Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2019-2020
TABLE DES MATIÈRES
- Introduction
- Structure organisationnelle
- Ordonnance de délégation de pouvoirs
- Points saillants du rapport statistique sur 2019-2020
- Formation et sensibilisation
- Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
- Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications
- Suivi de la conformité
- Atteintes substantielles à la vie privée
- Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
- Divulgations dans l’intérêt public
Annexes
1. Introduction
La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. La Loi accorde aux particuliers le droit d’accéder et de demander la correction de leurs renseignements personnels détenus par une institution gouvernementale. Elle fournit également un cadre juridique pour la collecte, la conservation, l’utilisation, la divulgation, l’élimination et l’exactitude des dans le cadre de l’administration des programmes et des activités des institutions gouvernementales qui sont assujetties à la Loi.
En vertu de l’article 72 de la Loi, le chef de chaque institution du gouvernement fédéral doit remettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la Loi dans son institution, durant chaque année de déclaration.
Le présent rapport annuel est préparé conformément à l’article 72 de la Loi et décrit la façon dont Ressources naturelles Canada (RNCan) s’est acquitté des responsabilités qui lui ont été confiées en vertu de la Loi au cours de l’exercice financier 2019-2020.
Mandat de Ressources naturelles Canada
RNCan vise à améliorer la qualité de vie des Canadiens et Canadiennes en veillant à ce que nos ressources naturelles soient exploitées de façon durable, en étant une source d’emplois, de prospérité et de nouvelles perspectives, de même qu’en préservant notre environnement et respectant nos communautés et les peuples autochtones.
Le ministre des Ressources naturelles a des responsabilités en vertu de plus de 30 lois du Parlement. Ses principaux pouvoirs, ainsi que ses obligations et ses fonctions sont énoncés dans la Loi sur le ministère des Ressources naturelles, la Loi sur les levés et l’inventaire des ressources naturelles, la Loi sur les forêts, la Loi sur l’efficacité énergétique, et la Loi sur les mesures de transparence dans le secteur extractif. Le Ministère travaille en outre dans des domaines de responsabilités partagées avec les provinces, entre autres, l’environnement, la sécurité publique, le développement économique, les sciences et la technologie, de même que les consultations avec les peuples autochtones. Pour s’acquitter de ses responsabilités, le Ministère compte sur divers instruments (dont l’élaboration de politiques, la réglementation, les transferts législatifs et les subventions et contributions) et sur ses principales activités (dont la recherche en sciences et technologie, les partenariats et les communications).
RNCan a des bureaux et des laboratoires dans l’ensemble du pays. Près du tiers de nos employés travaillent dans la région de la capitale nationale, les autres étant répartis dans les régions du Canada atlantique, au Québec, en Ontario, dans les régions de l’Ouest et du Pacifique, ainsi que dans le Nord du Canada.
2. Structure organisationnelle
Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de RNCan centralise l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels au ministère ainsi que pour l’Administration du pipeline du Nord (APN) conformément à une lettre d’entente de service.
Le directeur de l’AIPRP détient les pleins pouvoirs qui lui ont été délégués par le ministre en ce qui concerne l’administration de la Loi. Il est tenu de veiller au respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de ses instruments stratégiques connexes. En outre, le directeur voit à l’élaboration, à la coordination et à la mise en œuvre de pratiques et de procédures efficaces au sein de RNCan afin d’assurer le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la Loi.
