Guide pour comprendre les exigences d’un accord de contribution

Les informations ci-dessous définissent les principales sections d’un accord de contribution normale utilisée dans le cadre du Programme de transport écoénergétique de marchandises et ne sont fournies qu’à titre d’information.

Les modalités définitives de tout accord de contribution seront examinées avec toutes les parties avant d’être signées.

Demandes de remboursement

Les accords de contribution (AC) établiront les conditions requises pour les paiements de la contribution de RNCan. Aucun paiement anticipé ne se fera par le biais de ce programme.

Les demandes de remboursement sont soumises tous les trimestres, selon un modèle de remboursement. Ces demandes doivent être étayées par des pièces justificatives démontrant que les coûts ont été subis au cours du trimestre concerné.

Une retenue (un pourcentage de la contribution de RNCan qui est mis en réserve pour un déboursement futur) pourrait être appliquée à tous les paiements de RNCan, qui ne seront libérés qu’à l’achèvement du projet. Dans le but d’assurer un contrôle adéquat du projet, on pourra retenir un pourcentage supplémentaire de la contribution jusqu’à ce que toutes les conditions énumérées dans l’accord de contribution aient été remplies.

Les organisations doivent dépenser le financement demandé de la contribution de RNCan pour cet exercice et, à moins d’une demande officielle de modification, qui peut déplacer des fonds d’un exercice à l’autre, le financement non utilisé ne peut pas être récupéré.

L’exercice du gouvernement fédéral canadien s’étend du 1er avril au 31 mars, comme suit :

• Le T1 s’étend du 1er avril au 30 juin.
• Le T2 s’étend du 1er juillet au 30 septembre.
• Le T3 s’étend du 1er octobre au 31 décembre.
• Le T4 s’étend du 1er janvier au 31 mars.

Exigences en matière d’établissement de rapports

Une fois l’AC signée, les promoteurs devront soumettre des rapports de demande trimestriels et un rapport définitif. RNCan fournira les modèles de rapport aux promoteurs.

Le rapport de demande trimestriel est exigé au plus tard 30 jours après chaque trimestre au cours duquel l’AC a été signée. Ce rapport devra contenir une description détaillée des coûts encourus et une mise à jour de l’état d’avancement du projet.

Le rapport définitif doit être remis après l’achèvement du projet, en plus du rapport de demande trimestriel définitif. La soumission et l’approbation de ce rapport par RNCan entraîneront la libération de la retenue stipulée par l’AC. Dans le cadre du rapport définitif, les promoteurs sont tenus de rendre compte des paramètres suivants pour les camions de leurs parcs de véhicules concernés par le projet :

• les numéros d’unité et les dates de mise en service;
• des données sur la consommation de carburant, les kilomètres parcourus, le temps d’inactivité et les heures-moteur pour 3 à 5 tracteurs de votre parc actuel, afin d’établir une base de référence;
• des données sur la consommation de carburant, le kilométrage parcouru, le temps d’inactivité et les heures-moteur pour les camions à carburant de remplacement remis en état ou neufs depuis le début du projet;
• des renseignements relatifs aux investissements, à l’entretien, à la formation et aux communications du parc.

Remarque : Si un projet est sélectionné pour bénéficier d’un financement, il incombe au demandeur de suivre ces paramètres tout au long du projet.

Vérifications

Les promoteurs de ce programme pourraient faire l’objet, à une ou plusieurs reprises, de vérifications, tant à l’achèvement du projet qu’au cours des travaux à la discrétion de RNCan. Les vérificateurs peuvent contacter et visiter chaque promoteur sur place au début du projet afin d’expliquer le processus de vérification des bénéficiaires et d’examiner les contrôles financiers du projet.

Autres modalités

Cadre de risque

Une fois que le projet est retenu pour du financement, RNCan effectuera une évaluation des risques du promoteur et de son projet.

Le résultat d’une évaluation (niveau de risque) peut déterminer l’admissibilité au financement et les stratégies de surveillance, par exemple des rapports mensuels sur l’état d’avancement, un pourcentage plus élevé de retenue sur les demandes de paiement ou des inspections sur place.

Les stratégies ou exigences en matière de surveillance découlant d’une évaluation des risques seront indiquées dans l’accord de contribution signé par les deux parties.

Langues officielles

Nous encourageons les demandeurs à communiquer avec RNCan dans la langue officielle de leur choix. RNCan examine et évalue les demandes d’évaluation et les documents du projet dans les deux langues officielles.

Dans tous les cas, le promoteur doit reconnaître publiquement la participation financière de RNCan dans tous les produits de communication spécifiques dans le cadre du projet. RNCan peut demander que cette reconnaissance comprenne un texte dans les deux langues officielles.

Conflits d’intérêts

Les fonctionnaires ou les titulaires d’une charge publique actuels et anciens doivent éviter les situations de conflits d’intérêts lorsqu’ils sont au service du gouvernement fédéral et pendant une certaine période après leur mandat.

Le demandeur doit reconnaître que toutes les personnes qui sont soumises aux dispositions de la Loi sur les conflits d’intérêts, du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, du Code régissant les conflits d’intérêts des députés, de tout code fédéral de valeurs et d’éthique applicable ou de toute politique fédérale applicable sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat ne doivent pas tirer des avantages directs de cette demande à moins que l’apport ou la réception de ces avantages ne soit autorisé dans le cadre de ces règlements, politiques ou codes.

