Audit des pratiques d’approvisionnement

Surveillance des nouveaux développements et des orientations

L’audit a examiné si le ministère dispose d’un processus documenté et opérationnel pour identifier, évaluer et surveiller les nouveaux développements et les orientations en matière d’approvisionnement.

L’audit a révélé que bien que le ministère ait surveillé et évalué les tendances en matière d’approvisionnement, il pourrait bénéficier d’un processus officiellement documenté pour déterminer et surveiller les nouveaux développements et les nouvelles orientations en matière d’approvisionnement, y compris les responsabilités liées à la surveillance des développements externes en matière d’approvisionnement. Bien que l’Unité d’analyse de la politique d’approvisionnement et de production de rapports (APPR) remplisse cette fonction en pratique, l’absence d’une attribution officielle de responsabilité peut réduire la clarté, accroître la dépendance à des processus informels et augmenter le risque d’une couverture de surveillance incohérente. Cela pourrait inclure des dossiers officiels, des journaux ou des mécanismes de suivi documentant la détermination et l’évaluation des nouveaux développements et des nouvelles tendances en matière d’approvisionnement. L’audit a noté que deux outils ont été utilisés pour documenter l’analyse et l’évaluation de (1) nouvelles exigences de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement modifiée et (2) les constatations et les recommandations de l’audit :

L’audit a examiné le processus entrepris par la DFA pour déterminer et évaluer les nouvelles exigences découlant de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement (2024) modifiée, qui comprenait l’ajout des Procédures obligatoires pour les propriétaires fonctionnels lors de l’approvisionnement en services professionnels. L’audit a constaté que la DFA avait examiné et évalué les implications des changements, y compris la détermination des procédures et des processus existants, les lacunes entre les processus existants et les nouvelles exigences, les répercussions sur le service lors de la mise en œuvre des nouvelles exigences, et les mesures nécessaires devant être entreprises pour mettre en œuvre les nouvelles exigences. La présente analyse a été documentée dans une feuille de calcul, et un résumé des mises à jour sur les changements apportés aux marchés publics a été présenté au Comité de finances et biens immobiliers en septembre 2024. L’équipe d’audit estime que ce suivi pourrait être élargi pour inclure des mises à jour concernant d’autres changements aux exigences stratégiques, y compris les avis sur la Politique des marchés, qui ont été émis en 2024 et en 2025.

L’audit a également examiné le processus utilisé par la DFA pour déterminer et évaluer les principales constatations et recommandations résultant des audits internes et externes. L’audit a révélé que la DFA maintient un outil de suivi des audits pour consigner les principales constatations et recommandations des audits et des examens internes et externes. Le suivi cerne les éléments du plan d’action de gestion, les mesures entreprises à ce jour, la date de mise en œuvre et les résultats obtenus grâce aux mesures.

La DAE reconnaît qu’en cette période de changements rapides des exigences et d’un examen fréquent et intense des achats gouvernementaux, le ministère a déployé d’importants efforts pour traiter, prioriser et agir afin d’assurer la conformité et l’harmonisation aux politiques et aux directives des organismes centraux, en plus de traiter les constatations des audits. Afin de permettre au ministère de mieux suivre le rythme des changements permanents, il peut être avantageux d’étendre le processus actuel de surveillance afin de garantir une détermination opportune des changements au moyen d’une analyse de l’environnement proactive et une mobilisation auprès des sources des organismes centraux; d’une documentation complète de ces développements dans un registre centralisé ou un outil de suivi; d’une responsabilisation claire de la surveillance, de l’évaluation et des mesures de suivi; d’une communication exhaustive à tous les intervenants pertinents; et d’un processus décisionnel documenté, y compris des responsabilités attribuées, des échéanciers de mises en œuvre et des mises à jour de statut.

Recommandation 1:

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Secteur de la gestion des services intégrés élargisse le processus de surveillance actuel pour saisir officiellement l’évolution du paysage de l’approvisionnement, y compris les changements dans la politique d’approvisionnement et les recommandations des audits et des examens.

Réponse de la direction : 
L’Approvisionnement tirera parti des outils de suivi existants pour regrouper et créer un document de suivi principal, qui sera mis à la disposition des gestionnaires de l’approvisionnement et de la haute direction, en veillant à ce que les mises à jour concernant l’approvisionnement soient gérées de façon centrale et accessible aux intervenants pertinents. Cet outil de suivi sera mis à jour au fur et à mesure que les organismes centraux informeront des changements, au moyen de mises à jour de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement, de mises à jour envoyées au cadre supérieur désigné d’Approvisionnement (CSA) de RNCan, etc.

L’outil de suivi principal indiquera qui est responsable des mises à jour, les délais de mise en œuvre, les considérations propres au Ministère, etc. 