En 2019-2020, le Secrétariat de l’AIPRP comptait un employé à temps plein (consultant) responsable de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le Secrétariat de l’AIPRP est notamment responsable:
- de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi;
- de donner suite aux demandes de consultation d’autres ministères fédéraux concernant l’application de la Loi à des documents produits par RNCan;
- d’agir comme représentant du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Bureau de la Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, ainsi qu’auprès des ministères et organismes du gouvernement pour ce qui concerne l’application de la Loi;
- d’élaborer les procédures et les pratiques qui assureront l’application rigoureuse de la Loi, notamment la gestion de la protection des renseignements personnels;
- de donner des conseils et de diffuser de l’information sur la Loi afin de garantir le respect des obligations législatives;
- d’offrir des directives sur la collecte, la protection, l’utilisation, la conservation et la divulgation des renseignements personnels conformes à la Loi;
- de surveiller la conformité du Ministère à la Loi, son Règlement et aux procédures et politiques pertinentes;
- de coordonner, de réviser, d’approuver et de diffuser les modifications ou les ajouts apportés à Info Source, une publication annuelle du gouvernement du Canada qui aident les membres du public à exercer leur droit d’accès en vertu de la Loi;
- de passer en revue les fichiers de renseignements personnels (FRP);
- de préparer le rapport annuel au Parlement ainsi que d’autres rapports exigés par la Loi et autres documents pouvant être exigés par les organismes centraux;
- de participer à la collecte de renseignements personnels pour les programmes nouveaux ou modifiés et de donner des conseils dans ce domaine.
Les fonctionnaires du Ministère rassemblent les documents pertinents et les fournit au Secrétariat de l’AIPRP dans les délais établis.
3. Ordonnance de délégation de pouvoirs
En vertu de l’article 73 de la Loi, le responsable d’une institution gouvernementale peut, par ordonnance de délégation de pouvoirs, désigner un ou plusieurs fonctionnaires ou employés de cette institution pour exercer les pouvoirs, responsabilités ou fonctions dudit responsable concernant la gestion de la Loi.
Conformément aux pratiques exemplaires, le directeur de l’AIPRP détient la totalité des pouvoirs délégués et fait office d’administrateur principal de la Loi pour RNCan. Le directeur adjoint du Secrétariat de l’AIPRP, le directeur général responsable de l’AIPRP, le sous-ministre délégué et le sous-ministre sont également investis des pleins pouvoirs délégués.
Un exemplaire de l’arrêté de délégation signé de RNCan est joint à l’annexe A.
4. Points saillants du rapport statistique sur 2019-2020
Tendances sur plusieurs années – 2017-2018 à 2019-2020
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Version textuelle
Sommaire statistique des demandes de protection des renseignements personnels
En 2017-2018, 45 demandes ont été reçues, 42 demandes ont été traitées, 41 demandes ont été traitées dans les délais prescrits et 1,028 pages ont été traitées.
En 2018-2019, 28 demandes ont été reçues, 22 demandes ont été traitées, 21 demandes ont été traitées dans les délais prescrits et 4,593 pages ont été traitées.
En 2019-2020, 43 demandes ont été reçues, 46 demandes ont été traitées, 34 demandes ont été traitées dans les délais prescrits et 49,142 pages ont été traitées.
Hausse des demandes reçues: en 2019-2020 RNCan a reçu 43 nouvelles demandes sur la protection des renseignements personnels, soit une augmentation de 35 % par rapport à la période de référence précédente. De plus, RNCan a traité 49 142 une hausse de 90.6%, soit une augmentation de 90.6 % par rapport à la période de référence précédente. Cette hausse des demandes reçues et pages traitées est attribuable à un certain nombre d’enquêtes administratives menées par le ministère.
Pourcentage de demandes ayant reçu une réponse dans les délais prescrits par la Loi: du 1er avril 2019 au 31 mars 2020, 46 demandes ont été traitées, parmi lesquelles 34 l’ont été dans l’échéancier prescrit, ce qui représente un taux de conformité de 73,9 %. Pendant la période de référence 2018-2019, 22 demandes ont été traitées, parmi lesquelles 21 l’ont été dans l’échéancier prescrit, ce qui donne un taux de conformité de 95 %. En 2017-2018, 42 demandes ont été traitées, parmi lesquelles 41 l’ont été dans l’échéancier prescrit, ce qui donne un taux de conformité de 97,6 %. Comparativement aux périodes de référence précédentes, au cours desquelles les taux de conformité de RNCan affichaient une tendance constante entre 90 et 99 %, il y a eu une diminution considérable du taux de conformité au cours de la période de référence actuelle. Cette diminution est attribuable a l’augmentation considérable (90,6 %) du nombre de pages traitées.
