvoir et la responsabilité fonctionnelle d’assurer les activités liées à l’approvisionnement. Ces activités sont gérées par la Direction des finances et de l’approvisionnement (DFA) et ses unités fonctionnelles, à savoir l’Unité d’analyse des politiques d’approvisionnement et de production de rapports (APPR) et l’Unité des services d’approvisionnement (USA). En dehors de la DFA, le Secteur des terres et des minéraux (STM), par l’entremise de la Direction de l’arpenteur général et du Programme du plateau continental polaire, et le Secteur des communications et du portefeuille (SCP) détiennent plus de pouvoirs délégués en matière d’approvisionnement par rapport aux autres secteurs. Ces pouvoirs délégués sont détenus à des fins précises, comme l’acquisition de services d’arpentage et d’impression. Bien que la DFA soit la principale responsable du contrôle des achats et des activités d’approvisionnement, tous les secteurs sont tenus de planifier leurs activités d’approvisionnement et de veiller à ce que les demandes soient soumises à l’USA aux fins de traitement.

En règle générale, les articles d’une valeur inférieure au seuil monétaire de 5 000 $ peuvent être acquis au moyen d’une carte d’achat. Ce seuil a été porté à 10 000 $ en date du 24 mai 2022. Toutes les autres demandes d’achat doivent être soumises à la DFA par l’entremise du système de passation de marchés électronique, à l’exception de celles soumises et gérées par des secteurs disposant de pouvoirs délégués spéciaux à des fins précises, comme indiqué ci-dessus. Le système de cyberapprovisionnement utilisé par le SGSI est un système de réception des demandes qui interagit avec le système IMA pour assurer le suivi des demandes et les attribuer aux agents d’approvisionnement. La limite du pouvoir délégué de RNCan en matière d’acquisition de biens, de services et de services de construction à l’interne, sans le soutien de SPAC, est fixée à 3,75 M$ pour les services obtenus dans le cadre d’un marché concurrentiel (200 000 $ pour les marchés à fournisseur unique), et à 750 000 $ pour les services de construction obtenus dans le cadre d’un marché concurrentiel (100 000 $ pour les marchés à fournisseur unique). Dans le cas des ententes contractuelles, la limite est fixée à 500 000 $ pour les services et 25 000 $ pour les biens. Les demandes dépassant ces seuils sont traitées par SPAC, à moins que des pouvoirs particuliers ne soient obtenus au moyen d’une présentation au CT.

En tant que bureau indépendant au sein de SPAC chargé d’évaluer le respect des principes d’équité, d’ouverture et de transparence, le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) a récemment effectué un examen externe des pratiques d’approvisionnement de RNCan dans le cadre de son processus d’examen quinquennal visant 20 ministères fédéraux. Cet examen externe a permis d’évaluer les activités d’approvisionnement et la conformité de RNCan, en particulier dans les domaines visés par les critères d’évaluation et les plans de sélection, les documents d’invitation à soumissionner, les évaluations des soumissions et les attributions de marchés, pour les contrats attribués entre le 1er janvier 2018 et le 31 décembre 2019. L’audit a donc tenu compte des résultats de ce récent examen, y compris des recommandations et des mesures prises par le SGSI, afin d’éviter la multiplication des efforts dans ces domaines.

Au cours de la période visée par l’audit (du 1er janvier 2020 au 31 mars 2022), 13 849 demandes d’achat avaient été soumises au moyen du système de cyberapprovisionnement; 8 972 demandes avaient été traitées; 273 demandes étaient en cours de traitement; 1 263 demandes avaient été retirées par leur soumissionnaire; 188 n’avaient pas encore été attribuées et 136 étaient en attente d’un examen du service informatique. Ont donc été traitées sur cette période des demandes d’une valeur totale de 218 104 928,18 $. Ce montant ne tenait pas compte des modifications contractuelles et des autorisations de tâches, qui ne sont normalement pas soumises au processus de cyberapprovisionnement.

Tableau 1 – Demandes d’achat

État d’avancement de la demande	Nombre total de demandes	Valeur des demandes (en dollars)
Demandes traitées	8 972	218 104 928,18
Demandes traitées à la suite d’un examen du service informatique	3 017	3 501 288,27
Demandes en cours de traitement	273	106 301 303,94
Demandes retirées	1 263	40 231 035,85
Autres (refusées, attribuées, ou adressées au service informatique)	136	250 081,95
Demandes n’ayant pas encore été attribuées	188	46 731 858,31
Total	13 849	415 120 496,50 $

L’équipe d’audit reconnaît que cette période a coïncidé avec la pandémie de COVID-19, qui a eu une incidence sur les activités habituelles de la fonction d’approvisionnement. Toutefois, cela ne l’a pas empêché de réaliser l’audit dans les délais prévus.

Cet audit a été inclus dans le Plan intégré d’audit et d’évaluation 2021-2026, qui a été approuvé par le sous-ministre le 5 mai 2021.

But et objectifs de l’audit

L’audit a évalué plus particulièrement :

s’il existe des mécanismes adéquats de gouvernance et de surveillance permettant d’offrir une orientation stratégique et opérationnelle, de faciliter la transition vers le nouvel ensemble de politiques et de faciliter le respect des politiques et des directives du GC;
si des processus opérationnels et des mécanismes de communication efficaces et efficients sont en place et appuient efficacement les besoins et les activités d’approvisionnement de RNCan;
s’il existe des processus et des mécanismes efficaces en matière de planification des ressources, de planification de la relève et de renforcement des capacités, et s’ils appuient efficacement la fonction d’approvisionnement de RNCan.

Facteurs pris en considération lors de l’audit

Une approche axée sur les risques a été utilisée pour définir les objectifs, la portée et la démarche de cette mission d’audit. Voici les principaux éléments sous-jacents qui risquent d’avoir une incidence sur l’efficacité de gestion des services d’approvisionnement de RNCan :

des structures de gouvernance adéquates et des processus opérationnels efficaces permettant de gérer la fonction et les activités d’approvisionnement du ministère conformément aux instruments de politique pertinents du gouvernement;
des processus et des mécanismes efficaces permettant d’assurer la transition vers le nouvel ensemble de politiques du CT;
des rôles, responsabilités et obligations de compte rendu clairs liés aux processus et aux activités d’approvisionnement;
des mécanismes efficaces permettant des communications bilatérales fréquentes et opportunes entre les secteurs et la fonction d’approvisionnement;
une planification efficace des ressources humaines, y compris la planification de la relève, le renforcement des capacités et la formation, permettant de veiller à ce que les activités d’approvisionnement du ministère soient bien appuyées;
des processus efficaces de transfert de connaissances permettant de veiller à ce que les renseignements pertinents soient conservés au sein de la fonction d’approvisionnement.

Portée

L’audit était principalement axé sur les processus et les activités d’approvisionnement de la DFA et du SGSI conformes aux exigences actuelles des politiques gouvernementales, leur capacité à satisfaire les priorités et les besoins ministériels en matière d’approvisionnement, et leur capacité à aider les secteurs à atteindre leurs objectifs au moyen d’activités d’approvisionnement. L’audit a également porté sur les activités d’approvisionnement gérées par les secteurs qui détiennent des pouvoirs délégués spéciaux liés à l’approvisionnement. Il a aussi traité des activités de transition de la DFA vers la nouvelle Directive sur la gestion de l’approvisionnement.

L’audit a couvert la période allant du 1er janvier 2020 au 31 mars 2022 afin d’inclure les activités et les processus d’approvisionnement les plus récents. Il n’a pas permis d’évaluer les résultats de l’évaluation de l’approvisionnement ni de formuler une opinion sur ceux-ci, cette évaluation ayant été réalisée dans le cadre de l’examen externe du BOA, et n’a pas tenu compte des marchés de construction ou des activités d’approvisionnement ne relevant pas des pouvoirs de RNCan, comme ceux exécutés par l’entremise de SPAC ou de Services partagés Canada (SPC). Toutefois, l’audit a permis d’étudier les conseils fournis aux clients du secteur et les processus internes appliqués pour les demandes envoyées à SPAC et à SPC.

L’audit n’a pas porté sur les cartes d’achat et ses processus connexes, lesquels sont couverts par un audit continu récent, ni sur les directives de la nouvelle politique du CT qui ne se rapportent pas à l’approvisionnement.

Par ailleurs, l’audit a tenu compte de la méthodologie et des résultats des récentes évaluations des contrôles internes menées par la Division des politiques, des rapports et des contrôles internes financiers du SGSI.

Les résultats pertinents des précédents projets consultatifs, d’audit et d’évaluation consacrés à des sujets connexes ont également été pris en compte afin d’éclairer le processus d’audit et d’éviter la multiplication des efforts.

Approche et méthodologie

L’approche et la méthodologie adoptées pour cet audit respectaient les normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institute of Internal Auditors (normes de l’IIA) et la Politique sur l’audit interne du CT. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à donner l’assurance raisonnable que les objectifs de l’audit sont atteints. L’audit comportait divers tests jugés nécessaires pour offrir une telle assurance. Les auditeurs internes ont fait preuve d’impartialité et d’objectivité, comme l’exigent les normes de l’IIA.

