Conformité et vérification

Le programme de conformité à la Loi sur les mesures de transparence dans le secteur extractif (LMTSE, ou la « Loi ») favorise l’intégrité des données et l’efficacité de l’administration de la Loi. Toutes les entités en vertu de la LMTSE, y compris celles qui ne sont pas inscrites ou ne soumettent pas de rapport, pourraient être assujetties aux demandes et aux mesures de vérification de la conformité et d’application de la Loi. Lisez la suite pour en savoir plus sur le programme de conformité à la LMTSE.

Approche axée sur la conformité

Le programme de conformité à la LMTSE vise à améliorer l’exactitude et l’exhaustivité des informations communiquées en vertu de la LMTSE, en recourant à l’analyse des données, à l’examen des renseignements sur les entités, au travail sur le terrain et à la sensibilisation du public. Cette approche comprend ce qui suit :

• Rapprochement des données – des processus continus d’analyse des données sont utilisés pour détecter les erreurs potentielles et améliorer l’intégrité des données de la LMTSE. Ces activités incluent sans s’y limiter :
  • Validation des paiements – détection des erreurs possibles de saisie des données par l’identification des valeurs statistiques aberrantes dans les données de paiement
  • Validation du taux de conversion des devises – détection et traitement des problèmes liés aux devises et aux taux de conversion sur les rapports de la LMTSE, à l’aide de données historiques de taux de conversion
  • Liens rompus – détection des cas de liens de rapports rompus
  • Normalisation des noms de bénéficiaires – normalisation des noms de bénéficiaires semblables dans la base de données pour faciliter l’analyse de risque fondé sur les bénéficiaires et fondé sur l’emplacement
• Examens de conformité – examens propres à l’entité, selon les entités et leurs opérations. Les examens exigeront des renseignements liés à des questions de conformité précises et à des sujets de préoccupation. Selon les sujets de préoccupation, les examens peuvent comprendre des vérifications plus approfondies, telles que des entrevues et des visites sur place.
• Promotion de la conformité – séances d’information régulières pour les entités (et les entreprises qui soutiennent les rapports des entités en vertu de la LMTSE) sur les obligations de déclaration et les erreurs de déclaration les plus courantes. Les séances seront accompagnées de la publication périodique d’informations statistiques générales sur les tendances en matière de respect de la loi et d’erreurs de déclaration les plus courantes.

Sélection des entités à soumettre à un examen de conformité

RNCan a mis en œuvre une approche hybride de surveillance fondée sur les plaintes et les risques pour la sélection des entités à soumettre à un examen de conformité, qui s’aligne avec les meilleures pratiques établies par d’autres organismes de réglementation au Canada et à l’étranger. Les évaluations qui démontrent un risque élevé et/ou des plaintes de tiers peuvent mener à des demandes d’information et à des examens de conformité.

Surveillance selon le risque

RNCan consigne toutes les présentations de rapport et les communications avec toutes les entités. À l’aide de ces données internes sur les entités et leurs rapports, ainsi que des données externes provenant de sources réputées (p. ex., divulgations de renseignements par les sociétés publiques, informations boursières, index des pays reconnus pour corruption), les entités se font attribuer une évaluation du risque de non-conformité potentielle à la LMTSE.

Les facteurs de risque de conformité comprennent les facteurs liés aux rapports d’une entité (rapports en retard, erreurs de validation de rapport, liens brisés vers le rapport, etc.) et les facteurs liés aux entités et à leurs activités et opérations (pays dans lesquels elles mènent leurs activités, taille de l’entité, etc.). Les facteurs liés aux entités et à leurs opérations sont particulièrement importants pour les entités qui ne se sont pas inscrites ou qui n’ont pas soumis de rapport. Cela fera en sorte que les entités qui n’ont pas tenté de présenter un rapport soient tenues de respecter les mêmes normes que celles qui l’ont fait.