Application des dérogations et d’exclusions: la tendance pluriannuelle de 2017-2018 à 2019-2020 démontre que l’application de la dérogation associée aux renseignements personnels (article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels) a été appliquée de façon cohérente. Dans la période de référence actuelle, l’article 26 a été appliqué 23 fois, ce qui constitue une hausse considérable comparativement aux périodes de référence 2017-2018 (10 fois) et 2018-2019 (9 fois). Cette augmentation est attribuable aux nombre élevé de pages traitées lorsque l’article 26 s’appliquait. Aucune exclusion n’a été appliquée au cours de la période de référence.
Application des prolongations: au cours de la période de référence actuelle, RNCan a demandé des prorogations pour 28,2 % des demandes traitées. Les prorogations ont été appliquées conformément à l’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (c.-à-d., volume de documents). Il s’agit d’une augmentation considérable par rapport aux périodes de référence 2017-2018 et 2018-2019, au cours desquelles on a demandé des prorogations pour 14,3 % et 4,5 % des demandes traitées, respectivement. L’augmentation des prolongations appliquées en 2019-2020 est attribuable à l’augmentation du volume de pages traitées.
Consultations avec d’autres institutions: au cours de la période de référence actuelle, RNCan a traité une consultation en matière de protection des renseignements personnels reçue par une institution gouvernementale. En 2018-2019, RNCan n’a pas reçu de consultation en matière de protection des renseignements personnels et en 2017-2018, une seule consultation en matière de protection des renseignements personnels a été traitée.
Pour obtenir de plus amples renseignements, le rapport statistique est joint à l’annexe B du présent rapport.
Rapport statistique complémentaire de 2019-2020 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels – demandes touchées par les mesures relatives à la COVID-19.
Au cours de la période de référence 2019-2020, aucune demande n’a été reçue du 14 au 31 mars 2020. De plus, aucune demande n’a été traitée durant cette période de référence.
Pour plus d’information, on trouve le rapport statistique complémentaire de 2019-2020 à l’annexe C du rapport actuel.
Effet des mesures associées à la COVID-19 sur la capacité de RNCan à s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et mesures visant à la freiner.
RNCan a mis en place des mesures exceptionnelles en milieu de travail pour freiner la propagation du nouveau coronavirus (COVID-19), ainsi que protéger les fonctionnaires fédéraux et la population. En conséquence, on a fait travailler les fonctionnaires à la maison, sauf ceux qui fournissent des services et du soutien essentiels. Ces mesures ont entraîné des contraintes considérables sur le plan des activités courantes, et ce, puisque le Secrétariat de l’AIPRP compte énormément sur son système de gestion des cas d’AIPRP pour traiter les demandes et on ne peut pas y accéder à distance. Ainsi, la capacité du Secrétariat de l’AIPRP à traiter les demandes était limitée, tout comme la capacité des parties concernées par l’extraction de documents ou la prestation d’observations. Cependant, pour limiter l’effet de la COVID-19 sur la capacité de RNCan à s’acquitter de ses responsabilités vis-à-vis de la Loi sur la protection des renseignements personnels, on a instauré les mesures suivantes:
- Les demandeurs ayant des demandes actives auprès de RNCan ont été avisés par courriel à propos de la situation et de la capacité limitée à traiter leurs demandes pour l’instant – des retards sont possibles;
- La boîte aux lettres générale de l’AIPRP envoie maintenant une réponse générique automatisée pour aviser la population des retards possibles de traitement des nouvelles demandes;
- Les ministères ayant des consultations actives auprès de RNCan ont été avisés par courriel à propos de la situation et de la capacité limitée à traiter leurs consultations;
- On a avisé tous les agents de liaison de l’AIPRP à propos de la situation et on leur a fourni des directives sur les dossiers en souffrance et à venir;
- On fait le suivi des demandes, consultations de l’accès et messages courriel qui entrent et qui sortent concernant l’accès à l’information afin de s’assurer qu’elles soient traitées en temps opportun;
- Toutes les activités associées aux opérations quotidiennes et au traitement des demandes ont été consignées afin de s’assurer qu’elles soient traitées en temps opportun;
- Le Secrétariat de l’AIPRP a acquis un nouvel outil numérique auquel on peut accéder à distance pour faciliter le traitement des dossiers, et ce, afin de continuer à respecter les obligations législatives;
- Tous les dossiers classifiés qui ont été touchés par la COVID-19 font l’objet d’un suivi pour s’assurer qu’ils soient atténués correctement lorsque les circonstances associées au retour au travail évolueront;
- Tous les formulaires relatifs au traitement des demandes ont été numérisés dans le but de faciliter le processus d’examen et d’approbation;
Les réponses aux demandes et aux consultations sont envoyées par courriel pour fournir un accès opportun aux documents.