L’audit s’est composé des tâches clés suivantes :

des entrevues avec des représentants clés du personnel de la DFA et des secteurs;
l’examen de documents, de processus ministériels et de supports de communication majeurs;
un échantillonnage de demandes d’achat et de dossiers remplis – dans le cas présent, un échantillon discrétionnaire de 25 dossiers d’achat (10 marchés à fournisseur unique pour les biens de moins de 25 000 $ et les services de moins de 40 000 $, 15 marchés concurrentiels) a été examiné et évalué pour déterminer si les niveaux de pouvoir de signature en matière de finances sont appropriés, si la documentation sur les marchés à fournisseur unique est suffisante, s’il existe une preuve de demande de soumissions pour des marchés concurrentiels, si les exigences en matière de sécurité ont été respectées, le cas échéant, et s’il a eu une divulgation proactive, le cas échéant;
l’examen global des principaux processus d’approvisionnement, tels que le processus de passation de marchés et le processus d’assurance de la qualité.

Les critères ont été établis en fonction des principaux contrôles établis dans les Critères d’audit liés au Cadre de responsabilisation de gestion, un outil du Conseil du Trésor du Canada à l'intention des auditeurs internes, en conjonction avec la Directive sur l’approvisionnement du SCT et les politiques, procédures et directives connexes pertinentes. Le travail sur le terrain et la conclusion globale de l’audit reposent sur ces critères.

L’annexe A répertorie les critères détaillés de l’audit.

L’étape d’exécution de l’audit s’est terminée pour l’essentiel en mars 2022.

Critères

Les critères de l’audit sont présentés en détail à l’annexe A. Le travail d’audit sur le terrain et la conclusion globale de l’audit reposent sur ces critères.

Constatations et recommandations

Gouvernance et conformité

Constatation générale

Dans l’ensemble, la DFA a établi des mécanismes de surveillance des activités d’approvisionnement au niveau opérationnel pour faciliter le respect des exigences stratégiques. Toutefois, les structures et les mécanismes de gouvernance mis en place pour gérer les activités d’approvisionnement du ministère ne permettent pas de fournir une orientation stratégique et opérationnelle adéquate, et ne sont pas mis à profit ou utilisés de façon uniforme. Il est également possible d’améliorer le processus annuel de planification des approvisionnements pour veiller à ce que les priorités en matière d’approvisionnement soient communiquées et servent à appuyer la planification stratégique et intégrée.

Les rôles, les responsabilités et les obligations de compte rendu liés au processus d’approvisionnement sont clairement définis, documentés et communiqués, mais ils ne sont pas tous à jour. Par ailleurs, l’APPR et l’USA ont l’occasion de mieux définir leurs rôles et responsabilités internes afin d’améliorer leur communication et leur collaboration.

Les activités et les processus d’approvisionnement sont généralement conformes aux exigences des politiques d’approvisionnement du gouvernement. De plus, la DFA a progressé dans la mise en œuvre des plans d’action donnant suite aux recommandations formulées dans le cadre du récent examen du BOA et devrait respecter la plupart des échéances. La DFA a également déployé d’importants efforts pour mettre en œuvre la Politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs, qui est entrée en vigueur en novembre 2021.

Observations pertinentes

Des mécanismes de gouvernance et de surveillance efficaces devraient être en place pour fournir une orientation stratégique et veiller à la conformité aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada. L’audit a permis de déterminer si les structures et les mécanismes de gouvernance des activités d’approvisionnement sont clairement définis, fournissent une orientation stratégique et opérationnelle et assurent la surveillance desdites activités du ministère, en veillant notamment au respect des instruments de politique pertinents du gouvernement. De plus, l’audit a permis de déterminer si les rôles, les responsabilités et les obligations de compte rendu liés au processus d’approvisionnement sont clairement définis, documentés et communiqués aux parties concernées.

Gouvernance et surveillance

Au niveau opérationnel, le principal mécanisme de surveillance des activités d’approvisionnement est la fonction d’assurance de la qualité (AQ) dirigée par l’APPR. Les dossiers d’achat sont examinés et évalués pour veiller au respect des instruments de politique du gouvernement. Des lacunes ont été observées dans le traitement des dossiers d’achat et des séances de formation et de sensibilisation sont organisées pour corriger ces problèmes. Bien que les dossiers soient généralement examinés et évalués après leur traitement, l’APPR effectue dans certains cas des évaluations de la qualité avant l’appel d’offres pour s’assurer que les éléments requis sont inclus dans le cadre du traitement des demandes d’achat. L’APPR surveille également les activités d’approvisionnement ministérielles et en fait rapport; cela inclut la production de rapports obligatoires tels que ceux sur les activités d’approvisionnement liées aux ententes sur les revendications territoriales globales, à d’autres traités modernes et à Services aux Autochtones Canada, ainsi que la production de rapports discrétionnaires.

À l’heure actuelle, aucun comité de gouvernance désigné n’assure la planification stratégique des achats. Auparavant, le Comité de révision des marchés publics (CRMP) auquel siégeaient les SMA servait d’organe de gouvernance chargé de l’examen des activités d’approvisionnement complexes et à haut risque et de l’offre de recommandations ou d’orientation à ce sujet, alors que le SMA du SGSI/le directeur financier prenait les décisions finales. Le CRMP a été dissous en 2020 en raison du déclin du nombre de décisions qui lui étaient soumises et du fait qu’il assurait principalement l’approbation administrative des activités d’approvisionnement.

Le Comité des opérations ministérielles (COM) auquel participent les SMA a été désigné comme l’instance appropriée pour la présentation des questions d’approvisionnement aux fins de discussion, au besoin, à la discrétion du SMA du SGSI/le directeur financier. On note qu’il n’y a pas eu de discussions particulières sur ces questions depuis sa création en avril 2021. L’équipe d’audit a constaté que des questions d’approvisionnement ont été débattues au Comité des finances et des biens immobiliers (CFBI) auquel participent les DG. Les discussions ont notamment porté sur une mise à jour sur l’approvisionnement, dans le cadre de laquelle ont été évoquées les mesures appliquées, entreprises et prévues pour faire face au volume élevé de demandes non attribuées et à la charge de travail. Les questions d’approvisionnement sont également évoquées dans le cadre des réunions du comité de gestion sectoriel du SGSI, et lors d’une récente réunion du Comité de la haute direction tenue au début de l’année 2022. Ces efforts permettent d’assurer un certain degré de surveillance des activités d’approvisionnement, mais ils ne sont pas suffisants pour fournir une orientation stratégique à la fonction.

Planification stratégique des approvisionnements

La DFA dirige un exercice annuel de planification des approvisionnements en consultation avec la plupart des secteurs. Des demandes de renseignements (sollicitations) et un modèle de planification des approvisionnements sont adressés aux directeurs généraux au début de l’exercice pour solliciter de l’information sur les besoins d’approvisionnement complexes prévus. Le modèle contient des renseignements sur l’approvisionnement requis, les contrats prévus avec d’anciens fonctionnaires et l’approvisionnement prévu dans la région du Nunavut. Ces renseignements visent à permettre à l’USA de planifier, de hiérarchiser et de gérer ses demandes en veillant aux capacités, en gérant la charge de travail et en optimisant les achats en vrac ou les offres à commandes pour réaliser des gains d’efficience, et à appuyer les diverses exigences en matière de rapports de l’APPRP. Des orientations sur l’exercice de planification sont fournies aux employés sur le site intranet du ministère, La Source.

Bien qu’il existe un processus documenté de planification des approvisionnements, l’exercice n’est pas systématiquement mis à profit ou entrepris, et les renseignements de planification des approvisionnements ne sont pas sollicités avec succès ou obtenus auprès des secteurs. La DFA a indiqué que de nombreux secteurs ne répondent pas aux sollicitations des besoins d’approvisionnement, et que celles qui lui sont retournées ne contiennent souvent pas de liste complète des besoins prévus. Idéalement, ces plans devraient permettre à l’USA de transposer les besoins et les priorités des secteurs dans leurs propres activités et lui permettre d’évaluer les besoins en matière de capacité interne. L’absence d’approche collaborative et de participation sectorielle à la collecte d’information aux fins de planification des approvisionnements pourrait limiter cette planification au niveau stratégique et la hiérarchisation des priorités en matière d’approvisionnement au niveau opérationnel.

Les secteurs ont indiqué effectuer la planification des approvisionnements au niveau opérationnel et que celle-ci est mal intégrée aux autres fonctions de planification du ministère. Au cours de la dernière année, la DFA s’est employée à régler la question des arriérés de demandes d’achat en organisant des séances d’échange dans le cadre des réunions des comités de gestion des secteurs. Ces discussions ont notamment porté sur la hiérarchisation des demandes non attribuées, sur l’état de la fonction d’approvisionnement, et plus particulièrement sur les résultats de l’exercice de planification intégrée des activités du ministère.

Conformément à la Politique sur la planification et la gestion des investissements du CT, les ministères doivent s’assurer que la planification des investissements ministériels est intégrée à d’autres fonctions, y compris l’approvisionnement, les biens immobiliers et la gestion du matériel. RNCan a progressé dans l’élaboration d’un cadre de gestion de la planification des investissements, lequel tient compte des considérations en matière d’approvisionnement et est aligné sur les activités de planification intégrée des activités du ministère. Ces mesures font suite aux constatations et aux recommandations issues du récent audit du processus de planification stratégique et opérationnelle (2019) et de l’évaluation des contrôles internes en matière de planification des investissements (2020). À l’occasion de la mise en œuvre du cadre, le ministère lancera une approche pilote de planification des investissements, laquelle inclut un exercice de planification des approvisionnements amélioré et plus intégré.