Obligation de consulter

RNCan a l’obligation de consulter les groupes autochtones lorsqu’un acte envisagé par l’État, comme la disposition en matière de financement, peut avoir un impact négatif sur les droits existants ou potentiels des Autochtones ou sur les droits issus des traités. En signant et en soumettant cette demande, le signataire comprend que le Canada peut retenir le ou les paiements jusqu’à ce que le Canada soit convaincu que toute obligation légale de consulter et, le cas échéant, d’accommoder les groupes autochtones a été respectée et continue de l’être à la satisfaction du Canada.

Évaluation environnementale

Le cas échéant, les projets dans le cadre du Programme de transport écoénergétique de marchandises, menés sur les terres fédérales, seront évalués conformément à la Loi sur l’évaluation d’impact et d’autres lois applicables avant que le financement soit accordé au promoteur.

Loi M-30 (pour les organisations du Québec uniquement)

La Loi sur le ministère du Conseil exécutif (M-30) peut s’appliquer à un demandeur de la province de Québec. Les demandeurs peuvent être tenus de remplir un formulaire de renseignement supplémentaire et, sous réserve des exigences de la Loi, d’obtenir par écrit l’autorisation et l’approbation du gouvernement du Québec avant l’exécution de tout accord de contribution. RNCan devra faire un suivi auprès du demandeur au cours de l’évaluation de la demande, le cas échéant.

Avis de confidentialité

La Loi sur l’accès à l’information (la « Loi ») régit la protection et la divulgation des renseignements, confidentiels ou autres, confiés à une institution du gouvernement fédéral. Il s’agit d’une loi d’ordre public, ainsi le gouvernement du Canada, y compris RNCan, ne peut s’y soustraire.

L’alinéa 20 (1) (b) de la Loi stipule ceci : une institution du gouvernement (comme RNCan) est tenue de refuser de divulguer tout document demandé en vertu de la Loi contenant des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution du gouvernement par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers.

Conformément à l’alinéa 20(1)b) de la Loi, RNCan protégera de toute divulgation les renseignements confidentiels fournis à RNCan si :

1. les renseignements du demandeur comprennent des données financières, commerciales, scientifiques ou techniques;
2. le demandeur traite systématiquement ces renseignements de manière confidentielle.

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, une lecture attentive de l’article 20 de la Loi sur l’accès à l’information est fortement encouragée.

Documentation de l’entreprise

RNCan peut recueillir, utiliser et échanger les documents d’un demandeur préparés dans le cadre de l’administration du programme. RNCan utilisera et communiquera ces renseignements en vue d’évaluer et d’examiner l’admissibilité du demandeur et le projet proposé avec :

• d’autres programmes ou directions de RNCan;
• d’autres ministères ou organismes du gouvernement du Canada;
• d’autres ordres de gouvernement au Canada.

Les renseignements peuvent être transmis aux parties susmentionnées ou divulgués à des tiers, aux fins suivantes :

• administration, notamment la vérification et l’évaluation du programme;
• enquête sur l’expérience du demandeur auprès de RNCan;
• vérification, analyse et évaluation des risques du demandeur ou du projet;
• détermination de la disponibilité possible d’un financement pour le projet du demandeur dans le cadre d’un autre programme ou initiative.

RNCan publie une liste des projets retenus sur les sites Web du gouvernement du Canada. Cette liste comportera le nom du promoteur, le nom du projet et le montant de la contribution.

RNCan peut également faire connaître ces renseignements ainsi qu’une description du projet dans :

• des annonces de financement des projets ou autres promotions;
• d’autres documents gouvernementaux, y compris les rapports publics sur l’état d’avancement des initiatives du gouvernement.

Cumul de l’aide :

• Les demandeurs doivent révéler toutes les sources de financement des projets, y compris les financements issus d’autres administrations fédérales, provinciales, territoriales et municipales, ainsi que les sources provenant de l’industrie, qu’elles soient définitives ou en cours de négociation.
• Le financement total provenant de tous les ordres de gouvernement (p. ex. fédéral, provincial/territorial et municipal) ne doit pas dépasser 75 % du coût total du projet, sauf dans le cas où le demandeur est un gouvernement provincial, territorial ou municipal ou leurs ministères ou organismes, dans ce cas la limite du cumul de l’aide est de 100 % du coût total du projet.
• Le gouvernement du Canada se réserve le droit de réduire sa contribution au projet jusqu’à l’atteinte de la limite du cumul de l’aide. Si l’aide totale du gouvernement du Canada dépasse les limites définies ci-dessus à la date d’achèvement du projet, le gouvernement du Canada se réserve le droit de recouvrer le montant excédentaire auprès du demandeur.

Remarque :

 L’aide gouvernementale visée dans ces limites du cumul ne comprend pas les prêts des administrations ou des organismes d’État. Par exemple, les prêts provenant des administrations ou des organismes de la Couronne ne sont pas compris. Cependant, en cas d’obtention d’un taux d’intérêt préférentiel au moyen de prêts, il faut comprendre les économies de coûts à remettre en vertu du taux préférentiel. Des précisions seront fournies au cas par cas.