Voici quelques exemples de critères de risque qui peuvent être pris en compte pour déterminer les entités présentant un risque élevé de non-conformité :

• Entités qui soumettent un rapport comportant plusieurs erreurs;
• Entités qui ne rectifient pas les erreurs dans leurs rapports de manière acceptable et en temps opportun;
• Entités qui n’ont pas présenté de rapport sur les coentreprises ou qui n’ont pas fourni les raisons pour lesquelles elles n’ont pas eu à le faire;
• Entités qui font l’objet d’un signalement pour des erreurs et des anomalies dans les données;
• Entités qui soumettent des rapports en retard; et
• Entités qui ne respectent pas les exigences en matière d’accessibilité des rapports (p. ex., liens brisés).

Plaintes par des tiers

Les demandes provenant de tiers pour mener un examen plus approfondi d’un rapport soumis en vertu de la LMTSE seront prises en compte, pourvu que des motifs raisonnables soient fournis pour mériter cet examen supplémentaire.

Voir la section « Dépôt d’une plainte d’un tiers » pour plus d’informations sur la manière de présenter une demande d’examen complémentaire d’un rapport soumis.

Processus d’examen de conformité

Les examens de conformité suivent généralement la procédure décrite ci-dessous. Des examens de conformité seront effectués de façon régulière.

1. Sélection des entités – Les entités sont sélectionnées pour faire l’objet d’un examen de conformité en fonction de l’évaluation des risques et des plaintes déposées par des tiers. Une liste d’entités sera ensuite examinée par un comité de surveillance afin de s’assurer qu’il n’y a pas de parti pris dans le processus de sélection.
2. Lettre d’intention – Les entités seront informées qu’elles font l’objet d’un examen par le biais d’une lettre d’intention. L’objectif est d’informer l’entité de l’examen de conformité et d’obtenir les coordonnées de la personne à contacter pour les besoins de l’examen.
3. Demande de renseignements – La demande de renseignements permet de communiquer des questions de conformité précises et des sujets de préoccupation. Cette demande peut exiger des documents justificatifs, s’il y a lieu. Le processus peut donner lieu à des révisions de la portée en fonction des constatations préliminaires, ce qui entraînerait une demande de renseignements supplémentaires.
4. Examen détaillé (sur place) – Il s’agit d’une étape plus approfondie de l’examen, au cours de laquelle des renseignements plus détaillés peuvent être demandés. Des entrevues ou des visites sur place peuvent également être demandées. Suite à cette phase, les constatations et les recommandations de l’examen de conformité sont rédigées et examinées par le comité de surveillance.
5. Résumé et recommandations – Une fois approuvées, les conclusions et recommandations de l’examen de conformité sont présentées à l’entité sous la forme d’un rapport final. Les cotes de risque des entités sont mises à jour en fonction de l’examen, et les entités examinées feront l’objet d’une surveillance de conformité accrue pendant plusieurs années. Ces rapports finaux ne seront pas rendus publics.

La durée du processus d’examen de conformité de la LMTSE dépend de plusieurs facteurs tels que le nombre et la complexité des problèmes recensés. Les demandes de renseignements peuvent également être révisées ou élargies en fonction des réponses reçues des entités, ce qui peut prolonger l’examen de conformité. Toutefois, il est anticipé que la plupart des examens de conformité ont une durée approximative de trois à quatre mois, du début à la fin.

Politique de recours à des mesures graduelles

Le Programme de conformité à la LMTSE utilise des mesures coercitives graduelles proportionnelles au degré et à l’étendue de la non-conformité. Ces mesures sont également conçues pour garantir une approche cohérente et impartiale des mesures coercitives graduelles. Les mesures coercitives graduelles particulières sont les suivantes :

• Mesures coercitives préliminaires (courriels et appels téléphoniques);
• Lettres d’avertissement;
• Arrêté ministériel;
• Demande de vérification par une tierce partie aux frais de l’entité; et
• Recommandation de poursuites.