Rôles et responsabilités

Les principaux participants au processus d’approvisionnement sont les secteurs ou responsables d’activités et les autorités contractantes. Un responsable d’activités (ou un client sectoriel qui a recours aux services d’approvisionnement de la DFA) est une personne responsable des activités ou du domaine pour lesquels le projet, le processus d’approvisionnement ou le programme est établi. Une autorité contractante est une personne disposant du pouvoir délégué de conclure un marché ou une entente contractuelle au nom d’un ministère ou d’un organisme. Les agents d’approvisionnement de l’USA sont tous des autorités contractantes. Les programmes assortis de pouvoirs délégués spéciaux en matière d’approvisionnement sont également des autorités contractantes. L’APPR fournit une orientation stratégique sur les activités de la fonction d’approvisionnement.

Les rôles, les responsabilités et les obligations de compte rendu liés au processus d’approvisionnement sont clairement définis, documentés et communiqués aux parties concernées par l’entremise du site intranet du ministère, La Source. Toutefois, ces renseignements n’ont pas été mis à jour depuis 2020, certains documents ayant été mis à jour pour la dernière fois en 2015 et en 2018. Les responsables d’activités interrogés au cours de l’audit ont indiqué qu’ils connaissent leurs rôles, leurs responsabilités et leurs obligations de compte rendu en matière d’approvisionnement, mais ils ont dit vouloir être informés de tout changement pertinent.

Dans le cadre de la fonction d’approvisionnement, l’APPR et l’USA ont l’occasion de mieux définir les attentes à l’égard de leurs rôles et responsabilités internes aux fins d’amélioration de leur communication et leur collaboration, en particulier concernant les modifications des procédures d’approvisionnement résultant de la mise en œuvre de la nouvelle directive. Cela leur donne notamment l’occasion d’éliminer les disparités concernant les attentes relatives à la mise à jour et la tenue à jour des documents de procédure et d’orientation (p. ex., les méthodes de bureau) et de faire participer les responsables d’activités à la modification des procédures.

Conformité

Les activités et les processus d’approvisionnement évalués dans le cadre de l’audit sont généralement conformes aux exigences des politiques d’approvisionnement du gouvernement. Plus précisément, ces évaluations visant le processus de vérification d’une approbation valide en vertu de l’article 32, les listes de vérification des exigences en matière de sécurité versées au dossier; les processus de planification et d'approbation préalable des contrats (PAPC) versés au dossier; le processus de vérification des justifications de fournisseur unique (le cas échéant); et les exigences en matière de divulgation proactive. Ces évaluations n’ont pas fait double emploi avec l’examen externe du BOA, qui portait sur les activités d’approvisionnement et la conformité aux exigences stratégiques gouvernementales, en particulier dans les domaines visés par les critères d’évaluation et les plans de sélection, les documents d’invitation à soumissionner, les évaluations des soumissions et les attributions de marchés. De plus, la supervision assurée par l’APPR, par l’entremise de la fonction d’examen de l’assurance de la qualité, ainsi que la surveillance des activités d’approvisionnement et la production de rapports connexes, a facilité la mise en conformité. Aucune lacune importante, ni aucun défaut de conformité n’ont été relevés dans l’échantillon de dossiers examiné aux fins de l’audit.

La DFA a établi un groupe de travail interne et réparti les tâches entre les agents d’approvisionnement aux fins de mise en œuvre des plans d’action faisant suite aux huit recommandations issues du récent examen externe du BOA. Fin mars 2022, deux recommandations concernant la clarté des exigences relatives aux Autochtones et la mise à jour des méthodes de bureau ont été évaluées par la DFA comme étant appliquées, alors que les six autres étaient encore à divers stades de mise en œuvre. Les recommandations restantes concernent :

l’établissement d’un processus de contrôle de la qualité visant à s’assurer que les critères obligatoires pour les soumissions sont définis et communiqués;
la mise à jour des directives internes relatives à l’élaboration de critères d’évaluation des soumissions et de méthodes de sélection des soumissions;
l’établissement d’un processus pour les communications avec les fournisseurs avant la clôture des soumissions et leur documentation, pour les avis d’attribution de marché et pour l’envoi de lettres de refus;
l’établissement de processus visant à s’assurer que les instructions à l’intention des évaluateurs des soumissions sont uniformes; que les soumissions non conformes sont rejetées et ne sont pas évaluées davantage; et que les évaluations techniques respectent strictement les critères d’évaluation et les grilles de notation établies dans les demandes de soumissions;
l’établissement de processus visant à s’assurer que les évaluations des soumissions et les dossiers d’achat sont adéquatement documentés;
l’établissement d’un processus d’examen des acquisitions prévues, lequel permet de s’assurer que les exigences globales ne sont pas réparties de façon inappropriée pour contourner les contrôles ou les ententes existantes.

La mise en œuvre de tous les plans d’action liés à l’examen du BOA, comme la mise à jour de l’orientation interne relative à l’élaboration des critères d’évaluation, l’établissement de processus chargés de veiller à la documentation adéquate des évaluations et la mise à jour des méthodes de bureau relatives à la passation de marchés, permettra à la DFA d’évaluer continuellement ses activités et de tenir à jour la documentation sur la conformité et l’harmonisation avec les instruments de politique du gouvernement. La DFA a indiqué qu’elle devrait respecter la plupart des échéances de mises en œuvre.

En novembre 2021, la Politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs (la Politique de vaccination) est entrée en vigueur. En vertu de cette politique, les ministères sont tenus de veiller à ce que les demandes de soumissions et les contrats associés aux nouvelles exigences en matière d’approvisionnement comprennent des clauses appropriées concernant l’attestation de vaccination; que les documents d’invitation à soumissionner actifs (pas encore fermés) soient modifiés pour y inclure les clauses relatives à la certification de vaccination; et que les fournisseurs des marchés existants visés par la Politique de vaccination reçoivent des lettres concernant les nouvelles exigences. Les orientations du SCT et de SPAC ont continuellement changé à mesure que les ministères répondaient à ces exigences. Pour donner suite à la Politique de vaccination, la DFA de RNCan a pris des mesures immédiates. Elle a notamment communiqué les exigences et les répercussions d’application aux responsables d’activités et aux autorités contractantes, révisé et mis à jour les gabarits existants de demande de soumissions, informé les fournisseurs des marchés existants afin d’obtenir une attestation signée, s’il y a lieu, ainsi que vérifié et suivi les réponses des soumissionnaires à l’aide d’un répertoire central aux fins de surveillance et de production de rapports. La direction a donc déployé des efforts importants pour mettre en œuvre la Politique de vaccination, compte tenu des délais serrés et des exigences changeantes. Elle y est parvenue tout en gérant les exigences opérationnelles existantes en matière d’approvisionnement et en préparant la transition vers la nouvelle Directive sur la gestion de l’approvisionnement.

Risques et incidences

En l’absence de mécanisme de gouvernance de l’approvisionnement clair, d’approche collaborative et de participation du secteur à la collecte d’information sectorielle aux fins de planification des approvisionnements, les activités d’approvisionnement du ministère peuvent ne pas être intégrées et harmonisées avec les stratégies et les objectifs globaux sectoriels et ministériels.

Le manque de clarté sur la répartition des rôles et les responsabilités au sein de la DFA en matière de mise à jour de l’information, des documents d’orientation et des gabarits, et de mobilisation des responsables d’activités peut obliger le personnel chargé de l’approvisionnement à utiliser des renseignements inexacts ou périmés tout au long du processus, et empêcher les responsables d’activités de recevoir le soutien et les conseils dont ils ont besoin.

Recommandation

Recommandation n^o 1 : Il est recommandé que le SMA du SGSI :

définisse et mette en œuvre un mécanisme de gouvernance de la planification stratégique des approvisionnements , en tirant notamment parti des travaux de surveillance et d’orientation des comités existants;
établisse un mécanisme de sollicitation de commentaires auprès du secteur afin d’améliorer la planification stratégique et intégrée des approvisionnements;
définisse et clarifie les rôles et responsabilités répartis entre l’APPR et l’USA de la DFA.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est d’accord avec la recommandation n^o 1.

A : Le Cadre de gestion des approvisionnements (CGA) de RNCan désignera le Comité des finances et des biens immobiliers (CFBI) comme principal organe de gouvernance pouvant être chargé de la surveillance et l’orientation stratégiques, ainsi que le Comité des opérations ministérielles (COM) lorsque le CFBI ou le cadre supérieur désigné (SMA du SGSI/directeur financier) présente des achats à haut risque, au besoin, aux fins d’examen. Les mandats du CGA et du CFBI seront présentés à ce dernier et au CSD pour approbation d’ici septembre 2022.

Responsable : Directeur principal, Services liés aux finances et à l'approvisionnement

Échéance : Septembre 2022 pour l’achèvement du CGA de RNCan ainsi que la mise à jour et l’approbation du mandat du CFBI.

B : En juin 2022, la DFA a lancé un nouvel exercice complet de planification annuelle des approvisionnements, notamment par la sollicitation et la prise en compte des commentaires sectoriels, qui appuie la façon dont le ministère planifie et gère les investissements tout en reflétant une approche stratégique de l’approvisionnement ministériel. Il fait partie du processus de mise en œuvre de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du SCT et est également conforme aux messages communiqués au cours de l’exercice de planification intégrée des activités (PIA) selon lesquels la collecte d’information serait amplifiée pour améliorer la planification. Les processus de planification des approvisionnements pour l’exercice 2022-2023 sont harmonisés avec les rapports sur la situation financière (RSF) et continueront d’être harmonisés avec les prochains exercices de production de RSF. En prévision du prochain cycle de PIA (EF 2023-2024), la DFA travaillera en collaboration avec la Direction de la planification et des opérations, tirera parti du même outil et poursuivra la planification.