5. Formation et sensibilisation
Dans le cadre de nos efforts continus visant à promouvoir la sensibilisation générale de l’AIPRP à RNCan, en 2019-2020, le Secrétariat de l’AIPRP a tenu 29 séances de formation, dont un total de 284 participants.
6. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
RNCan continue d’améliorer ses pratiques et son rendement relatifs à la protection des renseignements personnels conformément au Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels du ministère, et ce, en vue de soutenir les normes de service les plus élevées.
Format des renseignements publiés: Pour veiller au respect du droit d’accès des Canadiens à leurs renseignements personnels, le Secrétariat de l’AIPRP a continué de fournir des documents au format voulu par le demandeur, notamment des formats réutilisables et lisibles par machine.
Adresse électronique dédiée à la protection des renseignements personnels: Pour s’assurer que toutes les questions liées à la protection des renseignements personnels sont traitées en temps opportun, le Secrétariat de l’AIPRP continue à promouvoir l’utilisation de l’adresse électronique dédiée à la protection des renseignements personnels. En général, les courriels reçus à cette adresse portent sur : des conseils d’ordre général en matière de protection des renseignements personnels, le signalement d’une atteinte/d’un incident à la vie privée et la demande de formation à la vie privée.
Mobilisation et promotion de la gestion de la protection des renseignements personnels au sein de RNCan: Au-delà des séances de formation sur la protection des renseignements personnels offertes aux employés ministériels, le Secrétariat de l’AIPRP a continué de participer à de nombreux comités ministériels et groupes de travail. Par exemple, le Secrétariat de l’AIPRP a participé activement au Groupe de travail sur la gestion de l’information, de sorte à s’assurer que la protection des renseignements personnels et des données soit prisent en compte et intégrées aux nouveaux projets et initiatives.
Gouvernement ouvert: Le Secrétariat de l’AIPRP a collaboré avec les secteurs et les a aidés à satisfaire leurs obligations relatives à l’initiative Gouvernement ouvert. Le Secrétariat a continué de collaborer avec les secteurs de programme afin de s’assurer que la notion de respect de la vie privée dès la conception est intégrée à toutes les activités du gouvernement ouvert, de sorte à ce que le ministère soit proactif et non réactif dans l’application des principes de protection des renseignements personnels, de sécurité et de confidentialité de l’information.
Groupes de travail de la communauté de l’AIPRP: Le Secrétariat de l’AIPRP a participé aux groupes de travail de la communauté de l’AIPRP aux fins de réforme de la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux questions liés à la protection de la vie privée.
Obligation de prêter assistance : Pour garantir la transparence du processus de l’AIPRP et en vertu de l’obligation de prêter assistance, le Secrétariat de l’AIPRP a communiqué de manière proactive avec les demandeurs pour leur fournir des réponses rapides et complètes.
7. Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications
En 2019-2020, RNCan a reçu six plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les six plaintes concernaient le défaut de fournir des documents. Les six plaintes ont été fermées pendant la période de référence, puis abandonnées.