Ces mesures sont censées être appliquées de manière séquentielle, mais des étapes peuvent être sautées en fonction des faits et des circonstances de chaque cas. Les cas ne feront pas toujours l’objet de poursuites, mais l’application de toute mesure coercitive graduelle aura une incidence sur l’évaluation globale des risques de l’entité.

Non-conformité

RNCan s’est engagé à mener des actions de sensibilisation et à collaborer avec l’industrie pour s’assurer que les obligations de déclaration sont bien comprises. S’il s’avère qu’une personne ou une entité ne respecte pas les exigences de déclaration ou les mesures correctives de manière délibérée, fait obstruction à une vérification, fournit délibérément des informations fausses ou trompeuses, ou ne respecte pas les autres dispositions des articles 9, 12 ou 13 de la Loi, RNCan peut recommander des poursuites au Directeur des poursuites pénales en vertu de l’article 24 de la Loi, qui prévoit des amendes pouvant aller jusqu’à 250 000 dollars par jour et par infraction.

La LMTSE a été élaborée pour dissuader et déceler la corruption, y compris toute forme de corruption relevant des articles 119 à 121 et 341 du Code criminel et des articles 3 et 4 de la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers. La responsabilité des enquêtes sur toute activité criminelle possible incombera à l’organisme chargé de l’application de la loi en question. Toute preuve présumée de pots-de-vin, de corruption ou d’infractions connexes découverte par le personnel de RNCan ou fournie à celui-ci sera immédiatement transmise à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et à tout autre organisme d’application de la loi adéquat. Les entités, les auditeurs externes et les autres personnes concernées sont vivement encouragés à signaler tout soupçon de corruption ou d’infraction connexe directement à la GRC (voir la section Signalez-le du site Web de la GRC consacré à la corruption).

Dépôt d’une plainte par un tiers

RNCan examinera les demandes de tiers visant à approfondir l’examen d’un rapport soumis dans le cadre de la LMTSE s’il existe des motifs raisonnables justifiant un examen approfondi. Les demandes d’examen complémentaire d’un rapport soumis peuvent être envoyées par courriel ou par courrier à l’adresse suivante :

Bureau de la transparence dans le secteur extractif
Secteur des terres et des minéraux
Ressources naturelles Canada
580, rue Booth, 9e étage
Ottawa, ON, K1A 0E4

Dès réception, la demande sera examinée selon les critères suivants :

• Doit être déposée de bonne foi et ne pas être frivole
• Doit clairement concerner une non-conformité à la LMTSE
• Doit comporter de l’information crédible
• Doit relever de la compétence de RNCan

Les demandes de tiers soumises pour examen doivent contenir tous les renseignements pertinents permettant de démontrer que la demande répond aux critères susmentionnés.

Une plainte anonyme d’un tiers peut être déposée sans qu’un nom ou une identité n’y soient associés. Toutefois, lorsque les informations sont fournies de manière anonyme, RNCan ne sera pas en mesure de contacter la partie plaignante pour obtenir des informations supplémentaires et ne l’informera pas des conclusions ou de l’état d’avancement de l’examen de conformité qui en résultera. Si vous souhaitez soumettre des informations permettant de vous identifier dans le cadre d’une plainte déposée par un tiers à des fins de communication tout en conservant l’anonymat, veuillez l’indiquer clairement dans vos communications avec RNCan.

Nous joindre

Si vous avez des questions sur les déclarations de la LMTSE ou sur le programme de conformité à la LMTSE, veuillez nous envoyer un courriel :

• Renseignements généraux : estma-lmtse@nrcan-rncan.gc.ca
• Déclarations en vertu de la LMTSE : estma_reports-rapports_lmtse@nrcan-rncan.gc.ca
• Conformité à la LMTSE : estma_compliance-conformite_lmtse@nrcan-rncan.gc.ca