Responsable : Directeur principal, Services liés aux finances et à l'approvisionnement

Échéance : Achèvement en juin 2022. Le mécanisme de sollicitation des commentaires sectoriels visant à améliorer la planification stratégique et intégrée des approvisionnements (c.-à-d. le plan d’approvisionnement annuel) a été élaboré et lancé le 8 juin 2022. Le processus est en cours et s’harmonise avec les RSF.

C : Le CGA de RNCan décrira la répartition des rôles et des responsabilités entre l’APPR et l’USA, ainsi que les rôles et responsabilités des responsables d’activités.

Responsable : Directeur principal, Services liés aux finances et à l'approvisionnement

Échéance : Septembre 2022 pour l’achèvement et l’approbation du CGA de RNCan.

Processus d’approvisionnement

Constatation générale

Dans l’ensemble, des processus et des procédures documentés ont été établis à l’appui des activités d’approvisionnement. Toutefois, certains éléments ne permettent pas d’appuyer de façon efficiente ou efficace l’exécution opportune des activités, entraînant ainsi des retards importants qui ont une incidence sur la capacité des responsables d’activités à satisfaire leurs besoins et à atteindre leurs objectifs.

De plus, il est possible de veiller à ce que les documents d’orientation (y compris la documentation sur les procédures, les organigrammes et les gabarits à l’appui des activités d’approvisionnement) soient régulièrement examinés et mis à jour pour s’assurer que les responsables d’activités tirent parti des tout derniers documents à l’appui de leurs activités. Il est également possible d’évaluer la pertinence des normes de service, de combler les éventuelles lacunes relevées dans les données recueillies et de tirer parti de ces renseignements pour relever les défis en matière de rendement.

Bien qu’elle ait déjà établi des mécanismes et des processus de communication avec les responsables d’activités, la DFA a l’occasion de les améliorer et de les renforcer et de produire des communications plus uniformes et opportunes.

Observations pertinentes

Des processus opérationnels efficients et efficaces devraient être mis en place pour appuyer la gestion des besoins et des activités d’approvisionnement. L’audit a permis de déterminer s’il existait des processus et des mécanismes de planification, de hiérarchisation et de communication, et s’ils étaient utilisés à bon escient pour répondre aux besoins des responsables d’activités en matière d’approvisionnement et gérer leurs activités dans ce domaine. De plus, l’audit a permis de déterminer s’il existait des processus dédiés au traitement des demandes d’achat et à la conduite des activités liées à l’approvisionnement pour aider les responsables d’activités à atteindre leurs objectifs.

Documentation des processus d’approvisionnement

La DFA a défini et documenté les procédures d’approvisionnement internes destinées aux membres du personnel et les processus externes destinés à tous les responsables d’activités ayant des besoins d’approvisionnement. Les procédures internes comprennent les méthodes de bureau de l’USA, les normes de production de rapports de l’APPR, les procédures d’AQ et un outil de modèle d’AQ. Les procédures internes sont suffisantes et permettent au personnel de la DFA de bien s’acquitter de ses responsabilités en matière d’approvisionnement.

Des processus d’approvisionnement externes sont en place pour permettre la planification, l’achat de biens et de services avec le soutien du SGSI et les modifications de contrat. De plus, la DFA a élaboré des gabarits à l’appui des processus et des diagrammes visuels des processus illustrant la participation des responsables d’activités et d’autres parties, comme les TI, les fournisseurs, etc. Les documents disponibles sur l’intranet du ministère, La Source, fournissent aux responsables d’activités l’orientation et les normes de service à suivre pour le traitement des demandes afin d’appuyer leurs besoins et leurs activités d’approvisionnement, et détaillent bien leurs rôles et responsabilités tout au long du processus. Ces renseignements sont communiqués à tous les secteurs par l’entremise de La Source, mais il est difficile d’assurer leur exactitude et leur pertinence en l’absence de revue et de mise à jour régulières. Dans certains cas, la DFA a fourni des orientations aux secteurs disposant de délégations spéciales. On ne trouve toutefois aucune orientation précise et à jour facilement accessible sur La Source ou dans d’autres forums d’échange d’information.

Planification et priorisation des approvisionnements

Au cours de la période visée par l’audit, le processus de planification des approvisionnements n’a pas été exécuté régulièrement ou n’a pas fonctionné comme prévu, ce qui a donc empêché l’USA de planifier, de hiérarchiser et de gérer adéquatement les besoins et les activités liés à l’approvisionnement. Des blocages procéduraux sont apparus avant même que les billets d’achat soient attribués aux agents aux fins de traitement. Par ailleurs, l’USA a indiqué que l’information obtenue dans le cadre de cet exercice ne permet pas d’assurer la gestion efficace des demandes d’achat et la planification des besoins en ressources. Par conséquent, le système de cyberapprovisionnement est le principal mécanisme utilisé par la DFA pour planifier et gérer les billets et les attribuer manuellement au personnel. L’attribution des billets, fondée sur le principe du « premier entré, premier servi », dépend de la complexité du bon et la disponibilité du personnel. Le personnel hiérarchise davantage les demandes qui lui ont été attribuées en fonction de sa charge de travail et du caractère urgent de la demande. Compte tenu de l’augmentation du volume de demandes d’achat et de ses problèmes de capacité interne, la DFA a communiqué avec la haute direction pour établir de façon proactive l’ordre de priorité de ses besoins en matière d’approvisionnement, y compris les besoins liés aux nouveaux programmes.

La DFA ne sollicite pas régulièrement les plans et les priorités d’achat des responsables d’activités, sauf dans le cadre de l’exercice annuel de planification, auquel les secteurs participent de manière limitée. La plupart des responsables d’activités interrogés dans le cadre de l’audit ont indiqué que le processus de planification ne répond pas à leurs besoins. Certains responsables d’activités ont indiqué communiquer de manière proactive leurs besoins à l’USA. En l’absence de processus de planification efficaces, certains responsables d’activités tenteront de contourner le système utilisé par l’USA et de faire part de leurs priorités par le biais de demandes directes auprès de la direction de l’unité. Il ne s’agit pas d’un modèle viable, car il finit par avoir une incidence sur le temps de traitement des demandes d’autres secteurs et occasionne donc des retards.

L’APPR cherche à mettre en œuvre d’autres améliorations liées à la planification, comme des réunions trimestrielles avec les responsables d’activités visant à reconfirmer leurs priorités et à établir leurs attentes réalistes en matière d’approvisionnement. Les échéanciers de mise en œuvre de cette initiative n’ont pas encore été établis.

Processus associés aux demandes et aux activités d’achat

Le processus d’approvisionnement implique que les secteurs soumettent leurs besoins en la matière à l’USA au moyen du système de cyberapprovisionnement. L’USA examinera ensuite les demandes, demandera des renseignements et des documents supplémentaires et attribuera les demandes aux agents d’approvisionnement aux fins de traitement. Ce processus se conclura par l’attribution d’un contrat de prestation de services ou d’acquisition de biens. Bien que des conseillers sectoriels en approvisionnement aient été affectés au soutien des responsables d’activités, ces derniers ont indiqué que leur besoin d’orientation n’est pas toujours satisfait. Préalablement à la présentation d’une demande, les conseillers servent d’agents de liaison entre les responsables d’activités et la fonction d’approvisionnement et aident à répondre aux questions générales sur l’approvisionnement. Les conseillers ne sont pas régulièrement invités à participer aux discussions sectorielles sur la planification des approvisionnements.

En dépit du respect du processus établi, comme indiqué dans le cadre de la revue de l’audit et des dossiers échantillonnés, on relève des retards et des blocages qui nuisent à l’efficience et l’efficacité de certains éléments du processus. Ces retards se créent à deux points principaux du processus : pendant le processus de planification des approvisionnements (détaillé ci-dessus), et au début du processus d’approvisionnement. Il s’agit en particulier des retards attribuables au délai écoulé entre la présentation de la demande sectorielle à l’USA et l’attribution de la demande, et ceux attribuables au délai nécessaire à l’USA pour obtenir tous les documents pertinents auprès des secteurs. La direction de la DFA a indiqué que les problèmes de capacité interne nuisent à sa capacité d’attribution des demandes aux agents d’approvisionnement disponibles. Ces retards aux points principaux entraînent une augmentation du temps consacré aux premières étapes du processus, ce qui finit par nuire à l’achèvement opportun du processus global. Le 26 avril 2022, des mises à jour ont été apportées au système de cyberapprovisionnement, lequel exige que les renseignements et les documents pertinents soient directement joints à la demande soumise. Ces améliorations visent à renforcer l’efficacité du processus en éliminant le temps nécessaire pour obtenir les documents manquants.

Diagramme 1 – Processus d’approvisionnement général

Version textuelle

Diagramme 1 – Processus d’approvisionnement général
Ce diagramme avec code couleur décrit le processus d’approvisionnement général de Ressources naturelles Canada. Ce tableau vise à présenter visuellement le processus, à indiquer les entités impliquées dans le processus et à quel moment elles le sont, et à mettre en évidence les étapes auxquelles les retards se produisent dans le cadre du processus.