Aucun audit, ni aucune enquête n’ont été menés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements en 2019-2020.
8. Suivi de la conformité
Pour s’assurer que le processus interne de l’AIPRP demeure aussi efficace que possible, le Secrétariat de l’AIPRP a régulièrement vérifié le temps de traitement des demandes liées à la protection des renseignements personnels. Cette vérification régulière a été réalisée à l’aide de divers rapports statistiques (hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels). Les statistiques de rendement, les rapports sur les tendances et les changements du processus de l’AIPRP produits par le ministère ont été communiqués dans le cadre de réunions hebdomadaires avec des fonctionnaires et des hauts responsables du ministère.
9. Atteintes substantielles à la vie privée
Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalé pour l’exercice 2018-2019.
10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
RNCan n’a réalisé aucune EFVP durant la période visée par le rapport.
11. Divulgations dans l’intérêt public
RNCan n’a formulé aucune divulgation dans l’intérêt public durant la période visée par le rapport.
Annexe A : Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement sur la protection des renseignements personnels
Le ministre des Ressources naturelles, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, l’exercice des pouvoirs et attributions qui lui ont été conférés, en qualité de responsable de Ressources naturelles Canada, en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de son règlement figurant ci-après. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
| Sous-ministre / sous-ministre délégué | Délégation complète |
|---|---|
| Directeur général, gestion du portefeuille et secrétariat des affaires ministérielles (responsable des fonctions relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) | Délégation complète |
| Directeur de l’AIPRP | Délégation complète |
| Directeur adjoint de l’AIPRP | Délégation complète |
| Analyste principal de l’AIPRP | articles 10, 15, 17(3)(b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et 11(2) et 11(4) du Règlement sur la protection des renseignements personnels |
Copie originale signée par: L’honorable Seamus O’Regan, C.P., député Ministre des Ressources naturelles
Date: Le 15 octobre 2020
Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l’institution: Ressources naturelles Canada
Période d'établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31
Section 1: Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 43 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 11 |
| Total | 54 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 46 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 8 |
Section 2: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 1 | 5 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 6 |
| Communication partielle | 4 | 7 | 2 | 7 | 0 | 2 | 5 | 27 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 6 | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 9 |
| Demande abandonnée | 4 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 15 | 15 | 2 | 7 | 0 | 2 | 5 | 46 |
2.2 Exemptions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)(a) | 0 |
| 19(1)(b) | 0 |
| 19(1)(c) | 0 |
| 19(1)(d) | 0 |
| 19(1)(e) | 0 |
| 19(1)(f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 0 |
| Article | Nombre de demandes | ||
|---|---|---|---|
| 22(1)(a)(i) | 0 | ||
| 22(1)(a)(ii) | 0 | ||
| 22(1)(a)(iii) | 0 | ||
| 22(1)(b) | 1 | ||
| 22(1)(c) | 0 | ||
| 22(2) | 0 | ||
| 22.1 | 0 | ||
| 22.2 | 0 | ||
| 22.3 | 0 | ||
| 22.4 | 0 |
| Article | Nombre de demandes | ||
|---|---|---|---|
| 23(a) | 0 | ||
| 23(b) | 0 | ||
| 24(a) | 0 | ||
| 24(b) | 0 | ||
| 25 | 0 | ||
| 26 | 23 | ||
| 27 | 4 | ||
| 27.1 | 0 | ||
| 28 | 0 |
2.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1)(a) | 0 |
| 69(1)(b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 70(1) | 0 |
| 70(1)(a) | 0 |
| 70(1)(b) | 0 |
| 70(1)(c) | 0 |
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 70(1)(d) | 0 |
| 70(1)(e) | 0 |
| 70(1)(f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
2.4 Support des documents communiqués
| Papier | Électronique | Autres | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 30 | 0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
| Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 49142 | 4832 | 37 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées |
101 à 500 pages traitées |
501 à 1 000 pages traitées |
1 001 à 5 000 pages traitées |
Plus de 5 000 pages traitées |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 4 | 42 | 2 | 404 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 10 | 309 | 4 | 433 | 2 | 579 | 9 | 2073 | 2 | 992 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 4 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 18 | 351 | 6 | 837 | 2 | 579 | 9 | 2073 | 2 | 992 |
2.5.3 Autres complexités
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 10 | 0 | 0 | 0 | 10 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 10 | 0 | 0 | 0 | 10 |