Cet outil de suivi principal sera mis à jour régulièrement. Les mises à jour envoyées au CSA sont publiées au moyen de l’outil de suivi des audits trimestrielles de l’DAE et à titre de note d’information lorsqu’elles ne découlent pas d’un audit. De plus, tous les intervenants pertinents, y compris le CSA de l’approvisionnement, peuvent recevoir l’outil de suivi principal interne à examiner lorsque des mises à jour des processus d’approvisionnement internes sont nécessaires.

Postes responsables :
Directrice principale, Services financiers approvisionnement (SFA) Gestionnaire, Analyse de la politique d’approvisionnement et production de rapports (APAPR)

Calendrier :
Printemps 2026

Mise à jour des politiques, des contrôles et des processus

L’audit a examiné si les politiques et les procédures d’approvisionnement internes sont révisées et mises à jour en réponse à de nouveaux développements et à des directives.  L’audit a également examiné si les changements apportés aux contrôles et aux processus d’approvisionnement sont mis en œuvre de manière opportune et cohérente dans l’ensemble de l’organisme et s’il existe un processus de vérification de soutien pour garantir la conformité.

L’audit a révélé que les modifications apportées aux contrôles et aux processus d’approvisionnement sont mises en œuvre de manière opportune et cohérente dans l’ensemble de l’organisme. Pour les modèles et formulaires qui ont été élaborés par des organismes centraux, la DFA a mis en œuvre leur utilisation immédiatement. Cela inclut le Questionnaire sur l’octroi de contrats sur les services numériques, que les propriétaires d’entreprise doivent remplir et soumettre au Bureau du dirigeant principal de l’information du Canada pour les demandes d’approvisionnement de services professionnels liés aux TI. La DFA a également agi en temps opportun pour développer des processus internes et des formulaires afin de répondre aux exigences stratégiques changeantes. Par exemple, un formulaire de sous-traitance a été élaboré et mis en œuvre pour permettre aux propriétaires d’entreprise de documenter leur besoin et de justifier la sous-traitance des services professionnels.

L’audit a observé que les gestionnaires des approvisionnements et les chefs d’équipe des approvisionnements effectuent régulièrement des examens de dossiers dans le cadre du Programme d’assurance qualité des contrats afin de s’assurer que les modèles requis sont utilisés et que les nouveaux processus sont suivis pour garantir la conformité. Cette pratique aide à déterminer les lacunes et à soutenir l’apprentissage et l’amélioration continue. 

Le ministère a élaboré un cadre de gestion de l’approvisionnement ministériel (CGAM), conformément à l’exigence de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du SCT. Le Cadre de gestion de l’approvisionnement (CGA) et les notes qui l’accompagnent visent à fournir des conseils sur l’intendance efficace et les comportements communs pour atteindre les objectifs d’approvisionnement gouvernementaux et ministériels, et pour s’assurer que les activités sont suffisamment et adéquatement gérées et contrôlées en matière de risque. Le CGA est entré en vigueur en janvier 2023 et est destiné à être un document évolutif. L’équipe d’audit a noté qu’il n’y a aucune indication de la fréquence à laquelle le CGA sera examiné et mis à jour.

En 2024, le SCT a modifié la Directive sur la gestion de l’approvisionnement pour inclure des procédures obligatoires pour les propriétaires d’entreprise, à l’annexe F. L’avis sur la Politique des marchés 2024-1 a résumé les quatre domaines clés touchés par la Directive modifiée, y compris les mesures que les ministères doivent mettre en œuvre. L’avis sur la Politique des marchés a également conseillé aux ministères de mettre à jour et de réviser leurs CGA afin de les harmoniser à la directive modifiée. Bien que le ministère ait mis en œuvre ces nouvelles exigences, l’audit a révélé que le CGA de RNCan n’a pas été mis à jour pour refléter ces nouveaux éléments.  Bien que cela ne soit pas exigé par le SCT, l’équipe d’audit estime que le CGA de RNCan devrait être mis à jour et élargi pour tenir compte des nouveaux éléments qui ont été ajoutés.

Recommandation 2:  
Il est recommandé que l’SMA du SGSI établisse une fréquence raisonnable pour l’examen et la mise à jour du Cadre de gestion l’approvisionnement afin de l’harmoniser aux directives des organismes centraux, y compris à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement.

Réponse de la direction: 
Le cadre de gestion de l’approvisionnement (CGA) doit être mis à jour d’ici le 31 mars 2027, dans le cadre de la lettre de recommandations sur la planification des investissements et la gestion de projets (PI-GP).  

Une fois que le cadre aura été mis à jour et sera signé par le cadre supérieur désigné de l’approvisionnement, l’Approvisionnement mettra dorénavant en œuvre un cycle d’examen annuel.