Une légende avec code couleur permet de définir les parties impliquées dans une étape donnée du processus. La couleur orange symbolise la participation de l’USA; la couleur verte symbolise la participation du responsable d’activités; la couleur bleue symbolise la participation conjointe de l’USA et du responsable d’activités; et la couleur rouge symbolise les étapes où les retards se produisent.

Chaque rangée représente une étape du processus. Ce diagramme comporte neuf rangées au total. Voici les étapes du processus :

Consultation de l’USA au besoin – participation du responsable d’activités;
Soumission des demandes dans le système de cyberapprovisionnement – participation du responsable d’activités;
Obtention des approbations en vertu de l’article 32 – participation du responsable d’activités;
Vérification par l’USA du caractère exhaustif et suffisant des documents – participation de l’USA (des retards surviennent à cette étape);
Attribution et hiérarchisation des demandes par l’USA – participation de l’USA (des retards surviennent à cette étape);
Vérification auprès du service informatique et de gestion des biens, au besoin – participation de l’USA;
Choix de la méthode d’approvisionnement et envoi de la demande à SPAC ou à SPC, au besoin – participation de l’USA;
Demande de soumissions et évaluation, au besoin – participation de l’USA et du responsable d’activités;
Obtention du bien ou conclusion d’un marché – participation de l’USA et du responsable d’activités.

Enfin, l’USA et les responsables d’activités tiendront des discussions entre les étapes quatre et huit définies ci-dessus.

La DFA a mis en œuvre des normes de service en matière d’approvisionnement, assure leur suivi et leur surveillance et présente des rapports trimestriels à la direction du SGSI dans lesquels elle détermine si ces normes ont été respectées. Toutefois, certains renseignements suivis à l’interne par la DFA ne sont pas pertinents et ne sont pas conformes aux normes communiquées aux responsables d’activités. Les renseignements échangés et suivis diffèrent selon le nombre de catégories suivies, les seuils monétaires appliqués et les délais de traitement (voir le tableau ci-dessous).

Tableau 2 – Normes de service

Normes de service disponibles sur La Source	Normes de service réelles surveillées par la DFA
1. Demandes envoyées à SPAC - délai de traitement de 5 jours	1. Marchés de moins de 25 000 $ - délai de traitement de 15 jours
2. Acquisitions simples - délai de traitement de 7 jours	2. Marchés de plus de 25 000 $ - délai de traitement de 100 jours
3. Niveau complexe 1 - délai de traitement de 15 jours	3. Marchés envoyés à SPAC ou à SPC - échéancier non précisé
4. Niveau complexe 2 – délai de traitement de 30 à 45 jours
5. Niveau complexe 3 - délai de traitement de 100 jours

Avec une cible d’atteinte de la norme de service de 75 %, cela signifie que si les demandes sont traitées dans le délai prescrit 75 % du temps, la norme a été respectée. Au cours de la période visée par l’audit, les normes de service pour toutes les catégories ont été respectées, à l’exception des marchés de moins de 25 000 $ pour le quatrième trimestre de 2020-2021 (37 %), le deuxième trimestre de 2021-2022 (39 %) et le troisième trimestre de 2021-2022 (13 %). Cela s’est reflété dans l’échantillon d’étude de l’audit, dans le cadre duquel on a pu observer quatre cas de non-respect des normes de service sur les 25 demandes d’achat examinées. Les entrevues avec l’USA ont attribué ces faibles résultats à un manque de ressources au sein de l’unité et aux difficultés liées au volume de demandes présentées pour l’acquisition de matériel de bureau à domicile et d’équipement de TI. L’équipe d’audit a constaté que les données liées aux normes de service sont actuellement utilisées à des fins de production de rapports, mais qu’elles ne servent pas encore vraiment à combler les lacunes en matière de rendement et à améliorer les processus.

Les entrevues avec les responsables d’activités ont montré que le processus d’approvisionnement ne répond pas à leurs besoins en raison des retards vécus. Ils ont indiqué que ces retards ont eu des répercussions sur l’atteinte des objectifs et des priorités opérationnels. Malgré les retards, on observe une hausse de la satisfaction globale à l’égard du processus d’approvisionnement entre 2017 et 2021, conformément aux résultats des enquêtes de satisfaction menés par l’USA sur ces périodes. Au cours des entrevues de l’audit, les responsables d’activités ont suggéré de demander à ce que les améliorations suivantes soient apportées au processus d’approvisionnement : échanger l’information pertinente sur les demandes d’achat en cours de traitement; mieux communiquer les changements apportés au processus qui ont une incidence sur les responsables d’activités; veiller à ce que l’information disponible soit à jour; et réviser les orientations pour s’assurer qu’elles sont à jour.

Communications dans le cadre du processus d’approvisionnement

La DFA utilise divers mécanismes pour communiquer avec les responsables d’activités au sujet des processus et des activités d’approvisionnement. Elle recoure notamment à la publication de renseignements sur le site La Source, à la collaboration des conseillers sectoriels en approvisionnement avec leurs secteurs désignés, aux enquêtes de satisfaction auprès des secteurs, à la communication directe entre l’USA et les responsables d’activités pour les renseigner sur l’état d’avancement général de leurs demandes, et aux réunions entre l’agent d’approvisionnement et les responsables d’activités pour permettre à ces derniers de discuter des prochaines étapes de traitement de leurs demandes. Le principal mécanisme de communication avec les secteurs est La Source. Il convient de noter que ce site n’est pas à jour et ne fournit parfois pas de renseignements exacts sur les activités d’approvisionnement. Par exemple, les diagrammes illustrant les processus d’approvisionnement datent de 2015, et certains renseignements sur le processus de planification des approvisionnements ont été mis à jour pour la dernière fois en 2018.

La DFA a largement privilégié les mécanismes de communication unidirectionnelle avec les responsables d’activités, et l’USA prend peu de mesures proactives visant à renseigner les secteurs sur l’état d’avancement de leurs demandes. Les responsables d’activités interrogés ont indiqué qu’ils ne communiquent généralement pas avec l’USA dans le délai s’écoulant entre la soumission de la demande et son attribution à un agent d’approvisionnement aux fins de traitement. Certains responsables d’activités ont toutefois indiqué qu’ils communiqueront de façon proactive avec l’USA afin d’obtenir des mises à jour sur l’état d’avancement de leurs demandes d’achat avant leur attribution.

La communication bidirectionnelle se produit principalement après l’attribution des billets aux agents d’approvisionnement aux fins de traitement, comme le confirment les évaluations menées dans le cadre de l’audit. Les responsables d’activités ont indiqué qu’ils communiquent avec les agents d’approvisionnement pour discuter de leurs demandes, fournir des documents manquants ou remplis et poser des questions générales sur le processus. Ce type de communication permet aux secteurs d’obtenir des renseignements supplémentaires sur leurs demandes, et de mieux comprendre la progression de leurs dossiers et les délais de traitement prévus.

Risques et incidences

Si les processus ne sont pas régulièrement revus et mis à jour, les responsables d’activités risquent de ne pas disposer des outils nécessaires à l’exécution efficace de leurs tâches d’approvisionnement, ce qui nuit au traitement global des demandes et les échéanciers et, en fin de compte, à l’atteinte de leurs priorités et objectifs.

L’absence de processus d’approvisionnement efficients et efficaces, y compris en matière de hiérarchisation des demandes, peut entraîner des retards, avoir une incidence sur le temps de traitement global et limiter l’atteinte des priorités et des objectifs des responsables d’activités.

La capacité de détection et de correction des problèmes et des lacunes de rendement peut être limitée en l’absence de collecte et d’utilisation de données exactes et précises à l’appui de la surveillance et du suivi des normes de service d’approvisionnement.

Sans approche uniforme visant à informer les responsables d’activités sur l’état d’avancement de leurs demandes avant attribution et tout au long du processus d’approvisionnement, les attentes relatives au lancement et au délai de traitement des dossiers risquent de ne pas être claires. Par conséquent, les responsables d’activités ne disposeraient pas des renseignements nécessaires à la prise de décisions éclairées satisfaisant leurs besoins et leurs objectifs.

Recommandations

Recommandation n^o 2 : Il est recommandé que le SMA du SGSI :

élabore et mette en œuvre un processus de hiérarchisation des demandes d’achat, en y mobilisant notamment les responsables d’activités;
étudie les processus d’approvisionnement actuels dans le but de cerner et d’analyser les contraintes procédurales, et conçoive des mécanismes de promotion de l’amélioration continue des processus;
évalue la pertinence des normes de service, comble les éventuelles lacunes relevées dans les données recueillies et tire parti de ces renseignements pour relever tout défi en matière de rendement;
améliore les mécanismes de communication entre les autorités contractantes et les responsables d’activités, en évaluant notamment la faisabilité d’un mécanisme automatisé permettant de fournir des mises à jour régulières tout au long du processus d’approvisionnement et de clarifier les échéanciers.

Recommandation n^o 3 : Il est recommandé que le SMA du SGSI étudie, mette à jour et diffuse les documents d’orientation destinés aux responsables d’activités, notamment les subtilités de la nouvelle Directive du CT en matière d’approches d’approvisionnement, afin de s’assurer que l’information disponible est à jour, claire et suffit à leur permettre de s’acquitter de leurs tâches.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est d’accord avec la recommandation n^o 2.