2.6 Demandes fermées
2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
| Demandes fermées dans les délais prévus par la loi | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi | 34 | |||||
| Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) | 73.9 | |||||
2.7 Présomptions de refus
2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
| Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Entrave au fonctionnement /Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 12 | 12 | 0 | 0 | 0 |
2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
| Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi | Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n’a été prise |
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise |
Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 0 | 1 | 1 |
| 16 à 30 jours | 0 | 2 | 2 |
| 31 à 60 jours | 0 | 1 | 1 |
| 61 à 120 jours | 1 | 0 | 1 |
| 121 à 180 jours | 0 | 1 | 1 |
| 181 à 365 jours | 0 | 1 | 1 |
| Plus de 365 jours | 1 | 4 | 5 |
| Total | 2 | 10 | 12 |
2.8 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l’anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l’anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Section 3: Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 4: Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Section 5: Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
| Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution | 15 (a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou cas de transfert |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand volume de demandes | Les documents sont difficiles à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) | Externe | Interne | ||
| 13 | 0 | 13 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
5.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution | 15 (a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou cas de transfert |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand volume de demandes | Les documents sont difficiles à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) | Externe | Interne | ||
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 0 | 13 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 31 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
|
Total |
0 | 13 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 6: Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 1 | 4 | 0 | 0 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 1 | 4 | 0 | 0 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 1 | 4 | 0 | 0 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommendation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
| Recommendation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 8: Plaintes et enquêtes
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 6 | 0 | 0 | 0 | 6 |
Section 9: Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
| Nombre d’ÉFVP terminées | 0 |
|---|
9.2 Fichiers de renseignements personnels
| Fichiers de renseignements personnels | Actifs | Créés | Supprimés | Modifiés |
|---|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée
| Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT | 0 |
|---|---|
| Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP | 0 |
Section 11: Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
11.1 Coûts
| Dépenses | Montant | |
|---|---|---|
| Salaires | $96,370 | |
| Heures supplémentaires | $0 | |
| Biens et services | $25,593 | |
| • Contrats de services professionnels | $25,593 | |
| • Autres | $0 | |
| Total | $121,963 | |
11.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 1.22 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0.00 |
| Employés régionaux | 0.00 |
| Experts-conseils et personnel d’agence | 0.10 |
| Étudiants | 0.00 |
| Total | 1.32 |
Annexe C : Rapport statistique supplémentaire 2019-2020 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19
Tableau 1 – Demandes reçues
Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues du 2019-04-01 au 2020-03-13 | 43 |
| Reçues du 2020-03-14 au 2020-03-31 | 0 |
|
Total |
43 |
Tableau 2 – Demandes fermées
Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.
| Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi | Nombre de demandes fermées après les délais prévus par la loi | |
|---|---|---|
| Reçues du 2019-04-01 au 2020-03-13 et en suspens à la fin des périodes d’établissement de rapports précédentes | 34 | 12 |
| Reçues du 2020-03-14 au 2020-03-31 | 0 | 0 |
| Total | 34 | 12 |
Tableau 3 – Demandes reportées
Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes: du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Demandes reçues du 2019-04-01 au 2020-03-13 et demandes en suspens à la fin de la période d’établissement de rapports précédente qui ont été reportées à la période d’établissement de rapports 2020-2021 | 8 |
| Demandes reçues du 2020-03-14 au 2020-03-31 qui ont été reportées à la période d’établissement de rapports 2020-2021 | 0 |
| Total | 8 |
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