Postes responsables:
Directrice principale, SFA
Gestionnaire, APAPR

Calendrier :
Le CGA sera mis à jour le 31 mars 2027.
Examen annuel du CGA pour déterminer si des mises à jour sont nécessaires.

Formation et sensibilisation

L’audit a examiné si le personnel reçoit une formation et une communication en temps opportun sur les politiques, procédures et pratiques de gestion des risques mises à jour.

L’équipe d’audit a noté que la DFA a développé une séance de formation sur l’approvisionnement 101 pour informer les propriétaires fonctionnels du processus d’approvisionnement chez RNCan. Cette formation est organisée deux fois par an, et les documents sont disponibles sur la page des procédures et documents de l’Approvisionnement en ligne. Cette page est également mise à jour pour informer les propriétaires d’entreprise des changements ayant une incidence sur leur travail et des documents requis pour la présentation de demandes d’approvisionnement dans le système d’Approvisionnement en ligne. L’équipe d’audit a été informée que la DFA prévoit de développer une nouvelle formation sur l’approvisionnement 102, qui mettra l’accent sur les nouveaux rôles et les nouvelles responsabilités supplémentaires des propriétaires fonctionnels à la lumière de la Directive modifiée. On reconnaît qu’il s’agit d’une bonne pratique, et l’on encourage la DFA à continuer de développer et de fournir du soutien et une formation pour aider les propriétaires d’entreprise tout au long du cycle de vie de l’approvisionnement.

Il y a une formation obligatoire officielle pour le personnel de l’approvisionnement lors de l’intégration et pour l’accès au système, qui comprend les Principes fondamentaux de l’approvisionnement, un Aperçu de la gestion du matériel et un Aperçu de la gestion des biens immobiliers. Lorsque les politiques d’approvisionnement changent, les gestionnaires d’approvisionnement offrent une formation ciblée aux agents d’approvisionnement concernés, qui sont organisés par équipes de produits. Cette restructuration de l’Unité des services d’approvisionnement en équipes des biens et services a eu lieu en avril 2024 et a permis aux équipes de développer une expertise spécialisée dans leur type de produit, de fournir des renseignements plus cohérents aux propriétaires d’entreprise et d’augmenter l’efficacité dans le traitement des demandes d’approvisionnement. L’organisation des agents d’approvisionnement en équipes des biens et services a également permis aux chefs d’équipe et aux gestionnaires de concentrer les efforts de formation et de communication en fonction du type de produit, car les changements de politique peuvent ne pas être pertinents ou applicables à toutes les équipes des biens et services. Un résumé des changements est communiqué lors des réunions de tout le personnel, le cas échéant. Les responsables des équipes des biens et services prennent également l’initiative de créer et de fournir des matériaux ciblés, mais cela n’est pas formellement requis ou uniformisé, ce qui entraîne une variabilité dans la qualité et la profondeur de la formation fournie. Des pratiques informelles, comme des séances de débreffage verbales, des précisions par courriel et des dossiers partagés pour des modèles et des listes de vérification, sont utilisées pour la communication et la sensibilisation. Les efforts pour vérifier la compréhension et l’application des changements par le personnel reposent fortement sur des approches de supervision individuelle par les chefs d’équipe, comme des examens de dossiers, l’encadrement en temps réel et la collaboration entre pairs. Ces pratiques aident à déterminer les lacunes et à soutenir l’apprentissage continu; l’approche actuelle pourrait être améliorée en la rendant plus systématique et en l’appliquant de manière cohérente à tous les biens de consommation. Nous encourageons la DFA à élargir ces pratiques afin d’assurer la cohérence dans la qualité et la profondeur de la formation offerte à travers les équipes des biens et service.

Il n’y a aucune recommandation liée à ces constatations.

Garantir qu’un processus est en place en vue de surveiller les nouveaux développements et les orientations en matière d’approvisionnement et d’assurer des mises à jour en temps opportun des processus et des contrôles internes afin de soutenir la conformité et l’amélioration continue.

1.1 Suivi des nouveaux développements et orientations
L’organisation dispose d’un processus documenté et opérationnel pour déterminer, évaluer et surveiller les nouveaux développements et les orientations en matière d’approvisionnement. 

1.2. Mise à jour des politiques et procédures internes
Les politiques et procédures d’approvisionnement internes sont examinées et mises à jour en réponse aux nouveaux développements et aux orientations.

1.3 Mise en œuvre des contrôles et processus mis à jour
Des changements aux contrôles et aux processus d’approvisionnement sont mis en œuvre de manière opportune et cohérente dans l’ensemble de l’organisation, et il existe un processus de vérification de soutien.

1.4 Formation et sensibilisation  
Le personnel reçoit une formation et une communication en temps opportun sur les politiques, les procédures et les pratiques de gestion des risques mises à jour.