A : Hiérarchisation et mobilisation -

La DFA travaille avec la division des systèmes financiers à l’amélioration de la capacité de production de rapports du système d’interface du module des accords (IMA) et du cyberapprovisionnement pour mieux soutenir et informer les responsables d’activités, et ce, afin de leur permettre de réviser régulièrement les demandes, clarifier les échéanciers, et confirmer les priorités sectorielles. Elle cherche également à déterminer si tout cela doit s’accompagner d’une plus grande souplesse pour permettre l’amélioration de la fonctionnalité et de la production de rapports.
La DFA élabore des critères de hiérarchisation des demandes d’achat. Elle établit donc l’ordre de priorité de toutes les demandes provenant des divers secteurs.
La Direction élabore également des critères de hiérarchisation des priorités pour permettre le classement de l’ensemble des priorités établies par les divers secteurs.
Elle a amélioré les échanges entre les programmes et la fonction d’approvisionnement pour encourager les discussions constructives et la prise en compte des considérations relatives à l’approvisionnement dans la planification des programmes, des projets et de la prestation des services (p. ex., via la participation récurrente à des réunions de la haute direction et à des discussions sur des programmes précis.) De plus, la DFA a inclus dans le plan annuel d’achat la possibilité pour les secteurs de prioriser leurs besoins. Les responsables d’activités passeront en revue et mettront à jour le plan d’achat en même temps que les RSF. De plus, des exposés sur l’état et les progrès de l’approvisionnement ont également été présentés au COM et au CFBI.

Responsable : Directeur principal, Services liés aux finances et à l'approvisionnement

Échéance : A(i) novembre 2022 pour l’amélioration du système, des demandes électroniques et des rapports; A(ii) octobre 2022 pour les critères de hiérarchisation et le processus de recommandation; A(iii) processus ayant été lancé au quatrième trimestre de l’exercice 2021-2022 qui est encore en cours.

B : Amélioration continue des processus -

La DFA passera en revue son processus de triage et d’affectation interne pour y trouver des gains d’efficacité et les mettre en œuvre, dans la mesure du possible. Elle déterminera si les demandes d’achat retirées par les soumissionnaires sont déposées en raison de contraintes pesants sur le processus et si une amélioration du système de cyberapprovisionnement pourrait régler ce problème.
Des séances de formation et de sensibilisation seront organisées en vue de présenter aux responsables d’activités le processus complet d’approvisionnement et les contraintes législatives guidant ce dernier.
La DFA réexaminera et rationalisera les processus d’approvisionnement à mesure que les nouvelles initiatives proposées par les organismes centraux seront mises en œuvre.

Responsable : Directeur principal, Services liés aux finances et à l'approvisionnement

Échéance : B(i) décembre 2022 pour le projet pilote de triage; B(ii) mai 2023 pour la prestation des séances de formation; B(iii) en cours.

C : En mai 2022, une analyse a été entreprise pour comparer les mesures de RNCan aux normes de service des autres ministères (p. ex., AMC, SPAC, Transports, GRC et autres). Les résultats de cette analyse serviront à combler les lacunes observées et à régler les problèmes de rendement. RNCan reste en phase avec les délais de traitement des autres ministères au vu des analyses existantes. Bien qu’il ait été difficile de toujours respecter les normes de service au cours du dernier exercice, les initiatives proposées par les organismes centraux pourraient affecter les délais de traitement (p. ex., l’approvisionnement socialement responsable et les nouvelles exigences en matière de sécurité). Par conséquent, les normes de service en matière d’approvisionnement de RNCan resteront inchangées pour l’exercice 2022-2023, dans l’attente d’une évaluation plus poussée.

Un nouvel examen des normes de service sera entrepris au mois de septembre de l’exercice 2023-2024.

Responsable : Directeur principal, Services liés aux finances et à l'approvisionnement

Échéance : Achèvement et communication à la haute direction (par courriel) et aux membres du CFBI le 7 juin 2022. Le nouvel examen des normes de service aura lieu au mois de septembre de l’exercice 2023-2024.
D : Amélioration des mécanismes de communication aux fins d’actualisation régulière de l’état d’avancement tout au long du processus d’approvisionnement et de clarification des échéanciers -

La DFA travaille avec la division des systèmes financiers à l’amélioration de la capacité de production de rapports du système d’interface du module des accords (IMA) et du cyberapprovisionnement pour mieux soutenir et informer les responsables d’activités, et ce, afin de leur permettre de réviser régulièrement les demandes, clarifier les échéanciers, et confirmer les priorités sectorielles. Elle cherche également à déterminer si tout cela doit s’accompagner d’une plus grande souplesse pour permettre l’amélioration de la fonctionnalité et de la production de rapports.
Elle a amélioré les échanges entre les programmes et la fonction d’approvisionnement pour encourager les discussions constructives et la prise en compte des considérations relatives à l’approvisionnement dans la planification des programmes, des projets et de la prestation des services (p. ex., via la participation récurrente à des réunions de la haute direction et à des discussions sur des programmes précis.) De plus, la DFA a inclus dans le plan annuel d’achat la possibilité pour les secteurs de prioriser leurs besoins. Les responsables d’activités passeront en revue et mettront à jour le plan d’achat en même temps que les RSF.

Responsable : Directeur principal, Services liés aux finances et à l'approvisionnement

Échéance : D(i) novembre 2022 pour l’amélioration du système, des demandes électroniques et des rapports; D(ii) processus ayant été lancé au quatrième trimestre de l’exercice 2021-2022 qui est encore en cours.

La direction est d’accord avec la recommandation n^o 3.

Afin d’étoffer la collection de documents déjà disponibles sur l’intranet de RNCan, on élaborera une plateforme de collaboration Web axée sur le client (comme SharePoint) qui contiendra des documents d’orientation sur l’approvisionnement, des avis pertinents des organismes centraux, les formulaires requis, les normes de service, etc. Cette plateforme devrait fournir aux responsables d’activités des renseignements à jour, clairs et suffisants pour leur permettre de s’acquitter de leurs tâches. Les avis de mise à jour et de changement destinés aux responsables d’activités seront examinés.

Responsable : Directeur principal, Services liés aux finances et à l'approvisionnement

Échéance : Avril 2023 pour une plateforme de collaboration Web axée sur le client.

Planification des ressources humaines et formation

Constatation générale

Dans l’ensemble, il existe des occasions de documenter officiellement et de renforcer les mécanismes de planification des RH et de la relève relatifs à la fonction d’approvisionnement, et les processus de surveillance connexes. Ces processus sont en grande partie informels et une surveillance est exercée de façon ponctuelle.

La formation et l’orientation offertes au personnel s’avèrent suffisantes et permettent au personnel de s’acquitter adéquatement de ses fonctions. Toutefois, il est possible de renforcer la formation et la sensibilisation par l’ajout de sujets liés à la fraude et d’autres sujets complémentaires, ainsi que de surveiller l’assiduité du personnel de la DFA et leur taux d’achèvement des formations afin de réduire les éventuels écarts de connaissances parmi eux.

En ce qui concerne l’échange et le transfert des connaissances à l’appui du renforcement des capacités, il est possible de veiller à ce que les mécanismes soient régulièrement renforcés et utilisés à des fins de diffusion de l’information.

Observations pertinentes

Des processus efficaces de planification des RH et de la relève devraient être mis en place pour appuyer la gestion des besoins et des activités d’approvisionnement. L’audit a permis de déterminer si la fonction d’approvisionnement avait défini et planifié les besoins actuels et futurs en ressources humaines, notamment en matière d’aptitudes, de connaissances et de compétences, et si ces besoins avaient été mis en œuvre et surveillés efficacement. Par ailleurs, l’audit a permis de déterminer si les personnes ayant des responsabilités liées à l’approvisionnement disposaient de la formation, des connaissances, des outils et de l’orientation nécessaires à l’exécution de leurs rôles.

Processus de planification des ressources humaines et de la relève

La DFA a recours à des processus formels et informels pour satisfaire ses besoins actuels en RH. Parmi les processus et mécanismes mis à profit, on peut citer les initiatives bénéficiant du bouche-à-oreille, l’utilisation de bassins de ressources prédéfinis, le Programme fédéral de stages pour les personnes en situation de handicap, l’intégration des étudiants et le lancement officiel de processus de RH visant à réunir les ressources nécessaires. La direction a indiqué que ces processus ont été utilisés de façon continue au cours de la période visée par l’audit pour régler les problèmes de capacité. Toutefois, au cours de l’exercice 2020-2021, on note que les processus de dotation ont généralement été amorcés une fois que les départs de ressources étaient connus. De plus, la direction a indiqué qu’elle utilise les rapports sur la situation financière (RSF) pour préparer les départs connus et qu’elle intégrait les dotations prévues dans ses prévisions salariales.

La DFA n’a documenté aucun plan de relève officiel énonçant les postes clés, les aptitudes, les compétences et les connaissances requises à l’appui des besoins à moyen et à long terme en matière de RH. Les processus en place sont en grande partie informels. Par ailleurs, les processus et mécanismes de surveillance de la planification des RH et de la relève sont mis en œuvre de façon ponctuelle, au besoin.

L’USA, quant à elle, met à profit des processus de RH formels et informels pour satisfaire ses besoins actuels en matière de RH. Cette unité ne dispose par ailleurs d’aucun plan de RH et de relève officiellement documentés. Bien qu’elle ait indiqué avoir connu un roulement important au cours de la période visée par l’audit, l’USA a été en mesure d’améliorer ses niveaux de ressources existants en embauchant 18 nouveaux équivalents temps plein (ETP). L’USA, pour qui il est difficile d’obtenir des ressources qualifiées aux niveaux appropriés et de disposer d’un effectif complet, a ajouté que le bassin d’agents d’approvisionnement est concurrentiel et limité. De plus, l’USA a récemment procédé à un examen et à une révision de ses énoncés des critères de mérite (ECM) pour s’assurer que les exigences des postes définies coïncident avec les besoins et activités actuels.

L’APPR dispose quant à elle d’un plan de RH officiellement documenté, mais ce plan date de novembre 2016 et ne reflète pas les besoins actuels de l’unité en matière de RH. Il convient également de noter qu’elle ne dispose pas de plan de relève officiellement documenté, bien qu’elle ait désigné de façon informelle un remplaçant pour le poste de gestionnaire de l’unité. Par ailleurs, on observe que les ECM de l’APPR ne sont plus à jour. L’unité a annoncé qu’elle procéderait bientôt à leur examen et leur actualisation pour refléter les besoins et les activités actuels.

La DFA a ici l’occasion d’officialiser et d’opérationnaliser des plans de RH et de relève qui cernent les besoins en ressources à court et à long terme. Idéalement, ces plans devraient déterminer les postes clés et définir les aptitudes, les connaissances et les compétences requises. De plus, la DFA a l’occasion de surveiller et d’examiner régulièrement ces plans pour s’assurer qu’ils sont mis à jour ou mis en œuvre au besoin.

Formation, orientation et connaissances nécessaires à l’approvisionnement

La formation et l’orientation du personnel de la DFA sont assurées au moyen de divers mécanismes et processus formels et informels appuyant l’exécution des tâches. L’USA et l’APPR ont chacune dressé la liste des formations que les nouveaux membres du personnel doivent suivre. Par ailleurs, le personnel a facilement accès à des orientations documentées, telles que les méthodes de bureau de l’USA, ou encore les normes de production de rapports de l’APPR et ses outils connexes. Au-delà des mécanismes officiels, l’USA et l’APPR opèrent des processus de formation et d’orientation informels, en offrant notamment des possibilités d’apprentissage en milieu de travail, d’observation au poste de travail et de mentorat. Le personnel de l’USA et de l’APPR a indiqué que ces possibilités formelles et informelles leur ont permis d’acquérir les connaissances nécessaires pour s’acquitter de leurs fonctions. À l’avenir, l’USA cherchera à officialiser et à renforcer les possibilités de mentorat pour l’ensemble de son personnel, et ce, quel que soit leur niveau. Ces efforts devraient permettre de favoriser et faciliter la conservation et le transfert des connaissances, ainsi que le renforcement des capacités, ce qui est particulièrement important pendant les périodes de fort roulement du personnel.

Les séances de formation et de sensibilisation sur la fraude en matière d’approvisionnement sont indispensables pour préparer le personnel de l’approvisionnement à repérer les signes avant-coureurs de fraude et les éventuels stratagèmes frauduleux liés à l’approvisionnement. Les exigences de formation de l’USA et l’APPA pour les nouveaux membres du personnel n’intègrent pas précisément ce type de formation. De plus, les exigences en matière de formation du personnel diffèrent entre l’USA et l’APPR. L’absence de formation uniforme peut engendrer des disparités de connaissances entre les deux unités, qui sont censées appuyer en tandem la fonction et les activités d’approvisionnement. Cela peut également empêcher l’APPR de fournir des conseils et des orientations appropriés à l’USA, et donc nuire à la capacité de cette dernière à prendre des décisions en matière d’approvisionnement. Par ailleurs, le respect des exigences en matière de formation ne fait pas l’objet d’un suivi et d’une surveillance officiels, ce qui pourrait accroître les disparités de connaissances entre les deux unités.

Les processus et mécanismes de communication des connaissances supplémentaires (comme les besoins des secteurs en matière d’approvisionnement), des nouvelles exigences en matière de programmes et des renseignements relatifs aux demandes sectorielles, sont quant à eux menés de façon ponctuelle. Les secteurs peuvent communiquer les renseignements de cette nature par l’entremise des conseillers sectoriels en approvisionnement ou du gestionnaire de l’USA, lesquels ne partagent pas toujours les renseignements pertinents avec l’agent d’approvisionnement responsable du traitement de la demande. L’USA a indiqué que les secteurs demandent parfois à un agent d’approvisionnement particulier ayant une connaissance préalable du programme ou du secteur de traiter leurs demandes. L’échange d’information sur les programmes et les secteurs joue un rôle majeur dans la conservation et le transfert des connaissances, ainsi que dans le renforcement des capacités, et permet au personnel de mieux comprendre le contexte entourant les demandes et les activités d’approvisionnement. De plus, il est important de s’assurer de la bonne compréhension des besoins des secteurs et d’éviter la communication répétée des connaissances déjà partagées.

Risques et incidences

En l’absence de plans de RH et de relève suffisamment documentés, la DFA risque de ne pas être en mesure d’atteindre ses objectifs actuels et futurs dans ce domaine, ce qui limite sa capacité à déterminer et à acquérir adéquatement les aptitudes et les compétences nécessaires, et peut avoir une incidence sur sa capacité à appuyer les besoins et les activités d’approvisionnement.
Sans séance de formation et de sensibilisation complémentaires sur des sujets liés à l’approvisionnement, le personnel de la DFA pourrait ne pas être suffisamment outillé pour cerner les risques potentiels, les indicateurs et les signes avant-coureurs de fraude, les activités frauduleuses passant donc potentiellement inaperçues.

Le manque de surveillance et de suivi du taux d’achèvement de la formation du personnel de la DFA peut engendrer des écarts de connaissances au sein de l’équipe et potentiellement aboutir à la transmission de renseignements contradictoires aux secteurs.

Le personnel risque également de ne pas avoir une compréhension commune des activités, des besoins, des nouveaux programmes et des demandes du secteur en l’absence de recours régulier à des processus d’échange et de transfert des connaissances. Par ailleurs, toute équipe ne mettant pas en commun ses connaissances risque de perdre des connaissances précieuses pour l’organisation en période de fort roulement.

Recommandation

Recommandation n^o 4 : Il est recommandé que le SMA du SGSI :

élabore et mette en œuvre des plans de RH et de relève pour la DFA, et les surveille et les actualise régulièrement au besoin;
oblige le personnel de la DFA à participer à des activités de formation et de sensibilisation uniformes, notamment en ce qui a trait à la fraude, au truquage des offres, à l’écoapprovisionnement, aux considérations autochtones en matière d’achats et autres sujets complémentaires, et surveille les taux de participation à ces activités et d’achèvement de la formation;
renforce les pratiques d’échange de connaissances et les applique au sein de la DFA.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction est d’accord avec la recommandation n^o 4.

A : Bien que la planification informelle des ressources et de la relève se fasse de façon continue et que l’APPR et l’USA disposent de structures de conception permettant la gestion et la relève des talents, la DFA réfléchira avec les RH à des programmes de recrutement, de maintien en poste et de perfectionnement visant les étudiants de cycle supérieur, en documentant officiellement ces plans et stratégies au besoin. Il convient de noter que le CGA sera mis à jour pour tenir compte des initiatives de dotation, de formation et de planification de la relève des RH.

Responsable : Directeur principal, Services liés aux finances et à l'approvisionnement

Échéance : septembre 2022 pour l’achèvement et l’approbation du CGA de RNCan; documentation officielle des plans et stratégies de RH et de relève, au besoin, à compte de mai 2023.

B : Le personnel de l’APPR et de l’USA sera encouragé à participer continuellement à des activités de formation et de sensibilisation cohérentes dans tous les domaines indiqués dans la recommandation de l’audit, y compris les événements organisés par l’Institut canadien d’approvisionnement et de gestion du matériel, l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) et d’autres plateformes. Ces activités s’ajoutent aux cours qu’il est nécessaire de suivre pour obtenir le pouvoir d’achat fonctionnel, conformément à l’Instrument de délégation des pouvoirs d’achat et à la formation obligatoire disponible sur la plateforme d’apprentissage des RH Formation obligatoire | La Source (rncan.gc.ca) (Accessible uniquement sur le réseau du Ressources naturelles du Canada). La fonction de suivi de l’avancement des formations est actuellement hébergée dans PeopleSoft et assurée par les RH. La DFA surveillera également les saisies dans PeopleSoft pour veiller à la participation aux formations et à l’achèvement de celles-ci.

Des séances de sensibilisation complémentaires seront offertes de façon ponctuelle, comme la séance d’information sur la détection du truquage des offres offerte par le Bureau de la concurrence.

Depuis mars 2022, la DFA est membre du Conseil canadien des marchés publics (CCMP), un conseil d’intervenants municipaux, provinciaux et fédéraux chargé d’appuyer l’échange de renseignements sur les pratiques exemplaires, les processus de dotation, les tendances et les difficultés de l’industrie, les possibilités de réseautage. etc. On fera part de cette adhésion au personnel de l’APPR et de l’USA.

Responsable : Directeur principal, Services liés aux finances et à l'approvisionnement

Échéance : En cours, la formation obligatoire sera mise à jour à mesure qu’elle sera effectuée par les employés de la fonction d’approvisionnement et les saisies des RH dans PeopleSoft seront surveillées par la DFA; en cours pour les séances d’information et de sensibilisation.

C : Renforcement et mise en œuvre des pratiques d’échange de connaissances -

Afin d’étoffer la collection de documents déjà disponibles sur l’intranet, on élaborera une plateforme de collaboration Web axée sur le client (comme SharePoint) qui contiendra des documents d’orientation sur l’approvisionnement interne, des avis pertinents des organismes centraux, les formulaires requis, les normes de service, etc. Cette plateforme offrira un nouveau moyen d’échange des connaissances et d’accès à des renseignements à jour.
La réunion bimensuelle de tout le personnel d’approvisionnement servira de principal forum d’échange des pratiques exemplaires entre l’APPR et l’USA et facilitera la diffusion des connaissances auprès des acheteurs. Le procès-verbal de la réunion sera conservé dans GCDocs. L’espace de collaboration dans MS Teams sera promu au sein des deux divisions comme un outil facilitant l’échange de connaissances.

Responsable : Directeur principal, Services liés aux finances et à l'approvisionnement

Échéance : C(i) avril 2023 pour une plateforme de collaboration Web axée sur le client; C(ii) juillet 2022/en cours.

Transition vers la nouvelle directive sur la gestion de l’approvisionnement

Constatation générale

Dans le cadre de la transition vers la nouvelle Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT, le ministère a élaboré un cadre en la matière et un ensemble à jour de rôles et responsabilités sectoriels. D’autres travaux doivent être menés pour veiller à ce que les secteurs connaissent et comprennent l’incidence des nouvelles exigences sur leurs activités d’approvisionnement.

Observations pertinentes

L’audit visait à déterminer si RNCan avait élaboré et mis en œuvre une approche de transition vers la nouvelle directive sur l’approvisionnement du CT. La nouvelle directive est moins normative et encourage les ministères à adopter des approches d’approvisionnement axées sur la collaboration, l’innovation, l’itération et les résultats, le cas échéant. De plus, elle oblige les ministères à choisir un cadre supérieur désigné (CSD) responsable de la mise en œuvre des exigences de la nouvelle directive, y compris l’élaboration, la mise en œuvre et la tenue à jour d’un CGA pour la fonction et les activités d’approvisionnement ministérielles. Le SCT a aidé les ministères dans la mise en œuvre de la nouvelle directive, et il continuera de le faire par l’entremise du Conseil des CSD et de la plateforme interministérielle GCpédia.

La dernière version du CGA de RNCan (mars 2022) est globalement conforme aux exigences de la nouvelle directive. Le CGA décrit les activités et les processus existants de RNCan conformes à la nouvelle directive. Il présente également les nouvelles initiatives qui seront mises en place pour assurer l’harmonisation et la conformité. Il s’agit notamment du processus d’approbation des acquisitions à risque élevé par le CSD (au lieu du désormais dissout Comité de révision des marchés publics), d’une approche intégrée de la planification des approvisionnements et des investissements et d’autres exigences en matière de rapports conformes à la nouvelle directive (p. ex., cible de 5 % pour l’approvisionnement auprès des entreprises autochtones). Les éléments essentiels à la satisfaction des besoins des responsables d’activités sont décrits dans la nouvelle directive, comme la capacité de l’effectif, la planification ministérielle des approvisionnements et les exigences visant les autorités contractantes et les responsables d’activités. La DFA n’avait encore que trop peu abordé ces éléments à la clôture de l’audit. Le SCT a publié des lignes directrices sur la transition vers la nouvelle directive en février 2022. Des lignes directrices supplémentaires devraient être fournies à l’été et à l’automne 2022.

La capacité de la main-d’œuvre de la fonction d’approvisionnement est incluse dans le CGA. Cela cadre avec l’exigence de la Directive selon laquelle les CSD doivent déterminer et satisfaire les besoins du ministère en ce qui a trait aux compétences, aux capacités et au perfectionnement professionnel nécessaires à la gestion de l’approvisionnement. Toutefois, la capacité de mise en œuvre de cette exigence peut être affectée par les difficultés posées par la planification des RH et de la relève évoquées plus haut. L’exercice annuel de planification des approvisionnements est également inclus dans le CGA aux fins d’affectation des ressources et de planification de la stratégie d’approvisionnement. Toutefois, comme indiqué précédemment, cet exercice n’a pas été mis à profit, et il est difficile d’obtenir des renseignements auprès des secteurs.

Des efforts ont été déployés pour mobiliser les secteurs et les consulter au sujet des changements visant les autorités contractantes et les responsables d’activités, lesquels sont décrits dans la nouvelle Directive du CT. Ces changements consistent notamment en l’ajout d’exigences supplémentaires en matière d’ententes contractuelles à l’égard des autorités contractantes, la limitation de la responsabilité et l’adoption d’une approche d’approvisionnement axée sur les résultats. La DFA a indiqué qu’elle communiquera les révisions qu’elle a apportées aux rôles et responsabilités des secteurs. D’autres travaux doivent être menés pour veiller à ce que les secteurs connaissent et comprennent l’incidence des exigences sur leurs activités d’approvisionnement. Les responsables d’activités et les autorités contractantes bénéficieront d’activités de formation ou de sensibilisation qui leur permettront de comprendre et d’adopter les nouvelles subtilités de la Directive en matière d’approches d’approvisionnement. D’après les renseignements fournis par le SGSI et les documents examinés par l’équipe d’audit, l’accent a été mis sur d’autres priorités ministérielles en matière d’approvisionnement, et RNCan n’a pas encore entièrement adopté la nouvelle directive.

Annexe A – Critères d’audit

Les critères d’audit suivants ont été appliqués :

Sous-objectifs de l’audit	Critères d’audit
Sous-objectif no 1 : Déterminer s’il existe des mécanismes adéquats de gouvernance et de surveillance permettant d’offrir une orientation stratégique et opérationnelle, de faciliter la transition vers le nouvel ensemble de politiques et de faciliter le respect des politiques et des directives du gouvernement du Canada (GC).	1.1 Les structures et les mécanismes de gouvernance des activités d’approvisionnement devraient être clairement définis, fournir une orientation stratégique et opérationnelle et assurer la surveillance desdites activités du ministère, en veillant notamment au respect des instruments de politique pertinents du gouvernement.
	1.2 RNCan devrait avoir élaboré et mis en œuvre une approche de transition vers la nouvelle directive sur l’approvisionnement du CT.
	1.3 Les structures et les mécanismes de gouvernance des activités d’approvisionnement devraient faciliter le respect des instruments de politique gouvernementaux pertinents.
	1.4 Les rôles, les responsabilités et les obligations de compte rendu liés au processus d’approvisionnement devraient être clairement définis, documentés et communiqués aux parties concernées.
Sous-objectif no 2 : Déterminer si des processus opérationnels et des mécanismes de communication efficaces et efficients sont en place et appuient bien les besoins et les activités d’approvisionnement de RNCan.	2.1 Des processus opérationnels efficients et efficaces devraient être en place pour satisfaire les demandes d’achat et mener des activités liées à l’approvisionnement afin d’aider les secteurs à atteindre leurs objectifs.
	2.2 Des processus et des mécanismes de communication adéquats devraient être en place et utilisés efficacement par la fonction d’approvisionnement et les secteurs aux fins de gestion des besoins et des activités.
	2.3 Des processus adéquats de planification et hiérarchisation devraient être en place et utilisés efficacement pour satisfaire les besoins des secteurs en matière d’approvisionnement et gérer leurs activités dans ce domaine.
Sous-objectif no 3 : Déterminer s’il existe des processus et des mécanismes efficaces en matière de planification des ressources, de planification de la relève et de renforcement des capacités, et s’ils appuient bien la fonction d’approvisionnement de RNCan.	3.1 La fonction d’approvisionnement devrait avoir défini et planifié les besoins actuels et futurs en ressources humaines, notamment en matière d’aptitudes, de connaissances et de compétences, et ces besoins devraient avoir été mis en œuvre et suivis efficacement.
	3.2 Les employés ayant des responsabilités liées aux activités d’approvisionnement devraient disposer de la formation, des connaissances, des outils et des autres ressources et orientations nécessaires à l’exécution de leur rôle.

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Date de modification :: 2022-08-23

Audit de la gestion des services d’approvisionnement

Table de matières

Sommaire

Introduction

Points forts

Domaines à améliorer

Conclusion de l’audit interne et opinion

Énoncé de conformité

Remerciements

Introduction

But et objectifs de l’audit

Facteurs pris en considération lors de l’audit

Portée

Approche et méthodologie

Critères

Constatations et recommandations

Gouvernance et conformité

Constatation générale

Observations pertinentes

Gouvernance et surveillance

Planification stratégique des approvisionnements

Rôles et responsabilités

Conformité

Risques et incidences

Recommandation

Réponse de la direction et plan d’action

Processus d’approvisionnement

Constatation générale

Observations pertinentes

Documentation des processus d’approvisionnement

Planification et priorisation des approvisionnements

Processus associés aux demandes et aux activités d’achat

Communications dans le cadre du processus d’approvisionnement

Risques et incidences

Recommandations

Réponse de la direction et plan d’action

Planification des ressources humaines et formation

Constatation générale

Observations pertinentes

Processus de planification des ressources humaines et de la relève

Formation, orientation et connaissances nécessaires à l’approvisionnement

Risques et incidences

Recommandation

Réponse de la direction et plan d’action

Transition vers la nouvelle directive sur la gestion de l’approvisionnement

Constatation générale

Observations pertinentes

Annexe A – Critères d’audit

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